5 projektinhallintaohjelmiston arviointikriteeriä 2026
Tiimisi käyttöön sopivan projektinhallintaohjelmiston valitseminen voi tuntua ylivoimaiselta. Tarjolla on paljon vaihtoehtoja, ja monissa niistä on näyttäviä ja houkuttelevia ominaisuuksia, jotka voivat vetää puoleensa.
Miten voit tehdä objektiivisen päätöksen siitä, mikä työkalu kannattaa valita? Tämä artikkeli esittelee projektinhallintaohjelmiston arviointikriteerejä päätöksentekoprosessisi helpottamiseksi.
5 projektinhallintaohjelmiston arviointikriteeriä
Seuraavassa on joitakin erityisiä tekijöitä, jotka kannattaa ottaa huomioon punnitessasi projektinhallintatyökalujen hyviä ja huonoja puolia:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
1. Keskeisten ominaisuuksien saatavuus
Ennen kaikkea valitsemassasi projektinhallintaohjelmistossa pitäisi olla ominaisuudet, jotka auttavat sinua ja tiimisi jäseniä projektin suunnittelussa ja toteuttamisessa.
Projektinhallintatyökalua ei kannata valita vain siksi, että se kuulostaa hienolta tai koska julkisuuden henkilö on suositellut sitä. Siinä on oltava ominaisuuksia, joista on sinulle hyötyä.
Tässä on joitakin projektinhallintaohjelmistolta etsittäviä ominaisuuksia:
- Tehtävienhallinta: Ohjelmiston pitäisi mahdollistaa tehtävien luominen, osoittaminen ja seuranta riippumatta siitä, noudatatko vesiputous-, ketteriä vai hybridimenetelmiä. Tämä auttaa projektin suunnittelussa, samoin kuin ominaisuudet, joiden avulla tehtävät voidaan priorisoida määräpäivien tai riippuvuuksien perusteella.
- Yhteistyökalut: Etsi toimintoja, kuten tiedostojen jakaminen ja asiakirjojen hallinta, kommentointi ja viestintä sekä ilmoitukset. Tarkista myös, sisältääkö ohjelmisto yhteistyötä helpottavia malleja.
- Ajanseuranta: Työkalussa pitäisi olla ominaisuudet tuntien kirjaamiseen ja tiimin työaikataulujen hallintaan.
- Resurssienhallinta: Etsi mahdollisuutta kohdentaa ja hallita resursseja projektien sisällä ja niiden välillä. Työnkulunhallintaohjelmisto voi auttaa tehostamaan prosesseja automaation avulla, ja projektien aikataulutusohjelmisto voi auttaa optimoimaan resurssien kohdentamista visualisoimalla aikatauluja, työkuormia ja riippuvuuksia.
- Budjetinhallinta: Ohjelmistossa tulisi olla työkaluja kulujen seurantaan ja projektikustannusten hallintaan. Myös koontinäyttöjen ja talousennusteiden kaltaiset ominaisuudet ovat hyödyllisiä.
- Raportointi ja analytiikka: On tärkeää, että ohjelmistolla voi luoda raportteja ja projektien koontinäyttöjä sekä saada tietoa projektien suorituskyvystä ja mittareista. Sinun pitäisi voida jakaa projektitietoja sidosryhmille sekä seurata projektin etenemistä ja onnistumista.
2. Integrointivaihtoehdot
Teknologiaa on tarjolla valtavasti. Eikö olisikin hienoa, jos ne voisivat toimia sujuvasti yhdessä ja tulla toimeen keskenään?
Oikea projektinhallintaohjelmisto tarjoaa kolmansien osapuolten integraatioita muiden sovellusten kanssa tai on ainakin yhteensopiva muiden työkalujen ja ohjelmistojen kanssa (esim. sähköposti, kalenterit, CRM jne.).
Jos sinulla ei vielä ole muita integroitavia ohjelmistoja, mahdollistaako ohjelmisto skaalautuvuuden niin, että voit lisätä integraatioita myöhemmin?
Integraatiot tekevät ohjelmistosta tiimillesi paitsi houkuttelevamman myös auttavat tehostamaan projektia. Esimerkiksi projektinhallintaohjelmiston integrointi kalenteriin auttaa varmistamaan, ettet jää paitsi tärkeistä projektikokouksista ja virstanpylväistä.
Moderniin yritystason projektinhallinnan tulkintaan kuuluu yleensä keskeisenä osana yhteen liitetty digitaalinen teknologiapino, jossa järjestelmät toimivat yhdessä saumattomien kaksisuuntaisten integraatioiden avulla.
3. Käytettävyys
Projektinhallintaohjelmiston tulisi olla intuitiivinen ja helppokäyttöinen. Toisin sanoen, löydätkö sovellusta käyttäessäsi helposti tarvitsemasi asiat?
Arvioi helppokäyttöisyyttä sen perusteella, miten sinä ja tiimisi suoriudutte tehtävistä ja hallinnoitte projekteja. Ovatko valikot helppokäyttöisiä? Voivatko käyttäjät suorittaa projektitehtävänsä nopeasti?
Myös uuden ohjelmiston käytön oppiminen vie aikaa. Projektitiimi saattaa tarvita koulutusta päästäkseen alkuun, joten varmista, että valitsemasi työkalu tarjoaa opastusvideoita, oppaita ja asiakastukea. Helppokäyttöisten projektinhallintasovellusten tarkastelu voi tarjota hyödyllisiä näkökulmia.
4. Saavutettavuus
Saavutettavuus on tärkeää ottaa huomioon, kun valitset projektinhallintaohjelmistoa, erityisesti jos jotkut tiimisi jäsenet työskentelevät etänä.
Varmista, että ohjelmisto tarjoaa mobiilikäytön, on pilvipohjainen ja sisältää tarvittaessa erillisen työpöytäsovelluksen. Onko ohjelmisto saatavilla iOS- ja Android-mobiilisovelluksina (kokeile näitä iPadin projektinhallintaohjelmistoja)?
Tarjoaako se työpöytäkäyttöön tarkoitettua projektinhallintaohjelmistoa Windows- ja macOS-käyttäjille? Onko se yhteensopiva eri alustojen kanssa? Arvioi ominaisuuksien ja suorituskyvyn yhdenmukaisuutta eri laitteissa ja käyttöjärjestelmissä, mukaan lukien pöytätietokoneet, tabletit ja älypuhelimet.
5. Hinta
Valitse projektinhallintaohjelmisto, joka ei riko budjettia (eli sopii organisaatiosi budjettiin).
Ohjelmiston kustannuksia arvioitaessa kannattaa ottaa huomioon muutama asia:
- Hinnoittelumalli: Selvitä hinnoittelurakenne (esim. perustuuko se tilaukseen vai kertamaksuun).
- Vastine rahalle: Arvioi kustannuksia suhteessa tarjolla oleviin ominaisuuksiin ja hyötyihin. Haluat varmistaa, ettet maksa liikaa ominaisuuksista, joita projektitiimisi ei tarvitse nyt tai lähitulevaisuudessa.
Projektinhallintaohjelmiston arviointiprosessi
Tutustutaan valintaprosessiin, jonka avulla voit arvioida, sopiiko ohjelmisto tarpeisiisi.
1. Erota tarpeesi ja toiveesi
Ensimmäinen vaihe on selvittää, mitä todella tarvitset. Sinä ja projektitiimi saatatte haluta näitä hienoja ja kiiltäviä ominaisuuksia, mutta keskity siihen, mitä projektitiimi todella tarvitsee. Houkuttelevia ominaisuuksia on paljon.
Mitkä ominaisuudet ovat tärkeitä tiimin päivittäisten tehtävien kannalta? Mitkä edellä mainitun luettelon kriteerit ohjelmiston on täytettävä? Kysy itseltäsi, tarvitsetko tiettyä ominaisuutta työsi tekemiseen ja vaikuttaako sen puuttuminen kielteisesti projektiin. Jos kielteisiä seurauksia ei ole, kyse on todennäköisesti toiveesta.
Varmista myös, että organisaatiosi käyttämä projektinhallintamenetelmäsi on ohjelmiston tukema.
Onko ohjelmistossa toimintoja, joiden avulla projekteja voidaan suunnitella vesiputousmallin, ketterän menetelmän tai hybridimenetelmän mukaisesti? Jos organisaatiosi pitää Gantt-kaavioista tai Kanban-tauluista, varmista, että ohjelmistossa on nämä ominaisuudet.
2. Määritä budjettisi
Kuten ABBA lauloi kuuluisassa kappaleessaan, ”rahaa, rahaa, rahaa….”: se on tärkeää ja vaikuttaa varmasti siihen, minkä ohjelmiston voit hankkia. Kuten projektin kohdalla, sinun on määritettävä budjetti hankittavalle ohjelmistolle.
Huomioi budjetissasi kaikki lisäkustannukset, kuten verot. Joskus ohjelmistotoimittajan tarjoamat lisäpalvelut, kuten koulutus ja asiakastuki, aiheuttavat myös lisäkustannuksia.
3. Tee esivalinta ja testaa ohjelmistoja
Kun olet tutustunut muutamaan eri ohjelmistotuotteeseen, käytä aikaa niiden testaamiseen. Monet ohjelmistotoimittajat tarjoavat ohjelmistoistaan maksuttomia kokeilujaksoja, jotta mahdolliset käyttäjät voivat kokeilla niitä ennen ostamista. Tässä on luettelo työkaluista, joilla on maksuttomia paketteja (sekä täysin maksuttomia projektinhallintaohjelmistoja).
Hyödynnä tätä mahdollisuutta luomalla testiprojekti, joka vastaa organisaatiosi tyypillistä projektia. Kokeile ominaisuuksia, joita tiimisi todennäköisesti käyttää. Onko prosesseja tai tehtäviä, joita et voi suorittaa? Onko ohjelmisto helppokäyttöinen?
Kun olet testannut muutamaa ohjelmistoa, rajaa valintasi kahteen tai kolmeen parhaaseen vaihtoehtoon. Valitse sen jälkeen ohjelmisto, joka vastaa parhaiten tiimisi tarpeita ja sopii budjettiin.
Tässä vaiheessa voit harkita projektinhallintaohjelmiston tarjouspyynnön (RFP) laatimista vaihtoehtojen rajaamisen helpottamiseksi. Kyseessä on muodollinen prosessi, jossa mahdolliset toimittajat esittelevät ratkaisunsa ja kuvaavat yksityiskohtaisesti, miten heidän työkalunsa voi vastata erityistarpeisiisi.
Parhaat projektinhallintaohjelmistot
Maailmanlaajuisten projektinhallintajärjestelmien markkinoiden kasvua vauhdittaa tehokkaiden projektinhallintatyökalujen kasvava kysyntä.
Ohjelmiston valinta organisaatiollesi ei ole asia, johon pitäisi suhtautua kevyesti. Se merkitsee usein pitkäaikaista sitoutumista, joka sitoo organisaatiosi tiettyyn toimittajaan.
Etkö tiedä, mistä etsiä projektinhallintaohjelmistoa? Ei hätää – kokosimme tämän kätevän luettelon ohjelmistoista ja toimittajista, jotta pääset alkuun.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Mitä seuraavaksi:
Jos olet parhaillasi tutkimassa projektinhallintaohjelmiston arviointikriteerejä, ota yhteyttä SoftwareSelect-neuvojaan saadaksesi maksuttomia suosituksia.
Täytät lomakkeen ja keskustelet lyhyesti, jolloin he perehtyvät tarpeidesi yksityiskohtiin. Sen jälkeen saat tarkasteltavaksesi ohjelmistojen esivalikoiman. He tukevat sinua jopa koko ostoprosessin ajan, mukaan lukien hintaneuvottelut.
