Kuinka luoda projektin viestintäsuunnitelma [+ mallipohja]
Samalle sivulle: Viestintäsuunnitelmassa määritellään menetelmät, tiheys ja kanavat tiedonvaihtoon projektitiimien ja sidosryhmien välillä. Näin varmistetaan kaikkien osapuolten yhteinen näkemys ja selkeät odotukset.
Yhteys projektisuunnitteluun: Viestintäsuunnitelman laatiminen kulkee käsi kädessä projektisuunnittelun kanssa, jotta voit tehdä etukäteen päätöksiä siitä, kuinka tietoa jaetaan sen sijaan, että jakaisit kiireellistä tietoa väärin, koska suunnitelmaa ei ollut laadittu.
Mallipohjat apuun: Sen sijaan, että laatisit projektin viestintäsuunnitelman alusta alkaen, lataa mallipohjamme prosessin nopeuttamiseksi tai kopioi ja liitä sisältö olemassa olevasta projektista ja muokkaa sitä tarpeen mukaan.
Projektin viestintäsuunnitelma auttaa strategisoimaan, miten aiot viestiä keskeisten sidosryhmien kanssa. Ilman sitä sinun on vaikea hallita sidosryhmien odotuksia, pitää kaikki ajan tasalla ja estää kaaoksen syntyminen projektiryhmässäsi.
Näin laadit tehokkaan viestintäsuunnitelman, käytät sitä järjestyksen ylläpitämiseen ja pidät projektisi tiellä kohti onnistumista.
Mikä on viestintäsuunnitelma?
Viestintäsuunnitelma on strateginen suunnitelma, jossa määritellään, miten tietoa vaihdetaan projektiryhmän ja sidosryhmien välillä. Siinä kuvataan viestinnän menetelmät, tiheys ja kanavat, jotta kaikki osapuolet pysyvät ajan tasalla, toimivat yhdenmukaisesti ja voivat tehdä tehokkaasti yhteistyötä.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Yksinkertaisemmin sanottuna se on kuin kartta, joka näyttää, miten kaikki projektin osapuolet viestivät keskenään, mukaan lukien ryhmän jäsenten välinen sisäinen viestintä. Se kertoo, millaisia viestintätarpeita kullakin henkilöllä on: kenen täytyy saada millaista tietoa, milloin hän tarvitsee sitä ja miten se lähetetään hänelle.
Projektin viestintäsuunnitelman ei tarvitse olla muodollinen, mutta se tulisi dokumentoida myöhempää tarkastelua varten. Näin kaikki tietävät, mitä tapahtuu, ovat asioista samaa mieltä ja työskentelevät hyvin yhdessä, erityisesti työskenneltäessä verkossa tai käytettäessä digitaalisia viestintätyökaluja.
Tässä on (erittäin) nopea yleiskatsaus:
Viestintäsuunnitelman laatiminen
Tässä ovat vaiheet vankan viestintäsuunnitelman kirjoittamiseen ja laatimiseen projektinhallintaa varten:
- Määritä projektisi lähtökohdat
- Määritä viestintätavoitteesi
- Tunnista sidosryhmät
- Määritä viestinnän tiheys
- Määritä viestintämenetelmät
1. Määritä projektisi lähtökohdat
Määritä projektin lähtökohdat, mukaan lukien projektin koko, tiedot asiakkaan yrityksestä, projektin tuotokset, aikataulu ja projektiryhmän kokoonpano.
Huomioi ryhmäsi ja asiakkaasi viestintätyylit:
- Kuinka onnistunutta viestintä on ollut tähän mennessä?
- Onko asiakkaasi ilmaissut viestintätoiveita – esimerkiksi tarttuuko hän yleensä puhelimeen, kun hänellä on kysyttävää, vai suosiiko hän sähköpostia?
- Oletteko tavanneet kasvokkain tai videon välityksellä?
- Kuinka usein ryhmäsi on projektin aikana suoraan yhteydessä sinuun? Suosivatko he kirjallista taustatietoa kokousten sijaan?
- Onko olemassa mahdollisia suhdetoimintaan liittyviä tarpeita?
Kun ymmärrät, keiden kanssa työskentelet ryhmässäsi ja asiakkaidesi parissa, voit alkaa kirjata nämä asiat projektin viestintäsuunnitelmaan.
2. Määritä viestintätavoitteesi
Kirjaa, mikä määrittää onnistuneen projektiviestinnän paitsi asiakkaasi myös ryhmäsi kannalta. Käytä tätä luetteloa viestintään liittyvien päätösten ohjaamiseen.
Lisää luettelo mittareista tai KPI-mittareista, joiden avulla voit arvioida, saavutatko onnistuneen viestinnän tavoitteet, ja lisää tämä suoraan viestintäsuunnitelmaasi. Näihin voivat kuulua viikoittain lähettämiesi tai vastaanottamiesi sähköpostien määrä sekä lukematta jääneiden sähköpostien tai viestien määrä.
3. Tunnista sidosryhmät
Tunnista, kenen on pysyttävä ajan tasalla projektistasi ja mitä tietoja he haluavat tai tarvitsevat saada. Asiakkaan puolella keskeinen sidosryhmän edustaja saattaa haluta yksityiskohtaisia tilannepäivityksiä yksittäisistä tehtävistä tai niiden tekijöistä, kun taas hänen esihenkilönsä saattaa tarvita vain yleisluonteisia projektipäivityksiä.
Kirjaa myös kaikkien yhteystiedot ja säilytä ne suunnitelmassasi.
4. Määritä viestinnän tiheys
Harkitse projektin tavoitteiden perusteella, kuinka usein eri sidosryhmille tulisi viestiä ja mitä sisältöä viestintään tulisi sisällyttää.
Voit käyttää useita lähestymistapoja, kuten viikoittaisia tapaamisia projektin aikataulun ja budjetin tarkastelemiseksi, päivittäisiä tapaamisia nopeasti esiin tulevien kysymysten käsittelemiseksi sekä säännöllisiä kokouksia projektin tärkeimpien virstanpylväiden esittelemiseksi.
Pidä projektin parametrit ja tavoitteet mielessäsi – niiden pitäisi auttaa sinua tunnistamaan, millaisia tietoja on tarpeen viestiä useammin tai harvemmin.
5. Määritä viestintämenetelmät
Jotkin sidosryhmät saattavat haluta saada päivityksiä sähköpostitse, Slackissa tai asiakasnäkymän kautta, jonka olet määrittänyt tilapäivityksiä varten. Tällaiset tiedot on myös tärkeää sisällyttää viestintäsuunnitelmaasi, ja ne auttavat pitämään sidosryhmät tyytyväisinä.
Joskus viestimäsi tieto määrittää sopivan viestintämenetelmän. Esimerkiksi projektin aloitustilaisuudet on parasta järjestää kasvokkain (tai videopuheluna), mutta nopeita kysymyksiä voidaan käsitellä Slackissa tai sähköpostitse. Merkitse muistiin, mitä menetelmiä sidosryhmäsi suosivat ja milloin tarvitset heitä suurempiin virstanpylväskokouksiin, jotta he tietävät niistä etukäteen.
Mitä projektin viestintäsuunnitelmaan sisällytetään
Vaikka projektinhallinnan viestintäsuunnitelmasi yksityiskohdat voivat vaihdella projektin tyypin ja laajuuden mukaan, jokaisessa laatimassasi projektin viestintäsuunnitelmassa tulisi olla mukana muutamia keskeisiä asioita.
Keskeiset sidosryhmät
Merkitse muistiin keskeiset sidosryhmät, mukaan lukien ensisijainen yhteyshenkilösi asiakkaan puolella. Lisää yhteystiedot, kuten puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet, jotta kaikki viestintäsuunnitelmaa käyttävät löytävät nämä tiedot.
Tiimin jäsenet
Lisää kaikki projektitiimin jäsenet ja heidän roolinsa. Tämä on hyödyllistä kaikille, jotka ovat uusia projektissa tai eivät tunne sitä ennestään. Tunnista, ketkä tiimin jäsenistä vastaavat tuotosten tuottamisesta, strategisten keskustelujen johtamisesta ja/tai teknisten keskustelujen käymisestä sidosryhmien kanssa.
Viestintämenetelmät
Listaa tärkeimmät viestintämenetelmät ja -kanavat, joita käytät sidosryhmien tavoittamiseen, kuten sähköposti, puhelut, kokoukset, Slack tai muut kanavat. Lisää muistiinpanot sidosryhmien suosimista kanavista.
Viestintätyypit
Listaa jaettavat tiedot ja se, miten ne jaetaan, mitä niihin sisällytetään sekä kohdeyleisö. Sinua saatetaan esimerkiksi pyytää toimittamaan asiakkaalle viikoittaisia projektin tilanneraportteja. Harkitse viestintämekanismia, jakelulistaa ja sitä, mitä tietoja raporttiin sisällytetään. Asiakasraportointiohjelmisto voi auttaa tässä (tai harkitse avoimen lähdekoodin raportointityökaluja, jos budjettisi on tiukka).
Viestintätyylit
Erota viestintä sidosryhmän ja viestintämenetelmän mukaan. Suosiiko tietty sidosryhmä esimerkiksi ainoastaan muodollista viestintää, vai voiko sävysi olla hieman rennompi?
Kokousaikataulu
Vaikka voit mukauttaa tätä tarpeen mukaan projektin aikana, on hyödyllistä muodostaa alustava käsitys siitä, kuinka usein tapaat sidosryhmiä. Projektin laajuudesta riippuen saatat myös haluta määritellä, kuinka usein lähetät asiakkaalle sähköpostia. Muista sisällyttää mukaan myös sisäiset tiimikokoukset.
Keskeiset viestit
Määritä jokaisen sidosryhmän kohdalla keskeinen viesti tai tieto, jonka haluat välittää. Mikä on oikea viesti, joka puhuttelee kyseistä ryhmää? Tunnista lisäksi kaikki sidosryhmiltä tarvittavat erityiset palautteet tai tiedot konseptin toimivuuden todentamiseksi ja tarkentamiseksi.
Viestinnän tavoitteet
Hyvä projektinhallinnan viestintäsuunnitelma sisältää viestinnän tavoitteet. Tämä auttaa varmistamaan, että teet päätöksiä haluamasi lopputuloksen mukaisesti.
Esimerkki projektin viestintäsuunnitelmasta
Edellä hahmottelemiemme asioiden perusteella esimerkkiprojektin viestintäsuunnitelma voisi näyttää tältä.
Viestinnän tavoitteet
Listaa projektin viestinnän tavoitteet heti alussa, jotta kaikki suunnitelmaa käyttävät voivat sitoutua päätöksiin, jotka edistävät näiden tavoitteiden saavuttamista. Varmista, että tavoitteet ovat mitattavissa.
Sidosryhmien tiedot ja viestintätoiveet
Taulukosta voi olla hyötyä projektin sidosryhmien ja heidän toiveidensa luettelemisessa.
Monimutkaisemmissa projekteissa muistiinpanosarakkeen voi halutessaan jakaa pienempiin osiin lisätietojen jakamista varten (esimerkiksi voit luoda ylimääräisen sarakkeen sidosryhmien saatavuuden tai muiden viestinnän kannalta olennaisten tietojen ilmoittamista varten).
Viestinnän tyypit
Tässä osiossa voit pohtia tapoja, joilla viestit sidosryhmiesi kanssa. Näin varmistat, että viestintä on johdonmukaista, merkityksellistä ja onnistunutta.
Projektin viestintäsuunnitelmien hyödyt
Viestintästrategian laatiminen ja dokumentointi sujuvoittavat projektejasi ja auttavat sinua välttämään projektin epäonnistumisen.
Parempi projektisuunnittelu
Projektin viestintäsuunnitelma täydentää projektisuunnitelmaa kuvaamalla yksityiskohtaisemmin, miten tiimi työskentelee yhdessä.
Jos olet tehnyt etukäteen päätökset siitä, miten toimitat kriittiset tiedot, kuten mitä viestintäkanavaa käytetään, kuka tiedot toimittaa ja kuinka usein, sinun ei tarvitse tehdä näitä päätöksiä myöhemmin tilanteessa, jossa sinulla on kiireellisiä päivityksiä mutta et tiedä, kenen kanssa jakaa ne (tämä on erityisen tärkeää, kun suunnittelet etäprojekteja).
Projektisuunnitelmamallimme auttaa sinua jäsentämään tämän viestintästrategian alusta alkaen ja varmistamaan saumattoman tiedonkulun sekä tiimin yhtenäisen toiminnan koko projektin ajan.
Sidosryhmien realistiset odotukset
Viestintää koskevat odotukset on määriteltävä heti alussa, jotta projektilla olisi mahdollisuus edetä sujuvasti.
Kun kerrot asiakkaalle projektin alkuvaiheessa, mitä hän voi odottaa, luot sävyn koko projektille. Sidosryhmien on myös hyödyllistä tietää etukäteen, mitä tarvitset heiltä, jotta he voivat valmistautua oikeaan hetkeen.
Kaikki alkaa odotuksista ja siitä, että varmistetaan kaikkien olevan samalla sivulla. Luon aina projektin aloitusvaiheessa viestintäohjeen, jossa sanotaan: “Näin tavoitat minut, näihin aikoihin olen parhaiten tavoitettavissa ja näitä kanavia kannattaa käyttää yhteydenottoon.” Viestintäohje on myös hyvä paikka selkeyttää vastausaikoihin liittyviä odotuksia. Jotta voit tehdä asiakkaalle parhaasi, sinun on keskityttävä työhön, etkä pidä sähköpostia jatkuvasti avoinna (paitsi todella kriittisinä aikoina), esimerkiksi.
Helpompi sidosryhmien hallinta
Paras tapa hallita sidosryhmiä on laatia viestintäsuunnitelma, noudattaa sitä ja käyttää sitä onnistuneen viestinnän toteuttamiseen, jotta tavoitteesta ja projektin välitavoitteista päästään yhteisymmärrykseen (ja linjausta voidaan tarvittaessa tarkistaa).
Projektin viestintäsuunnitelma edistää yhteistä ymmärrystä viestintäprosessista, jotta kaikki tietävät, mitä projektissa tapahtuu ja mitä siinä pitäisi tapahtua.
Jouduin asiakkaan kanssa tilanteeseen, jossa asiat olivat pahasti sekaisin, mutta tämä ei käynyt selväksi ennen kuin oli liian myöhäistä. Pieniä varoitusmerkkejä oli nähtävissä, kuten se, ettei asiakas ollut aloituskokouksen jälkeen kovin hyvin tavoitettavissa ja että yhteydenottoihimme ei vastattu, joten projektimme ajautui heti umpikujaan. Tajusin, ettei meillä ollut säännöllistä rytmiä. Kalentereissamme olevista merkinnöistä riippumatta ei ollut sovittu, miten viestimme. Viestintäsuunnitelma olisi muuttanut tilanteen täysin ja antanut meille heti alusta lähtien mahdollisuuden sanoa: \u0022Emme saavuta mitään näistä tavoitteista, jotka meidän pitäisi saavuttaa, ja tämä on varoitusmerkki\u0022.
Lataa projektiviestintäsuunnitelman mallipohja
Lataa projektiviestintäsuunnitelman mallipohjamme, jotta voit helposti koota kaikki projekteissasi tarvitsemasi yhteystiedot ja ohjeet. Mukana on myös täytetty esimerkki, joka näyttää viestintäsuunnitelman täyttämisen parhaat käytännöt.
Projektiviestintäsuunnitelman käyttö
1. Jaa se tiimisi kanssa
Suunnitelman jakaminen tiimisi kanssa kertoo heille viestintärytmistä, joka vaikuttaa heidän työhönsä ja toimituspäiviinsä, mutta antaa myös enemmän kontekstia siitä, miten ja kenen kanssa viestit. Näiden tietojen jakaminen tarkoittaa, että tiimisi voi tukea sinua suunnitelman toteuttamisessa.
2. Pysy aikataulussa
Varaa kaikki tärkeät projektikokoukset heti, kun suunnitelma on valmis, ja lisää kalenteriisi muistutukset säännöllisistä seurantatapaamisista sekä jopa projektia koskevista sähköposteista, jotta pysyt suunnitelmassasi määriteltyjen tärkeiden asioiden tasalla.
Jos huomaat jossain vaiheessa poikkeavasi viestintäsuunnitelmastasi ja sinun on vaikea palata siihen, harkitse määrittelemääsi lähestymistapaa uudelleen:
- Onko se edelleen linjassa projektisi tavoitteiden kanssa?
- Ovatko tavoitteet tai sidosryhmät muuttuneet jollain tavalla projektin aloittamisen jälkeen?
- Onko tässä projektin vaiheessa olemassa tehokkaampia tapoja välittää projektia koskevia tietoja?
Jos tarvitset apua projektin edistymisen seuraamiseen ja tarkkojen tietojen tarjoamiseen sidosryhmille, tutustu tähän projektinhallintaohjelmistojen luetteloon.
Löydät myös lisää projektinhallinnan viestintästrategioita täältä.
Mitä mieltä olet?
Mitä taktiikoita pidät tehokkaimpina projektiviestintäsuunnitelmien laatimisessa? Liity keskusteluun Slackissa satojen muiden digiprojektipäälliköiden kanssa DPM-jäsenyyden kautta!
