Mikä projektin elinkaari on: 5 vaihetta selitettynä
Viiden vaiheen tarina: Projekteilla on määritelty elinkaari, jonka aikana ne käyvät läpi projektin elinkaaren viisi vaihetta: aloittamisen, suunnittelun, toteutuksen, seurannan ja ohjauksen sekä päättämisen.
Työkalut työn tueksi: Hankkimalla käyttöösi sopivan projektinhallintaohjelmiston voit parantaa merkittävästi kykyäsi hallita näitä viittä vaihetta ja viedä projektin onnistuneesti päätökseen.
Selkeä tiekartta: Projektin elinkaaren noudattaminen varmistaa, että sinä projektipäällikkönä tiedät projektin missä tahansa vaiheessa, mitkä keskeiset toimenpiteet on tehtävä, jotta projekti pysyy aikataulussa ja etenee.
Epävarmuuden käsitteleminen: Riippumatta siitä, kuinka paljon epäselvyyttä tai epävarmuutta joudut käsittelemään (tai kuinka villejä käänteitä projekti ottaa), sinulla on luotettava rakenne, johon voit palata ja jonka avulla voit koota ajatuksesi uudelleen.
Kaikki projektit ovat väliaikaisia hankkeita, joilla on alku ja loppu. Ne käyvät läpi samat viisi projektinhallinnan vaihetta: käynnistämisen, suunnittelun, toteutuksen, seurannan ja ohjauksen sekä päättämisen. Kun projektin arvo on toimitettu, projekti lakkaa olemasta. Tätä kutsutaan projektin elinkaareksi.
Käyn läpi jokaisen elinkaaren vaiheen ja sen, miten voit soveltaa sitä projekteihisi. Keskeinen osa projektien onnistunutta hallintaa projektin elinkaaren aikana on se, että käytössäsi on oikeat projektinhallintaohjelmistot, jotka voivat tukea projektin jokaista vaihetta.
Mikä on projektin elinkaari?
Projektin elinkaari koostuu projektin vaiheista, jotka ovat tarpeen projektin tehokkaalle toteuttamiselle. Se määrittää projektin valmistumisen aikana läpikäytävien prosessien ja vaiheiden järjestyksen sekä kuvaa projektin korkean tason työnkulun.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
PMI (projektinhallintainstituutti) on määritellyt nämä viisi projektinhallinnan prosessiryhmää eli projektinhallinnan vaihetta, jotka yhdessä muodostavat projektin elinkaaren.
- Projektin käynnistäminen
- Projektin suunnittelu
- Projektin toteutus
- Projektin seuranta ja ohjaus
- Projektin päättäminen
PMI otti pohjimmiltaan itsestään selvän asian ja kutsui sitä projektin elinkaareksi. Tämä on projektien toteutuksen tosiasiallinen standardi, joka löytyy PMBOK-oppaan 7. painoksesta, joka on PMI:n 370-sivuinen projektinhallinnan tietoperusta (PMBOK). (On syytä huomata, että ketteriä menetelmiä, kuten Scrum-menetelmää, noudattavien projektien elinkaari voi olla erilainen.)
Se on todella pitkä ja, suoraan sanottuna, tappavan tylsä lukukokemus, joten tässä on tiivistetty erittely kustakin projektinhallinnan vaiheesta sekä kaikki tärkeät opit.
Projektin elinkaaren 5 vaihetta
Alla käyn läpi jokaisen elinkaaren vaiheen ja selitän, mitä kussakin projektinhallinnan viidessä vaiheessa tapahtuu.
1. Projektin käynnistämisvaihe
Käynnistäminen on projektin elinkaaren ensimmäinen vaihe, ja siihen kuuluu projektin aloituskokouksen järjestäminen tiimin ja asiakkaan kanssa sekä heidän sitoutumisensa hankkeen aloittamiseen.
Kokoat yhteen kaikki saatavilla olevat tiedot määrittääksesi projektin laajuuden, kustannukset ja resurssit. Käynnistämisvaiheen tavoitteena on ottaa projektin (joskus) väljä toimeksianto ja ymmärtää, mitä projektin on tehtävä ja saavutettava onnistuakseen.
Tämä edellyttää yleensä projektin sidosryhmien tunnistamista ja sen varmistamista, että kaikilla on sama käsitys projektin luonteesta ja sen erityisestä liiketoimintaperustelusta – ongelmasta, jota projekti yrittää ratkaista.
Tämän projektin käynnistämisvaiheen aikana päätät myös, onko liiketoimintaperustelun toteuttaminen mahdollista. Projektipäällikkönä sinun on tehtävä riittävä konseptin toimivuuden osoittamiseen liittyvä tutkimus projektin tavoitteiden määrittämiseksi ja ehdotettava sitten ratkaisua niiden saavuttamiseksi.
Projektin käynnistämisen keskeiset vaiheet
- Laadi projektin perustamiskirja: Mikä on tämän projektin visio, tavoite ja päämäärä?
- Tunnista korkean tason laajuus ja tuotokset: Mikä tuote tai palvelu on toimitettava?
- Tee toteutettavuustutkimus: Mikä on ensisijainen ongelma ja mitkä ovat sen mahdolliset ratkaisut?
- Arvioi alustavasti korkean tason kustannukset ja laadi liiketoimintaperustelu: Mitkä ovat ratkaisun kustannukset ja hyödyt?
- Tunnista sidosryhmät: Keihin tämä projekti vaikuttaa, miten se vaikuttaa heihin ja mitä he tarvitsevat?
PRINCE2- tai PMI-menetelmissä edellä mainittu kootaan tyypillisesti projektin aloitusasiakirjaan (PID), mutta toimistossa se kirjataan yleensä alustavaan työn määrittelyyn (SoW).
2. Projektin suunnitteluvaihe
Kun olet saanut aloitusvaiheessa luvan edetä, voit aloittaa projektin suunnittelun yleensä käyttämällä Gantt-kaaviotyökalua tai yleisempää projektinsuunnittelutyökalua.
Suunnitteluvaiheessa määrittelet kaikki tehtävät työt ja laadit etenemissuunnitelman, jota noudatat projektin loppuajan. Päätät, miten toteutat projektin, ja vastaat seuraaviin kysymyksiin:
- Mitä tarkalleen ottaen aiomme tehdä?
- Miten aiomme tehdä sen?
- Milloin aiomme tehdä sen?
- Mistä tiedämme, milloin olemme valmiita?
Tässä projektinhallinnan vaiheessa sinun on päätettävä, miten sinä ja tiimisi saavutatte projektin tavoitteet. Tavoitteita kannattaa arvioida kolmen kriteerin avulla: ovatko ne mahdollisia, innostavia ja laajavaikutteisia?
- Mahdollinen: Tavoittele jotain saavutettavissa olevaa. Kysy itseltäsi: sopiiko tämä ratkaisu budjettiin? Onko tiimilläni kyky toteuttaa tämä? Onko meillä riittävästi aikaa? Epärealististen tavoitteiden asettaminen johtaa epäonnistumiseen.
- Innostava: Projektit ovat vaativia, joten haluat tiimin, joka on siihen henkisesti sitoutunut. Kysy itseltäsi: voiko tiimisi innostua tästä projektista? Voiko se yhdistää tiimin jäsenet yhteistyöhön ja saman tavoitteen saavuttamiseen? Vaikka heidän tehtävänsä on tehdä, mitä heiltä pyydät, kukaan ei halua panostaa johonkin, mitä ei koe merkitykselliseksi.
- Laajavaikutteinen: Onko tällä mahdollisuuksia muuttua mullistavaksi menestykseksi? Onko se täydellinen ratkaisu sinulle annettuun ongelmaan vai ainoastaan tilapäinen paikkaus? Voidaanko sitä kehittää ja parantaa niin, että siitä tulee pysyvä toimintatapa?
Pidän tästä tavoitteiden arvioinnissa käytettävästä kolmen P:n näkökulmasta, mutta saatat tuntea myös CLEAR-tavoitteiden asettamisen periaatteen: yhteistyöhön perustuvia, rajattuja, tunteisiin vetoavia, arvostettavia ja muokattavia tavoitteita.
Suunnitteluvaiheen tuloksena syntyy projektisuunnitelma, jossa kuvataan projektin toiminnot, tehtävät, riippuvuudet, aikataulu ja kustannukset. On myös järkevää laatia suunnitelma resursseille, laadulle, riskeille, hyväksymiskriteereille, viestinnälle ja hankinnoille.
Projektin suunnittelun tärkeimmät vaiheet
- Luo projektinhallintasuunnitelma: määritä vaiheet, tehtävät, rajoitteet ja projektiaikataulu sekä laadi projektin aikajana, jossa hyödynnetään työn ositusrakennetta (WBS) ja Gantt-kaaviota.
- Luo taloussuunnitelma: laadi projektibudjetti ja kustannusarvio sekä suunnitelma budjetin jakamisesta resurssien ja osastojen kesken
- Luo resurssisuunnitelma: kokoa loistava tiimi ja rekrytoi sekä aikatauluta projektiin tarvittavat resurssit resurssienhallintaohjelmistossasi
- Luo laatusuunnitelma: aseta laatutavoitteet ja mittarit
- Luo riskisuunnitelma: tunnista mahdolliset riskit, oletukset, ongelmat ja riippuvuudet, nimeä vastuuhenkilö ja laadi lieventämissuunnitelma siitä, miten vältät ne tai selviät niistä
- Luo hyväksymissuunnitelma: määritä kriteerit sille, mikä katsotaan valmiiksi ja toimitetuksi
- Luo viestintäsuunnitelma: listaa sidosryhmäsi ja suunnittele viestinnän rytmi projektin viestintätyökalussa
- Luo hankintasuunnitelma: etsi tarvittavat kolmannen osapuolen toimittajat ja sovi ehdoista
3. Projektin toteutusvaihe
Tässä projektin elinkaaren vaiheessa pääset vihdoin toteuttamaan loistavaa projektisuunnitelmaasi. Otat resurssit mukaan projektiin, perehdytät heidät, määrität pelisäännöt ja tutustutat heidät toisiinsa. Sen jälkeen kaikki ryhtyvät tekemään suunnitelmassa määritettyä työtä. Helppoa kuin heinänteko (ainakin teoriassa).
Projektipäällikkönä siirryt projektista puhumisesta ja dokumentaation laatimisesta siihen, että saat vihreää valoa toteutusvaiheen aloittamiseen. Nyt johdat tiimiä ja ohjaat sitä kohti toimitusta. Aikasi kuluu tiedotustilaisuuksiin, kokouksiin ja katselmointeihin, ja pidät projektin aikataulussa sen edetessä projektisyklin loppuvaiheiden läpi.
Projektin toteutuksen tärkeimmät vaiheet
- Tiimin johtaminen: luo visio onnistumisesta ja anna tiimille mahdollisuus saavuttaa se
- Luo tehtävät: määritä selkeästi, mitä on tehtävä, sekä kunkin projektitehtävän kriteerit
- Tehtävien ohjeistus: varmista, että tiimi tietää tarkasti, mitä sen on tehtävä ja milloin
- Asiakkuuden hallinta: työskentele asiakkaan kanssa varmistaaksesi, että tuotokset ovat hyväksyttäviä
- Viestintä: varmista, että tiedotat oikeille ihmisille ja päivität heidän tietonsa oikeaan aikaan oikean kanavan kautta
4. Projektin seuranta- ja ohjausvaihe
Tämä projektinhallinnan vaihe sisältää suorituskyvystä raportoimisen, projektin seurannan ja ohjaamisen. ( Projektin tilaraportin etenemissuunnitelmamme opastaa sinua koko raportointiprosessin läpi. Useimmilla ohjelmistotyökaluilla voit automatisoida sen ainakin jossain määrin.)
Se tarkoittaa sen varmistamista, että projekti etenee suunnitelman mukaisesti. Jos näin ei ole, sitä ohjataan etsimällä ratkaisuja, joiden avulla se saadaan takaisin raiteilleen. Seuraat ja ohjaat projektia jollakin tavalla projektin elinkaaren kaikissa vaiheissa.
Ensinnäkin tämä tarkoittaa tietojen keräämistä (jotka yleensä saadaan projektinhallintaohjelmiston työaikakirjauksista ja raporteista), jotta edistymistä voidaan seurata tehokkaasti suhteessa alkuperäiseen suunnitelmaan.
Toiseksi otat tiedot ja vertaat niitä projektin yleiseen etenemiseen, välitavoitteiden ja tehtävien valmistumiseen, budjetin käyttöön sekä alkuperäisessä suunnitelmassa varattuun aikaan. Vertaamalla toteutuneita tietoja suunnitelmaan voit selvittää, saavutatko aikataulua, kustannuksia, laatua ja onnistumisen mittareita tai keskeisiä suorituskykymittareita (KPI:t) koskevat tavoitteet.
Kun huomaat, etteivät asiat etene aivan suunnitelman mukaan (harvoin ne etenevät), sinun on selvitettävä, miten voit muuttaa suuntaa niin, että pystyt edelleen toimittamaan asiakkaan toiveita vastaavan lopputuloksen ja pysymään budjetin, aikataulun ja laatuvaatimusten rajoissa.
Projektin seurannan ja hallinnan keskeiset vaiheet
- Kustannusten ja ajan hallinta: Tarkista työaikakirjaukset ja kulut, jotta voit kirjata, hallita ja seurata niitä suhteessa projektin budjettiin, aikatauluun ja tehtäviin
- Laadunhallinta: Tarkista projektin tuotokset ja varmista, että ne täyttävät määritellyt hyväksymiskriteerit
- Riskienhallinta: Seuraa, hallitse ja lievennä mahdollisia riskejä ja ongelmia
- Hyväksynnän hallinta: Suorita käyttäjähyväksyntätestaus ja luo tarkistusjärjestelmä, jolla varmistetaan, että kaikki tuotokset vastaavat asiakkaan tarpeita
- Muutostenhallinta: Kun projekti ei etene suunnitelman mukaan, hallitse hyväksyttävien muutosten prosessia varmistaaksesi, että asiakas on tyytyväinen tarvittaviin muutoksiin
5. Projektin päättämisvaihe
Projektin elinkaaren päättämisvaiheessa projekti on käytännössä ohi ja työsi projektipäällikkönä päättyy. Projekti ei kuitenkaan ole vielä täysin valmis.
Projektin alasajon ja päättämisen aikana järjestä projektin jälkeinen katselmus tai jälkiarviointi, jossa käsitellään projektin ja tiimin vahvuuksia ja heikkouksia, sitä mikä meni pieleen tai ei sujunut odotetusti sekä sitä, miten tulevia projekteja voidaan parantaa.
Tämä voi olla yksi projektinhallinnan palkitsevimmista vaiheista, sillä se tarjoaa erinomaisen tilaisuuden huomioida ja tunnustaa arvokkaiden tiiminjäsenten panos sekä juhlistaa onnistumisia.
Projektin päättämisen keskeiset vaiheet
- Projektin suorituskyvyn analyysi: Tämä on arvio siitä, kuinka hyvin projektia hallittiin ja olivatko alkuperäiset kustannus- ja hyötyarviot tarkkoja. Ilmenikö ennakoimattomia riskejä? Mitä ongelmia ilmeni ja kuinka hyvin ne ratkaistiin? Muutettiinko projektisuunnitelmaa, ja miten?
- Tiimin analyysi: Tekivätkö kaikki sen, mitä heidän oli määrä tehdä? Olivatko he innostuneita ja motivoituneita? Toimivatko he huolellisesti ja vastuullisesti? Oliko projektitiimin sisäinen viestintä tervettä ja rakentavaa?
- Projektin päättäminen: Suorita tehtävät, joita tarvitaan projektin viralliseen päättämiseen. Tähän kuuluu toimittajasopimusten päättäminen, sopimusten hyväksyminen ja kaikkien tarvittavien projektidokumenttien luovuttaminen.
- Toteutuksen jälkeinen katselmus: Kirjaa muodollinen analyysi onnistumisista ja epäonnistumisista, niistä saaduista opeista sekä tulevaisuutta koskevista ehdotuksista. Jokaisen onnistuneen projektin päätteeksi opit, että parantamisen varaa on aina.
Miksi projektin elinkaari on tärkeä?
Vaikka projektinhallinnan sykli ei ehkä kuulosta kovin kiinnostavalta, se on tärkeä, koska me projektipäälliköt johdamme ja edistämme sen toteutumista.
Kaikkiin projekteihin liittyvät vaiheet ovat yleensä samat: määritä projektin tavoitteet, luo tavoitteiden saavuttamista tukeva projektisuunnitelma ja pane sitten asiat tapahtumaan niiden saavuttamiseksi.
Eri projektipäälliköt tai toimistot saattavat käyttää hieman erilaisia termejä kuvaamaan projektin elinkaaren vaiheita, mutta pohjimmiltaan ne ovat melko lailla samanlaisia.
Projektin elinkaari tarjoaa projektipäälliköille vaiheet, joita seurata projektien aikana. Se määrittää, mistä aloitetaan ja mihin siirrytään seuraavaksi projektin kussakin vaiheessa. Riippumatta siitä, kuinka hulluiksi asiat muuttuvat, käytettävissäsi on aina luotettava rakenne, johon voit palata ja jonka avulla voit koota ajatuksesi.
Kun projektin elinkaari monimutkaistuu
Projektinhallinnan projektin elinkaari on yksinkertainen, eikö niin? Ei tietenkään! Sekä yksinkertaisiin että monimutkaisiin projekteihin liittyy paljon muuttujia ja runsaasti harmaita alueita.
Pyydä neuvoja ja apua sadoilta muilta digitaalisten projektien projektipäälliköiltä liittymällä jäseneksi ja osallistumalla keskusteluun Slackissa! Saat myös käyttöösi yli 100 projektiasiakirjojen mallia, näytettä ja esimerkkiä, jotka säästävät aikaasi ja parantavat projektisi onnistumisen mahdollisuuksia.
