Kuinka tehdä resurssivajeanalyysi: 5 perusvaihetta
Huomioi puute: Kun ymmärrät projektiesi nykyiset ja tulevat resurssitarpeet, voit kohdentaa ja hankkia tarvittavat resurssit ennakoivasti ja strategisesti, jotta projektisi etenee sujuvasti.
Varhaiset varoitusmerkit: Mitä aikaisemmin havaitset resurssivajeet, sitä paremmin voit puuttua näihin ongelmiin ennakoivasti. Näin voit pienentää riskejä ennen kuin ne alkavat haitata projektin etenemistä.
Ohjelmisto on oikea ratkaisu: Resurssienhallintaohjelmisto on helpoin tapa tunnistaa ja täyttää projektiesi resurssivajeet, ja se voi tehdä tämän automaattisesti säästääkseen aikaasi ja vaivaasi.
Resurssivajeanalyysin tekeminen voi auttaa sinua projektipäällikkönä arvioimaan, mitä resursseja olet sitonut nykyiseen ja tulevaan työhön ja mitä resursseja tarvitset onnistuneen projektin toteuttamiseen.
Ymmärtämällä, mitä sinulla on käytettävissä, ja vertaamalla sitä siihen, mitä tarvitset, voit suunnitella toimenpiteet havaittujen vajeiden korjaamiseksi ja varmistaa, että sinulla on oikeat resurssit projektien tai hankkeiden saattamiseen päätökseen ajallaan, budjetin puitteissa ja sovitun laajuuden mukaisesti.
Mikä on resurssivajeanalyysi?
Resurssivajeanalyysi on resurssianalyysin vaihe, jossa tarkastelet käytettävissä olevia resurssejasi ja vertaat niitä tarvitsemiisi resursseihin. Näihin kuuluvat projektin henkilöstö ja tiimin jäsenet, laitteet, ohjelmistot sekä kaikki muut projektityön loppuun saattamiseen tarvittavat resurssit.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Resurssivajeanalyysia tehtäessä on myös tärkeää ottaa huomioon tiimisi taidot. Saatat esimerkiksi tarvita ensi kuussa kymmenen kokoaikaista tiimin jäsentä täyttämään sopimuksen tuntivaatimukset.
Jotkin projektit edellyttävät sekä suunnittelijoita että kehittäjiä, kun taas toiset saattavat tarvita enemmän kehitysresursseja. Sinun on ymmärrettävä, kuinka monta henkilöä työn loppuun saattaminen vaatii ja millaiset taidot heillä on oltava kaiken suunnittelemasi työn toteuttamiseksi.
Miksi resurssivajeanalyysi on tärkeä?
Resurssivajeanalyysi on tärkeä, koska se voi auttaa sinua tunnistamaan resurssien kohdentamisessa olevat vajeet sekä lyhyellä aikavälillä (mitä resursseja tarvitset seuraavan viikon tai kahden aikana) että pitkällä aikavälillä (mitä resursseja tarvitset seuraavan vuosineljänneksen aikana tai kuuden kuukauden sisällä).
Tässä on muutama lisäsyy tehdä resurssivajeanalyyseja säännöllisesti osana tavanomaisia liiketoimintaprosessejasi:
- Varmistaaksesi, että sinulla on oikeat resurssit suunnitellun työn loppuun saattamiseen: Säännöllinen resurssivajeanalyysi voi auttaa sinua ymmärtämään, onko sinulla oikeat resurssit suunnitellun (tai ennakoidun) työn toteuttamiseen. Jos esimerkiksi kuuden verkkosivustojen suunnittelu- ja kehitysprojektin on määrä alkaa seuraavan kolmen kuukauden aikana, onko sinulla riittävästi suunnittelijoita, kehittäjiä ja projektipäälliköitä työn toteuttamiseen?
- Palkataksesi oikeat ihmiset oikeaan aikaan: Jos teet resurssivajeanalyysin ennakoidusta työstä (projekteista, jotka odotat voittavasi tai aloittavasi tulevaisuudessa), näet, keitä saatat tarvita palkata ja milloin heidän tulisi aloittaa. Voit myös käyttää tässä vertailukohtana aiempia tietoja, jos se on tarkoituksenmukaista. Saat tietoa esimerkiksi siitä, kuinka kauan keskitason suunnittelijan palkkaamiseen kuluu verrattuna kokeneen suunnittelijan palkkaamiseen. Saatat myös hyötyä henkilöstövuokrausyritysten ohjelmistoista.
- Budjetoidaaksesi lisäresurssien hankkimisesta aiheutuvat tulevat kulut: Resurssivajeiden ja niiden korjaamiseen tarvittavan budjetin ymmärtäminen auttaa sinua käsittelemään asian ennen kuin budjetti lyödään lukkoon (ja välttämään johtoryhmän yllättämisen).
- Tasapainottaaksesi tiimisi jäsenten työkuormaa: Vaikka tiimin jäsenten projektityössä on normaalia vaihtelua, resurssivajeanalyysin tekeminen ja keskeisten suorituskykymittareiden (KPI:t) sekä henkilökohtaisen käyttöasteen kaltaisten mittareiden tarkastelu auttaa sinua jakamaan työtä tasaisemmin ja välttämään liian suuria vaihteluita. Kukaan ei pidä siitä, että kalenteri on täynnä kuuden tai useamman viikon ajan ja sen jälkeen joutuu olemaan kuukauden ilman tehtäviä.
- Ennakoidaksesi tulevissa töissä tarvittavat resurssit: Tekemällä resurssivajeanalyysin tulevasta työstä (työstä, jota et ole vielä saanut tai joka alkaa aikaisintaan kuuden kuukauden kuluttua) voit toimia ennakoivammin vajeiden täyttämiseksi. Onko projektin määrä alkaa kesällä? Harkitse tehtävien tai sopimustarpeiden julkaisemista keväällä, jotta sinulla on aikaa valita tehtävään paras henkilö.
Näin teet resurssivajeanalyysin
Tässä on vaiheittainen ohje resurssivajeanalyysin tekemiseen ja keräämiesi tietojen ymmärtämiseen.
1. Arvioi tiimin jäsenten saatavuus
Aloita arvioimalla tiimisi jäsenten saatavuus. Tämä voi olla niinkin helppoa kuin laskentataulukon laatiminen, jossa näkyy jokaisen tiimin jäsenen nimi ja se, kuinka monta tuntia hänellä on käytettävissään viikossa. Muista tätä tehdessäsi huomioida lomat ja PTO.
Vaikka et pystyisi ottamaan huomioon odottamattomia poissaoloja, kuten sairauspoissaoloja, surulomaa tai projektin loppuvaiheessa muuttunutta aikataulua, tämän pitäisi antaa melko hyvä käsitys nykyisen tiimisi kapasiteetista ja saatavuudesta projektityöhön. Tätä voidaan hallita helpommin käyttämällä työntekijäresurssien hallintaohjelmistoa.
2. Määritä tiimin jäsenet alustavasti
Seuraava vaihe on määrittää tiimin jäsenet alustavasti. Jos työskentelet toimistossa, jolla on useita asiakkaita ja jatkuvasti useita alustavia projekteja työn alla, tämä vaihe voi muodostua monimutkaiseksi.
Aloita parhaillaan sopimukseen perustuvasta työstä ja määritä tehtävät kaikille tiimin jäsenille. Voit myös määrittää mahdolliset projektityöt (työt, joita et ole vielä saanut tai joita ei ole vielä aloitettu) nähdäksesi, tarvitseeko sinun varata lisää projekteja vai hidastaa hieman tahtia, jotta tiimiä ei ylikuormiteta. Muista, että sinulla on myöhemmin toinen mahdollisuus tehdä tämä.
3. Tunnista puutteet
Kun olemassa oleva työ on jaettu ja nykyiset resurssisi on kaikki kohdennettu, etsi puutteita. Mikä on resurssien käyttöasteen nykytila ja miten se vertautuu tavoitetilaasi? Onko joillakin tiimin jäsenillä liikaa töitä ja joitakin hyödynnetään liian vähän?
Kun ymmärrät, missä puutteita on, voit laatia toimintasuunnitelman niiden korjaamiseksi (tämän prosessin seuraavassa vaiheessa).
4. Laadi suunnitelma puutteiden täyttämiseksi
Puutteiden täyttämiseen on kaksi pääasiallista tapaa: työmäärien tasapainottaminen nykyisten tiimin jäsenten kesken tai resurssien lisääminen (palkkaamalla uusia tiimin jäseniä tai lainaamalla heitä muilta tiimeiltä).
- Jos sinun on tehtävä tiimin jäsenten välistä kuormituksen tasapainottamista, aloita keskustelu tiiminvetäjien tai muiden projektipäälliköiden kanssa.
- Jos sinun on korjattava puute palkkaamalla uusi tiimin jäsen, keskustele asiasta henkilöstöhallinnon tai johdon kanssa. Esittele tunnistamasi puute ja sen täyttämiseen tarvitsemasi resurssin tyyppi.
Jos esimerkiksi tunnistat kehitystiimissä resurssipulan seuraavalle vuodelle tai sitä pidemmäksi ajaksi, saatat joutua palkkaamaan uuden kokoaikaisen kehittäjän. Jos analyysisi kuitenkin osoittaa resurssipulan kestävän lyhyemmän ajan (esimerkiksi muutamasta viikosta muutamaan kuukauteen), harkitse toimeksisaajan (tai freelancerin) käyttämistä puutteen väliaikaiseen täyttämiseen.
5. Ennusta tulevien projektien resurssitarpeet etukäteen
Kun kyse on tulevien projektien resurssitarpeiden ennustamisesta, noudata samoja vaiheita kuin lyhyen aikavälin resurssipulaa analysoidessasi ja selvitä, mitä sinulla on käytettävissä ja mitä tarvitset. Suhtaudu tähän varauksella – paljon voi muuttua ennen näiden projektien käynnistämistä.
Ihmiset voivat lähteä organisaatiosta, aikataulut voivat muuttua ja sidosryhmillä voi olla muita painopisteitä, joiden vuoksi resursseja on siirrettävä muille alueille (esimerkiksi uuden tuotteen tai palvelun parissa työskentelyyn).
Siitä huolimatta tunnista puutteet ennakoivasti ja suunnittele, miten niihin puututaan. Voit hyödyntää tulevaa työtä analysoidessasi oppimaasi strategisen resurssisuunnittelun tukena ja päätöksenteossa.
Resurssipula-analyysin työkalut
Voit helposti käyttää Google Sheetsia tai Exceliä resurssipula-analyysin mallin tai resurssisuunnittelumallin luomiseen, mutta saatavilla on paljon projektinhallintaohjelmistoja ja resurssien aikataulutusohjelmistoja, joita voit käyttää resurssipulaa analysoidessasi.
Jos olet huolissasi siitä, etteivät nykyiset prosessisi ole tehokkaita tai toimivia nykytilanteesi tarkasteluun ja asiakkaiden tai tilaajien tarpeiden täyttämisen varmistamiseen, yksi resurssien aikataulutustyökalujen tärkeimmistä hyödyistä on se, että ne on suunniteltu erityisesti tähän tarkoitukseen. Alta löydät joitakin suosikkiemme joukossa olevia resurssienhallintaohjelmistoja.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Resurssivajeanalyysin haasteet
Jotta saisit etumatkaa vajeanalyysin tekemiseen, kokosin yhteen yleisimmät kohtaamasi haasteet ja keinot, joilla voit selvitä niistä:
- Organisoinnin puute: Jos yritykselläsi ei ole keskitettyä projekti- ja resurssienhallintaa, resurssivajeanalyysin aloittaminen, saati loppuun saattaminen, voi olla vaikeaa. Kun kokoat yksinkertaisesti luettelon kaikista resursseista taulukkolaskentaan ja tarkastelet, miten ne on kohdennettu päivittäin tai viikoittain, saat hyvän lähtökohdan vajeiden havaitsemiseen ja tietoon perustuvien päätösten tekemiseen niiden täyttämisestä.
- Vaihtelevat suoritustasot: Kaikki eivät pysty suoriutumaan 100-prosenttisesti (tai paremmin) koko ajan, joten suoritustasojen vaihtelut voivat myös aiheuttaa resurssivajeita. Arvioitua kauemmin työskentelevillä tai lepäämään ja palautumaan toimistolta poissa olevilla tiimin jäsenillä voi olla suuri vaikutus.
- Liiketoimintastrategian muutokset: Merkittävät muutokset yrityksesi strategisiin tavoitteisiin voivat vaikuttaa resursointiin. Jos esimerkiksi siirryt tarjoamaan pelkän verkkosivustojen suunnittelun ja kehityksen sijaan myös verkkosivustojen ylläpitopalveluita, tarvitset lisää resursseja, joilla on erilaiset taidot kuin tiimilläsi ennestään. Vaikka siis voisit ”paperilla” resursoida kaikki projektisi, todellisuus voi olla toinen tarvittavien osaamisten erojen vuoksi.
- Ulkoiset tekijät: Toinen haaste ovat ulkoiset tekijät, jotka voivat vaikuttaa resurssirajoitteisiin. Uusille projektipäälliköille voi olla haastavaa ymmärtää, mitkä ulkoiset tekijät voivat vaikuttaa nykyiseen (ja suunniteltuun) suoritustasoon ja miten tämä saattaa liittyä resurssivajeisiin. Tiimin jäsen saattaa esimerkiksi tarvita pitkän sairausloman, asiakas tai sidosryhmän edustaja saattaa pyytää merkittävää muutosta työn tai projektin laajuuteen tai vanha tai tukematon teknologia voi aiheuttaa häiriöitä. Asiat, joihin et voi vaikuttaa, voivat vaikuttaa suoraan projektin resursointiin tai aiheuttaa poikkeamia resurssien suunnitteluprosessissa.
Lisää hyviä resursointikäytäntöjä yhteisössämme
Jos tarvitset kilpailuetua resurssienhallintaan, The Digital Project Manager -yhteisö saattaa olla juuri sitä, mitä etsit. Mallipohjamme ja työkalukoosteemme helpottavat tarvitsemasi resurssivajeanalyysin tekemistä. Ja jos jäät jumiin? Sadat aktiiviset ja kokeneet projektipäällikkömme voivat jakaa hyviä käytäntöjä tai lisäresursseja.
