Mikä on projektin aloitusasiakirja ja sen luomiseen tarkoitettu mallipohja
Projektin aloitusasiakirja (PID) estää projekteja ajautumasta kaaokseen, kun laajuus muuttuu, sidosryhmät ovat eri mieltä tai tiimit menettävät näkyvyyden prioriteetteihin. Olen nähnyt hyvin suunniteltujenkin projektien ajautuvan vaikeuksiin ilman selkeää dokumentaatiota ja oikeaa projektinhallintaohjelmistoa päätösten, vastuiden ja tuotosten seurantaan.
Tässä oppaassa opit luomaan PID-asiakirjan, joka yhdenmukaistaa tiimit heti alussa, vähentää epäselvyyksiä ja tarjoaa luotettavan kehyksen laajuuden, viestinnän, riskien ja hyväksyntöjen hallintaan aloituksesta toimitukseen.
Mikä on projektin aloitusasiakirja?
Projektin aloitusasiakirja on keskeinen projektiasiakirja, jossa määritellään projektin laajuus, projektin virstanpylväät ja projektin onnistumiskriteerit. Se määrittää myös projektin taustan ja toimii perustavanlaatuisena projektiasiakirjana, joka on yhtä tärkeä sekä sisäisenä oppaana että ulkoisille sidosryhmille.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Projektipäällikkö laatii PID-asiakirjan yleensä projektin aloitusvaiheessa määrittääkseen työn lähtökohdat, taustan, odotukset ja rajoitteet projektin elinkaaren ajaksi.
Miksi projektin aloitusasiakirja on tärkeä?
Projektin aloitusasiakirja on tärkeä, koska se auttaa ohjaamaan tiimin onnistuneeseen projektin aloitukseen ilman, että alkuvaiheessa syntyy liikaa ylimääräistä työtä.
Sen lisäksi, että PID auttaa käynnistämään projektin, se säilyy elävänä asiakirjana, johon tiimi voi palata koko projektin elinkaaren ajan. Se toimii turvana, jos resursointi muuttuu tai tiimiin liittyy uusia jäseniä, jotta he pääsevät nopeasti mukaan työhön.
Mitä projektin aloitusasiakirjan tulee sisältää?
Projektin aloitusasiakirjan tulee sisältää seuraavat asiat:
- Projektin perustiedot (esim. asiakas, projektin nimi)
- Projektin määritelmä
- Projektin tausta
- Onnistumiskriteerit
- Projektin budjetti
- Projektin aikataulu
- Laajuus, mukaan lukien laajuuteen kuuluvat ja kuulumattomat asiat
- Projektin vaatimukset
- Tuotokset
- Projektin ohjauskeinot
- Oletukset ja rajoitteet
- Projektin päävaiheet
- Sidosryhmien roolit ja vastuut
- Riskit, oletukset ja riippuvuudet
PID-asiakirjasi on usein paras arvaus, joka perustuu työmääritykseen tai tiimin tekemään arvioon. Monet asiat ovat vielä avoinna. Laatimasi suunnitelma ei välttämättä toteudu sellaisenaan.
Projektin aloitusasiakirjan mallipohja
Tässä on yksinkertainen projektin aloitusmalli, jonka voit ladata ja mukauttaa projekteihisi tai hankkeisiisi. Se sisältää kaikki edellä mainitut osiot. Olemme lisänneet mukaan myös täytetyn esimerkin (lisää tietoa siitä alempana), jotta näet tarkalleen, mitä kuhunkin osioon tulee sisällyttää.
Projektin aloitusasiakirjan esimerkki ja mallipohja
Tässä on esimerkki siitä, miltä valmis projektin aloitusasiakirja voisi näyttää. Tämä täytetty esimerkki on saatavilla edellä mainitun mallin yhteydessä, jotta sinun olisi helpompi soveltaa tätä muotoa omiin projekteihisi.
Projektin aloitusasiakirjan luominen: 7 vaihetta
Näin luot projektin aloitusasiakirjan, joka sisältää tärkeimmät projektia koskevat tiedot tiimillesi ja sidosryhmillesi.
1. Määritä asiayhteys
Aloita kuvaamalla joitakin projektin taustalla olevia liiketoimintatekijöitä (jos et tiedä niitä, kysy asiakkuuspäälliköltäsi).
- Miksi asiakas toteuttaa tämän projektin?
- Mikä ongelma on ratkaistava?
- Mistä projektissa on kyse?
- Liittyvätkö tekijät pelkästään teknisiin seikkoihin vai perustuuko projektin tarkoitus organisaation strategiaan?
- Mitkä ovat liiketoimintatavoitteet?
- Miten asiakas määrittelee ja mittaa onnistumisen? Mitä mittareita he käyttävät?
Esittele strateginen visio, tavoitteet, projektin tavoitteet ja mielellään myös korkean tason missiolauseke. Tämä yhdenmukaistaa tiimin näkemyksen projektin toteutustavasta, jotta he voivat pitää nämä tavoitteet mielessään koko toteutuksen ajan.
Tämä asiayhteys auttaa tiimiä myös määrittämään lisätyötä ja mahdollisia projektin parannuksia (esimerkiksi: eikö olisi hienoa, jos voisimme tehdä...?)
2. Määritä projektin reunaehdot
Kuvaa PID-asiakirjassa avoimesti projektin rajoitteet, mukaan lukien esimerkiksi seuraavat tiedot:
- Mikä on tämän projektin budjetti?
- Miten budjetti jakautuu projektivaiheittain tai tuotoksittain?
- Miltä aikataulu näyttää?
- Miten suunnittelet yhteistyön asiakkaan kanssa?
- Mikä on ensimmäinen tavoite, jota kohti tiimi työskentelee?
Loppujen lopuksi tiimi joko onnistuu tai epäonnistuu yhdessä. On erittäin epätodennäköistä, että projekti onnistuu, jos jokainen projektitiimin jäsen toimii omalla tavallaan. Asiantuntijoista koostuvan tiimin rakentaminen yksittäisten henkilöiden kokoelman sijaan auttaa merkittävästi yhteishengen luomisessa ja yhteistyön edistämisessä heti alusta alkaen.
3. Määritä yksityiskohdat
Määritä seuraavaksi projektin yksityiskohdat projektin laajuuskuvauksessa, jotta tiimisi ymmärtää, mitä sen on toimitettava projektin onnistumiseksi.
Esimerkiksi:
- Mikä kuuluu projektiin ja mikä ei kuulu siihen?
- Onko joitakin projektin alkuvaiheen vaatimuksia määritelty jo etukäteen?
Tämän osion olennainen osa ovat vaadittavat tuotokset. Koska nämä määritellään yleensä jo sopimuksen alkuvaiheessa, tiimin on ymmärrettävä, mitä näiltä tuotoksilta odotetaan. Tähän sisältyvät mahdolliset oletukset ja rajoitteet, kuten huomioon otettavien korjauskierrosten määrä.
4. Määritä projektin työnositusrakenne ja resurssisuunnitelma
On tärkeää, että tiimillä on selkeä käsitys siitä, miten projektin tuotokset toteutetaan. Tämä tarkoittaa työn jakamista pienempiin kokonaisuuksiin ja sen määrittämistä, kuka tekee mitä.
Tässä on esimerkki projektin korkean tason työnosituksesta:
Käy tiimin kanssa läpi alustava suunnitelma ja työnositusrakenne, jotta he voivat esittää näkemyksensä. Tämä auttaa tuomaan riippuvuudet esiin ja osallistamaan tiimin projektisuunnitelman laatimiseen sekä antaa heille käsityksen projektin kontekstista ja heidän vastuustaan projektin tuloksista.
Projektin työnositukset voivat vaihdella sen mukaan, kuinka yksityiskohtaisesti kunkin vaiheen eri toiminnot kuvataan. Ne voidaan myös yhdistää tiettyihin päivämääriin ja sovittaa yhteen resurssisuunnittelun kanssa.
5. Määritä, kuka on kukin
Tärkeä osa projektin aloitusasiakirjaa on projektitiimin rakenne (sekä sisäiset että ulkoiset jäsenet.)
- Ketkä työskentelevät tiimissä?
- Kuka voi hyväksyä asiat ennen niiden lähettämistä asiakkaalle?
- Keitä asiakkaan puolella on kuultava ennen lopullista hyväksyntää?
Näiden viestintäkanavien määrittäminen auttaa välttämään myöhempiä väärinkäsityksiä. RACI-matriisi on erinomainen työkalu tämän dokumentointiin. Siinä määritellään, kuka:
- Vastaa toteutuksesta: Kuka saa työn tehdyksi?
- On tilivelvollinen: Kuka tekee päätökset?
- On konsultoitava: Keneltä on kysyttävä ennen etenemistä?
- Saa tiedon: Kenen on pysyttävä ajan tasalla?
Paras tapa laatia RACI-matriisi on luetella projektin tuotokset tai toiminnot ja yhdistää ne sekä sisäisten että ulkoisten tiiminjäsenten projektitehtäviin. Määritä sen jälkeen RACI-rooli. Varmista, että vain yksi henkilö on tilivelvollinen kustakin projektin tuotoksesta.
Tiimin roolien ja vastuiden määrittäminen on erinomainen tapa asettaa odotukset projektiviestinnälle ja projektin hallintamallille. Se pienentää riskiä, että kuulet myöhemmin: ”Luulin, että se kuului sinun vastuullesi” tai ”Minun olisi pitänyt tarkistaa se ennen sen lähettämistä asiakkaalle.”
Sisäinen tiimi
Sisäiseen tiimiin voivat kuulua projektipäällikkö, asiakkuuspäällikkö, muut tiiminjäsenet ja ylempi johto siltä varalta, että heidän on hyväksyttävä tuotokset.
Ulkoinen tiimi
Meidän on esitettävä asiakkaalle seuraavat tärkeät kysymykset:
- Kuka tietää, mitä meidän pitäisi tehdä ja miksi?
- Kuka vastaa määrittelyn lopullisesta hyväksynnästä?
- Kuka on tilivelvollinen tai vastuussa projektin tuotosten lopullisesta hyväksynnästä?
- Onko olemassa ohjausryhmää, jota meidän on konsultoitava?
- Kuka pahoittaa mielensä, jos emme pidä häntä ajan tasalla?
RACI-kaavio on erinomainen tapa saada käsitys siitä, miten asiat toimivat toimistossa, ja päästä nopeasti perille sisäisistä työnkuluista. Täydennä RACI-kaaviota viestintäsuunnitelmalla, jossa kuvataan, miten teette yhteistyötä eri tiimiroolien välillä.
6. Tunnista riskit, oletukset, ongelmat ja riippuvuudet
Sisällytä hankkeen käynnistysasiakirjaan yleiskatsaus tunnettuihin riskeihin ja rajoitteisiin. Hankkeet voivat olla monimutkaisia eri syistä, joten on hyödyllistä käydä asiat läpi, ennakoida hankkeen riskit ja ongelmat sekä kehittää lieventämisstrategioita.
Esimerkkejä ovat:
- Liian lyhyet tai liian pitkät aikataulut
- Budjettirajoitteet
- Tekniset epävarmuudet
- Monimutkainen sidosryhmäverkosto
- Yksittäiset vikaantumispisteet
7. Jaa hankkeen käynnistysasiakirja
Varmista, että jaat hankkeen käynnistysasiakirjan koko tiimille. Pyydä asiakasta hyväksymään se, jotta oletukset sekä roolit ja vastuut virallistetaan.
Asiakirjaan on myös hyvä palata koko hankkeen elinkaaren ajan, jotta tiimi pysyy ajan tasalla. Tästä asiakirjasta on hyötyä, kun hankkeeseen tulee uusia sidosryhmiä tai kun toimitus tai asiakirjojen hyväksyntätyönkulku osoittautuu odotettua monimutkaisemmaksi.
Lisätietoja saat mestarikurssiltamme 😉:
Hankkeen käynnistysasiakirja vs. hankesuunnitelma
Hankkeen käynnistysasiakirja kattaa hankkeen “mitä”- ja “miksi”-kysymykset (eli hankkeen tavoitteet ja liiketoimintaperustelun), kun taas hankesuunnitelma rakentuu projektisopimuksen pohjalle ja määrittelee, miten hanketta hallitaan, mukaan lukien riskienhallinta, hankeaikataulu, viestintä ja niin edelleen.
Hankkeen hallintasuunnitelma laaditaan sen jälkeen, kun hankkeen sponsori on jo hyväksynyt hankkeen toteuttamisen (vaihe, joka tapahtuu hankkeen käynnistysvaiheen aikana).
Hankkeen käynnistysasiakirjat vs. muun tyyppiset hankkeen käynnistysasiakirjat
Liiketoimintaperustelu sisältää hankkeen kattavan taloudellisen arvioinnin, mukaan lukien kustannus-hyötyanalyysin, markkina-arvion ja kilpailija-analyysin.
Vaikka hankkeen liiketoimintaperustelu sisällytetään yleensä osaksi hankkeen käynnistysasiakirjaa, erityisen monimutkaisia hankkeita varten voidaan myös laatia erillinen liiketoimintaperustelu.
Hankkeen käynnistysasiakirja eroaa myös hankkeen aloituskokouksen esityslistasta, joka on paljon käytännönläheisempi. Sen lisäksi, että siinä kerrataan hankkeen käynnistysasiakirjan keskeiset kohdat, jotka koskevat hankkeen laajuutta ja liiketoimintatavoitteita, siinä tuodaan esiin myös keskustelunaiheet, jotka haluat käydä läpi sidosryhmien kanssa hankkeen suunnitteluvaiheen aikana.
Mitä seuraavaksi?
Haluatko verkostoitua muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa ja jakaa resursseja sekä parhaita käytäntöjä? Liity jäsenyhteisöömme ja saat käyttöösi yli 100 mallipohjaa, näytettä ja esimerkkiä sekä voit verkostoitua satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa Slackissa.
