Mikä on riskirekisteri & miten sellainen luodaan [malli]

Riskilokin sisältö vaihtelee useiden tekijöiden, kuten asiakkaan tarpeiden, projektin laajuuden ja monimutkaisuuden sekä projektityypin, perusteella.

Esimerkki riskirekisteristä

Tältä yksinkertainen riskirekisteri voisi näyttää. Voit tehdä siitä niin yksinkertaisen tai monimutkaisen kuin haluat, mutta varmista, että kirjaat kaikki tarvittavat tiedot, joita sinä ja sidosryhmäsi tarvitsette perusteltujen päätösten tekemiseen.

Yleisiä riskiskenaarioita verkkosivuston uudelleenjulkaisussa ovat hyväksyntöjen viivästyminen, puuttuvat uudelleenohjaukset, integraatioiden toimintahäiriöt ja kehittäjän poissaolo. Alla oleva taulukko sisältää esimerkkejä riskiskenaarioista sekä siitä, miten projektipäällikkö voisi arvioida niitä ja reagoida niihin.

Esimerkki riskiskenaariosta	Riskin arviointi	Toimintasuunnitelma & vastuuhenkilö
R01: Hyväksyntöjen viivästyminen voi siirtää julkaisua.	Todennäköisyys: suuri. Vaikutus: suuri.	Aseta hyväksynnöille määräajat ja nimeä varahyväksyjä. Vastuuhenkilö: projektipäällikkö.
R02: Puuttuvat uudelleenohjaukset voivat vähentää orgaanista liikennettä.	Todennäköisyys: keskisuuri. Vaikutus: suuri.	Kartoita olemassa olevat URL-osoitteet ja testaa uudelleenohjaukset ennen julkaisua. Vastuuhenkilö: SEO-vastaava.
R03: Integraatioiden toimintahäiriöt voivat häiritä verkkosivuston toiminnallisuutta.	Todennäköisyys: keskisuuri. Vaikutus: suuri.	Testaa integraatiot varhaisessa vaiheessa ja valmistele vaihtoehtoiset ratkaisut. Vastuuhenkilö: tekninen vastaava.
R04: Kehittäjän poissaolo voi viivästyttää käyttöönottoa.	Todennäköisyys: keskisuuri. Vaikutus: keskisuuri.	Ristiinkouluta tiimin jäseniä ja dokumentoi käyttöönoton vaiheet. Vastuuhenkilö: kehitysvastaava.

Huomautus: Nämä ovat havainnollistavia arvioita. Todelliset arviot riippuvat projektin olosuhteista.

Riskirekisterimalli 

Tässä on riskirekisterimalli, jossa on eritasoisia monimutkaisuustasoja (mallin käyttö edellyttää jäsenyyttä).

Tässä on mallin ensimmäinen monimutkaisuustaso:

Käytä yksinkertaista riskirekisteriä, kun suurin osa riskeistä on projektin ja asiakastiimin hallinnassa ja niiden vaikutus liiketoiminnan muihin osa-alueisiin on vähäinen.

Toinen monimutkaisuustaso on kevyt riskirekisteri.

Käytä tätä, kun liiketoiminnassa on pieniä tai keskisuuria osa-alueita, joihin saattaa kohdistua vaikutuksia, ja kun sinulla, asiakkaallasi ja tiimilläsi on enemmän mahdollisuuksia vaikuttaa toimintasuunnitelmaan.

Tältä näyttää mallipohjan monimutkaisin riskirekisteritaso.

Käytä tätä, kun riskit voivat vaikuttaa liiketoiminnan muihin osa-alueisiin tai muut osa-alueet ovat vastuussa niistä. Se sisältää taloudellisten vaikutusten ja vakavuuden yksityiskohtaisen raportoinnin. Näiden riskien todennäköisyys voi olla hallintasi ulkopuolella, mutta sinun on otettava ne huomioon ja raportoitava niistä.

Löydät lisää projektinhallinnan mallipohjia täältä.

Miksi käyttää riskirekisteriä?

Riskirekisterin tarkoituksena on toimia keskitettynä paikkana kaikille mahdollisille riskeille, niiden vaikutuksille ja suunnitelmillesi niiden käsittelemiseksi.

Se auttaa hallitsemaan sidosryhmien ja tiimin jäsenten odotuksia riskien välttämisen tai lieventämisen suhteen sekä luo vastuullisuuden ja kiireellisyyden tunnetta niiden käsittelemiseksi ennen kuin niistä tulee katastrofaalisia ongelmia, joita on myöhemmin vaikeampi korjata.

Huomautus

Saatat mieluummin käyttää \u003ca href=\u0022https://thedigitalprojectmanager.com/project-management/raid-log/\u0022\u003eRAID-lokia\u003c/a\u003e riskien seurantaan. Nämä ovat yleensä kattavampia kuin riskirekisterit, ja ne sisältävät oletuksia (tai toimia), ongelmia ja riippuvuuksia (tai päätöksiä).

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Mitä riskirekisteriin sisällytetään?

Jokaisesta rekisteriin kirjatusta riskistä tulee sisällyttää:

• Riskin tunnistenumero tai nimi: Jokaisella yksittäisellä riskillä tulee olla numero, jota käytetään johdonmukaisesti työkaluissa ja tilanneraporteissa.
• Mikä voi mennä pieleen? Kuvaa riski (esimerkiksi resurssiriski, kuten tiimin resurssikapasiteettiin liittyvät ongelmat, jotka voivat hidastaa edistymistä ja aiheuttaa viivästyksiä).
• Mitä voimme tehdä asialle? Kuvaa lieventämis- tai riskienhallintasuunnitelma riskin vaikutuksen välttämiseksi tai vähentämiseksi (esimerkiksi laadi yksityiskohtainen viikoittainen resurssisuunnitelma siitä, milloin tiettyjä resursseja tarvitaan).
• Riskin omistaja: Hän vastaa riskin vaikutuksesta ja todennäköisyydestä raportoinnista. Hän on vastuussa riskin ratkaisemisesta ja ilmoittaa sinulle riskiin liittyvistä muutoksista.
• Riskin vaikutus ja todennäköisyys: Tätä kutsutaan myös riskianalyysiksi. Se on arvio siitä, kuinka todennäköisesti riskitapahtuma toteutuu ja kuinka suuri vaikutus sillä on projektiisi.
• Riskin prioriteetti: Riskin todennäköisyys- ja vaikutusarvioiden perusteella määrität kullekin riskille sekä suunnitellulle vastatoimelle prioriteettitason.
• Riskin tila: Tilat voivat olla esimerkiksi avoin ja suunnitteilla, avoin ja seurannassa, suljettu sekä toteutunut.
• Riskiluokka: Tämä on projektin osa-alue, johon riski vaikuttaa tai johon kyseinen ongelma liittyy.

Milloin riskirekisteriä käytetään?

Päivitän riskirekisteriä koko projektin ajan, koska riskit muuttuvat aikataulujen muuttuessa, sidosryhmien esittäessä näkemyksiään ja uusien riippuvuuksien ilmaantuessa.

• Projektin suunnittelu: Luo rekisteri ennen työn aloittamista, jotta tiimisi voi tunnistaa riskit, nimetä vastuuhenkilöt ja suunnitella toimenpiteet ajoissa.
• Projektin aloitus: Käy riskit läpi sidosryhmien kanssa vahvistaaksesi prioriteetit, raportointiodotukset ja riskienhallintasuunnitelmat.
• Laajuuden muutokset: Päivitä rekisteriä, kun aikataulut, budjetit, henkilöstö tai toimitettavat tulokset muuttuvat ja aiheuttavat uusia riskejä.
• Merkittävät virstanpylväät: Käy ratkaisemattomat riskit uudelleen läpi ennen julkaisuja, hyväksyntöjä tai keskeisiä luovutuksia, jotka voivat vaikuttaa toimitukseen.
• Tilannekatsaukset: Käy aktiiviset riskit säännöllisesti läpi, jotta tiimisi pysyy ajan tasalla prioriteeteista ja seuraavista vaiheista.
• Uudet esteet: Lisää riskit, kun toteutuksen aikana ilmenee ongelmia, viivästyksiä tai riippuvuuksia, jotka uhkaavat edistymistä.
• Projektin päättäminen: Sulje riskit, kun ne eivät enää vaikuta projektiin tai ongelma on ratkaistu.

Riskirekisterin luominen

Tässä ovat vaiheet toimivan ja tehokkaan projektinhallinnan riskirekisterin luomiseen:

1. Tunnista riskit

Ideoi kaikki mahdolliset riskit, joita projektissasi saattaa ilmetä. Seuraavat kysymykset voivat auttaa herättämään ajatuksia:

• Onko asiakkaan tiimi suuri vai pieni? 
• Kuinka monta päätöksentekijätasoa projektissa on? 
• Onko projektiin osallistuva hallitus jatkuvan projektiraportoinnin tarpeessa tai tiiviisti mukana päätöksentekoprosessissa?
• Vaikuttaako tämä projekti muihin organisaation sisällä?
• Kiinnittääkö asiakkaasi paljon huomiota yksityiskohtiin ja haluaako hän tietää yksityiskohdista, vai luottaako hän sinuun ja projektitiimisi jäseniin?
• Onko projektin monimutkaisuus korkea vai matala? 
• Osallistuuko projektiin useita liiketoimintayksiköitä? 
• Onko projektiin osallistuvia resursseja paljon?
• Kiinnitetäänkö tietoihin ja/tai tietoturvavaatimuksiin paljon huomiota?

Sinulla ei välttämättä ole asiantuntemusta kaikkien mahdollisten riskien tunnistamiseen, joten tee riskienhallinnasta tiimityötä projektin suunnittelun aikana. Keskustele asiakkaan tiimin kanssa erikseen ja tehkää sama harjoitus.

2. Arvioi riskit

Suorita riskienarviointi selvittääksesi, kuinka todennäköisesti kukin riski toteutuu ja millainen vaikutus sillä voi olla projektiisi. Tällainen laadullinen riskianalyysi kannattaa esittää riskimatriisissa, jotta mahdollisten vaikutusten ja todennäköisyyksien suhteelliset tasot on helpompi hahmottaa.

Tässä vaiheessa merkitset myös riskiluokan (esimerkiksi uhkaako se projektin aikataulua, budjettia tai muuta vastaavaa) sekä prioriteettitason vaikutus- ja todennäköisyysmatriisin perusteella (oikean yläkulman riskit ovat tärkeimpiä prioriteettejasi).

Määritä myös jokaiselle riskille tila. Jos projektisi on vielä suunnitteluvaiheessa, kaikki riskit ovat tilassa ”avoin” tai ”suunnittelu”, mutta projektin edetessä ja riskien toteutuessa (tai jäädessä toteutumatta) päivitä tilaksi ”seurannassa”, ”suljettu” tai ”toteutunut” tilanteen mukaan.

Vinkki

Riskien määrän mukaan voit luokitella ne sen projektivaiheen perusteella, jossa niiden toteutumisen todennäköisyys on suurin.

3. Luo riskienhallintasuunnitelmat

Suunnittele toimenpiteet kunkin riskin varalle. Mitä teet, jos se toteutuu? Millä toimilla voit välttää sen tai lieventää sen vaikutusta?

Voit käyttää erilaisia riskienhallintastrategioita, mutta riskienhallintatoimet kuuluvat yleensä neljään pääasialliseen riskienhallinnan luokkaan:

• Välttäminen: Tämä tarkoittaa konkreettisten toimien toteuttamista riskin toteutumisen mahdollisuuden eliminoimiseksi.
• Siirtäminen: Tämä tarkoittaa riskin omistajuuden ja vastuun siirtämistä muualle (esimerkiksi tietojen tallennuksen ja tietoturvan ulkoistamista kolmannen osapuolen palveluntarjoajalle).
• Lieventäminen: Tämä tarkoittaa toimien toteuttamista riskin kielteisten vaikutusten vähentämiseksi. Tätä käytetään, kun riskiä ei voida kokonaan välttää.
• Hyväksyminen: Tämä tarkoittaa riskin tiedostamista, mutta varautumissuunnitelman toteuttamatta jättämistä, ellei riski toteudu.

Kun harkitset vastausta kuhunkin riskiin, sinun on otettava huomioon myös itse vastauksen mahdolliset vaikutukset. Tässä on joitakin mahdollisia kerrannaisvaikutuksia, jotka kannattaa pitää mielessä:

• Luontainen riski: Näitä ovat projektissa tunnistamasi riskit.
• Jäännösriski: Riskit, jotka jäävät jäljelle riskivastauksen tai hallintatoimien toteuttamisen jälkeen
• Toissijainen riski: Uusi riski, joka syntyy toiseen riskiin vastaamisen seurauksena

4. Nimeä vastuuhenkilöt

Nimeä tiimistäsi tai asiakkaan tiimistä joku vastaamaan kustakin riskistä. Tämä henkilö toteuttaa suunnitellun riskivastauksen, valvoo sen toteutusta ja seuraa riskin tilaa koko projektin ajan.

Projektipäällikkönä vastaat projektin suurimmasta osasta riskejä, mutta kaiken vastuun ei tarvitse olla yksin sinun harteillasi. Voit esimerkiksi määrätä asiakkaan vastuuseen varasuunnitelmasta, jos hän ei pysty toimittamaan verkkosivuston sisältöä lupaamanaan ajankohtana, mikä vaarantaisi projektin aikataulun.

5. Seuraa ja mukauta

Pidä riskirekisteri ajan tasalla koko projektin ajan. Tarkista se vähintään aina, kun saat päätökseen virstanpylvään tai keskeisen toimituksen tai kun riski toteutuu tai se vältetään onnistuneesti.

Säilytä sitä helposti saatavilla olevassa paikassa, josta koko tiimi voi käyttää sitä ja tarkastella sitä tarpeen mukaan.

Näin ylläpidät riskirekisteriäsi

Riskirekisterin luominen on vasta alkua. Jotta se pysyy hyödyllisenä koko projektin ajan, sinun on päivitettävä riskiarvioita, seurattava vastesuunnitelmien toteutumista ja varmistettava, että tiimi tietää, milloin prioriteetit muuttuvat.

Näin ylläpidät riskirekisteriäsi projektin edetessä:

1. Laadi tarkistusaikataulu: Tarkista rekisteri säännöllisissä tilannekokouksissa ja ennen projektin merkittäviä virstanpylväitä. Korkean prioriteetin riskit saattavat vaatia useammin toistuvaa huomiota.
2. Arvioi olemassa olevat riskit uudelleen: Tarkista, onko kunkin riskin todennäköisyys, vaikutus tai prioriteetti muuttunut. Esimerkiksi lähestyvä julkaisun määräaika voi lisätä viivästyneiden asiakashyväksyntöjen kiireellisyyttä.
3. Seuraa riskien vastuuhenkilöitä: Varmista, että nimetyt tiimin jäsenet toteuttavat vastesuunnitelmansa. Päivitä toimet, määräajat ja vastuut tarvittaessa.
4. Päivitä riskien tilat: Lisää äskettäin tunnistetut riskit, sulje riskit, jotka eivät enää ole merkityksellisiä, ja siirrä toteutuneet riskit ongelmienhallintaprosessiisi.
5. Viestitä tärkeistä muutoksista: Tuo esiin esiin nousevat riskit, erääntyneet toimet ja prioriteettien muutokset, jotta sidosryhmät voivat tehdä tietoon perustuvia päätöksiä.

Hyvin ylläpidetyn riskirekisterin pitäisi antaa tiimillesi selkeä kuva siitä, mitkä riskit vaativat huomiota, kuka niistä vastaa ja mitä seuraavaksi on tehtävä.

Riskirekisterin parhaat käytännöt

Tässä on muutamia riskirekisterin parhaita käytäntöjä, joita kannattaa noudattaa koko projektin ajan.

• Sijoita riskirekisteri näkyvälle paikalle, jossa kaikki osapuolet voivat tarkastella sitä säännöllisesti, esimerkiksi käyttämääsi projektinhallintaohjelmistoon tai riskienhallintatyökaluun.

• Käsittele riskiä samalla tavoin kuin budjettia, aikaa ja laajuutta. Käy se läpi tilannekokouksissa ja tilanneraporteissa, jotta kaikki osalliset ovat tietoisia vastuualueistaan. Tämä vähentää myös yllätyksiä, jotka saattavat pysäyttää projektin tai vahingoittaa yhteistyösuhdetta.
• Pienemmissä projekteissa, joissa monimutkainen projektin riskirekisteri olisi ylimitoitettu, luo projektinhallintatyökaluusi kohde ja lisää riskit alakohteiksi. Näin voit seurata niitä kevyesti. Voit kirjoittaa ratkaisuja tai muuttuvia vakavuus- tai prioriteettitasoja koskevia kommentteja selkeämmin kuin Excel-laskentataulukossa.

Yleiset riskirekisterien sudenkuopat ja rajoitukset

Riskirekisterit auttavat projektipäälliköitä ennakoimaan ongelmia, mutta niillä on rajoituksensa. Ne eivät voi ennustaa jokaista riskiä, eikä mahdollisen ongelman pelkkä dokumentointi takaa, että se voidaan estää.

Tässä on joitakin yleisiä sudenkuoppia ja keinoja niiden välttämiseen:

• Liian monien vähäisen prioriteetin riskien seuranta: Ylikuormitettu rekisteri voi vaikeuttaa kriittisten uhkien tunnistamista. Keskity riskeihin, joilla on suurin mahdollinen vaikutus, ja aseta ne tärkeysjärjestykseen sen mukaisesti.
• Subjektiivisiin arvioihin luottaminen: Todennäköisyys- ja vaikutusarviot perustuvat usein yksilön harkintaan. Käytä yhdenmukaisia pisteytyskriteerejä ja osallista asiaankuuluvat sidosryhmät, jotta arvioista tulee luotettavampia.
• Riskien tunnistaminen ilman toimenpiteitä: Mahdollisten ongelmien luettelo ei suojaa projektiasi. Nimeä riskeille vastuuhenkilöt, määrittele reagointisuunnitelmat ja vahvista selkeät vastuut.
• Odottamattomien riskien huomiotta jättäminen: Mikään rekisteri ei voi kattaa jokaista mahdollista skenaariota. Kannusta jatkuvaan riskien tunnistamiseen ja pidä valmiussuunnitelmat ajan tasalla odottamattomien häiriöiden varalta.

Milloin riskirekisteri saattaa olla tarpeeton?

Kaikki projektit eivät tarvitse yksityiskohtaista, erillistä riskirekisteriä. Pienissä ja vähän monimutkaisissa projekteissa, joissa riippuvuuksia on vähän, projektinhallintaohjelmistoon sisältyvä yksinkertainen riskiseuranta tai tarkistuslista saattaa riittää.

Riskirekisterien ei myöskään pitäisi korvata ongelmalokeja, valmiussuunnittelua tai säännöllistä viestintää. Ne ovat tehokkaimmillaan osana laajempaa riskienhallintaprosessia, joka auttaa tiimejä reagoimaan epävarmuuteen sen sijaan, että ne vain dokumentoisivat sitä.

Mitä seuraavaksi?

Haluatko verkostoitua muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa ja jakaa resursseja sekä parhaita käytäntöjä? Liity jäsenyhteisöömme ja hanki käyttöoikeus yli 100 malliin, näytteeseen ja esimerkkiin sekä verkostoidu Slackissa satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa.