Vesiputousprojektinhallinta: 6 vaihetta & milloin sitä kannattaa käyttää
Vesiputousprojektinhallinta on lineaarinen menetelmä, jossa suunnittelu ja kokoukset toteutetaan etukäteen projektin laajuuden, vaatimusten ja riskien määrittämiseksi.
Se on oikea menetelmä projektiisi, jos vaatimuksesi ovat erityisiä ja muuttumattomia, aiemmat vaiheet on saatettava päätökseen ennen tulevien vaiheiden aloittamista ja projektin aloittamisen jälkeiset muutokset tai tarkistukset ovat rajallisia. Näin vesiputousprojektinhallinta toimii.
Mitä vesiputousprojektinhallinta on?
Vesiputousprojektinhallinta on lineaarinen projektinhallintamenetelmä, joka etenee työn erillisten vaiheiden kautta. Kukin seuraava työvaihe riippuu edellisestä vaiheesta, joten vain yhden projektivaiheen parissa voidaan työskennellä kerrallaan.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Vesiputousprojektin projektisuunnitelma määritellään erittäin yksityiskohtaisesti, ja siihen sisältyy virstanpylväitä aina projektin käynnistämisestä projektin päättämiseen.
Ketterä ja vesiputousprojektinhallinta
Keskeinen ero ketterän ja vesiputousmenetelmän välillä on se, että ketterä menetelmä keskittyy iterointiin ja mukautuvuuteen, ja suunnitelmaa voi muuttaa uusien vaatimusten ja matkan varrella saadun palautteen huomioimiseksi, kun taas vesiputousprojektinhallinta noudattaa lineaarista suunnitelmaa projektin alusta loppuun.
| Näkökulma | Vesiputous | Ketterä |
|---|---|---|
| Projektin suunnittelu | Yksityiskohtainen suunnittelu tehdään etukäteen. | Suunnittelu kehittyy koko projektin ajan. |
| Työnkulku | Työ etenee peräkkäisten vaiheiden kautta. | Työ etenee iteratiivisina jaksoina. |
| Vaatimukset | Sopii parhaiten selkeästi määriteltyihin ja vakaisiin vaatimuksiin. | Mukautuu muuttuviin vaatimuksiin. |
| Joustavuus | Muutokset edellyttävät usein muodollisia tarkistuksia ja uudelleentyöstämistä. | Muutokset voidaan sisällyttää iteraatioiden välillä. |
| Toimitus | Valmis tuote toimitetaan yleensä projektin loppuvaiheessa. | Käyttökelpoisia osakokonaisuuksia voidaan toimittaa useammin. |
| Sidosryhmien palaute | Kerätään pääasiassa suunnitelluissa katselmuksissa ja virstanpylväiden yhteydessä. | Kerätään säännöllisesti koko kehityksen ajan. |
Lisäksi jotkin tiimit voivat jopa yhdistää molemmat menetelmät ja harjoittaa niin kutsuttua ”vesiputous-ketterä-vesiputous”-menetelmää.
Scrumissa, joka on ketterä viitekehys, työ järjestetään työjonoon ja tehdään aikarajatuissa sprinteissä. Jokaisen sprintin tavoitteena on tuottaa käyttökelpoinen tuoteversio, jonka avulla sidosryhmät voivat tarkastella edistymistä ja antaa palautetta.
Vesiputousprojektinhallinnan kuusi vaihetta
Vesiputousmenetelmää käytettäessä projekti käy läpi kuusi peräkkäistä vaihetta. Käytät yhdessä näiden kanssa projektin elinkaarta – alla kuvatut vaiheet limittyvät projektin käynnistämisen, suunnittelun, toteutuksen, seurannan ja hallinnan sekä päättämisen viiden vaiheen kanssa.
| Vaihe | Pääasiallinen toiminta | Tyypillinen tuototos |
|---|---|---|
| 1. Vaatimusten kerääminen | Määritä projektin laajuus, vaatimukset ja odotukset. | Vaatimusasiakirja |
| 2. Suunnittelu | Kehitä ratkaisuja hyväksyttyjen vaatimusten perusteella. | Hyväksytyt suunnitelmat tai määrittelyt |
| 3. Toteutus | Rakenna tuote tai toteuta projektisuunnitelma. | Toimiva tuote tai valmiit projektin osakokonaisuudet |
| 4. Testaus & QA | Tarkista tuotokset ja korjaa virheet. | Testatut ja validoidut tuotokset |
| 5. Käyttöönotto | Julkaise valmis tuote. | Tuotantokäytössä oleva tuote ja ylläpitosuunnitelma |
| 6. Ylläpito | Ratkaise ongelmat ja ylläpidä toiminnallisuutta. | Korjaukset, päivitykset ja ylläpitotiedot |
1. Vaatimusten kerääminen
Vesiputousmenetelmän ensimmäisessä vaiheessa keräät kaikki projektin vaatimukset. Tähän kuuluu keskusteleminen sidosryhmien ja tiimisi kanssa, projektiperuskirjan ja muiden laajuusasiakirjojen tarkasteleminen sekä erityisten tuotosten ja toimintojen määritteleminen.
Keräät neljänlaisia vaatimuksia:
- Toiminnalliset vaatimukset
- Tekniset vaatimukset
- Ei-toiminnalliset vaatimukset
- Järjestelmävaatimukset
Kirjaa nämä vaatimusasiakirjaan yhdessä projektisuunnitelmasi kanssa. Päivitä dokumentaatio, jos vaatimukset muuttuvat projektin aikana.
Käy tämä asiakirja läpi projektiryhmäsi kanssa ennen työn aloittamista ja varmista, että saat myös ulkoisten sidosryhmien tai asiakkaiden hyväksynnän (tämä tehdään usein projektin aloituksen yhteydessä).
2. Suunnittelu
Tässä vaiheessa projektiryhmäsi alkaa suunnitella ratkaisuja vaatimusten perusteella. Määritä tuotokset tiimin jäsenille heidän saatavuutensa ja osaamisensa perusteella (käyttämällä projektinhallintaohjelmistoa).
Tarkat tuotokset riippuvat työskentelemäsi projektin tyypistä (esimerkiksi verkkosivustoprojektissa tiimin tulisi tuottaa rautalankamalleja ja verkkosivujen suunnitelmia).
Projektipäällikkönä vastuusi tässä vaiheessa ovat:
- Tuotosten tarkistaminen: Tarkista suunnitelmat ja anna tiimille palautetta.
- Aikataulujen hallinta: Seuraa tuotoksia ja määräaikoja.
- Kriittisen polun seuranta: Tunnista tehtävät, jotka voivat viivästyttää projektia, ja varmista, että projekti pysyy aikataulussa.
Kun sidosryhmät tai asiakkaat ovat hyväksyneet suunnitelmat, voit siirtyä eteenpäin.
3. Toteutus
Toteutusvaiheessa kehitystiimi toteuttaa edellisessä vaiheessa luodut suunnitelmat. Jälleen kerran projektipäällikkönä seuraat aikataulua ja määrität tehtäviä.
Sinun on myös seurattava projektia mahdollisten esiin tulevien riskien ja riippuvuuksien varalta sekä varmistettava, ettei budjettia käytetä liian nopeasti loppuun.
Kehitysprosessin tuotokset riippuvat jälleen projektisi tyypistä. Verkkosivustoprojektimme esimerkissä tuotoksiin kuuluvat toimivat verkkosivut (todennäköisesti ensin testi- tai ei-julkisessa ympäristössä laadunvarmistuksen mahdollistamiseksi).
Tässä vaiheessa saatat huomata, ettei jokin suunnitteluvaiheessa luotu asia ole teknisesti mahdollinen, mikä voi edellyttää palaamista edelliseen vaiheeseen ja suunnitelmien muokkaamista (mikä vie aikaa). Voit vähentää tätä riskiä ottamalla ohjelmistokehitystiimin mukaan suunnitelmien tarkistamiseen.
4. Testaus ja laadunvarmistus
Tässä vaiheessa sinä ja tiimisi testaatte ja tarkistatte toimitetun työn laadun varmistaaksenne, että se täyttää vaatimukset ja sidosryhmien odotukset.
Projektiryhmä huolehtii tästä, mutta jos sinulla projektipäällikkönä on tekninen tausta, saatat osallistua siihen myös itse.
Testauksen ja laadunvarmistuksen aikana tiimin tulisi:
- Luoda testitapauksia sen varmistamiseksi, että tuotokset täyttävät vaatimukset.
- Dokumentoida korjattavat virheet ja ongelmat.
- Arvioida laatua vaatimusten keräämisen aikana määritettyjen mittareiden perusteella.
- Tarkistaa käyttötapaukset ja vahvistaa, että odotettu toiminnallisuus on katettu.
Saatat joutua lähettämään projektin takaisin kehittäjillesi korjattavaksi, jos löydät tässä prosessissa merkittäviä virheitä tai ongelmia. Siksi projektiin on tärkeää varata ylimääräistä aikaa testausvaihetta varten – et halua joutua viime hetkellä viivästymään virheiden korjaamisen vuoksi.
5. Käyttöönotto
Kun tiimi on korjannut kaikki laadunvarmistusprosessin aikana löydetyt virheet ja ongelmat, se voi ottaa projektin käyttöön. Tämän vaiheen tuotos on julkinen tuote sekä sen ylläpitosuunnitelma (katso alla olevat tiedot ylläpitovaiheesta) ja toimitettua kokonaisuutta koskeva dokumentaatio.
Seuraa julkista tuotetta laadunvarmistusvaiheessa huomaamatta jääneiden virheiden tai ongelmien varalta. Projektipäällikkönä sinun on myös pidettävä jatkuvasti yhteyttä sidosryhmiin tai asiakkaisiin varmistaaksesi, että kaikki etenee odotusten mukaisesti.
6. Ylläpito
Seuraavaksi tiimi ylläpitää tuotetta edellisessä vaiheessa laaditun suunnitelman mukaisesti. Kerro sidosryhmille tai asiakkaille selkeästi, mitä suunnitelmaan sisältyy säännöllisenä ylläpitona ja mikä jää sen ulkopuolelle ja voi aiheuttaa lisäkustannuksia (esimerkiksi uudet ominaisuudet, lisäsivut ja niin edelleen).
3 Vesiputousprojektinhallinnan käyttötapaukset
Vesiputousprojektinhallinta sopii parhaiten projekteihin, joissa tuotokset ja rajoitteet on määritelty selkeästi ja joissa budjetit ja aikataulut ovat kiinteät.
Jos projektisi laajuuteen liittyy edelleen paljon tuntemattomia tekijöitä tai se voi muuttua, vesiputousmalli ei todennäköisesti ole haluamasi projektinhallintamenetelmä. Vesiputousmalli sopii parhaiten seuraavanlaisille projekteille:
Rakennusprojektit
Rakentaminen (tunnetaan myös nimellä pääomaprojektien hallinta) sopii hyvin vesiputousmenetelmään, koska tiukka projektinhallintaprosessi auttaa varmistamaan kaikkien projektin parissa työskentelevien tai valmista tuotetta käyttävien turvallisuuden.
Tämä johtuu siitä, että rakennusten suunnitelmat on hyväksytettävä insinööreillä ja usein myös valtion virastoilla ennen rakentamisen aloittamista. Suunnitelmia ei muuteta prosessin aikana, ja vaiheittaista suunnitelmaa voidaan noudattaa helposti.
Tämän tyyppiseen projektiin on saatavilla erikoistuneita rakennusprojektien hallintaohjelmistoja sekä tekoälytyökaluja rakennusprojektien hallintaan.
Verkkosivustojen suunnittelu- ja toteutusprojektit
Verkkosivustojen suunnittelu- ja toteutusprojekteissa voidaan käyttää vesiputousprosessia tai jotakin monista ketteristä menetelmistä. Vesiputous toimii hyvin, kun tarpeet on määritelty tarkasti.
Jos käytössäsi on tarkka sivustokartta ja tyyliohje, jota sinun on noudatettava, vaiheiden sekä kunkin sivun tarkistus- ja hyväksymisajankohdan suunnittelu on helppoa. Voit myös määrittää tavoitejulkaisupäivän melko luotettavasti.
Ohjelmistot, joissa on tiettyjä toimintoja
Jos tiimisi rakentaa ohjelmistoa, jolla on tiettyjä toimintoja ja tarkasti määritelty vaatimusjoukko, vesiputousmalli saattaa olla oikea valinta. Tällaisia esimerkkejä ovat CRM-järjestelmä, HR-ohjelmisto tai mikä tahansa vaatimustenmukaisuuden hallintatyökalu.
Näillä on aluksi määritelty vaatimusjoukko, ja työ voidaan aikatauluttaa ja toteuttaa lineaarisesti. Gantt-kaavio, joka näyttää aikataulun sekä sen, milloin sidosryhmät saavat tilannepäivityksiä ja/tai milloin heidän on oltava käytettävissä käyttäjähyväksyntätestausta varten, auttaa kaikkia pysymään suunnitelman mukaisessa aikataulussa.
Vesiputousprojektinhallinnan hyvät ja huonot puolet
Vesiputousprojektinhallinta tarjoaa selkeän rakenteen, määritellyt vastuut ja perusteellisen dokumentaation, mutta sen vaiheittainen lähestymistapa voi vaikeuttaa muutosten tekemistä. Hyvien ja huonojen puolten ymmärtäminen auttaa määrittämään, sopiiko tämä menetelmä projektiisi.
| Hyvät puolet | Huonot puolet |
| Ennakkosuunnittelu: Suunnittelu tehdään ennen työn aloittamista, mikä vähentää epäselvyyksiä ja odottamattomia muutoksia. | Jäykkä rakenne: Muutoksia on vaikea ottaa huomioon projektin käynnistyttyä. |
| Selkeät vastuut: Tiimin jäsenet ymmärtävät roolinsa ja aikataulunsa. | Rajoitettu joustavuus: Kehittyvän teknologian tai käyttäjien vaatimusten huomioiminen voi olla vaikeaa. |
| Määritellyt tavoitteet: Tiimeillä ja sidosryhmillä on yhteinen selkeä projektisuunnitelma ja tavoitteet. | Pidempi suunnitteluprosessi: Laaja ennakkosuunnittelu voi viivästyttää toteutuksen aloittamista. |
| Laajuuden hallinta: Uudet ideat voidaan siirtää myöhempään työhön tai käsitellä muutostilauksilla. | Viivästynyt toimitus: Peräkkäiset vaiheet voivat viivästyttää käyttökelpoisen tuotteen toimitusta ketteriin lähestymistapoihin verrattuna. |
| Helpommat siirtymät: Dokumentoidut vaatimukset ja suunnittelupäätökset auttavat tiimejä siirtymään projektin vaiheesta toiseen. | Ongelmat havaitaan myöhään: Ongelmat saatetaan tunnistaa vasta testausvaiheessa. |
| Parempi dokumentaatio: Kirjatut päätökset ja hyväksynnät tarjoavat tietolähteen uusille tiimin jäsenille. | Kallis uudelleentyö: Myöhään havaitut ongelmat voivat edellyttää valmiiksi saatettujen vaiheiden tekemistä uudelleen, mikä kasvattaa kustannuksia ja viivästyttää toimitusta. |
Milloin vesiputousta kannattaa käyttää omassa työssäsi?
Haluatko keskustella vesiputousmenetelmän ja erilaisten ketterien lähestymistapojen suhteellisista eduista? Liity DPM-jäseneksi ja pääset keskustelemaan Slackissa satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa! Saat myös käyttöösi yli 100 mallipohjaa tärkeisiin projektiasiakirjoihin, kuten projektisuunnitelmiin, riskirekistereihin ja työselosteisiin.
