Kuinka valita yritystason projektinhallintamenetelmä

Joten mitä yrityksen projektinhallintamenetelmä (EPMM) tarkalleen ottaen on?

Mitä yrityksen projektinhallinta on?

Perinteiset projektinhallintamenetelmät keskittyvät yhteen projektiin, jolla on selkeästi määritellyt tavoitteet, kun taas yrityksen projektinhallinta (EPM) pyrkii hallitsemaan yhdessä kaikkia organisaation projekteja.

EPM tarkastelee organisaatiota kokonaisuutena eikä osien summana. Se asettaa strategiset liiketoimintatavoitteet etusijalle ja korostaa niitä, jotta voidaan valita vain organisaation tavoitteiden mukaiset projektit. Se hallinnoi kaikkia organisaation projekteja yhdessä ja toteuttaa projektinhallintastrategioita tehokkuuden ja vaikuttavuuden parantamiseksi suuressa mittakaavassa.

Organisaation projekteja ei toteuteta erillään toisistaan. Ne järjestetään yleensä projektisalkun hallinnan (PPM) alaisuuteen. Yrityksen projektisalkun hallinta (EPPM) yhdistää strategisesti salkun, ohjelmien ja projektien hallinnan (yleensä EPPM-ohjelmiston avulla) tavoitteena luoda synergiaetuja arvon tuottamiseksi. Se sisältää kaikki seuraavat toimet:

1. Yrityksen projektinhallintaohjelmiston tai yrityksen työnkulkuohjelmiston käyttöönotto, jotta projektipäälliköt voivat hallita projektejaan tehokkaasti ja ylempi johto voi seurata kaikkia yrityksen projekteja keskitetyn näkymän avulla.
2. Yrityksen projektinhallintatoimiston (EPMO) perustaminen projektinhallintatyön keskittämiseksi ja koordinoimiseksi.
3. EPMM:n valitseminen (tai kehittäminen) ja sen käyttöönotto koko yrityksessä.
4. Projektipäälliköiden kouluttaminen EPMM:n ja valitun projektinhallintatyökalun tehokkaaseen käyttöön.
5. Keskitetyn tietovaraston luominen erilaisten projektinhallintaohjeiden ja tuotosten tallentamista ja hakemista varten.
6. Yrityksen projektinhallintakyvykkyyksien jatkuva parantaminen.

Lyhyesti sanottuna EPM:n tarkoituksena on parantaa projektinhallinnan tehokkuutta ja laatua sekä varmistaa, että projektit tuottavat yritykselle arvoa.

Mikä on yrityksen projektinhallintamenetelmä?

Projektin hallintaan on satoja, ellei jopa tuhansia, tapoja. Hallintatyyli vaihtelee toimialoittain ja on erilainen jokaisella projektipäälliköllä. EPMM yhdenmukaistaa ja yhdistää erilaiset projektien hallintatyylit yhden kokonaisuuden alle.

EPMM on kokoelma periaatteita, menettelytapoja, ohjeita, työnkulkuja ja tekniikoita projektien hallintaan koko organisaatiossa. Se sisältää myös kokoelman malleja, tarkistuslistoja, lomakkeita ja muita hyödyllisiä tuotoksia, joita nimetyt yrityksen projektipäällikkö ja projektin sponsori käyttävät projektiensa hallintaan.

EPMM koordinoi, toteuttaa ja yhdenmukaistaa kaikkien yritystason projektien vakiintuneita käytäntöjä. Se standardoi seuraavat projektinhallinnan osa-alueet:

1. Riskien tunnistaminen, analysointi, priorisointi, niihin vastaaminen ja hallinta
2. Keston, kustannusten ja resurssien arviointi
3. Säännöllinen projektin seuranta ja ohjaus
4. Projektien määräaikaiset katselmoinnit ja arvioinnit
5. Resurssienhallinta
6. Ongelmien hallinta ja eskalointimekanismi
7. Laadunhallinta ja virheiden ehkäiseminen
8. Jatkuva parantaminen
9. Asiakirjahallinta
10. Kvantitatiivinen projektinhallinta

Yritystason projektinhallintamenetelmien hyödyt

Vaikka kehittyneiden maiden bruttokansantuotteesta (GDP) 25 % käytetään projektien toteuttamiseen, organisaation eri projektien hallintatavoissa ei yleensä ole johdonmukaisuutta. Tämä johtaa yleensä työn päällekkäisyyteen ja resurssien tuhlaamiseen. Epäjohdonmukaisen päätöksenteon vuoksi organisaatiot menettävät usein kannattavia mahdollisuuksia.

Project Management Instituten (PMI) vuoden 2018 Ammatin pulssi -raportissa todettiin, että yli $1,000,000 menee hukkaan joka 20. sekunti. Tämä vastaa noin $2 biljoonan vuosittaista hukkaa. Organisaatiot voivat hallita tätä tuhlausta ottamalla käyttöön EPMM:n.

Tuhlauksen hallinnan lisäksi EPMM:n käyttöönotto voi johtaa seuraaviin:

1. Uudelleentyön vähentäminen
2. Laadukkaiden tuotosten tuottaminen
3. Henkilöresurssien osaamisen ja tuottavuuden parantaminen
4. Ennakoitavuuden parantaminen ja projektiriskien vähentäminen
5. Projektien toimitusten parantaminen
6. Projektikustannusten yleinen vähentäminen ja organisaation kannattavuuden parantaminen

Villanova Universityn mukaan EPM-malliin siirtyvät yritykset kasvattavat voittojaan jopa 20 %. Organisaation ylimmän johdon on sovitettava projektit strategisesti yhteen ja ohjeistettava projektipäälliköt noudattamaan samaa menetelmää työn toistamisen välttämiseksi, projektien onnistumisasteen parantamiseksi ja projektien epäonnistumisen vähentämiseksi.

Yritystason projektinhallintamenetelmän käyttöönotto

Uuden projektinhallintamenetelmän käyttöönotto ei ainoastaan paranna organisaation tehokkuutta, vaan auttaa sitä myös kehittämään valmiuksiaan. On kuitenkin tärkeää valita oikea menetelmä.

Julkaistuja projektinhallintamenetelmiä on tuhansia, ja julkaisemattomia sekä yrityskohtaisia menetelmiä voi olla kymmeniätuhansia. Älkäämme myöskään unohtako, että projektinhallinta on kehittyvä ala, jolla uusia lähestymistapoja esitellään joka päivä.

Organisaatiolle sopivan menetelmän löytäminen on kuin neulan etsimistä heinäsuovasta. Tarkastellaan kuitenkin joitakin suosittuja menetelmiä.

Yleisesti ottaen projektinhallintamenetelmät jaetaan kolmeen pääluokkaan:

1. Ennakoivat
2. Ketterät
3. Erityistarkoituksiin tarkoitetut

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Ennakoivat menetelmät

Nämä menetelmät ovat hyödyllisiä silloin, kun vaatimuksiin ja teknologiaan liittyy suuri varmuus ja projektien riskit ovat vähäiset. Vaikka termiä ennakoiva käytetään melko yleisesti, näihin menetelmiin viitataan myös suunnitelmaohjattuina, sarjallisina tai vesiputousmenetelminä.

Näitä menetelmiä käyttävissä projekteissa projektipäälliköt laativat suurimman osan yritystason projektisuunnitelmasta projektin alussa ja määrittävät vaatimukset etukäteen.

Tässä on joitakin suosittuja ennakoivia menetelmiä:

PRINCE2 (hallitussa ympäristössä toteutettavat projektit)

PRINCE2 kehitettiin alun perin Yhdistyneen kuningaskunnan hallituksen toimesta IT-projektien toteuttamiseen. Se soveltuu edelleen suuriin IT-painotteisiin hankkeisiin. Se on projektihallintomenetelmä, ja aivan kuten mikä tahansa ennakoiva projektinhallintakehys, se jakaa koko projektin useisiin vaiheisiin.

Ohjelmistokehityksen elinkaari (SDLC)

SDLC viittaa yleensä perinteisten menetelmien ryhmään, joissa uuden ohjelmiston kehittämiseen tai olemassa olevan ohjelmiston uudelleensuunnitteluun käytetään vaiheittaista lähestymistapaa. Tässä projektit jaetaan yleensä viiteen vaiheeseen: vaatimukset, suunnittelu, kehitys, testaus ja käyttöönotto.

Tehtävät etenevät täysin lineaarisesti ja jäsennellyn lähestymistavan mukaisesti, ja jokainen vaihe alkaa järjestyksessä edellisen vaiheen valmistuttua.

PRiSM (kestävän kehityksen menetelmiä integroivat projektit)

PRiSM-projektinhallinta on periaatelähtöinen menetelmä, joka perustuu projektinhallinnan kestävän kehityksen P5-standardiin. Se eroaa monista perinteisistä menetelmistä, koska siinä huomioidaan omaisuuden koko elinkaaren hallinta eikä keskitytä ainoastaan projektiin.

Sen elinkaari perustuu viisivaiheiseen lähestymistapaan, johon kuuluvat projektia edeltävä suunnittelu, tuotteen tai palvelun käyttöönotto ja integrointi. Projektin jälkeisiin vaiheisiin kuuluu hyötyjen toteutumisen varmistaminen.

2. Ketterät menetelmät

Ketterä menetelmä on hyödyllinen, kun vaatimuksiin tai teknologiaan liittyy paljon epävarmuutta ja projekteihin kohdistuu suurempia riskejä. Näitä menetelmiä käyttävät tiimit odottavat vaatimusten muuttuvan jatkuvasti projektin aikana. 

Siksi projektin seuraavan osan parempaa suunnittelua varten käytetään vaiheittain etenevää ja iteratiivista lähestymistapaa, joka mahdollistaa palautteen hyödyntämisen. Suunnitelmia tarkistetaan ja päivitetään asteittain, kun toimitusten arvioinnista saadaan lisää tietoa.

Mitkä organisaatiot voivat käyttää ketterää projektinhallintaa?

1. Projektit, joissa tiimi on pieni
2. Vaatimukset muuttuvat usein
3. Vaatimuksia ei voida määritellä täysin etukäteen
4. Tiimit ovat kypsiä ja itseohjautuvia

Suosittuja ketteriä menetelmiä ovat esimerkiksi:

Scrum

Scrum-kehitys tapahtuu lyhyissä iteraatioissa, joita kutsutaan sprinteiksi. Jokainen sprintti tuottaa asteittain toimivan tuotteen, jota loppukäyttäjät voivat hyödyntää. Sprintin kesto on kiinteä ja yleensä hyvin lyhyt. Sprintti kestää tavallisesti 2–4 viikkoa, mutta se voi olla myös pidempi.

Scrumban

Scrumban on yhdistelmälähestymistapa. Kuten nimi kertoo, siinä yhdistyvät Scrum ja Kanban. Tässä lähestymistavassa Scrumin periaatteita käytetään projektin toteuttamiseen, kun taas yksittäiset tehtävät siirretään Kanban-tauluilta sprinttisuunnitelmaan.

Sen tärkein etu on, että projektiryhmän jäsenet voivat jatkuvasti poimia tehtäviä Kanban-tauluilta kapasiteettinsa/kyvykkyytensä perusteella. Heidän ei tarvitse päättää kunkin sprintin tehtäviä etukäteen.

Ääriohjelmointi (XP)

Ääriohjelmointia käytetään nopeatempoisissa projekteissa, joissa on tiukat määräajat. Tässä lähestymistavassa käytetään lyhyitä kehitysjaksoja, joiden lopussa julkaistaan uusi versio.

Tämä nopeuttaa läpimenoaikaa ja maksimoi tuottavuuden. Menetelmässä on määritelty säännöt, joita kaikkien projektiryhmän jäsenten on noudatettava. Nämä säännöt perustuvat viiteen arvoon: yksinkertaisuus, viestintä, palaute, kunnioitus ja rohkeus.

Crystal

Toisin kuin muut menetelmät, Crystal ei keskity työkaluihin ja prosesseihin. IBM suunnitteli sen parantamaan projektien tuloksia keskittämällä huomion ihmisiin ja heidän keskinäiseen vuorovaikutukseensa.

Erityisesti siinä tarkastellaan taitoja, pätevyyttä, kyvykkyyttä ja tiimin jäsenten välistä yhteistyötä. Se on kevyt menetelmä, jota voidaan mukauttaa helposti.

Se muistuttaa jossain määrin Scrumia, koska työ tehdään määritellyssä ajanjaksossa, johon sisältyy palautesilmukoita projektin edistämiseksi. Se ei välttämättä sovellu virtuaalitiimeille, koska se edellyttää tiheää viestintää ja säännöllistä ideointia.

3. Erityistarkoituksiin soveltuvat menetelmät

Täydellisten projektin elinkaaren menetelmien lisäksi on olemassa menetelmiä, jotka ovat hyödyllisiä projektin tietyissä osissa, kuten aikataulutuksessa ja riskienhallinnassa. Tämän luokan suosittuja menetelmiä ovat:

Kriittisen polun menetelmä (CPM)

CPM ei ole koko projektin kattava menetelmä. Se on pikemminkin aikataulutusmenetelmä, joka auttaa laatimaan ja seuraamaan optimoitua projektiaikataulua. Se perustuu kriittisen polun periaatteeseen. Kriittinen polku voidaan määritellä pisimmäksi poluksi, jota pitkin projekti voidaan saada päätökseen mahdollisimman lyhyessä ajassa.

Menetelmässä tunnistetaan projektin tehtävän edeltäjä ja seuraaja sekä luodaan verkkokaavio projektin kriittisen polun määrittämiseksi. CPM-menetelmällä on vakavia puutteita: siinä käytetään optimistisia kestoarvioita, pelivaroja käytetään väärin ja oletetaan, että resursseja on saatavilla rajattomasti.

More Articles

• Ohjelmistoprojektin hallinta: täydellinen opas
• Projektinhallinnan tietojärjestelmä (PMIS): täydellinen opas
• Parhaat Googlen projektinhallintatyökalut, joita kannattaa kokeilla vuonna 2026

Kriittisen ketjun projektinhallinta (CCPM)

Kuten CPM, myös CCPM on aikataulutusmenetelmä. CCPM käyttää CPM:ää taustalla olevana menetelmänä, mutta pyrkii poistamaan CPM:n puutteet. Siinä vältetään tehtäväkohtaisia puskureita, mutta käytetään kolmenlaisia puskureita CPM:n puutteiden korjaamiseksi: syöttöpuskureita, projektipuskureita ja resurssipuskureita.

Kanban 

Kanban käyttää useita tauluja kuvaamaan projektin työnkulkua. Taulut ovat visuaalisia elementtejä, jotka sisältävät ennalta määritetyn projektin työjonon. Tiimin jäsenet poimivat työtä työjonosta jatkuvasti oman kapasiteettinsa ja osaamisensa perusteella.

Työtä siirretään taulun sarakkeesta toiseen. Kukin sarake edustaa projektin kokonaisprosessin yhtä vaihetta. Kanban sopii erinomaisesti projektin edistymisen seurantaan, sillä se tarjoaa visuaalisen yleiskuvan siitä, missä vaiheessa kukin työtehtävä on tiettynä ajankohtana.

Miten valita organisaatiolle sopiva yritystason projektinhallintamenetelmä

Yritystason projektinhallinta keskittyy organisaation perustehtäviin ja strategisiin tavoitteisiin. Siksi EPMM:n valinta alkaa yrityksen nykyisten projektien, organisaatiokulttuurin ja yrityksen ympäristötekijöiden yksityiskohtaisesta tarkastelusta.

Ei ole olemassa yhtä ainoaa parasta projektinhallintamenetelmää, joka soveltuisi kaikkiin ongelmatilanteisiin – varsinkaan suurissa yrityksissä. EPMM:n valinta vaihtelee organisaation tarpeiden mukaan. Se, mikä toimii hyvin yhdellä toimialalla, ei välttämättä sovellu toiselle.

Yritysten on määritettävä, mikä menetelmä sopii parhaiten niiden työhön. Projektien ja prosessien hallinnassa niiden tulisi keskittyä johdonmukaisuuteen ja toistettavuuteen.

Harkitse näitä kysymyksiä EPMM:ää viimeistellessäsi:

1. Mille toimialalle yrityksesi kuuluu ja mitkä ovat toimialasi yleiset parhaat käytännöt?
2. Millaisia projekteja organisaatiosi toteuttaa?
3. Millaisia taitoja ja osaamista työntekijöilläsi on, ja millaista koulutusta heille on tarjottava ennen uuden menetelmän käyttöönottoa?
4. Millainen käyttöönottobudjetti ja aikataulu sinulla on?
5. Toteuttaako organisaatiosi yleensä monimutkaisia projekteja?
6. Minkä kokoinen organisaatiosi on? Voidaanko yksi EPMM ottaa käyttöön koko organisaatiossa?
7. Kuinka usein projekteissasi yleensä tapahtuu muutoksia? Voidaanko niihin vastata perinteisiä menetelmiä käyttämällä?
8. Mitkä ovat ylimmän johdon, projektipäällikön ja muiden projektin sidosryhmien mieltymykset?

Aiheeseen liittyvää lukemista: Etkö ole varma, mitä menetelmää projektissa pitäisi käyttää? 5 esimerkkiä avuksi