Kapasiteettisuunnittelu vs. resurssisuunnittelu: keskeiset erot
Kapasiteettipula: Kapasiteettisuunnittelu auttaa arvioimaan, kuinka paljon työtä tiimisi jäsenet voivat ottaa vastuulleen, ja varmistamaan, että resurssit vastaavat kysyntää ilman pullonkauloja.
Resurssit valmiina: Resurssisuunnittelussa keskitytään oikeiden työkalujen ja henkilöstön kohdentamiseen oikeisiin tehtäviin, jotta jokaisella projektilla on onnistumiseen tarvittava tuki mahdollisimman vähäisellä hukkakulutuksella.
Dynaaminen kaksikko: Kapasiteetti- ja resurssisuunnittelun yhdistäminen auttaa optimoimaan suorituskykyä, tasapainottamaan tarjontaa ja kysyntää sekä kohdentamaan resurssit strategisten tavoitteidesi mukaisesti.
Kristallipalloefekti: Ennakoiva kapasiteetti- ja resurssisuunnittelu tarjoaa kristallipallon, jonka avulla voit ennakoida haasteita ja mahdollisuuksia, jotta projektit voidaan saada valmiiksi ajallaan ja budjetin mukaisesti.
Kapasiteetin suunnittelu ja resurssisuunnittelu ovat läheisesti toisiinsa liittyviä käsitteitä, joiden laajuudessa on pieniä eroja.
Kapasiteettia arvioitaessa vertailet tarjontaa ja kysyntää ja teet sitten päätöksiä siitä, miten mahdolliset puutteet ratkaistaan. Resurssisuunnittelussa keskityt enemmän yksityiskohtiin – siihen, mitä resursseja tarvitaan ja miten resursseja kohdennetaan ja hallitaan tehokasta projektisalkunhallintaa varten.
Mitä kapasiteetin suunnittelu on?
Kapasiteetin suunnittelussa verrataan tiimin jäsenten saatavuutta projektin vaatimuksiin ja tehdään sitten päätöksiä siitä, miten mahdolliset puutteet ratkaistaan. Voit käyttää kapasiteetin suunnitteluohjelmistoa reaaliaikaisten resurssien saatavuuden seuraamisen ja tulevan kysynnän ennustamisen helpottamiseksi.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Esimerkki kapasiteetin suunnittelusta
Miten kapasiteetin suunnitteluprosessi toimii käytännössä? Tässä on esimerkki työkuorman kapasiteetin suunnittelusta:
- Projektisalkkusi koostuu kahdesta tuotelinjasta, joita operoidaan nykyisten resurssien avulla.
- Ensi vuosineljänneksellä haluat lisätä uuden projektin, joka tuo mukaan kolmannen tuotelinja.
Arvioi ensin nykyinen henkilöstöresurssien tarjonta suhteessa kysyntään käyttämällä karkeaa kapasiteetin suunnittelua. Oletetaan siis tässä esimerkissä, että sinulla on 10 kokoaikaista insinööriä ja 2 kokoaikaista tuotepäällikköä tukemassa nykyisiä projektitarpeitasi.
Vaikka nämä tiimin jäsenet työskentelevät kokoaikaisesti, se ei tarkoita, että heillä olisi 8 tuntia päivässä käytettävissään projektiisi. Sinun on otettava huomioon lounas- ja wc-taukoihin kuluva aika sekä sairauslomat ja palkalliset vapaat, jos he ovat vakituisia FTE-työntekijöitä (eivät alihankkijoita).
Realistisempi kapasiteettiarvio olisi 5 tuntia päivässä. Tämä tarkoittaa seuraavaa: 12 työntekijää x 5 tuntia/päivä x 5 päivää/viikko = 300 tuntia/viikko.
Vertaa seuraavaksi tarjontaasi tulevan projektisi kysyntään. Jos oletat, että kolmas tuotelin ja vaatii saman määrän FTE-työntekijöitä (1 tuotepäällikön ja 5 insinööriä), odotettu kysyntäsi on 6 työntekijää x 5 tuntia/päivä x 5 päivää/viikko = 150 tuntia/viikko.
Miten sovitat tarjonnan ja kysynnän välisen eron yhteen?
- Vaihtoehto 1: Lopeta yhden nykyisen tuotelinjan tukeminen ja kohdista resurssit sen sijaan uuteen tuotelinjaan. Tämä on priorisointikysymys.
Jos sidosryhmäsi päättävät, että uusi tuotelinjan on lisättävä, sinulla on vielä kaksi vaihtoehtoa:
- Vaihtoehto 2: Palkkaa lisää resursseja, joilla on uuden tuotelinjan tukemiseen tarvittavat taidot. Tähän liittyy valinta kolmen erilaisen kapasiteetin suunnittelustrategian välillä:
- Jos hankit ylimääräistä kapasiteettia ennen tarpeen toteutumista, kyseessä on ennakoiva strategia. Tämä voi olla riskialtista, jos ennustettu kysyntä ei toteudu, sillä se heikentää kannattavuutta.
- Jos palkkaat työntekijöitä vähitellen tarpeiden ilmetessä, kyseessä on sovittava strategia.
- Jos odotat palkkaamista siihen asti, että kysyntä toteutuu, käytät viivästettyä strategiaa (tuotanto voi viivästyä, kun odotat uusien resurssien saamista paikalle.)
- Vaihtoehto 3: Tue kolmea tuotelinjaa nykyisellä kapasiteetilla. Tämä on riskialtista, sillä ylikuormitus voi johtaa uupumukseen.
Meidän kapasiteetin suunnittelumallimme (saatavilla jäsenyhteisömme kautta) ja kapasiteetinhallinnan parhaiden käytäntöjen oppaamme ovat hyödyllisiä tätä prosessia suorittaessasi.
Mitä resurssisuunnittelu on?
Resurssisuunnittelussa on kyse siitä, miten organisaatio kohdentaa resursseja projektin toimintojen toteuttamiseen. Se on prosessi, jossa tunnistetaan käytettävissä olevat resurssit, osoitetaan projektitehtävät oikeille resursseille saatavuuden ja osaamisen perusteella ja hallitaan sitten näitä resursseja päivittäin.
Resurssienhallintaohjelmisto tallentaa esimerkiksi projektiesi historiatietoja, tiimin jäsenten aikatauluja ja halutun resurssien käyttöasteen, jotta voit laatia kattavan henkilöstösuunnitelman.
Esimerkki resurssisuunnittelusta
Palataan esimerkkiin, jossa organisaatiosi haluaa lisätä kolmannen tuotelinjan. Oletetaan jälleen, että tarvitset 5 insinööriä ja 1 tuotepäällikön tukemaan tätä projektia.
Kun olet kartoittanut tulevat projektisi ja tunnistanut niiden resurssitarpeet, sinun on määritettävä resurssien saatavuus. Onko organisaatiossasi riittävästi resursseja työn tukemiseen, vai tarvitseeko sinun palkata työntekijöitä ulkopuolelta?
Määritä seuraavaksi resurssit projektitehtäville tarvittavien osaamisalueiden perusteella. Tässä vaiheessa perehdyt yksityiskohtiin, kuten siihen, kuinka monta taustajärjestelmä- ja käyttöliittymäinsinööriä työn toteuttamiseen tarvitaan. Laadi varasuunnitelma siltä varalta, ettet pysty hankkimaan tarvitsemiasi projektin resursseja haluamassasi aikataulussa.
Kun resurssienhallintasuunnitelmasi on valmis, kohdista projektiin tietyt resurssit ja seuraa reaaliaikaisesti, miten niitä hyödynnetään. Tee tarvittaessa muutoksia projektin toteutuksen aikana mahdollisten resurssipulien välttämiseksi.
Kapasiteettisuunnittelun ja resurssisuunnittelun erot ja yhtäläisyydet
Tässä on yhteenveto siitä, miten kapasiteettisuunnittelu ja resurssisuunnittelu eroavat toisistaan ja muistuttavat toisiaan muutamilla keskeisillä alueilla:
| Kapasiteettisuunnittelu | Resurssisuunnittelu | Yhtäläisyydet | |
|---|---|---|---|
| Tarkoitus | Vertaa resurssien saatavuutta projektin vaatimuksiin | Tunnistaa, kohdistaa ja hallinnoi resursseja projektin tarpeiden täyttämiseksi | Arvioi resurssien saatavuutta keskeisenä osatekijänä |
| Strategiat | Ennakointistrategia, mukautumisstrategia tai viivästysstrategia | Ottaa huomioon resurssien saatavuuden, kustannukset, vastuut ja riippuvuudet | Ottaa huomioon resurssien saatavuuden ja vastuut |
| Laajuus | Tarjonnan ja kysynnän strateginen yleiskatsaus | Yksityiskohtainen näkymä resurssien kohdistamiseen ja resurssien käyttöön | Arvioi resurssikysyntää |
| Aikajänne | Jatkuva, mieluiten. Muussa tapauksessa: vuosineljänneksen tai tilikauden lopussa TAI ennen uuden projektin alkamista | Jatkuva | Tulisi arvioida jatkuvasti |
Erot
1. Eri yksityiskohtaisuuden tasot: strateginen vs. toteutukseen suuntautuva
Kapasiteettisuunnittelu tarkastelee tarjonnan ja kysynnän kokonaismääriä koko projektisalkussasi ja tunnistaa mahdolliset puutteet. Näiden tietojen avulla voit tukea projektien priorisointia ja resurssien kohdistamista koskevaa päätöksentekoa.
Resurssisuunnittelu tarkastelee resurssien kohdistamista projektitasolla ja auttaa tekemään henkilöstöpäätöksiä saatavuuden, kustannusten, vastuiden ja riippuvuuksien perusteella.
2. Eri aikajänteet
Organisaatiosi henkilöstökapasiteetin suunnitteluprosessin kypsyydestä riippuen saatat päättää toteuttaa kapasiteettisuunnittelun kertaluonteisena harjoituksena joko vuosineljänneksen tai tilikauden lopussa tai ennen uuden projektin aloittamista. Resurssisuunnittelu tulisi aina toteuttaa jatkuvasti.
Yhtäläisyydet
1. Arvioi resurssien saatavuus
Resurssien saatavuus on huomioitava sekä kapasiteettisuunnittelussa että resurssisuunnittelussa.
Kapasiteettisuunnittelussa arvioidaan nykyisen resurssijoukkosi kykyä tukea tulevia projekteja. Tähän kuuluu sen määrittäminen, onko näillä resursseilla ylimääräistä kapasiteettia käytettäväksi muihin projekteihin.
Resurssisuunnittelussa tarkastelet myös resurssien saatavuutta, jotta voit tehdä päätöksiä resurssien kohdistamisesta.
2. Huomioi resurssikysyntä
Resurssikysyntä on toinen kapasiteettisuunnittelun ja resurssisuunnittelun keskeinen osatekijä. Jos et pysty ennustamaan tulevien projektien tarpeita tarkasti, on vaikeaa muodostaa strategiaa sille, miten kapasiteettia mukautetaan tai olemassa olevia resursseja kohdistetaan.
Milloin kapasiteettisuunnittelua ja resurssisuunnittelua käytetään
Hyödynnä suhdannekierron keskeisiä käännekohtia, kuten vuosineljänneksen tai tilikauden loppua tai uuden projektin alkua, analysoidaksesi nykyisen kapasiteettisi ja verrataksesi sitä ennustettuun kysyntään. Tämä auttaa sinua tekemään järkeviä ja oikea-aikaisia rekrytointipäätöksiä.
Kun sinulla on hyvä kokonaiskuva tarjonnasta ja kysynnästä, kohdista resurssisi kysynnän täyttämiseksi ja seuraa sekä mukauta niitä tarvittaessa projektin toteutuksen aikana.
Lue lisää: Tutustu parhaiden työntekijäresurssien hallintaohjelmistojen luetteloomme, jotta pysyt ajan tasalla resurssi- ja kapasiteettisuunnittelusta.
Liity mukaan saadaksesi lisää tietoa resurssienhallinnasta
Haluatko verkostoitua muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa ja jakaa resursseja sekä parhaita käytäntöjä? Liity jäsenyhteisöömme ja saat käyttöösi yli 100 mallipohjaa, näytettä ja esimerkkiä sekä voit verkostoitua satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa Slackissa.
