6 projektin aloituskokouksen esitysdiaa tiimin yhteisen näkemyksen luomiseen
Oletetaan, että olet täysin valmis projektin aloituskokoukseen. Olet valmistellut esityslistan, lähettänyt kokouskutsun, valmistellut tiimisi sisäisessä aloituskokouksessa ja tavannut asiakkaan etukäteen.
Nyt seisot projektin sponsorin ja projektitiimisi edessä valmiina esittelemään projektia, mutta sinulla ei ole asiakkaan seurattavaksi mitään visuaalista materiaalia. Tyylikkään ja viimeistellyn projektin aloituskokousesityksen luominen auttaa sinua välttämään tämän tilanteen.
Mitä projektin aloituskokouksen esityksen tulee sisältää
Varmista ennen kaikkea, että projektin aloituskokouksen PowerPoint-esitys (tai Google Slides -esitys) vastaa esityslistaasi. Et halua hämmentää osallistujia aloituskokouksen aikana dioilla, jotka eivät liity esityslistan kohtiin.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Tässä on esimerkkirunko, jota projektin aloituskokouksen esityksessäsi voit käyttää ja joka vastaa meidän esityslistaamme. Varmista, että dioillasi on luettelomerkein esitetyt versiot asioista, joista aiot puhua. Kukaan ei halua lukea kokonaisia kappaleita, jotka vastaavat täsmälleen ääneen puhuttua sisältöä.
Esittelyt
Tässä ei ole kyse pelkästään tiimisi jäsenten nimien ja roolien esittelystä. Älä unohda seuraavia:
- Iloiset, hymyilevät kasvot ja organisaatiokaavio
- Lyhyt esittely toimistostasi: mitä teet ja miten sen teet (varmista, että kaikki on erittäin olennaista; kukaan ei halua kuulla toimiston historiatuntia)
Projektin tausta
Haluat ehdottomasti asiakkaan näkemyksen tähän osioon. Muista pyytää asiakkaalta heidän sisältöään, jotta voit lisätä sen esityspakettiisi ennen kokousta. Esitysten tai kannettavien tietokoneiden välillä vaihtaminen kokouksen aikana vie aikaa ja vaikuttaa kokouksen kulkuun.
Projektin esittely
Myös tässä haluat asiakkaan näkemyksen. Kun asiakas on käsitellyt tämän osion yksityiskohtaisesti, lisää mukaan muut uuden projektin kartoitusprosessin aikana löytämäsi muistiinpanot tai tiedot, jotka ovat olennaisia projektitiimisi jäsenille ja keskeisille sidosryhmille. Varmista, että seuraavat asiat käsitellään:
- Projektin tarkoitus
- Projektin ymmärtäminen
- Projektin tavoitteet
- Liiketoimintaongelma, jonka projekti on tarkoitettu ratkaisemaan
- Projektin laajuus
Onnistuminen
Olet ihannetapauksessa keskustellut tästä lyhyesti asiakkaan kanssa ennen aloituskokousta, joten sinulla on alustava yhteinen käsitys siitä, miltä onnistunut projekti näyttää. Sisällytä nämä muistiinpanot tähän esitykseen.
Jos et ole tehnyt niin, voit sisällyttää mukaan joitakin KPI-mittareita, onnistumisen mittareita tai muita projektin onnistumista osoittavia tekijöitä, joita yleensä käytät kyseisessä projektityypissä tai kyseisellä toimialalla. Jätä tämä avoimeksi keskustelulle asiakkaan kanssa, jotta myös hänen näkemyksensä otetaan huomioon.
Projektinhallinta
Käsittele tässä esityslistassa mainitut projektinhallinnan vakiokohdat:
- Projektisuunnitelma
- Projektin aikataulut ja virstanpylväät (Gantt-kaaviot ovat tässä erinomainen visuaalinen apuväline!)
- Menetelmä
- Erityiset tehtävät ja tuotokset (lyhyt katsaus RACI-kaavioosi on yleensä hyvä idea)
- Riskit ja riippuvuudet
- Viestintäsuunnitelma, viestintäkanavat ja tiimityösuunnitelma
- Muutoshallintasuunnitelma
- Projektin tilanneraportit ja projektin edistymisen seuranta
Voit käyttää jokaiseen aiheeseen uutta diaa ja pitää diat lyhyinä ja ytimekkäinä.
Muut asiat
Tämä osa on hieman avoimempi – anna asiakkaan päättää, mitä muuta on käsiteltävä. Voit antaa puheenvuoron myös projektitiimillesi, jos aikaa riittää (tosin heidän kysymyksensä voi olla hyvä käydä läpi etukäteen!)
Seuraavat vaiheet
Käsittele, mitä projektiryhmän ja asiakkaan on tehtävä seuraavaksi. Listaa selkeästi tehtävät, aikataulut ja se, milloin sinä projektipäällikkönä palaat asiaan. Tehtävien selkeä määrittely ja aikatauluissa pitäytyminen auttavat saamaan projektiryhmän ja asiakkaan sitoutumaan.
Projektin aloituskokouksen esityslistamalli
Lataa projektin aloituskokouksen esityslistamallimme ja pääse alkuun seuraavan projektin aloituksen kanssa. Olemme lisänneet mukaan myös esimerkin, jotta näet tarkalleen, miten se täytetään. Tämä on erittäin hyödyllinen sekä oman esityslistan että projektin aloituskokouksen esityksen luomisessa.
Tämä malli on saatavilla DPM-jäsenyyden kautta yhdessä useiden muiden projektin aloitusmallien kanssa.
Mitä seuraavaksi?
Olet valmis järjestämään projektin aloituskokouksen! Muista, että tämä on keskeinen osa projektin käynnistysprosessia – aloituskokouksen tarkoituksena on varmistaa, että sinä ja tiimisi ymmärrätte täysin, mitä asiakas haluaa, sekä sopia asiakkaan kanssa odotuksista.
On myös hyvä pitää viimeinen, 10 minuutin tilannekatsaus projektiryhmän kanssa juuri ennen asiakkaan kanssa pidettävää aloituskokousta (erillään sisäisestä projektin aloituskokouksesta), jotta voidaan varmistaa, että kaikki ovat samalla sivulla.
Jos haluat lisätietoja projektien aloituksista ja muista projektin käynnistämiseen liittyvistä toiminnoista, tilaa The Digital Project Managerin uutiskirje.
