4 strategiaa epärealististen projektin määräaikojen käsittelyyn
Ne voivat alkaa myynnin antamasta lupauksesta tai hiipiä vähitellen projekteihinne, mutta luulen, että voimme kaikki olla samaa mieltä siitä, että epärealistisista projektien määräajoista on tulossa yhä yleisempiä – uskallan jopa sanoa, että niitä odotetaan – niillä nopeatempoisilla toimialoilla, joilla työskentelemme.
Projektipäälliköt joutuvat tilanteisiin, jotka viime kädessä valmistavat meitä epäonnistumaan pakottamalla tiimit tekemään liikaa töitä saavuttaakseen määräajan, jolle ei monissa tapauksissa ole edes pätevää perustetta.
Minulla on paljon kokemusta strategioiden työstämisestä, jotta kaikki selviäisivät epärealistisista projektien määräajoista mahdollisimman vähäisin vaikutuksin.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Olen tukenut tiimien johtamista ja ollut myös eturintamassa vaikeissa keskusteluissa projektin sidosryhmien kanssa. Tällaiset keskustelut varmistavat, että kaikilla on tarvitsemansa edellytykset odotetun laatutason saavuttamiseen (jopa epärealistisesta projektin määräajasta huolimatta) ja onnistuneen projektin toimittamiseen.
Miten tietää, onko projektin määräaika realistinen
Projektien määräajat ovat mielipide- ja näkökulmakysymyksiä, ja asiakkaan painostaessa tiettyä päivämäärää tilanteeseen voi vaikuttaa moni asia.
Asiakkaan mielestä määräaika voi vaikuttaa realistiselta, koska hän ei välttämättä ymmärrä kaikkea, mitä tuotteen toimittaminen lopulliseen määräpäivään mennessä edellyttää.
Aloita näistä vaiheista:
- Laadi työvaiheiden käänteinen suunnitelma. Tunnista jokainen vaihe, joka on suoritettava käänteisessä järjestyksessä, jotta voit aluksi määrittää, onko aikataulu realistinen ja liittyykö siihen aikarajoitteita.
- Ymmärrä määräajan taustalla oleva syy. Mitkä ovat tämän hankkeen keskeiset tekijät tai virstanpylväät, jotta voit paremmin arvioida, miten voit toimittaa sen määräajassa? Taustalla voi olla tärkeä liiketoimintatarve, josta ei ole kerrottu. Tämä auttaa sinua määrittämään, mitä laajuudesta voidaan tarvittaessa karsia, jotta toimitus onnistuu asetetussa ajassa.
- Määritä jokaisen yksittäisen tehtävän tarvitsemat resurssit. Näin voit selvittää, tarvitsetko lisää resursseja, mutta myös sen, pystyykö alkuperäisesti määrätty tiimi todella tekemään työn ja voidaanko loppuunpalaminen välttää.
- Pyydä toinen henkilö tarkistamaan työvaiheiden käänteinen suunnitelma, resurssisuunnitelma ja projektisuunnitelma. Suunnittelija tai kehittäjä voi ehkä paremmin arvioida, voidaanko joitakin vaiheita ohittaa, riippuvuuksia poistaa, suorittamiseen tarvittavaa aikaa lyhentää tai tiettyjä vaiheita tai ketterän kehityksen ominaisuuskokonaisuuksia toteuttaa päällekkäin.
4 strategiaa epärealististen määräaikojen käsittelyyn
Tarkastellaan seuraavaksi muutamia strategioita, joiden avulla voit vahvistaa päättäväisyyttäsi vastustaa painetta ja pitää puolesi, samalla kun suhtaudut empaattisesti asiakkaan ja projektitiimin tarpeisiin.
1. Dokumentoi prosessi ja odotukset
Haluamme varmistaa, että kaikki ymmärtävät, miten pääsemme päätepisteeseen, jotta emme tuhlaa aikaa kaiken selvittämiseen matkan varrella. Et ehkä tunne hallitsevasi niitä tapahtumia tai olosuhteita, jotka johtivat määräajan asettamiseen, mutta voit hallita prosessia, jonka avulla pyrit saamaan toimituksen valmiiksi kyseiseen päivään mennessä.
Toimi näin:
- Määrittele selkeästi kaikkien roolit ja se, mitä heiltä odotetaan aloitustapaamisessa – sekä sisäiseltä tiimiltäsi että kaikilta asiakkaan puolella työskenteleviltä. Heilläkin on suuri merkitys määräajan saavuttamisessa. RACI on hyvä lähtökohta tähän.
- Luo prosessikartta, joka kuvaa, miten tiimi etenee kunkin vaiheen läpi.
- Luo hyväksyntäprosessi, jossa määritellään päivämäärät ja sidosryhmien vastuut. Näin asiakas on vastuussa omasta osuudestaan, eikä kaikki vastuu jää sinulle ja tiimillesi. Asiakkaan on oltava omalla puolellaan tiukka palautteen, hyväksyntöjen ja muiden resurssien suhteen, joita tämän epärealistisen projektin määräajan saavuttaminen saattaa edellyttää.
- Voit jopa luoda viestintäsuunnitelman, jotta kaikki tietävät, missä mitäkin tietoa viestitään ja keneltä mitäkin voi kysyä.
2. Lisää resursseja tai pienennä projektin laajuutta.
Yksi tai kaksi lisähenkilöä tiimissä voi olla juuri se, mitä tarvitset määräajan saavuttamiseen. Työskentele resurssipäällikkösi kanssa selvittääksesi, kuka muu voisi osallistua projektiin koko aikataulun ajan tai tietyissä vaiheissa. Yhdessä tekemällä unelmat toteutuvat 😁
Työskentele myös myyntiedustajasi ja asiakkaan kanssa laajuuden pienentämiseksi. Tämä voi tarkoittaa SOW:n MVP-versiota tai vaatimusta, että asiakas karsii sellaisia alemman prioriteetin ominaisuuksia, joiden ei ole välttämätöntä valmistua julkaisupäivään mennessä. Muista, että tämä johtaa joko kustannusten nousuun tai laskuun (projektinhallinnan kolmion mukaisesti) sen mukaan, mitä päätetään, joten sinun on käytävä tämä keskustelu asiakkaasi kanssa.
3. Työsuunnitelman määrätietoinen hallinta
Tiukkojen määräaikojen saavuttamiseksi sinun on oltava kaiken suhteen ajan tasalla ja varmistettava, että kaikki tiimin jäsenet, asiakas mukaan lukien, ovat myös. Epärealistisia määräaikoja voidaan lieventää ottamalla käyttöön toimivia useiden projektien hallinnan strategioita, joiden avulla työkuormia voidaan tasapainottaa tehokkaasti.
Seuraavien asioiden tekeminen useita kertoja viikossa auttaa sinua pysymään aikataulussa:
- Päivittäiset tilannepalaverit: Näihin voi osallistua myös asiakas, jotta saat palautetta reaaliajassa ja usein. Tämä tarkoittaa vähemmän esteitä, joihin tiimisi törmää tai jotka sinun on poistettava.
- Aikataulujen tarkistukset: Tee aikataulusta kannettavan tietokoneesi taustakuva, jos on pakko! On erittäin tärkeää tarkastella aikataulua ja katsoa jatkuvasti eteenpäin, jotta voit lieventää riskejä ja ennakoivasti poistaa mahdollisia esteitä, jotka estäisivät tiimiäsi suorittamasta tehtäviään vaaditussa ajassa.
- Prosessin tarkistukset: Selvitä vähintään viikoittain, miten tiimi etenee projektiprosessissa. Näin voit myös poistaa esteitä ennen kuin niiden korjaamisesta tai välttämisestä tulee liian vaikeaa lyhyessä ajassa.
- Arvioi jopa kaikkein vähäpätöisin tehtävä: Näin saat yksityiskohtaisen ja realistisen kuvan pienimmästäkin asiasta, joka voi saattaa aikataulusi vaara-alueelle. Projektinhallintatyökalut voivat olla hyödyllisiä tässä arvioinnissa ja seurannassa.
4. Viesti, viesti, viesti!
Tämä on erittäin tärkeää. Jos sinusta tuntuu, että nalkutat tiimisi jäsenille ja asiakkaille, toimit oikein. Haasta itsesi epämukavuusalueelle viestimällä liikaa.
Se on ainoa tapa varmistaa, että kaikki:
- Saavat kaiken, mitä tarvitsevat työskennelläkseen tehokkaasti
- Pysyvät ajan tasalla riskeistä ja esteistä
- Vastaavat siitä, mistä he ovat vastuussa. Tämä koskee myös asiakasta. Hän ei voi viivyttää projektia tai muuttaa laajuutta ja odottaa, että tiimisi ja sinä sitoudutte edelleen toteutuksiin, joista päätitte projektiaikataulun alussa.
- Puhuvat jatkuvasti aikataulusta, suunnitelman rakenteen taustalla olevasta syystä ja aikataulun lyhentämisen riskeistä. Mitä enemmän puhut siitä, sitä todennäköisemmin asia jää mieleen, ymmärretään ja nousee asiakkaan ja projektitiimin prioriteetiksi.
Mitä tehdä, jos projektin määräaika on täysin mahdoton
Olet esittänyt kysymykset ja muokannut prosessia ja aikatauluja, mutta et silti yksinkertaisesti saa sovittuja tuotoksia toimitettua määräaikaan mennessä. Olet ajanhallinnan velho, mutta jäljelle jää oikeastaan vain vaikea keskustelu asiakkaan kanssa siitä, miksi se on mahdotonta ja mitä olet tehnyt tämän johtopäätöksen saavuttamiseksi.
Sano vain ei.
Kyllä, sanoin juuri niin. Ajattelemme, ettemme saa sanoa ei, mutta se voi itse asiassa säästää kaikilta paljon aikaa, rahaa ja stressiä, jos voimme vain tukeutua laadukkaan tuotteen toimittamisen arvoon. Jotta voimme tehdä sen, tarvitsemme kuitenkin aikaa toteutukseen.
Epärealistiset odotukset ja epärealistiset aikataulut johtavat paljon useammin ongelmiin, jotka aiheuttavat projektin epäonnistumisen (opi välttämään epäonnistumisen täältä) kuin pelkkä ei:n sanominen. En väitä, että tämä olisi ensimmäinen vaihtoehtosi, mutta se kannattaa pitää mielessä, kun käsittelet muita strategioita epärealististen projektien määräaikojen hallintaan.
Projektinhallinnan kolmio
Projektinhallinnan kultainen kolmio tarkoittaa, että aika, laajuus ja kustannukset on tasapainotettava projektissa laadukkaan lopputuloksen saavuttamiseksi. Asiakas ei ehkä sovi organisaatiollesi, jos hän ei arvosta asiantuntemustasi niissä vaatimuksissa, joita hänen odottamansa laadukkaan lopputuloksen toimittaminen edellyttää.
Voit myös käyttää rautakolmioajattelua (jonka kolme pilaria ovat hyvä, nopea ja halpa) saadaksesi näkökantasi perille.
Jos haluat hyvän tuotteen nopeasti, se ei tule olemaan halpa. Jos haluat halvan tuotteen nopeasti, se ei tule olemaan laadukas.
Ymmärrän, että tähän strategiaan liittyy rajoitteita sen mukaan, kuinka paljon sinulla on valtaa, mutta puolusta tiimiäsi ja esitä johdolle syitä, miksi tällaisten epärealististen määräaikojen puitteissa toteutettavia projekteja ei ole hyväksyttävää ottaa jatkuvasti vastaan.
Olet puolivälissä
Kukaan ei tietenkään halua joutua tähän tilanteeseen, mutta olemme kaikki olleet siinä tai tulemme olemaan siinä jossain vaiheessa uraamme. Opimme kokemuksesta, ja se tekee meistä parempia PM:iä. Pystymme helpommin käymään asiakkaidemme kanssa vaikeita keskusteluja epärealistisista projektien valmistumispäivistä ja kaikesta muusta vastustuksesta, jota meidän on ehkä esitettävä. Sanoiko joku projektin laajuuden hallitsematon kasvu?
Kaikki tässä artikkelissa käsitelty vain kehittää niitä taitoja, jotka sinulla jo on, joten olet puolivälissä!
Jos työpaikallasi myydään projekteja epärealistisilla aikatauluilla tai määräajoista myöhästytään jatkuvasti, sinun kannattaa ottaa asia esiin huolenaiheena ja selvittää, miten se voidaan välttää.
Pyydä päästä mukaan myyntiprosessiin. Näin aikatauluasiantuntija voi arvioida toimituspäivämäärät (ja laajuuden hallinnan) ennakoivasti, jotta projektin voittamisen ja käynnistämisen jälkeen stressiä on vähemmän ja voitte kaikki hoitaa roolinne sujuvasti.
Löydät täältä lisää projektinhallintastrategioita, ja muista tilata The Digital Project Managerin uutiskirje saadaksesi lisää käytännön oppaita, joissa perehdytään projektinhallinnan yksityiskohtiin.
