6 työn ositusrakenteen (WBS) esimerkkiä & mallipohjaa

1. Rakennusprojektin WBS-esimerkki

Tässä työn ositusrakenne-esimerkissä rakennusprojekti on jaettu projektin jokaisen vaiheen osalta erityisiksi tuotoksiksi haarautuvassa vuokaaviossa. Tämä on esimerkki vaihepohjaisesta WBS-rakenteesta — se on jaettu vaiheisiin, mutta siinä otetaan huomioon myös resurssien kohdentaminen ja projektin tuotokset projektin laajuuden perusteella.

Tässä WBS-esimerkissä määritellään selkeästi, mitkä vaiheet on saatava valmiiksi projektin yhden vaiheen aikana ennen kuin seuraava vaihe voi alkaa. Se on helppo tapa nähdä rakennusprojektin eteneminen yhdellä silmäyksellä. Yksi rakennusprojektien hallintaohjelmiston hyödyistä on se, että sen avulla voit luoda WBS-rakenteen nopeammin ja vähentää virheiden määrää.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. IT-projektin WBS-esimerkki

Tämä IT- tai ohjelmistokehityspohjainen työn ositusrakenne-esimerkki sijoittuu vaihepohjaisen WBS-rakenteen ja vastuupohjaisen WBS-rakenteen välimaastoon. Jokainen sarake edustaa tiettyä tiimiä, joka käsittelee tiettyjä tehtäviä koko projektin tavoitteen saavuttamiseksi.

Tämän tyyppinen WBS-rakenne toimii hyvin Gantt-kaavion kanssa, sillä se auttaa pitämään asiat järjestyksessä — voit seurata jokaista tiimiä, niiden parissa työskentelemiä tuotoksia ja aikataulua, jotta kaikki pysyvät aikataulussa. Näet myös helposti mahdolliset pullonkaulat ja esteet, joita voi syntyä, jos yhden tiimin tehtäviä ei voida aloittaa ennen kuin toisen tiimin tehtävät on saatu valmiiksi. Näin voit suunnitella näiden pullonkaulojen tai riippuvuuksien hallintaa etukäteen.

3. Markkinointikampanjan WBS-esimerkki

Tämä markkinointikampanjan työn ositusrakenne-esimerkki on jälleen yksi esimerkki vaihepohjaisesta WBS-rakenteesta, mutta se on osittain myös prosessisuuntautunut WBS-rakenne.

Ylimmän tason työpaketit liittyvät vaiheisiin, mutta jokainen niistä on jaettu prosesseihin, jotka on saatava päätökseen kyseisen vaiheen aikana. Tämä voi auttaa myös mittareiden hallinnassa ja odotusten asettamisessa, kunhan prosessit on määritelty selkeästi ja tiimi noudattaa niitä.

4. Tapahtumasuunnittelun WBS-esimerkki

Tämä tapahtumasuunnittelun työn ositusrakenne on hyvä esimerkki tuotospohjaisesta WBS-rakenteesta, sillä se osoittaa, mitä tehtäviä on suoritettava tapahtuman onnistunutta suunnittelua ja järjestämistä varten.

Vaikka tapahtumasuunnittelu voidaan toteuttaa pienen tiimin voimin, jotkin tapahtumat saattavat edellyttää työskentelyä yhä useampien projektitiimin jäsenten kanssa. Mieti, mitä resursseja tarvitset varmistaaksesi, että kaikki työt valmistuvat ajallaan ja ettei tiimin jäseniä ole liian paljon tai liian vähän (jotta kukaan ei jää alikuormitetuksi tai kuormitu liikaa).

5. Terveydenhuollon WBS-esimerkki

Tämä terveydenhuoltoon liittyvän projektin työn ositusrakenne noudattaa sekä vaiheperusteista että tuotospohjaista lähestymistapaa. On myös huomionarvoista, että projekti on jaettu kahteen työn ositusrakenteeseen, mikä on hyödyllistä pidempään kestäville projekteille.

6. Tuotekehityksen WBS-esimerkki

Tämä tuotekehitysprojektin työn ositusrakenne on vaihekeskeinen WBS-rakenne. Projektin jokainen vaihe jaetaan sen jälkeen kyseisessä vaiheessa valmistettaviin erityisiin tuotoksiin (esimerkiksi markkinointivaiheessa tiimi laatii markkinastrategian, markkinointisuunnitelman ja kaiken markkinointimateriaalin). 

Työn ositusrakenteiden tyypit

Kuten edellä todettiin, monet työn ositusrakenteet voidaan yleisesti luokitella yhteen muutamasta erilaisesta WBS-järjestelmätyypistä. Luotiinpa WBS sitten Microsoft Excelillä tai WBS-ohjelmistolla, jokainen WBS kuuluu johonkin näistä tyypeistä, vaikka visuaalinen esitystapa ja käytetyt projektinhallintatyökalut voivat aiheuttaa joitakin vaihteluita.

1. Tuotospohjainen WBS-rakenne: Tuotospohjainen WBS-rakenne on ylivoimaisesti yleisin työn ositusrakenne. Siinä jokainen projekti jaetaan erityisiin tuotoksiin, minkä jälkeen tehtävät jaetaan niiden mukaisesti. Näistä on hyötyä monenlaisissa projekteissa. 
2. Vaiheperusteinen WBS-rakenne: Vaiheperusteinen WBS-rakenne sopii erinomaisesti riskienhallintaan ja resurssienhallintaan painottuviin projekteihin, kuten ohjelmistokehitykseen. Vaiheperusteisessa WBS-rakenteessa projekti jaetaan vaiheisiin, ja kukin vaihe jaetaan edelleen tehtäviin.
3. Prosessisuuntautunut WBS-rakenne: Tätä WBS-tyyppiä käytetään harvemmin, ja siinä projekti jaetaan käytettyjen prosessien eikä tuotettavien täsmällisten tuotosten perusteella. Tämä sopii hyvin palvelupohjaisille toimialoille, joilla keskitytään enemmän tarjottavaan palveluun kuin tiettyyn lopputavoitteeseen tai tuotteeseen.
4. Vastuupohjainen WBS-rakenne: Tätä WBS-tyyppiä käytetään monimutkaisimmissa projekteissa, joissa on mukana useita sidosryhmiä, osastoja tai yrityksiä. Projekti jaetaan osiin sen perusteella, kuka vastaa kyseisen kokonaisprojektin osan valmistumisesta.

Työn ositusrakenteen luominen

Seuraamalla tätä yksinkertaista tehtäväluetteloa voit luoda projektiisi työn ositusrakenteen.

1. Tunnista projektin tuotokset.
2. Pilko tuotokset työpaketeiksi.
3. Järjestä tehtävät uudelleen toimintojen suoritusjärjestykseen.
4. Tarkenna arvioitasi varmistaaksesi, että olet määrittänyt työmäärän jokaiselle WBS:si tehtävälle.
5. Aikatauluta tehtävät järjestyksen ja odotetun työmäärän perusteella.
6. Tarkista projektin resursointi varmistaaksesi, että sinulla on käytettävissä oleviin resursseihin perustuva realistinen suunnitelma.
7. Käy valmis suunnitelma läpi tiimisi kanssa saadaksesi heidän hyväksyntänsä.

Tässä on vielä ammattilaisvinkkejä WBS:n laatimiseen:

• Luo WBS-sanakirja: WBS-sanakirja on muotoiltu hierarkkisen rakenteen mukaisesti, mutta se sisältää lyhyen kuvauksen jokaisesta työpaketista. Tämä auttaa selkeyttämään kunkin tehtävän laajuutta, jotta kaikki tiimin jäsenet ymmärtävät vastuunsa.
• Ota huomioon 8/80-sääntö: Työpakettien tulisi vaatia vähintään 8 tuntia ja enintään 80 tuntia työtä.
• Käytä 100 prosentin sääntöä: Varmista, että WBS sisältää 100 % projektin loppuun saattamiseen tarvittavasta työstä ilman ylimääräistä tai asiaankuulumatonta työtä. Jokaisen tason alitehtävien on katettava 100 % emotehtävän suorittamiseen tarvittavasta työstä.
• Keskity tuloksiin, älä toimiin: Keskity tuotoksiin ja tuloksiin yksittäisten toimien sijaan. Keskity esimerkiksi "jarrujärjestelmään" sen sijaan, että keskittyisit "jarrupalojen kalibrointiin".
• Vältä oletusten tekemistä: Oletusten varassa eteneminen varmennettujen tietojen sijaan voi johtaa projektin epäonnistumiseen. Vältä oletuksia ja varmista, että kaikki tiedot ovat tarkkoja ja kattavia.
• Sovita tehtävät projektin tasolle: Korkeimmalla tasolla, joka edustaa koko projektia ja projektin elinkaaren laajuusmääritelmää, älä takerru yksityiskohtiin.
• ÄLÄ jätä palautetta huomiotta: Jos WBS:ää ei käydä läpi tiimin ja sidosryhmien kanssa heidän palautteensa ja hyväksyntänsä saamiseksi, seurauksena voi olla ongelmia tehtävien arvioissa ja projektin yleisessä toteutuksessa. Varmista linjauksen ja vastuuvelvollisuuden edistämiseksi, että projektitiimi hyväksyy WBS:n tehtäväarviot.

WBS:n tulisi kuvata koko projektisuunnitelma aina projektin tuotosten alimmille tasoille asti. Se on yksi monista projektisuunnittelutekniikoista, joita menestyvät projektipäälliköt käyttävät.

WBS-mallin luomiseen tarkoitetut työkalut

Saatavilla on myös runsaasti WBS-ohjelmistotyökaluja ja malleja, jotka voivat helpottaa työtäsi huomattavasti WBS:n parissa.

Aloittamisen helpottamiseksi tässä on ilmaiseksi ladattava WBS-malli. Muokkaa tiedostoa lataamalla se XLSX-tiedostona ja käyttämällä sitä Google Sheetsissä tai Excelissä. Tiedosto sisältää myös esimerkk-WBS:n, jota voit käyttää mallina.

Mitä seuraavaksi?

Jos sinulla on vielä polttavia kysymyksiä siitä, miten voit luoda projektille mahdollisimman hyvän työn osituksen, liity DPM-jäsenyhteisöön saadaksesi yhteyden muihin digitaalisten projektien päälliköihin, jakaaksesi resursseja ja ladataksesi yli 100 mallia, näytettä ja esimerkkiä.

Usein kysytyt kysymykset

Tässä on yleisiä kysymyksiä ja vastauksia työn ositusrakenteen esimerkeistä:

Millaisia esimerkkejä työn ositusrakenteesta on olemassa?

Työn ositusrakenteen esimerkkejä ovat ohjelmistotuotteen julkaisuun liittyvä WBS, verkkosivuston uudistamisen WBS, LMS-toteutuksen WBS, tuotoksiin perustuva WBS ja vaiheisiin perustuva WBS.

Mitä WBS-esimerkkiä minun pitäisi käyttää digitaaliseen projektiin?

Käytä tuotoksiin perustuvaa WBS:ää, kun tarvitset selkeän vastuunjaon ja laajuuden hallinnan tuote-, suunnittelu-, kehitys- ja operatiivisten tiimien välillä. Käytä vaiheisiin perustuvaa WBS:ää, kun projektisi etenee ennakoitavassa vaiheiden järjestyksessä.

Mitä ohjelmiston julkaisun WBS:n pitäisi sisältää?

Ohjelmiston julkaisun WBS sisältää yleensä suunnittelun, kehityksen, testauksen, julkaisun valmistelun, julkaisudokumentaation, sidosryhmien hyväksynnät ja julkaisun jälkeisen tuen.

Mitä verkkosivuston uudistamisen WBS:n pitäisi sisältää?

Verkkosivuston uudistamisen WBS sisältää usein kartoituksen, käyttäjäkokemuksen tutkimuksen, rautalankamallit, suunnittelun, kehityksen, sisällönhallintajärjestelmän määrityksen, laadunvarmistustestauksen, sisällön siirron, sidosryhmien hyväksynnän ja käyttöönoton.

Kuinka yksityiskohtainen WBS-esimerkin pitäisi olla?

Hyödyllisen WBS-esimerkin pitäisi olla riittävän yksityiskohtainen työpakettien arviointiin, määrittämiseen, aikatauluttamiseen ja seurantaan, mutta ei niin yksityiskohtainen, että rakenteen ylläpito vaatisi enemmän työtä kuin työn tekeminen.