Vesiputousprojektinhallinta: 6 vaihetta & 3 käyttötapaa
Vesiputousmenetelmä 101: Vesiputousmenetelmä on lineaarinen tapa hallita projekteja, ja se koostuu erillisistä vaiheista. Jokainen vaihe perustuu edellisen vaiheen valmistumiseen, ja vain yksi vaihe on aktiivinen kerrallaan.
Vaiheisiin perustuva lähestymistapa: Vesiputousmenetelmä koostuu kuudesta vaiheesta: vaatimusten keräämisestä, suunnittelusta, toteutuksesta, testauksesta, käyttöönotosta ja ylläpidosta, jotka vastaavat projektin elinkaarta.
Ohjelmiston rooli: Projektinhallintaohjelmisto on paras tapa hallita vesiputousprojekteja (tai mitä tahansa muuta menetelmää noudattavia projekteja). Se on helpoin tapa pitää projektit aikataulussa, sovitun laajuuden mukaisina ja budjetissa.
Vesiputousmallinen projektinhallinta on lineaarinen menetelmä, jossa suunnittelu ja kokoukset hoidetaan etukäteen projektin laajuuden, vaatimusten ja riskien määrittämiseksi.
Se on oikea menetelmä projektiisi, jos vaatimuksesi ovat täsmällisiä ja muuttumattomia, aiemmat vaiheet on saatettava päätökseen ennen seuraavien aloittamista ja projektin aloittamisen jälkeiset muutokset tai tarkistukset ovat vähäisiä. Näin vesiputousmallinen projektinhallinta toimii.
Mitä vesiputousmallinen projektinhallinta on?
Vesiputousmallinen projektinhallinta on lineaarinen projektinhallintamenetelmä, jossa työ etenee selkeästi määriteltyjen vaiheiden kautta. Työn seuraava vaihe riippuu edellisestä vaiheesta, joten vain yhden projektivaiheen parissa voidaan työskennellä kerrallaan.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Vesiputousmallisen projektin suunnitelma laaditaan erittäin yksityiskohtaisesti, ja siihen sisältyy välitavoitteita aina projektin käynnistämisestä projektin päättämiseen asti.
Vesiputousmallisen projektinhallinnan 5 vaihetta
Vesiputousmallia käytettäessä projekti etenee kuuden peräkkäisen vaiheen kautta. Hyödynnät tässä yhteydessä projektin elinkaarta – alla kuvatut vaiheet menevät osittain päällekkäin projektin käynnistämisen, suunnittelun, toteutuksen, seurannan ja valvonnan sekä päättämisen viiden vaiheen kanssa.
1. Vaatimusten kerääminen
Vesiputousmenetelmän ensimmäisessä vaiheessa keräät kaikki projektin vaatimukset. Tämä edellyttää keskusteluja sidosryhmiesi ja tiimisi kanssa, projektin perustamisasiakirjan ja muiden laajuutta koskevien asiakirjojen tarkistamista sekä tarkkojen tuotosten ja toimenpiteiden määrittelyä.
Keräät neljänlaisia vaatimuksia: toiminnallisia vaatimuksia, teknisiä vaatimuksia, ei-toiminnallisia vaatimuksia ja järjestelmävaatimuksia. Sen jälkeen laadit vaatimusasiakirjan (yhdessä projektisuunnitelmasi kanssa). Asiakirjaa on päivitettävä, jos vaatimukset muuttuvat projektin aikana.
Käy tämä asiakirja läpi projektitiimisi kanssa ennen työn aloittamista ja varmista myös ulkoisten sidosryhmien tai asiakkaiden hyväksyntä (tämä tehdään usein projektin aloituksen yhteydessä).
2. Suunnittelu
Tässä vaiheessa projektitiimisi alkaa suunnitella ratkaisuja vaatimusten perusteella. Jaa tuotokset tiimin jäsenille heidän saatavuutensa ja osaamisensa perusteella (käyttäen projektinhallintaohjelmistoa). Tarkat tuotokset riippuvat siitä, millaisen projektin parissa työskentelet (esimerkiksi verkkosivustoprojektissa tiimin tulee toimittaa rautalankamalleja ja verkkosivujen suunnitelmia).
Projektipäällikkönä tarkistat tässä vaiheessa tuotoksia ja annat niistä palautetta, hallinnoit projektin aikataulua ja määräaikoja sekä seuraat kriittistä polkua varmistaaksesi, että projekti etenee suunnitelman mukaisesti ja saavuttaa määräajan.
Kun sidosryhmät tai asiakkaat ovat hyväksyneet suunnitelmat, voit siirtyä eteenpäin.
3. Toteutus
Toteutusvaiheessa kehitystiimi toteuttaa edellisessä vaiheessa laaditut suunnitelmat. Jälleen projektipäällikkönä seuraat aikataulua ja jaat tehtäviä. Sinun on myös seurattava projektia mahdollisten esiin tulevien riskien ja riippuvuuksien varalta sekä varmistettava, ettei budjettia käytetä liian nopeasti loppuun.
Kehitysprosessin tuotokset riippuvat jälleen projektin tyypistä. Verkkosivustoprojektia koskevassa esimerkissämme tuotoksiin sisältyvät toimivat verkkosivut (todennäköisesti ensin testi- tai julkaisemattomassa ympäristössä laadunvarmistuksen mahdollistamiseksi).
Tässä vaiheessa saatat huomata, ettei jokin suunnitteluvaiheessa luotu asia ole teknisesti mahdollinen. Tällöin saatat joutua palaamaan edelliseen vaiheeseen ja muokkaamaan suunnitelmia (mikä vie aikaa). Voit vähentää tätä riskiä ottamalla ohjelmistokehitystiimin mukaan suunnitelmien tarkistamiseen.
4. Testaus & laadunvarmistus
Tässä vaiheessa sinä ja tiimisi testaatte ja tarkistatte toimitettujen tuotosten laadun varmistaaksenne, että ne täyttävät vaatimukset ja sidosryhmien odotukset.
Projektitiimi huolehtii tästä, mutta jos sinulla projektipäällikkönä on tekninen tausta, saatat osallistua siihen myös itse. Sinun on laadittava testitapaukset, dokumentoitava korjattavat ongelmat tai virheet, arvioitava tuotokset laatumittareiden perusteella (mittarit tulee määritellä vaatimusten keräämisen vaiheessa) ja otettava huomioon kaikki käyttötapaukset.
Saatat joutua lähettämään projektin takaisin kehittäjillesi, jotta he korjaavat prosessin aikana havaitsemasi vakavat virheet tai ongelmat. Siksi projektiin on tärkeää varata ylimääräistä aikaa testausvaihetta varten – et halua joutua viime hetkellä viivästymään virheiden korjaamisen vuoksi.
5. Käyttöönotto
Kun tiimi on korjannut kaikki laadunvarmistusprosessin aikana löydetyt virheet ja ongelmat, tiimi voi ottaa projektin käyttöön. Tässä vaiheessa tuotoksena on tuotantoon julkaistu tuote sekä suunnitelma sen ylläpitämiseksi (katso alla olevat tiedot ylläpitovaiheesta) ja toimitettua kokonaisuutta koskeva dokumentaatio.
Seuraa tuotannossa olevaa tuotetta sellaisten virheiden tai ongelmien varalta, joita ei huomattu laadunvarmistusvaiheessa. Projektipäällikkönä sinun on oltava jatkuvasti yhteydessä sidosryhmiin tai asiakkaisiin varmistaaksesi, että kaikki etenee odotusten mukaisesti.
6. Ylläpito
Seuraavaksi tiimi ylläpitää tuotetta edellisessä vaiheessa laaditun suunnitelman mukaisesti. Kerro sidosryhmille tai asiakkaille selkeästi, mitä suunnitelmaan sisältyy säännöllisenä ylläpitona ja mikä jää sen ulkopuolelle ja saattaa aiheuttaa lisäkustannuksia (esimerkiksi uudet ominaisuudet, lisäsivut ja niin edelleen).
3 Vesiputousmallin projektinhallinnan käyttötapaukset
Vesiputousmallin projektinhallinta toimii parhaiten projekteissa, joissa tuotokset ja rajoitteet on määritelty tarkasti ja joissa budjetit ja aikataulut ovat kiinteät.
Jos projektisi laajuuteen liittyy edelleen paljon tuntemattomia tekijöitä tai se voi muuttua, vesiputousmalli ei todennäköisesti ole projektinhallintamenetelmä, jota haluat käyttää. Vesiputousmalli toimii parhaiten seuraavanlaisissa projekteissa:
Rakennusprojektit
Rakentaminen (josta käytetään myös nimitystä pääomaprojektien hallinta) soveltuu hyvin vesiputousmenetelmään, koska tiukka projektinhallintaprosessi auttaa varmistamaan kaikkien projektin parissa työskentelevien tai valmista tuotetta käyttävien turvallisuuden.
Tämä johtuu siitä, että insinöörien ja usein myös viranomaisten on hyväksyttävä rakennussuunnitelmat ennen töiden aloittamista. Suunnitelmia ei muuteta matkan varrella, ja peräkkäisiä vaiheita sisältävää suunnitelmaa on helppo noudattaa.
Tämän tyyppiseen projektiin voi käyttää erityisiä rakennusprojektien hallintaohjelmistoja sekä rakennusprojektien hallintaan tarkoitettuja tekoälytyökaluja.
Verkkosivustojen suunnittelu- ja toteutusprojektit
Verkkosivustojen suunnittelu- ja toteutusprojekteissa voidaan käyttää vesiputousprosessia tai jotakin monista ketteristä menetelmistä. Vesiputousmalli toimii hyvin, kun tarpeet on määritelty tarkasti.
Jos käytettävissäsi on tarkka sivustokartta ja tyyliopas, vaiheiden aikatauluttaminen sekä sen määrittäminen, milloin kukin sivu on valmis tarkistettavaksi ja hyväksyttäväksi, on helppoa. Voit myös valita suunnitellun julkaisupäivän melko luotettavasti.
Ohjelmistot, joissa on tiettyjä toiminnallisuuksia
Jos tiimisi rakentaa ohjelmistoa, jossa on tiettyjä toiminnallisuuksia ja tarkasti määritelty vaatimusjoukko, vesiputousmalli saattaa olla oikea valinta. Esimerkkejä tästä ovat CRM-järjestelmä, henkilöstöhallinnon ohjelmisto tai mikä tahansa vaatimustenmukaisuuden hallintaan tarkoitettu työkalu.
Näissä on aluksi määritelty joukko vaatimuksia, ja työ voidaan aikatauluttaa ja toteuttaa lineaarisesti. Gantt-kaavio, joka näyttää aikataulun sekä sen, milloin sidosryhmät saavat tilannepäivityksiä ja/tai milloin heidän on oltava käytettävissä käyttäjähyväksyntätestausta varten, auttaa kaikkia sitoutumaan suunnitelmaasi.
Vesiputousmallin projektinhallinnan hyödyt
Tässä ovat vesiputousmallin projektinhallinnan tärkeimmät hyödyt.
- Laajuuden määrittely ja suunnittelu tehdään etukäteen: Kun laajuus määritellään ja suunnittelu tehdään etukäteen, epäselvyyksille tai muutoksille jää projektin edetessä vähemmän tilaa. Tiimin jäsenten tulisi ymmärtää selkeästi, kuka tekee mitä ja milloin.
- Selkeä suunnitelma ja tavoitteet: Projektitiimillä ja sidosryhmillä on yhteinen käsitys suunnitelmasta. Jos projektin aikana syntyy uusia ideoita, ne voidaan siirtää uuteen projektiin tai työn myöhempään vaiheeseen, tai projektipäällikkö voi käynnistää muutosmääräyksen. Tämä pitää projektin sujuvasti käynnissä ja auttaa varmistamaan, että se täyttää projektin tavoitteet.
Vesiputousmallin projektinhallinnan haitat
Nämä ovat vesiputousmallin projektimenetelmän tärkeimmät haitat.
- Jäykkä rakenne tekee muutoksista monimutkaisia: Vesiputousprojekteihin voi olla haastavaa tehdä muutoksia. Kun teknologia kehittyy nopeasti tai käyttäjien tarpeet muuttuvat, projekti ei ole yhtä joustava kuin silloin, jos käytössä olisi jokin ketteristä menetelmistä (esim. Scrum tai Kanban) tai muu menetelmä, joka mahdollistaa työn laajuuden määrittelyn iteratiivisesti.
- Työn valmistuminen voi kestää kauemmin: Koska vesiputousmenetelmässä käynnistys ja suunnittelu tehdään etukäteen, valmiin projektin tai käyttökelpoisen tuotteen saavuttamiseen voi kulua enemmän aikaa. Ketterät tiimit julkaisevat käyttökelpoista työtä useammin, mutta vesiputousprojektinhallinnassa tiimi odottaa, kunnes kaikki on valmista työn julkaisemista varten.
Ketterä vs. vesiputousmenetelmän projektinhallinta
Keskeinen ero ketterän ja vesiputousmenetelmän välillä on se, että ketterässä menetelmässä keskitytään iterointiin ja mukautuvuuteen, ja suunnitelmaa voi muuttaa uusien vaatimusten ja matkan varrella saadun palautteen huomioimiseksi, kun taas vesiputousmenetelmän projektinhallinta noudattaa lineaarista suunnitelmaa projektin alusta loppuun. Lisäksi jotkin tiimit voivat jopa yhdistää molemmat menetelmät ja käyttää niin kutsuttua ”water-agile-fall-menetelmää”.
Ketterässä projektinhallinnassa työ määritellään työjonossa ja toteutetaan aikarajatuissa sprinteissä. Sprintit tuottavat toimivan tuotteen osan, jota kutsutaan inkrementiksi, ja asiakaspalautetta annetaan jokaisessa sprintissä yleensä demon yhteydessä.
Mitä seuraavaksi?
Haluatko keskustella vesiputousmenetelmän ja erilaisten ketterien lähestymistapojen suhteellisista hyödyistä? Liity DPM-jäseneksi ja pääse keskustelemaan Slackissa satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa! Saat myös käyttöösi yli 100 mallipohjaa tärkeisiin projektiasiakirjoihin, kuten projektisuunnitelmiin, riskirekistereihin ja työselosteisiin.
