Opitut läksyt & etäprojektipäällikön tarinoita (Natalie Semczuk Talkanatalkista)

Lue litterointi:

Kokeilemme podcastiemme litterointia ohjelmistolla. Anna anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä botti ei ole sataprosenttisen tarkka.

Ben Aston:

Kiitos, että kuuntelet. Olen Ben Aston, ja tämä on Digital Project Manager -podcast.
Tänään seurassani on Natalie Semczuk. Natalie, kiitos, että tulit ohjelmaan. Tämä on ensimmäinen kerta Digital projektinhallintapodcastin historiassa, kun sama vieras palaa ohjelmaan, joten tänään on todellinen merkkipäivä.
Tänään puhumme projektien epäonnistumisesta, opituista läksyistä, Natalien mahtavasta DPMish-uutiskirjeestä ja kaikesta muusta, minne keskustelu meidät vie.
Viimeksi tutustuimme Natalieen hieman. Jos mietit, kuka Natalie on, luen hänen esittelynsä. On aina hieman kiusallista, kun joku tekee näin, joten pahoittelut. Joku – ehkä Natalie itse – on kirjoittanut hänestä näin: ”Natalie on etänä työskentelevä digitaalisen projektinhallinnan konsultti. Yhdysvaltojen lounaisosissa asuvana hän työskentelee pääasiassa pienissä ja keskisuurissa toimistoissa, joilla on sisäiset verkkotiimit. Hän johtaa digitaalisia projekteja ja toteuttaa prosesseja, jotka auttavat suunnittelu- ja kehitystiimejä. Lisäksi hän erikoistuu projektijärjestelmien käyttöönottoon etätiimeissä.”
Natalie on kirjoittanut paljon etäprojektinhallinnasta, joten käy lukemassa ne, jos olet etäprojektipäällikkö. Hän pitää myös PM Reactions -blogia. Hän pitää dystooppisesta fiktiosta, joogasta ja liiallisesta kahvinjuonnista. Hän on hiljattain palannut lomalta, joten on erityisen hienoa saada hänet vieraaksi.
Itse asiassa Yhdysvaltojen lounaisosat kuulostavat hieman siltä, että piileskeletkö joltain?

Natalie:

En. Olen Arizonassa. Olen muuttanut viime vuosina melko paljon, ja elämäkertojen päivittäminen sekä ihmisille kertominen, että ”en oikeastaan enää asu tuossa osavaltiossa, muutin viime viikolla”, alkoi väsyttää. Siksi yritän ilmaista sijaintini hieman yleisemmällä tasolla.

Ben Aston:

Hyvä, säästyt päivitystyöltä. Millaista Arizonassa on tähän vuodenaikaan?

Natalie:

Kaunista. Saavutimme tällä viikolla merkkipaalun: lämpötila ei enää nouse yli sadan Fahrenheit-asteen, joten syksy on virallisesti alkanut.

Ben Aston:

Jäätävän kylmää.
Olin tällä viikolla Atlantassa. Vancouverissa, jossa nyt olen, on tällä hetkellä noin kahdeksan astetta, mutta Atlantassa oli noin kolmekymmentä astetta ja todella kuuma ja hikinen sää. Palattuani Vancouveriin palelen nyt.
Mutta koska olet arizonalainen – kutsutaanko Arizonasta kotoisin olevaa sillä nimellä?

Natalie:

Luulisin.

Ben Aston:

Missä siis lomailet? Kuulostaa siltä, että asut mukavassa paikassa. Minne arizonalainen lähtee lomalle?

Natalie:

Asun mukavalla alueella. Grand Canyonille on noin kolme tuntia, mikä on aika hienoa. Kesäisin me kaikki pyrimme lähtemään täältä, koska täällä on niin kuuma. En muista muunnosta, mutta Fahrenheit-asteina kesällä lämpötila on noin 120 astetta ja yleensä 115, joten ihmiset suuntaavat vuorille tai poistuvat kokonaan osavaltiosta. Olen siitä täysin samaa mieltä.

Ben Aston:

Se on 46 celsiusastetta kaikille muualla maailmassa asuville, jotka käyttävät Celsius-asteikkoa. 46 astetta on jo puolimatkassa kiehumiseen.
Kerro siis siitä. Tiedän, että olet etäprojektipäällikkö ja olet tehnyt sitä jo jonkin aikaa. Mikä juttu siinä on? Miksi valitsit etäprojektinhallinnan? Vai valitsiko se sinut?

Natalie:

Hieman molempia. Pidän siitä todella paljon. Työskentelin pitkään kokopäiväisesti toimistoissa niissä paikoissa, joissa asuin, ja aloitin sivutoimisen freelancetyön. Ainoa toimiva tapa oli työskennellä etänä toimivien yritysten kanssa. Ensimmäiset sopimukseni olivat pääosin etäpohjaisia, ja huomasin pitäväni tästä elämäntyylistä. Voin valita aikatauluni ja päättää ajankäytöstäni paljon vapaammin, koska en ole sidottu toimistoon, työmatkoihin tai vastaavaan. Etäprojektinhallinta on myös mahtavaa, koska työt saa tehtyä helposti eikä kukaan keskeytä. Lisäksi saan elantoni puhumisesta ja viestinnästä, joten en oikeastaan koskaan tunne itseäni yksinäiseksi.

Ben Aston:

Kuulostaa melko ihanteelliselta.
Kun kerran pystyt hallitsemaan omaa aikaasi näin tehokkaasti, mitä teet vapaa-ajallasi? Emme käsitelleet tätä viimeksi. Mitä projektipäällikkö tekee vapaa-ajallaan?

Natalie:

Työn ja vapaa-ajan tasapainossa on toisinaan ongelmia. Se johtuu varmasti myös freelancetyöstä. Kun et työskentele, mietit helposti, mitä voisit tehdä ajallasi. Pidän kuitenkin alueeseen tutustumisesta. Asun hienossa osassa maata, ja lähellä ovat Sedona, Grand Canyon, mahtavat vuoret, polut ja muut kohteet. Käyn patikoimassa, maastoajamassa, tutkimassa ympäristöä ja ottamassa valokuvia. En ole vielä uskaltautunut telttailemaan, koska täällä on paljon pelottavia ötököitä, mutta kyllä sekin vielä tapahtuu.

Ben Aston:

Tarvitset vain kärpäslätkän, hyönteissumutetta tai aseen.

Natalie:

Silloin varmasti sopisin joukkoon.

Ben Aston:

Hienoa.
Yksi asia, jota olen aikonut kysyä: mitä PM Reactions -blogillesi tapahtui? Onko se jo mennyttä aikaa ja muuttuiko se DPMishiksi?

Natalie:

Ei, se on edelleen olemassa. Kaikki gifit ja meemit ovat siellä.

Ben Aston:

Viimeksi päivitetty huhtikuun toisena päivänä.

Natalie:

Tiedän. Minulla on kokonainen kansio valmiita gifejä. Luokittelen ne tunteiden perusteella. Aiemmin latasin niitä aika ajoin noin 50 kerralla ja ajastin julkaisut, mutta edellisestä kerrasta on liian pitkä aika. Nyt nolottaa.

Ben Aston:

Ehkä voisit sisällyttää niitä uutiskirjeeseesi. Ihan vain ideana.

Natalie:

Pidän ajatuksesta.

Ben Aston:

Edellisestä keskustelustamme on pari kuukautta. Mitä muuta uutta kuuluu loman lisäksi? Minkä parissa olet työskennellyt? Oletko löytänyt uusia kiinnostavia työkaluja?

Natalie:

Olen tehnyt pari uutta asiaa. Saatoin kesällä päätökseen muutaman projektin ja aloitin loman jälkeen uuden projektin New Yorkissa toimivan toimiston kanssa. Sitä ennen työskentelin Montrealissa toimivan toimiston kanssa. Olen työskennellyt monenlaisten asiakasprojektien parissa ja tutustunut toimistoihin, jotka työskentelevät samassa paikassa mutta tukevat etätyötä. Olen ainoa kokopäiväinen etätyöntekijä. On ollut hienoa nähdä heidän prosessejaan, auttaa niiden kehittämisessä ja osallistua muutoksiin.
En ole viime aikoina käyttänyt kovin monia uusia työkaluja. Innostuin kuitenkin TeamGanttista ja Gantt-kaavioista. Olin käyttänyt sitä yhdessä projektissa kauan sitten, mutta lopetin hetkeksi. Nyt palasin sen pariin ja opettelen käyttöä uudelleen. Olen käyttänyt myös MeisterTaskia, joka muistuttaa Trelloa. En tiedä, miten se toimii tiimin kanssa, mutta pienen freelanceritiimin kanssa se on toiminut hyvin.
Siinä taitavat olla tärkeimmät asiat.

Ben Aston:

Mukavaa.
En ole koskaan kuullut ilmaisua ”olen etätyöntekijä”. Kutsutko itseäsi sillä nimellä elämäkerrassasi?

Natalie:

Joskus. En tiedä, onko se virallinen ilmaus, mutta käytän sitä.

Ben Aston:

Miten saat etäprojektipäällikön töitä, kun työskentelet DPM:nä eri puolilla toimivien toimistojen kanssa New Yorkissa, Montrealissa ja muualla Yhdysvalloissa?

Natalie:

Se on varmasti yksi freelancetyön suurimmista kysymyksistä. Aluksi etsin ihmisiä, jotka halusivat palkata ensimmäisen projektipäällikkönsä. Kun palkkaat jonkun ensimmäistä kertaa, et yleensä tiedä, kuinka paljon työtä hänelle on tarjolla, ja löysin oman paikkani siitä välistä. Etätyöstä toimistojen ja suurempien yritysten kanssa suuri osa on perustunut suositteluihin. Tunnet yhden henkilön, joka siirtyy toiseen toimistoon ja tuntee siellä jonkun, joka etsii apua. Myös konferensseissa puhuminen, artikkeleiden kirjoittaminen ja esillä oleminen auttavat.
En yleensä kommunikoi aluksi suoraan henkilön kanssa, joka tarvitsee apuani. Usein kyseessä on toinen projektipäällikkö, joka tarvitsee apua ja haluaa saada yhteistyön toimimaan, tai yrityksen omistaja, joka ymmärtää tarvitsevansa lisäresursseja tiimilleen. Se on erilaisten tilanteiden yhdistelmä.

Ben Aston:

Tervetuloa takaisin Digital Project Management -podcastin toiseen osaan sen jälkeen, kun Natalie ja minä – pääasiassa minä – kärsimme traagisesta internet-yhteyden katkeamisesta. Tällaista elämä on.
Natalie, kiitos, että kerroit etäprojektinhallinnan töistäsi. Minun täytyy kuunnella podcasti löytääkseni, mitä sanoit, mutta puhutaan artikkelistasi. Jos et ole vielä lukenut Natalien uusinta artikkelia osoitteessa theDigitalProjectManager.com, käy lukemassa se. Otsikko on ”Miksi ja miten opitut läksyt dokumentoidaan”. Hienoa on se, ettei kyse ole pelkästä teoriasta, vaan mukana on myös Natalien luomia käytännöllisiä opittujen läksyjen malleja, jotka voi ladata. Jos lataaminen ei onnistu, poista mainosten estäjä käytöstä.
Eikö olekin ärsyttävää löytää hyvältä vaikuttava malli mutta olla tietämättä, miten sitä käytetään? Tyhjän mallin sijaan olemme lisänneet mukaan projektinhallinnan inspiraatiota ja täyttäneet esimerkkejä, jotta voit aloittaa opittujen läksyjen mallin käytön. Miksi opitut läksyt ovat oma asiansa, Natalie? Eikö kyse ole samasta kuin projektin jälkiarvioinnissa?

Natalie:

Tiedän, että PMI:llä on tähän virallinen viitekehys. En ole saanut muodollista koulutusta, mutta näen asian näin: projektin jälkiarvioinnit ovat todella hyödyllisiä tiimin kanssa projektin lopussa. Jos halutaan kuitenkin saada aikaan pysyviä muutoksia, ymmärtää, missä asiat jatkuvasti menevät pieleen tai onnistuvat ja soveltaa oppeja useisiin projekteihin, niitä on tärkeää seurata, ymmärtää ja hyödyntää kokemuksista oppimiseen.

Ben Aston:

Miksi luulet, että eri projektit toistavat samoja virheitä? Koska työskentelet eri toimistojen ja tiimien kanssa, huomaatko kirjoittavasi aina samanlaisia opittuja läksyjä?

Natalie:

Kokemukseni mukaan virheet ja ongelmat ovat aina samoja. Kaikilla on yhteisiä piirteitä. Sen näkee alan konferensseissa: puheissa käsitellään aina jonkin projektin tai suunnitteluprosessin ongelman ratkaisemista. Jokaisella toimistolla on jokin tyypillinen, laaja-alainen virhe tai prosessiin liittyvä ongelma. On kiinnostavaa nähdä, miten eri tiimit ratkaisevat tai käsittelevät sitä, jos he eivät vielä ole löytäneet pysyvää ratkaisua. Haluan seurata, mitä opin ja mitä näen, sekä sitä, miten kokemukset muuttavat näkökulmaani seuraavissa projekteissa.

Ben Aston:

Mitkä ovat mielestäsi kolme yleisintä ongelma-aluetta, joita projektipäälliköt kohtaavat?

Natalie:

Ensimmäinen liittyy arviointiin, projektin aloitukseen ja projektia koskeviin odotuksiin. Arvioinnista on varmasti kirjoitettu kokonaisia kirjoja, ja projektien koon tai työmäärän arviointi on vaikeaa, jos arviota ei tehdä etukäteen. Myös aikataulut ja ennalta arvaamattomat esteet aiheuttavat ongelmia. Asiakas voi joutua viivyttämään projektia esimerkiksi kuusi viikkoa. Prosessi ja sopimusvelvoitteet voivat olla kunnossa, mutta kapasiteetin ja resurssien hallintaan ei silti ole hyvää ratkaisua.
Kolmas asia on kaikkien odotusten hallinta. Ihmisiä voi dokumentoida ja pitää ajan tasalla kokouksissa, mutta odotusten hallinta on aina haaste, erityisesti ketterissä ja yhteistyöhön perustuvissa tiimeissä. Kaikilla ei aina ole samaa tietolähdettä, joten on vaikeampaa varmistaa, että kaikki asiat käsitellään ja viedään loppuun.

Ben Aston:

Yksi yleisimmistä ongelma-alueista liittyy mielestäni vaatimusten omistajuuteen. Eri tiimeissä se toimii eri tavoin, mutta usein on epäselvää, kuka vastaa teknisistä vaatimuksista. Aloittaako käyttäjäkokemuksen suunnittelija? Mikä on liiketoiminta-analyytikon, teknisen johtajan tai projektipäällikön rooli? Kuka määrittelee tarkasti, miten asia toimii ja mitä vaatimuksia siihen liittyy? Kun projektit muuttuvat yhä teknisemmiksi, vaatimusten hallinta niiden kehittyessä on ongelma, joka toistuu. Omistajuus riippuu yhteistyön toimivuudesta, tiimin kokoonpanosta ja projektin tyypistä, joten yksi kaikille sopiva prosessi on vaikea luoda.

Natalie:

En olisi voinut sanoa sitä paremmin. Se on aina suuri haaste. Kaikille ihmisille ja jokaiseen yhteistyön vaiheeseen täydellisesti toimivaa prosessia ei voi aina luoda. Se on hyvin todellinen ongelma, ja käyn itse parhaillani läpi juuri tällaista tilannetta.

Ben Aston:

Mikä on tärkein urasi aikana oppimasi läksy?

Natalie:

Älä koskaan, koskaan, koskaan tee oletuksia. Olen monta kertaa jättänyt esittämättä kysymyksen, jonka olen ajatellut olevan tyhmä. Kokouksessa on voitu tehdä päätös, jota en täysin ymmärrä, mutta olen pidättäytynyt pyytämästä tarkennusta. Olen katunut sitä joka kerta. Asia on voinut myöhemmin kääntyä minua vastaan tai joku toinen on esittänyt saman kysymyksen, mikä on käynnistänyt valtavan keskustelun, koska kaikki muutkin miettivät samaa.
Yritän olla olettamatta, että muut tietävät asiat, ja kysyn mieluummin, selvitän ja sanon kaiken tarpeellisen. Kun en oleta mitään ja kysyn kaikesta, työskentelen tasavertaisemmalta pohjalta. Ainakin asia tulee esiin ja siitä voidaan keskustella.

Ben Aston:

Nuoremmat tai vähemmän kokeneet projektipäälliköt saattavat jättää kysymättä, koska eivät halua vaikuttaa tietämättömiltä. On kuitenkin hyvä neuvo olla se henkilö, joka esittää niin sanotut tyhmät kysymykset ja suhtautuu siihen luontevasti. Kysymys ei luultavasti ole tyhmä, ja se voi nostaa esiin asioita, joita muut eivät ole ajatelleet.
Minulle tärkein läksy liittyi asiakkaaseen, joka kieltäytyi hyväksymästä kustannuksia. Hän halusi aina tehdä vain herrasmiessopimuksen ja selvittää hinnan myöhemmin. Se ei koskaan ollut reilua, ja kärsimme tilanteesta useita kertoja. Lopulta irtisanoimme asiakkaan, mutta vahinko oli suuri. Ajattelimme olevamme kiireessä ja päättelimme selvittävämme kustannukset myöhemmin.
Älä koskaan suostu tekemään työtä ennen kuin on sovittu, kuka maksaa sen, varsinkin jos asiakas ja tiimi syyttävät toisiaan. Sovi kustannuksista etukäteen. Muuten joudut suuriin vaikeuksiin. Siinä ovat tämän viikon opitut läksyt.

Ben Aston:

Lopuksi, Natalie, haluatko kertoa hieman DPMishistä? Mainitsimme sen aiemmin, mutta kerro tästä uudesta uutiskirjeestäsi.

Natalie:

Se on viikoittainen uutiskirje, joka lähetetään joka perjantaiaamu ja keskittyy projektinhallintaan. Yritän tarkastella projektinhallintaa eri näkökulmasta. Koska uutiskirje on henkilökohtaisempi, jaan kokemuksiani, sillä viikolla ajankohtaisia asioita ja kiinnostavia linkkejä. Kaikki eivät liity suoraan projektinhallintaan, mutta ne voivat kiinnostaa meitä kaikkia, koska projekteissamme kosketamme niin monia eri asioita.
Tällä viikolla julkaisin uuden osion yhdessä PM Advice -blogin Patrice Embryn kanssa. Joka muutamassa numerossa toteutamme projektipäälliköltä kysymisen, jossa lukijat voivat lähettää kysymyksiä ja Patrice vastaa niihin. Olen todella innostunut tämän viikon aiheesta. Se julkaistiin tänä aamuna, ja uutiskirjeen linkki tulee pian osoitteeseen DPMish.com.

Ben Aston:

Hienoa. Päätetään tähän. Natalie, kiitos paljon, että liityit seuraamme tähän toiseen kanssasi nauhoittamaamme podcastiin. Toivottavasti kokonaisuus onnistui hyvin.
Jos haluat osallistua keskusteluun tai ladata opittujen läksyjen mallin, käy osoitteessa theDigitalProjectManager.com. Muista myös liittyä Slack-tiimiimme, jossa käydään kaikenlaista kiinnostavaa keskustelua. Erityisesti etäprojektipäälliköiden tiimissä ja kanavalla jutellaan jatkuvasti siitä, mitä ihmisillä on päällä ja lähdetäänkö kahville. Keskustelua on hauska seurata, vaikka et olisi etäprojektipäällikkö. Käy siis tutustumassa siihenkin. Ensi kertaan asti, kiitos kuuntelusta.