Varjolinjaus on projektisi kummitus
Varjolinjaus: Projektien epäviralliset prosessit voivat johtaa hallinnan menettämiseen ja epäjohdonmukaisiin tuloksiin.
Syyt: Sosiaalinen halu yhteiseen linjaan, ulkopuoliset päätöksiin vaikuttavat tekijät ja dokumentoimattomat prosessin oikotiet edistävät varjolinjausta.
Sen hyödyntäminen supervoimana: Tiimin viestinnän, päätösten läpinäkyvyyden ja dynaamisen dokumentoinnin parantaminen voi auttaa hyödyntämään varjolinjauksen etuja.
Innovointi: Varjolinjauksen tuominen päivänvaloon edistää innovointia.
Rakastan sitä tunnetta, kun kokous päättyy kaikkien nyökytellessä selkeälle etenemissuunnitelmalle. Inhoan sitä tunnetta, kun kokoonnumme uudelleen vain huomataksemme, ettei kukaan tehnyt sitä, mitä lupasi – tai edes sillä tavalla kuin lupasi. Tämä on varjokohdistamista klassisimmillaan, ja sitä voi tapahtua organisaation kaikilla tasoilla.
Mitä varjokohdistaminen on?
Laajasti ottaen varjokohdistaminen on jokaisen projektin epävirallinen harmaa alue. Se voi tarkoittaa kaikkea epävirallisten sidosryhmien päätöksiin kohdistamasta vaikutuksesta kiertoprosesseihin, joilla ohitetaan byrokratia aikataulussa pysymiseksi. Se ei ole aina huono asia – itse asiassa se voi olla projektin supervoima. Mutta kun et ole tietoinen sen tapahtumisesta, se voi kaapata projektisi hallintaansa, tuottaa epäjohdonmukaisia tuloksia ja luoda skaalaamisen esteitä.
Mikä aiheuttaa varjokohdistamista?
Mutta ennen kuin menen liian syvälle aiheeseen, minun on tunnustettava jotain: varjokohdistamisen suhteen olen yhtä syyllinen kuin kuka tahansa muukin. Miksi? Syitä on monia, mutta tässä ovat kolme pääsyytä:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Ensinnäkin ihmiset ovat sosiaalisia olentoja, jotka kaipaavat yhteistä suuntaa. Me HALUAMME olla samalla linjalla. Selviytymisemme riippui ennen siitä, että olimme linjassa ryhmän kanssa, vaikka muodostaisimmekin oman merkityksemme ryhmäkeskustelusta. Tämä voi johtaa nyökkäilyyn kokouksessa, vaikka jokainen lähtisi kokouksesta mukanaan erilainen käsitys.
Toiseksi virallisten kokousten välillä voi tapahtua paljon. Kun istut oikeasti tekemään työtä, se on paljon syvällisempää kuin miltä se kokouskontekstissa näyttää. Kun siis kohtaamme päätöksiä, saatamme pyytää toisen mielipidettä tai muut kollegat – mukaan lukien tekoälytiimikaverimme – saattavat vaikuttaa meihin niin, että lähdemme hieman eri suuntaan.
Kolmanneksi huipputiimin jäsenet tuntevat olevansa vastuussa sitoumustensa täyttämisestä, mikä voi saada heidät etsimään keinoja hitaiden ja paisuneiden prosessien, kuten virallisen resursoinnin, johdon päätöskokousten ja työkalujen hyväksyntöjen, kiertämiseen. Sen sijaan he saattavat pyytää palveluksia, hyödyntää varjo-IT:tä ja mieluummin pyytää anteeksiantoa kuin lupaa.
Todellisuudessa useimmat projektit saadaan valmiiksi juuri näin nopeatempoisessa digitaalisessa maailmassa. Kulttuurimme ohjaa meitä väistämään punaisia valoja ja liikenneruuhkia sekä tekemään matkan varrella satoja mikropäätöksiä, jotta pääsemme maaliin täydellä vauhdilla.
Mutta vaikka se on innostavaa ja usein erittäin tehokasta, sillä on myös seurauksensa.
Todellisuudessa useimmat projektit saadaan valmiiksi juuri näin nopeatempoisessa digitaalisessa maailmassa. Kulttuurimme ohjaa meitä väistämään punaisia valoja ja liikenneruuhkia.
Varjokohdistamisen vaikutukset
Varjokohdistamisessa on vaikea ymmärtää se, että sen epävirallinen luonne tarkoittaa pohjimmiltaan tiimin jäsenten toimimista omavaltaisesti. Joskus sitä tehdään parhain aikomuksin – ja joskus käytetään uskomattoman kekseliäitä menetelmiä – mutta useimmiten se on salama, jota on mahdotonta vangita pulloon.
Hallinnan kaappaaminen
Ensisijainen vaikutus on se, että sinä projektin johtajana menetät hallinnan. Oikeat asiat tapahtuvat, mutta ne tapahtuvat selkäsi takana. Tämä tarkoittaa, että sinulla, toimituksesta vastuullisella johtajalla, saattaa olla vastattavanasi vaikeita kysymyksiä, joihin sinulla ei ole vastauksia. Se tarkoittaa myös, että tiimissäsi on epävirallisia jäseniä, jotka vaikuttavat asioihin sinun tietämättäsi ja ohjaavat niitä oikeaan suuntaan omien, eivät välttämättä sinun, etujensa mukaisesti. Se saattaa tuntua onnistumiselta, mutta todellisuudessa kyse on vain hallitusta kaaoksesta, joka esiintyy tehokkaana suorituksena.
Epäjohdonmukaisten tulosten tuottaminen
Se, että ohjauspyörässä on monta kättä, johtaa projekteissasi epäjohdonmukaisiin tuloksiin. Ulkopuoliset ajattelevat kyse olevan sattumasta ja ymmärtävät aivan oikein, että jokainen projekti on erilainen ja jokaisella projektitiimillä on ainutlaatuinen dynamiikka. Mutta eikö kyse ole muustakin? Kyse on tiimisi jäsenistä, jotka ovat kirjaimellisesti valttikortteja hihassasi, nukketeatterin ohjaajista, jotka valitsevat vedettävät narut, sekä taikapölystä, joka siunaa kykysi tuottaa loistavia tuloksia silloin, kun sillä on merkitystä jollekin toiselle – ei sinun ansiostasi… ja joskus jopa sinusta huolimatta.
Skaalauskykysi rajoittaminen
Kun katsot omien projektiesi ulkopuolelle, vastaan tulee vielä synkempi asia: se, mitä sinä ja tiimisi teette, ei ole toistettavissa. Sen toistaminen ei ole vain vaikeaa, vaan se on mahdotonta. Sinun ja tiimiesi onnistumiset ovat ihmeitä, eivät normaalia liiketoimintaa. Teillä on unelmatiimejä, jotka koostuvat yksisarvisista, joita ei voi monistaa kaikkialle liiketoimintaan.
Vaikka sinä ja johtoryhmä haluaisittekin säilöä sen, mitä sinä ja tiimisi pystytte saavuttamaan, epäonnistutte. Henkilöstöhallinto aloittaa turhan yksisarvisten metsästyksen ja operatiivinen johto yrittää laatia toimintaohjeen, mutta tiedät syvällä sisimmässäsi, että kyseessä on palkittu ruokalaji, jonka reseptiä kukaan ei tunne.
Kuinka hyödynnät piilevää linjautumista
Voiko piilevää linjautumista edes määritellä riittävän tarkasti, jotta siinä olisi järkeä? Mielestäni voi. Tässä on viisi tapaa tehdä piilevästä linjautumisesta supervoimasi.
Tee tiimistäsi strategisia projektijohtajia
Asiantuntijoidemme vetämä projektinhallintakoulutus auttaa tiimejä siirtymään tuotosten toimittamisesta tulosten saavuttamiseen.
Luo parempi päätöksentekoarkkitehtuuri
Paras tapa saada piilevä linjautuminen hallintaasi on selkeyttää, miten päätökset tehdään. Kyse ei ole muodollisissa kokouksissa tehtävistä suurista päätöksistä, vaan tuhansista matkan varrella syntyvistä mikropäätöksistä.
Sinun ei tarvitse luoda yhtä pitkää RACI-matriisia kuin Ilias, mutta sinun ja tiimisi pitäisi ainakin olla yhtä mieltä siitä, keneltä voi kysyä neuvoa matkan varrella tehtävissä mikropäätöksissä. Ja jos kyseessä on sekaantuva piilovaikuttaja, kirjoita se silti muistiin. Tee päätöksentekoarkkitehtuurista todellisuutta vastaava, älä muodollisuuksia heijastava.
Kun asiat ovat selkeitä, keskusteluista tulee avoimempia ja voit alkaa suunnitella niiden pohjalta. Tiedät, että suunnitteluun liittyvää neuvoa kysytään UX-johtajalta eikä luovalta johtajalta, ja tiedät, että teknisen arkkitehtuurin neuvonantajana toimii vanhempi kehittäjä, joka ei edes kuulu projektiisi.
Tee päätöksentekoarkkitehtuurista todellisuutta vastaava, älä muodollisuuksia heijastava.
Ota tilannekatsaukset haltuun
Yhdistä tämä parempiin tilannekatsauksiin tiimin kanssa. Piilevää linjautumista tapahtuu muodollisten kokousten välillä, joten älä luota vain muodollisiin kokouksiin ja hämmästy joka kerta.
Älä myöskään vain jankuta. On eri asia kysyä ”hei, ovatko kaikki asiat aikataulussa perjantain määräaikaa varten?” kuin ”voisitko kertoa, missä vaiheessa olet?”. Samoin on eri asia kysyä ”onko jokin asia estämässä etenemistäsi?” kuin ”mikä on suurin tällä hetkellä kohtaamasi haaste, ja voinko auttaa sen kanssa?”.
Ensimmäiset esimerkit ovat passiivisia ja niissä toivotaan vastauksen olevan ”kaikki hyvin”. Jälkimmäiset ovat ennakoivia ja edellyttävät yksityiskohtaisempaa vastausta, joka voi antaa sinulle tietoa heidän lähestymistavastaan, mielentilastaan ja siitä, ovatko odottamattomat vaikutteet vetäneet heitä johonkin suuntaan tai työntäneet heitä pois suunnasta tavalla, joka on otettava huomioon.
Dokumentoi, mutta mukaudu myös
Sinun kannattaa tietenkin dokumentoida asiat, jotta ihmiset voivat tarkastella päätöksiä ja vastuualueita myös verkon ulkopuolella: kokousmuistiot toimenpiteineen, sprintin työjonoon määritetyt käyttäjätarinat, tehtävienhallintajärjestelmän tehtävät — kaikki tavanomaiset keinot. Älä kuitenkaan oleta, että asiat pysyvät samoina muutamaa minuuttia kauempaa. Tiimin jäsenet voivat sairastua tai siirtyä muihin projekteihin; tehtävät voivat tehdä toisista tehtävistä tarpeettomia; prioriteetit muuttuvat; teknologia kehittyy; rahoitus voidaan vetää pois. Kulloinkin sinun on työskenneltävä todellisuuden, ei toiveajattelun, pohjalta.
Älä kuitenkaan pysähdy päivittämään kaikkea dokumentaatiota. Rakenna kulttuuri, jossa muutoksia odotetaan ja jossa ne voidaan kirjata tai viestiä nopeasti, jotta ihmiset eivät seuraavassa muodollisessa tilannekatsauksessa ylläty siitä, että Arlo ja Rose vaihtoivat suunnittelutehtäviä tai että käyttöliittymästä riippumattomasta CMS-vaihtoehdosta luovuttiin.
Etkö ole varma, onko sinulla siihen riittävästi kapasiteettia? Harkitse toiminnallisen työnkulun rakentamista, joka poimii päätökset keskusteluista ja kokousmuistioista päätöslokiin, jota voit tarkastaa ja jota tiimi voi käyttää sen sijaan, että se etsisi tietoa Slack-viestien sivukaupalla.
Kehitä tiimisi viestintätaitoja
Mutta tätä ei voi valjastaa käyttöön pelkillä työkaluilla ja artefakteilla. Sinun ja tiimisi on kehitettävä viestintätaitojanne. Se tarkoittaa vähemmän yksisuuntaista tiedottamista ja enemmän mahdollisuuksia esittää kysymyksiä ja käydä vuoropuhelua. Se tarkoittaa myös tapaa, jossa kaikki toistavat omin sanoin, mitä ovat ymmärtäneet, jotta mahdolliset väärinymmärrykset havaitaan varhaisessa vaiheessa. Kaikkien on opittava kuuntelemaan aktiivisesti — erityisesti sinun projektinvetäjänä.
Tämä ei ole mitään woke-höpötystä. Kyse on inhimillisistä taidoista, jotka lisäävät viestinnän tarkkuutta ja uskollisuutta maailmassa, jossa virheisiin ja väärinymmärryksiin ei enää suhtauduta yhtä suopeasti. Maailma haluaa projektisi toimitettuna nopeasti, ja vaikka me ihmiset emme ole yhtä nopeita kuin ympärillämme olevat työkalut ja teknologia, meidän on tehtävä roolistamme arvokas eikä virhealtis.
Maailma haluaa projektisi toimitettuna nopeasti, ja vaikka me ihmiset emme ole yhtä nopeita kuin ympärillämme olevat työkalut ja teknologia, meidän on tehtävä roolistamme arvokas eikä virhealtis.
Inspiroi luottamusta, turvallisuutta ja kapinallista kokeilua
Lopuksi: älä tukahduta innovointia ja uusien työskentelytapojen löytämistä vain siksi, että haluat täyden ja ehdottoman autoritaarisen kontrollin. Jos olet soveltanut aiempia taktiikoita käytännössä, olet rakentamassa nopeaa ja iteratiivista suunnitelmaa erittäin tehokkaille prosesseille, jotka perustuvat todellisuuteen eivätkä teoriaan. Vielä enemmän: olet kirjaimellisesti tuonut varjokohdistuksen ulos varjoista, jotta siitä voidaan puhua, sitä voidaan tutkia ja sen soveltuvuutta laajemmin voidaan arvioida.
Varjokohdistuksessa on nimittäin kyse innovaatiosta. Ihmiset etsivät tapoja ratkaista monimutkaisia ongelmia tai päästä niiden yli. Osa ratkaisuista on uhkarohkeita ja vaikuttaa kielteisesti projektisi muihin osiin. Toiset taas ovat nerokkaita oivalluksia, joiden toimintaperiaatteet haluat selvittää käänteisesti.
Mutta jos jätät sen huomiotta tai annat sen ottaa sinusta vallan, jäät kokonaan paitsi sen hyödyistä.
Varjokohdistuksessa on kyse innovaatiosta. Ihmiset etsivät tapoja ratkaista monimutkaisia ongelmia tai päästä niiden yli.
Entä jos varjokohdistus vain… katoaisi?
Rehellisesti sanottuna en ole varma, onko se tässä ihanteellinen tavoite — erityisesti tekoälyn aikakaudella, joka ajaa kapitalistisia yhteiskuntia muuttumaan samanaikaisesti sekä robottimaisiksi että innovatiivisiksi. Se on pulmallinen kysymys — mahdoton arvoitus.
Mutta se, mitä teemme varjoissa, on hyvin inhimillistä. Se on kokeilun henkeä ilman ylimielisyyttä. Se on tiimityötä, joka perustuu ihmisten välisiin siteisiin ja sitoumuksiin. Se on valtaa ja vaikutusvaltaa, joka tulee odottamattomista paikoista.
Meidän ei pitäisi ihmisten ollessa mukana prosessissa vastata vain päätöksistä, hyväksynnöistä ja laadunvalvonnasta. Emme ole kokoonpanolinjan valvojia tehdaspäälliköitä. Emme ainakaan vielä. Siksi meidän pitäisi sillä välin toimia inspiraation lähteinä. Meidän pitäisi olla kaoottinen kerroin, joka tuo mukaan hieman ennakoimattomuutta. Meidän pitäisi unelmoida, ajaa asioita ja käyttää vaikutusvaltaamme sekä muovata inhimillisen yhteistyön sekavaa keskivaihetta. Sillä tavoin päädymme johonkin uuteen, mitä ei ole aiemmin ajateltu. Itse asiassa se on ainoa tapa, jolla olemme koskaan tehneet niin.
Mitä sinä ajattelet?
Olen kuitenkin kiinnostunut myös sinun ajatuksistasi. Mitä varjokohdistus tarkoittaa sinulle? Ja onko se jotain, minkä poistamista ja hallintaa meidän pitäisi tavoitella? Kerro ajatuksesi kommenteissa!
