Kuinka monta verkkotyökalua digitaalinen projekti tarvitsee?

1. Olet uudempi yritys, ja teknologiakokonaisuutesi on hyvin kevyt, sisältäen vain välttämättömimmät työkalut — ehkä käytät jopa yhtä työkalua kaikkeen. Käytät todennäköisesti pääasiassa freemium-projektinhallintatyökaluja.
2. Organisaatiosi on edennyt pidemmälle kypsyysasteikolla, ja käytät mieluummin useita työkaluja, yhden kutakin toimintoa varten — sisäiseen tiimiviestintään, projektisuunnitteluun, edistymisen seurantaan, raportointiin, CRM-järjestelmään ja niin edelleen.

Mutta kumpi lähestymistapa toimii paremmin? Löydökseni tarjoavat lähtökohdan tämän kysymyksen pohtimiseen.

Selvisi, että:

• Digitaalisessa projektissa käytettyjen työkalujen keskimääräinen määrä on 5,6.
• Työkalujen suosituin tyyppi oli projektinhallintaohjelmisto.
• Yksittäinen eniten mainittu työkalu oli Google Workspace (aiemmin nimellä G Suite).

Jos olet täällä uusi, voi olla hyödyllisempää aloittaa lukemalla ensin miksi projektinhallintaohjelmistoa kannattaa käyttää.

Projektinhallintatyökalujen käyttö yksityiskohtaisesti

Kuten mainitsin, digitaalisessa projektissa käytettyjen työkalujen keskimääräinen määrä on 5,6. Kyselyyni annetuissa vastauksissa mainittiin yleensä projektisuunnittelu- tai projektiaikataulutusohjelmisto, sähköposti, sisäiseen viestintään tarkoitettu viestintätyökalu sekä tiedostojen ja asiakirjojen hallintaohjelmisto.

Tässä on erittely suosituimmista työkalutyypeistä. Mainintojen määrä kertoo, kuinka monta kertaa jokin kyseiseen luokkaan kuuluva työkalu mainittiin vastauksissa.

Kunkin ohjelmistotyypin mainintojen määrä kyselyyni annetuissa vastauksissa.

Muut-luokkaan kuuluivat:

• Tehtävienhallintaohjelmisto
• Virheiden seurantaohjelmisto
• CRM-ohjelmisto
• Palvelu- tai tukipalveluohjelmisto

Projektinhallintaohjelmistosta puhuttiin ylivoimaisesti eniten. Olemme kirjoittaneet projektinhallintaohjelmiston tärkeydestä ja hyödyistä muualla, mutta riittää todeta, että se on nykyään ratkaisevan tärkeä tehokkaan projektinhallinnan kannalta.

Eniten mainittu työkalu oli Google Workspace, joka tunnettiin aiemmin nimellä G Suite. Tämä kertoo jokaisen organisaation tarpeesta järjestää, tallentaa ja luoda tiedostoja sekä Google Workspacen asemasta hyvin tunnettuna ja luotettavana ohjelmistona, joka tarjoaa nämä ominaisuudet.

Sen sijaan mainituissa yksittäisissä projektinhallintaohjelmistoissa oli enemmän vaihtelua. Vastauksissa mainittiin 11 erilaista projektinhallintaohjelmistoa, kun taas tiedostojen järjestämiseen, tallentamiseen ja luomiseen käytettyjä erilaisia työkaluja mainittiin viisi.

Edellinen ympyräkaavio osoitti, kuinka monta kertaa kutakin ohjelmiston tyyppiä mainittiin riippumatta mainitusta yksittäisestä työkalusta. Tämä kaavio puolestaan näyttää, kuinka monta erilaista yksittäistä työkalua kussakin luokassa mainittiin, ja useita työkaluja mainittiin useammin kuin kerran. Erilaisten työkalujen määrä tarkoittaa kaikkien vastausten yhteydessä mainittujen erillisten työkalujen lukumäärää.

Kyselyyni annetuissa vastauksissa mainittujen erilaisten työkalujen määrä kussakin ohjelmistoluokassa.

Muu kategoria sisälsi:

• Tehtävienhallintaohjelmisto
• Virheenseurantaohjelmisto
• CRM-ohjelmisto
• Palvelu- tai tukipisteohjelmisto

On hyvä huomata, että joissakin vastauksissa mainittiin useita samaan kategoriaan kuuluvia ohjelmistoja. Esimerkiksi yksi vastaaja kertoi käyttävänsä Basecampia ja Airtablea. Vaikka vastaaja käytti kumpaakin eri tarkoituksiin, molemmat ovat projektinhallintaohjelmistoja.

Hyödynnä projektinhallintaohjelmistoasi mahdollisimman tehokkaasti kokeilemalla näitä Airtablen vinkkejä ja niksejä.

Menetelmä

Keräsin tämän artikkelin tiedot verkkosivustollemme upotetulla typeform-lomakkeella, jossa kysyttiin “Kuinka monta työkalua käytät keskimäärin digitaalisissa projekteissasi?”, esittämällä kysymyksen DPM:n jäsenille ja julkaisemalla kysymyksen sosiaalisessa mediassa.

Jotkut DPM:n jäsenet vastasivat kysymykseen mainitsemalla sekä aiemmin että tällä hetkellä käyttämiään työkaluja, joten laskin nämä kahdeksi erilliseksi vastaukseksi. Saimme 12 vastausta.

Laskin työkalujen keskimääräisen määrän ja luokittelin vastauksissa mainitut työkalut. Useissa vastauksissa mainittiin Google Workspaceen kuuluva työkalu. Laskin yhden työkalun, kuten Google Sheetsin, mainitsemisen Google Workspacen maininnaksi.

Jos vastauksessa mainittiin useita Google Workspaceen kuuluvia työkaluja, laskin ne yhdeksi Google Workspacen maininnaksi. Microsoft Officen työkalut laskettiin erikseen.

Mikä on optimaalinen työkalujen määrä projektissa?

Tätä artikkelia varten tehty tutkimus viittaa laajempaan kysymykseen — mikä ON oikea työkalujen määrä digitaalisessa projektissa?

Kuten kaikessa digitaalisessa projektinhallinnassa, määrä riippuu jossain määrin ainutlaatuisesta projektistasi. Mieti, millaisia työkaluja tarvitset — viestintätyökalun, projektinhallintatyökalun, taloushallintatyökalun ja muita työkalutyyppejä. Mikä on projektisi kannalta ehdottoman välttämätöntä tai tarpeellista?

Projektisi ja tiimisi kannalta sopiva raja kulkee siinä, että sinulla on jokaiseen tarvitsemaasi käyttötarkoitukseen oma työkalunsa ilman, että työkaluja on niin paljon, että alat syöttää samoja tietoja useisiin työkaluihin.

Voit lukea lisää projektinhallintaohjelmistojen käyttötapauksista täältä.

Projektinhallintaohjelmisto on laaja aihe, ja olemme käsitelleet sitä monella tavalla. Haluan esitellä sinulle pari muuta työkaluihin liittyvää resurssia, jotka ovat saatavilla The Digital Project Managerin jäsenyyden kautta:

• Podcast-jaksomme, jossa vieraana on Zenpilotin Gray Mackenzie, ja jossa hän kertoo näkemyksestään projektinhallintatyökalujen valinnasta.
• Kysy mitä tahansa -keskustelumme Andy McCormickin kanssa, jossa hän keskustelee Jirasta jäsentemme kanssa.
• Keskustelu Capterran Olivia Montgomeryn kanssa siitä, miten saat kaiken hyödyn irti työkalujen esittelyistä.

Jos olet kiinnostunut muista keskusteluista, joita käymme yhteisössämme, tai haluat osallistua tulevaan tutkimukseen, saat pääsyn niiden pariin The Digital Project Managerin jäsenyyden kautta.