3 asiantuntijavinkkiä projektinhallintaohjelmistosi suojaamiseen vuonna 2026
Kun tietomurroista ja hakkeroinnista kertovia otsikoita ja tarinoita on niin paljon, on luonnollista, että projektipäälliköt ovat huolissaan projektinhallintaohjelmistonsa turvallisuudesta. Saatat pohtia, ovatko tietosi alttiita riskeille ja riittääkö pelkästään yrityksesi tai toimistosi IT-osastoon luottaminen niiden suojaamiseksi.
Jotta sinä (asiakkaasi ja tiimisi) voisitte olla rauhallisin mielin, kokosin tämän oppaan projektinhallintaohjelmiston turvallisuuden parantamiseen. Jatka lukemista, niin voit levätä rauhallisin mielin tietäen, että tietosi ovat hyvin suojattuja.
Kuinka turvallinen projektinhallintaohjelmisto on?
Vastaus tähän kysymykseen vaihtelee työkalusta toiseen, mutta yleisesti ottaen jokainen projektinhallintatyökalu tarjoaa jonkinasteista kyberturvallisuutta tai tarkemmin sanottuna tietoturvaa sekä ominaisuuksia haavoittuvuuksien minimoimiseksi.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Tässä muutamia esimerkkejä:
- Wrikella on yksityiskohtainen turvallisuusasiakirja, jossa kuvataan heidän kattava lähestymistapansa turvallisuuteen. Se kattaa kaiken palvelinten turvallisuudesta siihen, miten henkilöstö käsittelee suojattuja tietoja.
- Asana kertoo, että yli 100 000 maailman innovatiivisimmista yrityksistä luottaa siihen tietojensa turvaamisessa. Sen luottamussivulla kerrotaan yksityiskohtaisesti esimerkiksi tietosuojan hallinnasta ja tiedonhallinnasta sekä esitellään kattavasti turvallisuuskäytäntöjä ja -ominaisuuksia.
- Viime vuosina suosituksi tullut ClickUp on myös julkaissut kokonaisen sivun turvallisuuskäytännöistään. Jos käytät jotakin muuta PM-työkalua, kannattaa tarkistaa, että sillä on ajantasainen turvallisuussivu, jotta ymmärrät, kuinka hyvin tietosi ovat suojattuja, ja voit varmistaa noudattavasi kaikkia tietosuojalakeja.
Toinen tärkeä huomioitava asia on oman verkkosi turvallisuus. Se vaikuttaa ohjelmistosi todelliseen turvallisuuteen valitsemasi ohjelmiston turvallisuusominaisuuksien lisäksi.
-
Celoxis
Visit WebsiteThis rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.4.5 -
Smartsheet
Visit WebsiteThis rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.4.5 -
Accelo
Visit WebsiteThis rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.4.4
Mitä turvallisuusominaisuuksia projektinhallintaohjelmisto tarjoaa?
Kun arvioit projektinhallintaohjelmistoa, selvitä yrityksen turvallisuusstandardit, käytettävissäsi olevat turvallisuusominaisuudet ja se, vastaavatko työkalun ominaisuudet ja käytännöt tarpeitasi.
Projektinhallintaohjelmistoista löytyvät yleensä seuraavat turvallisuusominaisuudet:
- Kaksivaiheinen tunnistautuminen: Tämä turvallisuustyökalu edellyttää, että käyttäjät kirjautuvat sisään salasanallaan ja toissijaisella tunnistautumismenetelmällä, kuten annettuun sähköpostiosoitteeseen tai puhelinnumeroon lähetettävällä koodilla tai tunnistautumissovelluksen avulla. Saatat nähdä ohjelmistoissa myös monivaiheisen tunnistautumisen vaihtoehtoja.
- Kertakirjautuminen (SSO): Suuremmat yritykset tai suuryritysorganisaatiot saattavat etsiä projektinhallintaohjelmistoa, jossa on kertakirjautumistoiminto. Tämä tarkoittaa, että käyttäjät kirjautuvat sisään samalla käyttäjätunnuksella ja salasanalla kuin yrityksen sähköpostiin tai muihin sovelluksiin.
- Roolipohjaiset käyttöoikeudet: Tämä mahdollistaa käyttöoikeuksien hallinnan käyttäjän järjestelmässä olevan roolin perusteella. Toisin sanoen käyttöoikeus projektisuunnitelmiin ja tietoihin rajoittuu siihen, mihin käyttäjällä on lupa. Jos käyttäjä yrittää käyttää projektia, johon hänellä ei ole käyttöoikeutta, hän näkee ilmoituksen luvattomasta käytöstä. Tämän tasoisen roolipohjaisen käyttöoikeuksien hallinnan määrittäminen voi viedä aikaa ja edellyttää valvontaa, mutta se on mielenrauhan vuoksi vaivan arvoista.
- Tietosuojakäytäntö: Vankka tietosuojakäytäntö, jota päivitetään säännöllisesti parhaiden käytäntöjen ja lakien kehittyessä, on aina hyvä ratkaisu. Euroopan unionin GDPR:stä muuttuviin osavaltioiden lakeihin asti haluat varmistaa, että projektinhallintaohjelmistosi pysyy muutosten mukana ja noudattaa säädöksiä.
Arkaluonteisten tietojen (ja kaikkien asiakastietojen) pitäminen turvassa ja luottamuksellisina on tärkeää kaikilla toimialoilla, mutta niiden asettaminen etusijalle on vieläkin tärkeämpää säännellyillä aloilla, kuten terveydenhuollossa, lääketeollisuudessa, rahoitusalalla ja vakuutusalalla.
3 asiantuntijavinkkiä tietojen turvaamiseen projektinhallintaohjelmistossa
Käytettävissä olevien projektinhallintaratkaisujen tyyppien ymmärtäminen voi auttaa sinua valitsemaan sellaisen, joka vastaa turvallisuusvaatimuksiasi.
Projektinhallintaohjelmiston tarjoamien turvallisuusominaisuuksien hyödyntämisen lisäksi voit lisätä seuraavia turvallisuustoimenpiteitä yleisiin prosesseihisi tai toimintatapoihisi varmistaaksesi projektitietojesi turvallisuuden ja suojauksen sekä välttääksesi altistumisen uusille haavoittuvuuksille.
1. Poista työntekijät heidän lähtiessään organisaatiosta
Vihje vaikuttaa melko itsestään selvältä, mutta en voi edes alkaa kertoa, kuinka monta kertaa tämä vaihe ohitetaan. Ainoastaan nykyisillä projektiryhmän jäsenillä pitäisi olla pääsy projektinhallintatyökaluun.
Henkilön sähköpostin käyttöoikeuden poistaminen hänen lähtiessään organisaatiosta ei välttämättä riitä. Jos entinen työntekijäsi tai alihankkijasi tietää salasanansa ja pääsee käyttämään kaksivaiheisessa tunnistautumisessa käytettyä puhelinnumeroa tai sähköpostiosoitetta, hänen on edelleen mahdollista päästä projektinhallintatyökaluusi ja sen sisältämiin tietoihin.
Alihankkijana tarkistan säännöllisesti pääsyni asiakkaiden työtiloihin ja voin vahvistaa, etteivät jotkut asiakkaistani poista käyttöoikeuksiani projektin päätyttyä. Tarvittaessa pyydän käyttöoikeuksieni poistamista.
2. Vältä asiakkaiden suoran pääsyn sallimista
Mitä harvemmalla ihmisellä on pääsy ohjelmistoosi, sitä turvallisempi se on. Harkitse sellaisen projektinhallintaohjelmiston käyttöä, jossa on asiakkaille tai ulkopuolisille sidosryhmille tarkoitettu vain luku -näkymä tai muunlainen roolipohjainen käyttöoikeuksien hallinta, jotta he eivät tarvitse omaa kirjautumistunnusta tai jotta he voivat sen tarvitessaan nähdä vain projektisuunnitelmat ja tiedot, jotka ovat heidän rooliensa kannalta olennaisia.
Tämä antaa tiimille mahdollisuuden työskennellä tehokkaammin ilman, että asiakkaat selailevat projektisuunnitelmaa, ja asiakkaat voivat silti nähdä, miten projekti edistyy ja mitä aikajanalla tapahtuu seuraavaksi.
3. Harkitse tietojen tai toimitettavien tuotosten salasanasuojausta
Projektin aikana sinulla ja tiimilläsi voi olla hallussanne luottamuksellisia tietoja, jotka on pidettävä visusti salassa.
Jotta nämä tiedot voidaan jakaa tehokkaasti ja turvallisesti koko projektiryhmälle, voit liittää ne projektinhallintajärjestelmässäsi tehtävään sen sijaan, että jakaisit ne sähköpostitse. Suojataksesi nämä asiakastiedot tai omistusoikeudelliset toimitettavat tuotoksesi harkitse sellaisen työkalun käyttöä, jonka toiminnot mahdollistavat salasanasuojauksen.
Tämä auttaa rajoittamaan pääsyn vain tarkoitetulle kohderyhmälle.
Asiantuntijan vinkki: Päivitä työkalusi! Yritystason projektinhallintajärjestelmät tarjoavat tehostettuja tietoturvaominaisuuksia ja varmistavat, että arkaluonteiset projektitiedot on suojattu luvattomalta käytöltä ja mahdollisilta tietomurroilta.
Liity mukaan saadaksesi lisää tietoa projektinhallintaohjelmistoista
Maailmanlaajuisen projektinhallintatyökalujen markkinoiden koko kasvaa tehokkaiden ja turvallisten projektinhallintatyökalujen lisääntyvän kysynnän myötä.
Tietoturvasta parempaan projektien suunnitteluun ja hallintaan – The Digital Project Manager -yhteisö on täällä resurssinasi. Riippumatta siitä, mitä kysymyksiä sinulla on tai mihin suuntaan haluat urallasi kehittyä, liittyminen DPM-jäseneksi auttaa sinua pääsemään tavoitteeseesi.
