Projektin arvioinnin tekeminen: vinkit ja hyödyt
Tiedätkö sen tunteen, kun olet juuri saanut projektin päätökseen? Olet uupunut, ylpeä ja innostunut, ja ennen kaikkea valmis siirtymään seuraavaan haasteeseen. Mutta yksi tärkeä vaihe on vielä jäljellä: projektin arvioinnin tekeminen.
Tässä artikkelissa käsittelen projektien arvioinnin monia hyötyjä, käytännön vinkkejä siihen, miten ja milloin arviointi kannattaa tehdä, sekä sitä, miten projektinhallintaohjelmisto voi auttaa.
Mitä projektin arviointi tarkoittaa?
Projektin arviointiprosessissa arvioidaan ja analysoidaan järjestelmällisesti projektin suorituskykyä, tuloksia ja vaikutuksia ennalta määriteltyjen tavoitteiden ja kriteerien perusteella.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Miksi projektin arviointi on tärkeää? Se on arvokas väline retrospektiivisen oppimisen kannalta. Arvioinnin tekeminen auttaa pohtimaan projektin kokonaissuoriutumista, tunnistamaan kehityskohteita ja tekemään perusteltuja päätöksiä tulevista projekteista.
Tehokkaisiin projektinhallintastrategioihin kuuluu jatkuva arviointi, jolla varmistetaan projektin tavoitteiden saavuttaminen ja kehityskohteiden tunnistaminen.
Muista: Tarkka projektin seuranta tuottaa tarvittavat tiedot projektin suorituskyvyn arviointiin ja tulevien päätösten tueksi.
Milloin projektin arviointi kannattaa tehdä?
Projektin arviointi ei ole vain tehtävä, joka rastitaan suoritetuksi – se on tärkeä osa projektinhallintaprosessia. Arviointeja ei myöskään tehdä vain projektien lopussa tapahtuvaa pohdintaa varten. Projektin arviointi auttaa muodostamaan yksityiskohtaisen kuvan siitä, mitä projektin aikana on odotettavissa, miten projekti etenee ja miten asioita voidaan parantaa seuraavalla kerralla.
Voit arvioida projektiasi milloin tahansa, mutta se on erityisen tärkeää projektin elinkaaren kolmessa keskeisessä vaiheessa.
Projektia edeltävä arviointi
Kun laadit projektin perustamiskirjaa, sinun tulee arvioida projektin toteuttamiskelpoisuus ja jakaa se tiimin jäsenten sekä sidosryhmien kanssa. Ennen etenemistä projektia edeltävä arviointisuunnitelma varmistaa, että pystyt perustelemaan projektin merkityksellisyyden, hyödyt ja vaikuttavuuden.
Projektia edeltävässä arvioinnissa täydennetään käytännössä kaikki projektin perustamiskirjaan sisältyvät tiedot, kuten:
- Projektin tavoitteet
- Projektin laajuus
- Vastuut
- Mahdolliset riskit
- Budjetti
Nämä tiedot muodostavat perustan projektin hyväksynnälle ja sen perustelemiselle.
Projektia edeltävät arvioinnit eroavat projektin aikana tehtävistä ja projektin jälkeisistä arvioinneista, joissa keskitytään enemmän korjaavien toimenpiteiden tekemiseen joko projektin aikana tai sen päätyttyä.
Projektin jatkuva arviointi
Sinun tulee arvioida projektejasi jatkuvasti reaaliajassa koko projektin elinkaaren ajan, jotta voit varmistaa niiden etenemisen suunnitelmien mukaisesti sekä kaikkien aikataulu- ja budjettitavoitteiden saavuttamisen. Aiemmin määrittämäsi KPI-mittarit (keskeiset suorituskykymittarit) toimivat arvioinnin perustana tässä vaiheessa. Projektinhallintaohjelmiston käyttö voi myös helpottaa tätä prosessia huomattavasti, sillä se varmistaa kaikkien tietojesi keskitetyn saatavuuden.
Projektin jälkeinen arviointi
Projektin päätyttyä, kun tuotokset on toimitettu, projekti suljettu ja opituista asioista keskusteltu sekä ne dokumentoitu, sinun tulee käydä läpi kaikki asiakirjat ja analysoida kaikki asiaankuuluvat tiedot. Tämä auttaa tunnistamaan, mikä toimi ja mikä meni pieleen, jotta saat selkeän kuvan tulevien projektien kehittämisestä.
Kaksi yleistä projektin arviointimenetelmää
Voit käyttää näitä kahta tehokasta arviointimenetelmää projektin eri vaiheissa.
Kehittävä arviointi
Tässä arviointimenetelmässä kerätään palautetta ja analysoidaan tietoja projektin ollessa käynnissä. Projektin suunnittelu- ja toteutusvaiheessa kehittävä arviointi voi auttaa seuraavissa asioissa:
- Palautteen ja ohjauksen antaminen projektin suorituskyvyn ja tulosten parantamiseksi
- Ongelmien tunnistaminen projektin aiemmassa vaiheessa
- Tarvittavien mukautusten tekeminen projektin onnistumisen varmistamiseksi
Summatiivinen arviointi
Summatiivisen arvioinnin avulla voit arvioida projektisi kokonaisvaikutusta ja tehokkuutta, kun projekti on saatu päätökseen. Tämä arviointitapa voi auttaa seuraavissa asioissa:
- Sen mittaamisessa, kuinka hyvin projektin tavoitteet saavutettiin
- Saavutettujen tulosten kuvaamisessa
- Tulevan päätöksenteon ohjaamisessa
Projektin arvioinnin toteuttaminen
Siirrytään nyt neljään olennaiseen vaiheeseen, joita tarvitaan projektien tehokkaaseen arviointiin. Nämä vaiheet auttavat ensisijaisesti käynnissä olevien projektien ja projektin jälkeisten arviointien toteuttamisessa.
Vaihe 1: Arviointikriteerien määrittäminen
Projektin arvioinnin ensimmäinen vaihe on selkeiden arviointikriteerien määrittäminen. Näillä ohjeilla varmistetaan, että projektityösi vastaa projektin tavoitteita, päämääriä, laajuutta ja odotettuja tuloksia. Erityisten arviointikriteerien määrittäminen varmistaa, että arviointisi on kohdennettu, tarkoituksenmukainen ja merkityksellinen.
Muista käyttää KPI-mittareita (keskeiset suorituskykyindikaattorit), joiden avulla voit mitata onnistumista, kuten:
Takaisinmaksuajan analyysi. Tällä mitataan aikaa, joka tarvitaan projektiin tehdyn alkuperäisen nettosijoituksen takaisin saamiseen. Ajattele sen mittaavan projektiin liittyvää investointiriskiä.
- Laskelma: Takaisinmaksuaika = Sijoituksen määrä ÷ vuotuinen kassavirta
- Vinkki: Tavoitteena on lyhyempi takaisinmaksuaika.
Kirjanpidollinen tuottoaste (ARR). Tällä KPI-mittarilla mitataan projektin taloudellista tuottoa.
- Laskelma: Kirjanpidollinen tuottoaste = Vuotuinen nettotulo ÷ alkuperäinen sijoitus
- Vinkki: Sijoitukset, joiden ARR on korkeampi, ovat todennäköisesti parempia.
Nettonykyarvo (NPV). Tällä lasketaan kaikki odotetut tulevat kassaan- ja kassastamaksut projektin odotetun nettomääräisen voiton tai tappion määrittämiseksi.
- Laskelma: NPV = Odotettujen kassavirtojen tämänhetkinen arvo − Sijoitetun käteisen tämänhetkinen arvo.
Vaihe 2: Olennaisten projektitietojen kerääminen
Projektia koskevien olennaisten määrällisten ja laadullisten tietojen kerääminen auttaa muodostamaan kattavan kuvan projektisi suorituskyvystä, mikä on olennaista odotuksiin vertaamisen kannalta.
- Määrälliset tiedot: Tällaisilla tiedoilla tunnistetaan mitattavia asioita, kuten kuinka monta, kuinka paljon tai kuinka usein.
- Laadulliset tiedot: Tällaisilla tiedoilla selvitetään tiettyjä käyttäytymiseen liittyviä asioita, kuten miksi, miten tai mitä tapahtui.
Olennaisia tiedonkeruun lähteitä voivat olla esimerkiksi:
- Projektidokumentaatio (projektin tavoitteet, päämäärät, tuotokset ja mittarit)
- Suorituskykyraportit
- Aiemmat arviointiraportit
- Sidosryhmien palaute
- Kyselyt ja haastattelut
- Fokusryhmät
- Tapaustutkimukset
- Toimialan vertailuarvot
Vaihe 3: Tietojen huolellinen analysointi
Kun olet kerännyt tietosi, on aika analysoida ne. Tässä prosessissa tarkastellaan tietojen kehityssuuntia, malleja ja suhteita keskeisten havaintojen ja johtopäätösten tunnistamiseksi. Tämä auttaa sinua löytämään projektiin liittyvät vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja uhat.
Tämä on erityisen tärkeää korjaavien toimenpiteiden tekemiseksi projektien aikana ja harkittujen päätösten tekemiseksi tulevista hankkeista.
Suurten tietomäärien läpikäyminen ja sen määrittäminen, mihin kannattaa keskittyä, voi tuntua ylivoimaiselta. Suosittelen hyödyntämään projektin tavoitteita ja tuloksia perustana tarvitsemasi tiedon tyypin määrittämisessä.
Vaihe 4: Johtopäätösten tekeminen
Tee tietojen analyysin perusteella johtopäätöksiä projektin suorituskyvystä, vaikutuksesta ja tavoitteiden saavuttamisen onnistumisesta. Tunnista esimerkiksi seuraavat asiat:
- Keskeiset havainnot
- Opitut asiat
- Kehittämiskohteet
Nämä johtopäätökset ovat tarpeen korjaavien toimenpiteiden tukemiseksi ja tietoon perustuvien päätösten tekemiseksi tulevissa projekteissa. Kaikista johtopäätöksistä ja korjaavista toimenpiteistä tulisi keskustella kaikkien sidosryhmien kanssa ja jakaa ne keskitetysti, mieluiten projektinhallintaohjelmiston kautta. Tässä kohtaa KPI-mittarit auttavat selvittämään, kuinka hyvin projektisi suoriutuu ja mitä sinun on muutettava tulevaisuudessa projektin toteutuksen parantamiseksi.
5 projektin arvioinnin hyötyä
Projektien arviointi on olennaista virheistä oppimiseksi ja onnistuneiden projektien toteuttamiseksi tulevaisuudessa. Tässä on joitakin merkittäviä projektin arvioinnin hyötyjä.
1. Parhaiden käytäntöjen kehittäminen
Projektin arvioinnin avulla voit tunnistaa ja dokumentoida parhaat käytännöt, jotka ovat edistäneet projektin onnistumista. Näin yrityksesi voi toistaa näitä parhaita käytäntöjä tulevissa projekteissa suorituskyvyn ja tulosten parantamiseksi.
Yritysten on tärkeää kehittää, dokumentoida ja viestiä kaikista parhaista käytännöistä henkilökohtaisesti. Jotta kaikki pysyvät jatkossa samalla sivulla, on myös ylläpidettävä keskitettyä parhaiden käytäntöjen tietovarastoa, johon jokainen voi tutustua milloin tahansa johdonmukaisuuden varmistamiseksi.
2. Oppimisen ja jatkuvan parantamisen kulttuurin edistäminen
Säännöllinen projektien arviointi edistää oppimisen ja jatkuvan parantamisen kulttuuria. Pohtimalla aiempia projekteja yrityksesi voi saavuttaa seuraavat asiat:
- Tunnistaa opitut asiat
- Toteuttaa korjaavia toimenpiteitä
- Parantaa projektinhallinnan käytäntöjä
- Rakentaa koko yrityksen kattavaa tietämystä
- Edistää innovointia ja luovuutta
3. Sidosryhmien tyytyväisyyden parantaminen
Projektien arvioinnit tarjoavat yrityksellesi arvokasta tietoa sidosryhmien tarpeista, mieltymyksistä ja odotuksista. Ymmärtämällä sidosryhmien näkökulmia yrityksesi voi mukauttaa projektin toteutusta entistä paremmin vastaamaan sidosryhmien vaatimuksia. Tämä parantaa viime kädessä sidosryhmien tyytyväisyyttä ja rakentaa vahvoja suhteita.
4. Vastuullisuuden ja läpinäkyvyyden lisääminen
Arviointi auttaa lisäämään vastuullisuutta ja läpinäkyvyyttä projektinhallinnassa. Projektin suorituskyvyn ja tulosten arviointi varmistaa, että yrityksesi voi osoittaa sitoutumisensa laadukkaiden tulosten saavuttamiseen ja resurssien tehokkaaseen hyödyntämiseen. Lisääntynyt läpinäkyvyys rakentaa ja vahvistaa luottamusta sidosryhmiin sekä parantaa yrityksesi uskottavuutta.
5. Näyttöön perustuvan päätöksenteon tukeminen
Keräämällä ja analysoimalla tietoa projektin suorituskyvystä organisaatiot voivat tehdä tietoon perustuvia päätöksiä resurssien kohdentamisesta, strategisesta suunnasta ja tulevista projekti-investoinneista. Tämä tietoon perustuva lähestymistapa varmistaa, että kaikki päätökset perustuvat tosiasioihin oletusten sijaan, mikä johtaa parempiin tuloksiin ja suurempaan vaikuttavuuteen.
3 yleistä virhettä projektin arvioinnissa
Tässä on joitakin mahdollisia virheitä, joita saatat tehdä projektia arvioidessasi, sekä asioita, joita voit tehdä niiden ehkäisemiseksi.
Virhe 1: Selkeiden tavoitteiden puuttuminen
Yleinen virhe projektin arvioinnissa on se, ettei arvioinnille määritellä selkeitä tavoitteita ja kriteerejä. Ilman selkeitä tavoitteita projektin onnistumisen mittaamisesta ja merkityksellisten kehitysoivallusten saamisesta tulee haastavaa.
Olen usein nähnyt projektipäälliköiden kiirehtivän tämän vaiheen läpi ja joutuvan sitten seuraamaan, kuinka heidän projektinsa ajautuvat raiteiltaan, tavoitteet ja tuotokset jäävät saavuttamatta tai projektin laajuutta joudutaan muuttamaan useammin kuin kerran. Neuvoni on hidastaa tahtia ja varata projektin alussa riittävästi aikaa selkeiden tavoitteiden muodostamiseen.
Virhe 2: Sidosryhmien palautteen sivuuttaminen
Toinen virhe on sidosryhmien palautteen sivuuttaminen arviointiprosessissa. Muista, että sidosryhmillä on usein enemmän kokemusta ja näkemystä siitä, miten projekti vaikuttaa heidän rooliinsa ja miten projektiin tullaan vaikuttamaan.
Sidosryhmät ovat olennainen osa projektisi onnistumista, ja heidän näkökulmansa tulisi ottaa huomioon kaikissa arviointipisteissä kattavan arvioinnin varmistamiseksi.
Virhe 3: Arvioinnin tulosten perusteella toimimatta jättäminen
Toinen merkittävä virhe on se, ettei arvioinnin tulosten perusteella ryhdytä toimenpiteisiin. Arvioinnin tulosten muuttaminen konkreettisiksi suosituksiksi ja muutosten toteuttaminen on olennaista jatkuvan parantamisen edistämiseksi. Oppien hyödyntämiseksi on tehtävä muutamia keskeisiä asioita:
- Viestit kaikista alustavista havainnoista ja mahdollisista ratkaisuista kaikille asiaankuuluville sidosryhmille sekä henkilökohtaisesti että kirjallisesti
- Dokumentoi ja arvioi jokainen suositeltu ratkaisu ja sen vaikutukset
- Pyydä näkemyksiä sidosryhmiltä ja aihealueen asiantuntijoilta
- Muokkaa ratkaisuja tarvittaessa
- Määritä ratkaisut vastuuhenkilöille
- Mittaa ja dokumentoi tulokset
- Toista nämä vaiheet tarvittaessa
Projektin arvioinnin aikana esitettävät kysymykset
Projektin arvioinnin onnistunut toteuttaminen edellyttää, että sinä ja tiimisi pystytte vastaamaan muutamaan keskeiseen kysymykseen. Käytä näitä kysymyksiä apuna arviointien ohjaamisessa projektin eri vaiheissa:
Projektin tavoitteiden määrittäminen
- Mitkä liiketoimintatekijät ovat projektin taustalla?
- Mikä on projektin tarkoitus?
- Onko projekti välttämätön, ja onko se linjassa yrityksen strategian kanssa?
- Mitkä ovat projektin tavoitteet ja niiden prioriteetit?
- Kuka toimii projektin puolestapuhujana tai toimeksiantajana?
Projektin laajuuden ja tuotosten määrittäminen
- Onko projektin laajuus realistinen?
- Onko projektin laajuudessa määritelty kaikki olennaiset asiat?
- Mitä kukin tuotos sisältää, ja voidaanko ne saavuttaa määritellyn laajuuden puitteissa?
- Mitä oletuksia suunnitelmaan sisältyy?
Projektin sidosryhmien tunnistaminen
- Onko kaikki sidosryhmät tunnistettu ja ovatko he käytettävissä?
- Keitä sidosryhmät ovat?
- Onko projektista viestitty kaikille sidosryhmille? Milloin?
- Ovatko he täysin sitoutuneita projektiin? Jos eivät, miksi?
- Onko projektitiimillä oikeat taidot ja valmiudet?
Projektin aikataulun ja virstanpylväiden laatiminen
- Mikä aikataulu on, ja miten se määritettiin?
- Onko se realistinen?
- Onko laadittu varasuunnitelma siltä varalta, että tehtäviä tai projektia ei saada valmiiksi ajoissa?
- Mitä KPI-mittareita käytetään onnistumisen mittaamiseen?
Resurssien ja budjetin kohdentaminen
- Onko projektin tehtäviin osoitettu oikeat resurssit?
- Onko projektin budjetti realistinen?
Projektin seuranta- ja ohjaustoimenpiteiden toteuttaminen
- Miten ja milloin projektin suorituskykyä mitataan?
- Kuka vastaa projektin eri osa-alueiden seurannasta?
- Mitä muutostenhallintaa koskevia toimenpiteitä on käytössä?
- Miten ja milloin muutoksista viestitään?
- Mitkä projektinhallintatyökalujen tyypit tarjoavat tarvitsemani tiedot?
Projektin tulosten ja opittujen asioiden analysointi
- Mitä kriteerejä käytetään analyysiin ja oikeiden kysymysten tunnistamiseen?
- Mitä työkaluja käytetään tulosten seuraamiseen?
- Mitä työkaluja käytetään tulosten analysointiin?
- Milloin tuloksista viestitään ja miten?
- Milloin ja missä opitut asiat dokumentoidaan ja niistä viestitään?
- Kenelle opituista asioista viestitään?
- Mikä on opittujen asioiden perusteella toimimisen prosessi?
On tärkeää huomata, ettei tämä ole tyhjentävä luettelo. Tilanteesta ja projektista riippuen voi olla tarpeen käsitellä muita kysymyksiä täydellisen arvioinnin tekemiseksi.
Hyödyllisiä projektin arviointityökaluja
Projektien arviointi voi tuottaa lukuisia toimenpiteitä ja samanaikaisesti eteneviä kokonaisuuksia. Suosittelen kaikille projektin arviointia tekeville palautteen keräämistä kyselytyökaluilla, data-analytiikka-alustojen käyttöä havaintojen tulkitsemiseen sekä hallintapaneeleilla varustetun projektinhallintaohjelmiston hyödyntämistä kaiken seuraamiseen reaaliajassa.
Projektinhallintaohjelmisto
Projektinhallintaohjelmistot, kuten Monday.com, Wrike tai SmartSheet, voivat auttaa seuraamaan ja valvomaan projektin edistymistä, virstanpylväitä ja keskeisiä suorituskykyindikaattoreita. Jotkin näistä työkaluista tarjoavat myös reaaliaikaisen näkyvyyden projektin tilaan ja helpottavat tietojen keräämistä arviointia varten.
Tässä ovat parhaat työkalut projektin edistymisen seuraamiseen ja onnistumisen arviointiin.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Kysely- ja palautetyökalut
Kysely- ja palautetyökaluja, kuten SurveyMonkeyta, Google Formsia tai Jotformia, voidaan käyttää sidosryhmien palautteen, mielipiteiden ja tyytyväisyystasojen keräämiseen. Niiden avulla voit kerätä arvokkaita näkemyksiä projektin arviointia ja parantamista varten.
Data-analytiikka-alustat
Data-analytiikka-alustat, kuten Tableau, Power BI tai Google Analytics, ovat erinomaisia työkaluja projektitietojen analysointiin ja merkityksellisten havaintojen tekemiseen. Nämä alustat tarjoavat kehittyneitä tietojen visualisointiominaisuuksia, ennakoivaa analytiikkaa ja raportointitoimintoja, jotka tukevat näyttöön perustuvaa päätöksentekoa. Joissakin projektinhallintatyökaluissa on sisäänrakennettuja analytiikkatyökaluja tai ne voidaan integroida analytiikkatyökaluihin. Hyödyllisimmät projektinhallinnan koontinäytöt tarjoavat dynaamisia työkaluja, joiden avulla voidaan analysoida käynnissä olevia projekteja sekä valmistuneita ja peruutettuja projekteja tulevaa analytiikkaa varten.
Muista, että jatkuvien arviointien tekeminen on olennaista nykyisten ja tulevien projektien suorituskyvyn arvioimiseksi, parannuskohteiden tunnistamiseksi ja tulevan menestyksen edistämiseksi. Tässä artikkelissa kuvattujen vaiheiden noudattaminen, projektinhallintaohjelmistojen ja analytiikkatyökalujen käyttäminen sekä joidenkin yleisten virheiden välttäminen auttavat sinua toteuttamaan onnistuneita projekteja.
Liity mukaan saadaksesi lisää projektien arviointia koskevia näkemyksiä
Haluatko verkostoitua muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa jakaaksesi resursseja ja parhaita käytäntöjä? Liity jäsenyhteisöömme ja saat käyttöösi yli 100 mallipohjaa, näytettä ja esimerkkiä sekä voit verkostoitua Slackissa satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa.
