Kuinka järjestät sisäisen projektin aloituskokouksen + esityslistamalli
Me kaikki projektipäälliköt olemme innokkaita toimeen tarttujia. Se on synnynnäinen osa sitä, keitä olemme. Rakastamme asioiden käynnistämistä ja tapahtumien näkemistä. Kun kyse on projektin käynnistämisestä asiakkaan kanssa, on kuitenkin tärkeää olla ryntäämättä siihen ennen kuin olemme valmistautuneet kunnolla sisäisessä projektin aloituskokouksessa.
Sisäiset projektin aloituskokoukset ovat olennainen osa laajempaa projektin käynnistysprosessia. Toimintajärjestyksen kannalta sisäinen aloituskokous tulisi järjestää ennen asiakkaan kanssa pidettävää aloituskokousta tai ennakkokokousta.
Kun asiakastapaamiseen osallistuu asioista perillä oleva tiimi ja mukana on harkittu suunnitelma, saat keskustelusta enemmän irti – opit mahdollisimman paljon ja teet tärkeitä projektipäätöksiä tuhlaamatta arvokkaita työtunteja, rahaa ja kasvokkain vietettyä aikaa asiakkaan kanssa.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Tässä artikkelissa ehdotamme hyvien käytäntöjen mukaista sisäisen projektin aloituskokouksen asialistaa ja tarkastelemme, miten voimme varmistaa aloittavamme projektimme ja projektinhallintatoimintamme mahdollisimman hyvillä onnistumisen edellytyksillä.
Etkö halua lukea? Katso tämä sen sijaan:
Sisäisten aloituskokousten merkitys
Projektipäälliköiden on suhtauduttava sisäisiin aloituskokouksiin yhtä huolellisesti kuin asiakkaan kanssa pidettävään aloituskokoukseen. Sisäinen projektin aloituskokous ei ole vain ensimmäistä asiakastapaamista edeltävä vaihe – se on perusta ja määrittää koko projektin elinkaaren sävyn, tyylin ja vision. Se tarjoaa tilaisuuden perehdyttää projektitiimi, rakentaa yhteenkuuluvuutta ja suhteita, asettaa odotuksia ja varmistaa, että kaikilla on selkeä käsitys projektista, jotta emme joudu haparoimaan asiakkaan edessä.
Jos emme ole huolellisia, sisäiset aloituskokoukset typistyvät usein kiireessä käytäväksi viiden minuutin keskusteluksi käytävällä viisi minuuttia ennen varsinaista asiakkaan kanssa pidettävää aloituskokousta. Sisäiset projektin aloituskokoukset ovat haastavia, ja usein kyse on kokouksesta, johon ihmiset näyttävät jättäytyvän pois. Mutta jos onnistumme tässä ja aloitamme projektin oikein, koko projektin onnistuminen on huomattavasti todennäköisempää.
Jos emme onnistu tässä tai ryntäämme siihen valmistautumatta kunnolla etukäteen – olipa syynä asiakkaidemme tai organisaatiomme innokkuus – saatamme löytää itsemme kokouksesta, jota leimaavat asioista tietämätön esittelykierros, tylsät tutustumisharjoitukset ja tarkoitukseton keskustelu, joka parhaimmillaan selkeyttää projektin suuntaa ja tavoitteita vain hieman ja pahimmillaan voi johtaa uuden projektin peruuttamiseen ennen kuin se on edes alkanut.
Kuinka suunnitella sisäinen projektin aloituskokous
Kun aloituskokoukseen osallistuu asioista perillä oleva tiimi ja käytössä on asianmukainen projektisuunnitelma, saat enemmän irti keskustelusta asiakkaan ja projektin sidosryhmien kanssa. On tärkeää, että tiimi tietää asiakkaasta ja projektista mahdollisimman paljon ennen kuin sen jäsenet alkavat esittää tyhmiä kysymyksiä asiakkaan edessä!
On myös tärkeää, että tiimi työskentelee yhdessä laatiakseen vankan suunnitelman, joka herättää asiakkaan luottamuksen, ja tekee yhdessä kaikki tärkeät projektipäätökset etukäteen, jotta arvokkaita työtunteja, rahaa ja kasvokkain vietettyä aikaa asiakkaan kanssa ei tuhlata sisäisiin väittelyihin asiakkaan seuratessa niitä ja ollessa yhä huolestuneempi siitä, ettei toimistotiimi oikeastaan tiedä, mitä se tekee.
Kun tiimin jäsenet saavat vaikuttaa viralliseen projektisuunnitelmaan, heidän omistajuutensa ja vastuunottonsa projektitehtävistä vahvistuvat. Projektipäällikkönä sinun on tärkeää ohjata tiimin jäseniä heidän osallistuessaan projektisuunnitelman laatimiseen ja varmistaa, että se on edelleen linjassa työn laajuuden kuvauksen, asiakkaan odotusten ja projektin toteutustavan kanssa.
Näin valmistaudut sisäiseen projektin aloituskokoukseen
Ennen kuin aloitat kokouksen tiimisi jäsenten kanssa, sinun on valmisteltava muutama asia. Käytä aikaa kaiken olennaisen tiedon kokoamiseen ja selvitä kaikki mahdollinen asiakkaasta ja projektista. Kerää myös kaikki muu tarvitsemasi olennainen tieto.
Tiivistä nämä tiedot muotoon, jonka tiimisi on helppo omaksua, ja merkitse myöhempää käsittelyä varten muistiin kaikki, mitä et tiedä, sekä jäljellä olevat kysymykset.
Tässä on (ei-tyhjentävä) luettelo valmisteltavista asioista:
- Sisäisen tiimin jäsenet — nimet, roolit ja muut tiedot
- Projektin sponsorit ja asiakkaan tiimin jäsenet — nimet, roolit ja muut olennaiset tiedot
- Projektityyppi ja menetelmä
- Asiakkaan suosima lähestymistapa
- Projektin tarkoitus ja tavoitteet
- Projektin laajuus — mitä projektiin kuuluu ja mitä siihen ei kuulu
- Sisäinen viestintä ja yhteistyö — asiakkaan odotukset ja sisäiset odotukset
- Asiakkaan aloituskokouksen tiedot — esityslista, tavoitteet ja käsiteltävät asiat
- Seuraavat vaiheet
Projektin sisäinen aloituskokous (eli tiimin aloituskokous)
Kun kaikki valmistelutyö on tehty, sinun on laadittava esityslista projektin sisäistä aloituskokousta varten ja kutsuttava tiimisi itse kokoukseen. Olemme laatineet sinulle sisäisen aloituskokouksen esityslistamallin, jonka pohjalta voit työskennellä, sekä esimerkin, josta näet, miten se tehdään.
Muista lukea Sarah Simen vinkit aiheesta sisäisen aloituskokouksen järjestäminen!
Sisäisen aloituskokouksen esityslistamalli ja esimerkki
Lataa sisäisten aloituskokousten esityslistamalli ja esimerkki ja hyödynnä alla olevia vinkkejämme ja selityksiämme parhaiden tulosten saavuttamiseksi. Muokkaa esityslistaa vastaamaan projektisi yksilöllisiä tarpeita.
Katsaus sisäisen projektin aloituskokouksen esityslistaan
Sisäisen projektin aloituskokouksen esimerkistä ja mallista (katso yllä!) löydät perustiedot, mutta tässä on yksityiskohtainen katsaus kohtiin ja niiden merkitykseen. Jokainen projekti on ainutlaatuinen, mutta on hyödyllistä varmistaa, että käsittelemme joitakin näistä perusasioista, jotta tiimimme ovat samalla sivulla:
1. Esittelyt — tutustukaa uusiin parhaisiin tyyppeihinne (15 min)
Aloita kokous antamalla tiimisi jäsenille mahdollisuus tutustua toisiinsa. Koostuupa tiimisi sitten alihankkijoista, freelancereista tai aiemmissa projekteissa yhdessä työskennelleistä toimiston tiimin jäsenistä, jäänmurtajan tai kevyen jutustelun aloittaminen auttaa tiimiä tutustumaan toisiinsa (jos he eivät vielä tunne toisiaan) ja rakentamaan myönteisiä suhteita, jotka luovat perustan projektin aikaiselle tiimityölle.
Pyydä tiimin jäseniä esittelemään itsensä, kertomaan roolistaan ja taustastaan sekä jakamaan jokin hauska fakta tai pieni yksityiskohta itsestään.
2. Asiakas — mikä on tausta? (5 min)
Luo kokonaiskuva, jotta kaikki ymmärtävät toimintaympäristön, jossa työskentelette. Jakaminen on välittämistä, joten älä pidä kirjautumistietoja tai dokumentaatiota vain itselläsi. Jaa tiimille kaikki tietämäsi, jotta he voivat perehtyä asioihin itsenäisesti ja jotta tiimilläsi on kaikki tarvittavat olennaiset tiedot ymmärrettäväkseen.
Jotta kokous pysyy aikataulussa, kysymys- ja vastausosio kannattaa luultavasti siirtää loppuun. Muuten tämä kokouksen osio voi venyä suhteettoman pitkäksi.
Kerro, miten päädyitte työskentelemään projektin parissa — saitteko työn suoraan nykyiseltä asiakkaalta, onko kyseessä täysin uusi asiakas vai toimitusjohtajan ystävä? Selitä, mitä olet aiemmin tehnyt asiakkaan kanssa tai muiden asiakkaiden kanssa samankaltaisissa projekteissa, ja auta tiimiä ymmärtämään, kenen kanssa työskentelette.
Me kaikki tiedämme, että asiakkaat ovat keskenään hyvin erilaisia. Tiimeillemme he ovat kuitenkin usein ihmisiä, jotka tekevät aina huonoja päätöksiä. Pyri esittämään asiakkaat myönteisessä valossa. Välttääksesi vakavat suusta päästetyt sammakot kerro tiimillesi asiakkaan erityispiirteistä. Kerro, keitä he ovat (sisäisiä/ulkoisia), mitä tiedämme heistä, millaisissa muissa projekteissa he ovat työskennelleet ja miten asiakas haluaa työskennellä.
3. Projekti — miksi teemme tämän? (5 min)
Jotta projekti asettuisi paremmin oikeaan perspektiiviin, sinun on autettava tiimejäsi ymmärtämään, miksi projekti tehdään alun perin. Tämä tarkoittaa asiakkaan liiketoiminnallisten syiden jakamista projektin käynnistämiselle sekä sen varmistamista, että kaikille on selvää, miltä onnistuminen tai epäonnistuminen näyttää.
Asiakaskokemuksen näkökulmasta aloita myös tiimin kanssa keskustelu siitä, miten tämä projekti parantaa asiakkaiden tai kansalaisten elämää ja vastaa heidän tarpeisiinsa.
Alusta alkaen positiivisen asiakaskokemuksen maksimoinnin tulisi olla keskeinen syy sille, miksi olet mukana projektissa. Luo visio siitä, miksi tiimin pitäisi välittää projektista, ja auta kaikkia ymmärtämään, että heidän tekemisensä edistää jotain merkityksellistä.
Toimiston näkökulmasta sinun on lopuksi oltava selkeä siitä, miltä onnistunut projekti näyttää sen lisäksi, että se toimitetaan ajallaan, budjetin mukaisesti ja sovitun laajuuden puitteissa. Miten te toimistona aiotte kasvaa tämän projektin toteuttamisen seurauksena – kehitättekö uuden valmiuden tai osaamisen uuden teknologian avulla?
4. Laajuus — mitä olemme tekemässä? (20 min)
Kun projektin tausta on määritelty, on aika perehtyä tiimin kanssa laajuuden yksityiskohtiin. Yleensä tämä tarkoittaa projektin aikataulun, arvion, projektin perustamisasiakirjan ja SoW:n (työnkuvauksen) läpikäyntiä, jotta kaikki ymmärtävät projektin kulun, toiminnot sekä tuotokset tai toimitettavat kokonaisuudet. Älä pitkästytä kaikkia kuoliaaksi, mutta auta heitä ymmärtämään projektin erityispiirteet, jotta koko tiimi on tietoinen rajoitteista heti ensimmäisestä päivästä lähtien.
Tämä on hyvä hetki aloittaa RAID-loki (riskit, oletukset, ongelmat ja riippuvuudet). Mikään ei saa ihmisiä puhumaan siitä, mikä tulee menemään pieleen, aivan yhtä hyvin kuin SoW:n läpikäynti. Mitä aikaisemmin tiedät, sen parempi.
Jos joku on yrittänyt tätä aiemmin ja epäonnistunut, miksi niin kävi? Ja miten voit lieventää riskiä? Sisäpiirin tiedon ja tiimisi ainutlaatuisen samankaltaisten projektien ymmärryksen hyödyntäminen auttaa kehittämään avoimuuden kulttuuria ja varmistamaan, että yllätykset jäävät mahdollisimman vähäisiksi.
5. Lähestymistapa — miten saamme tämän toteutettua? (20 min)
SoW:n sekä ehdotettujen toimintojen ja tuotosten tarkastelu tarjoaa erinomaisen tilaisuuden keskustella prosessimuutoksista tai uusista lähestymistavoista, joita tiimi haluaa kokeilla. Muista, että uusi ei ole aina parempi, ja hyväksi todettu toimii usein aivan hyvin. Luo siis visio selkeästi äläkä päädy järjettömälle takaa-ajolle kohti teknisen tai prosessiin liittyvän hulluuden äärirajaa.
Olettaen, että SoW on jo hyväksytty, muista, että jos muutat lähestymistapaa, sinun on varmistettava, että pystyt edelleen saavuttamaan asiakkaan (ja toimiston) projektitavoitteet ja toimittamaan edelleen sen, mitä lupasit. Tämä ei ole vain tilaisuus tehdä elämästä helpompaa itsellenne.
Kasvata silti tiimin omistajuutta projektista. Jotta projekti onnistuisi, tiimin on koettava se omaksi projektikseen. Kun jätät tiimille aikaa ja tilaa ehdottaa ideoita, haastaa suunnitelmasi ja keksiä parempi työskentelytapa, lopputuloksena on paljon vankempi lähestymistapa ja huomattavasti sitoutuneempi tiimi.
6. Roolit — kuka tekee mitä? (5 min)
Kun tiimillä on ollut mahdollisuus ymmärtää projekti ja se, miten he voivat siihen liittyä, tiimin roolit ja vastuut kannattaa selkeyttää. Voi olla hyödyllistä yhdistää heidän roolinsa SoW:hen ja selkeyttää kuhunkin osa-alueeseen liittyvät toimitettavat kokonaisuudet, niiden olemassaolon syyt sekä se, mitä niiden toteuttaminen edellyttää.
Voi olla hyödyllistä määritellä SoW:n pohjalta RACI-matriisi (vastuullinen, tilivelvollinen, konsultoitava ja tiedotettava) toimitettaville kokonaisuuksille ja tiimille. RACI auttaa lieventämään vastuualueisiin liittyvää epävarmuutta ja selkeyttää tiimin varmuutta toimitusten suhteen.
7. Tiimityö — miten työskentelemme yhdessä? (5 min)
Kun kokoat yhteen tiimin, joka ei ole aiemmin työskennellyt yhdessä, ymmärrys vaihtelee seuraavissa asioissa:
- Miten tiimin tulisi työskennellä yhdessä
- Miten yhteistyötä tulisi hallita
- Miten viestinnän tulisi kulkea
- Milloin tiimin tulisi kokoontua
- Mitä työkaluja tulisi käyttää
- Mitä järjestelmiä käytätte toimitettavien kokonaisuuksien jakamiseen tai tiettyjen tehtävien tai tikettien yksityiskohtien kuvaamiseen
Projektipäälliköinä tehtävämme on tehdä asioista yksinkertaisia, auttaa kaikkia tuntemaan olonsa luontevaksi ja innostaa ihmisiä työskentelemään yhdessä projektin parissa.
Usein näissä lähestymistavoissa ei ole oikeaa tai väärää, mutta tiimille mahdollisimman suuren autonomian antaminen auttaa sitouttamaan sen mukaan. Haluat heidän kokevan olevansa projektin asiantuntijoita ja auttaa heitä asettamaan yhteiset tavoitteet yhdessä työskentelylle, jotta kaikki ovat vastuussa koko projektin ajan.
Määritelkää odotuksenne ja sopikaa yhdessä tarkasti, miten toimitte. Kun selkeytämme tiimityötä ja sovimme käytännön asioista eli siitä, miten kaikki saadaan tehtyä, autamme hallitsemaan tiimimme odotuksia siitä, mikä on hyväksyttävää ja mikä ei.
8. Aloituskokous – mikä on asiakkaan aloituskokouksen esityslista? (5 min)
Projektipäällikkönä sinulla pitäisi jo olla suunnitelma asiakkaan aloituskokousta varten – sen läpikäymisen tarkoituksena tiimisi kanssa on saada heidät sitoutumaan suunnitelmaan ja antaa seuraaville vaiheille konteksti sekä kiireellisyyden tunne.
Jos suinkin mahdollista, mene tavallisia aloituskokouksen esityslistalla olevia keskustelunaiheita pidemmälle ja keskustelkaa hyödyllisistä harjoituksista, joita asiakkaan aloituskokouksen aikana voidaan tehdä alkuvaiheen oivallusten saamiseksi tai projektin käynnistämiseksi.
Esityslistasta sopiminen tiimin kanssa voi auttaa selkeyttämään heidän keskittymistään ja tarjota hyödyllistä kontekstia tarvittaville ennakkovalmisteluille. Kokouksen suunnittelu on myös hyvä tapa käydä läpi kokouksen aiemmassa vaiheessa tehdyt toimenpiteet ja päätökset, jotka koskevat projektin laajuutta, lähestymistapaa, rooleja ja tiimityötä, kun suunnittelette, miten kerrotte niistä asiakkaalle.
Pelkkää esityslistasta sopimista pidemmälle ajatellen voitte järjestää toisen suunnittelukokouksen, jossa harjoittelette, mitä aiotte sanoa, kuka sanoo mitäkin ja mitä dioja näytätte, sekä harjoittelette mahdollisia tehtäviä. Saatatte yllättyä siitä, kuinka nopeasti pystytte hiomaan esityslistaa ja kokouksen sisältöä, kun harjoittelette kunnolla.
Tämä ylimääräinen vaihe auttaa tiimiänne tuntemaan olonsa mukavammaksi, antaa teille mahdollisuuden kertoa selkeästi, mitä odotatte heiltä asiakkaan läsnä ollessa, ja antaa heille valmiudet onnistua tehtävässään.
9. Seuraavaksi – miten pidämme yllä vauhtia? (5 min)
Projektia aloitettaessa on houkuttelevaa suhtautua asioihin hieman rennosti – kukaan ei oikeastaan tiedä, mitä tapahtuu, ja voi jopa olla, että sinut projektipäällikkönä otetaan mukaan projektiin viimeisenä. Tapa, jolla johdat ensimmäisiä kokouksia ja vuorovaikutustilanteita, luo pohjan projektin loppuosalle.
Jotta vauhti säilyy, kerro seuraavista vaiheista hyvin selkeästi. Varmista, että kaikki tietävät, mitä heidän pitää tehdä seuraavaksi ja milloin se pitää tehdä, sekä mitä tarkistuspisteitä matkan varrella on.
Nyt on sinun hetkesi ottaa ohjat! Tässä vaiheessa sinun on kerrottava hyvin selkeästi, mitä pitää tapahtua, jotta asiakkaan aloituskokous onnistuu. Ohjaa sitten tiimiäsi suunnittelemaan työ tämän tavoitteen pohjalta.
10. Kysymykset ja vastaukset – mitä emme ole kertoneet teille? (5 min)
Järjestä tiimisi jäsenten kanssa kysymys- ja vastaustilaisuus, kun olet käynyt kaiken muun läpi. Näin he saavat mahdollisuuden esittää tarkentavia kysymyksiä, ja tiimin jäsenet tuovat usein esiin asioita, joita et ole tullut ajatelleeksi tai joista et ole vielä keskustellut asiakkaan kanssa.
Mitä seuraavaksi?
Haluamme kaikki onnistuneita projektin aloituskokouksia, mutta teemmekö asiakkaidemme kanssa oikeat pohjatyöt, jotta asiakkaan aloituskokous onnistuisi paremmin? Projektit voivat ajautua vaikeuksiin jo projektin aloituskokouksessa, vaikka meidän pitäisi vielä olla kuherruskuukauden vaiheessa!
On olemassa yksinkertainen tapa parantaa mahdollisuuksia siihen, että projektin aloitus onnistuu, pitää parempia asiakaskokouksia ja käynnistää projekti myönteisellä uralla. Se on yhtä yksinkertaista kuin lounaan järjestäminen ennakkotapaamisen muodossa ennen varsinaista aloituskokousta.
Tavataan asiakas ennen projektin aloituskokousta, napataan jotain syötävää, vaihdetaan kuulumisia ja selvitetään etukäteen hankalat ja ärsyttävät yksityiskohdat, jotka yleensä suistavat asiat raiteiltaan.
Lisää tietoa projektien aloituksista löydät sarjamme muista artikkeleista:
