Kuinka aloittaa projektipäällikön ura, kun generatiivinen tekoäly korvaa aloitustason tehtäviä

Galen Low: Kuinka aloittelevat projektipäälliköt voivat päästä projektinhallinnan maailmaan, kun pohjakerrosta ei ole eikä portaita toiseen kerrokseen asti?

Ben Chan: Jos yrität päästä projektinhallinnan pariin, ala etsiä ja kehittää näitä taitoja mahdollisimman pian siinä ympäristössä, jossa jo olet.

Galen Low: Millaisia taitoja ja ominaisuuksia rekrytoiva esihenkilö voisi etsiä tekoälytyökalujen hoitaessa kaikki perinteiset projektikoordinaattorin tehtävät?

Ben Chan: Nopeus oppia, sopeutumiskyky ja kyky hallita konflikteja. Ne edistävät menestystä.

Galen Low: Vieko tekoäly kirjaimellisesti aloitustason työpaikat vai määritteleekö se uudelleen sen, mitä aloitustason työ tarkoittaa?

Ben Chan: Todennäköisesti jälkimmäistä. Kyse voi olla siitä, että määritellään uudelleen, miltä tämä tehtävä tarkalleen näyttää. Meidän on nähtävä uusia työtehtäviä, joita ei ole aiemmin osattu ajatella. Verkostoidu. Mene puhumaan ihmisille. Lopulta tekoäly ei palkkaa sinua. Ihmiset palkkaavat sinut.

Galen Low: Tervetuloa The Digital Project Manager -podcastiin — ohjelmaan, joka auttaa toimitusjohtajia työskentelemään fiksummin, toimittamaan nopeammin ja johtamaan paremmin tekoälyn aikakaudella.

Olen Galen, ja joka viikko perehdymme käytännön strategioihin, uusiin työkaluihin, hyväksi havaittuihin viitekehyksiin ja silloin tällöin myös projektirintaman sotatarinaan. Ohjaatpa sitten valtavia muutoshankkeita, hallitset tekoälytyönkulkuja tai yrität vain pitää kaaoksen kurissa, olet oikeassa paikassa. Aloitetaan.

Tänään puhumme tekoälyn vaikutuksesta aloitustason projektinhallinnan tehtäviin sekä siitä, mitä yritykset ja tulevat projektijohtajat voivat tehdä tilanteelle. Kanssani on Benjamin Chan, CLYMB Consultingin perustaja ja entinen "projektien korjaaja". CLYMBissä Ben toimii projektijohtamisen menestysvalmentajana ja hyödyntää yli 15 vuoden kokemustaan projektien elvyttämisestä ja yritystason toimituksista.

Hän on myös ahkera pääpuhuja, graafisten romaanien ystävä ja yksi Kanadan ja Yhdysvaltojen johtavista projektinhallinnan äänistä LinkedInissä. Hänen tehtävänsä? Varmistaa, että projektipäälliköt saavat tarvitsemansa tuen, jotta he voivat lopettaa kamppailun ja alkaa edetä kohti palkitsevaa uraa projektijohtamisen parissa itsevarmasti.

Ben, kiitos kun olet mukana tänään.

Ben Chan: Kiitos Galen, että kutsuit minut ohjelmaasi.

Galen Low: Kunnia on minun. Olit minut vieraana omassa ohjelmassasi, ja minulla oli todella hauskaa. Ajattelin vastata palvelukseen. Sitten kului useita kuukausia, ja pahoittelen sitä. Luulen kuitenkin, että tämä järjestyi lopulta hyvin, koska sanoin juuri jollekulle — ehkä tänään — että projektinhallinnan maailma ei ole vuosikymmeniin muuttunut näin nopeasti. Nyt tuntuu siltä, että joka päivä tapahtuu jotain uutta.

Onko tekoäly vaikuttanut työmarkkinoihin? Erilaisia tehtäviä syntyy, ja uskon, että nyt on oikea aika puhua urasta, urakehityksestä ja erityisesti aloitustason työpaikkoihin liittyvästä kertomuksesta. Tämä koskee erityisesti projektinhallinnan tehtäviä, mutta oikeastaan kaikkia tietotyön tehtäviä. Kaikki on muuttumassa.

Ben Chan: Niin, se on kiinnostavaa, koska vaikka asiat muuttuvat, monet asiat myös pysyvät ennallaan. Ne tuntuvat olevan johdonmukaisia koko projektinhallinnan ja projektijohtamisen työalueella. On kiinnostavaa tarkastella, missä nämä alueet kohtaavat, missä ne erkanevat toisistaan ja miten ne toimivat yhdessä nykyisillä markkinoilla.

Galen Low: On hauskaa, että sanoessasi tuon ajattelen, että historia tavallaan toistaa itseään. Minulla oli ajatus kutsua historioitsija jokaiseen podcastiini sanomaan: teollisen vallankumouksen aikana tapahtui sama asia ja kaikki järjestyi.

Tai ehkä kaikki ei järjestynyt, ja voimme oppia siitä. Kuulen kuitenkin, mitä tarkoitat. On olemassa perusasioita, joihin palaamme, ja sitten tulee aina häiriöitä. Ehkä juuri se pitää meidät valppaina. Sinulla ja minulla on hieman yhteistä historiaa. Olemme LinkedIn-kavereita.

Tiedän, että voimme helposti eksyä yksityiskohtiin. Kun valmistauduimme tähän ja olimme odotustilassa, kävi ilmi, että olemme molemmat sivuraiteille ajautuvia ihmisiä. Mutta jos pysymme tänään aiheessa, tässä on kuunte­lijoidemme etenemissuunnitelma. Halusin aloittaa yhdellä suurella, polttavalla ja eksistentiaalisesti aktivoivalla kysymyksellä, jonka kaikki haluavat tietää projektinhallinnan alalle pääsemisestä vuonna 2025.

Sen jälkeen haluan ottaa hieman etäisyyttä ja puhua kolmesta asiasta. Ensinnäkin haluan käsitellä myyttejä, jotka ohjaavat projektinhallinnan rekrytointitrendejä juuri nyt. Sitten haluan perehtyä siihen, millaisia taitoja rekrytoivien esihenkilöiden pitäisi ehkä etsiä ja miten heidän pitäisi tukea lahjakkaita junioriprojektipäälliköitä, mahdollisesti keskitason tehtävissä.

Lopuksi haluan puhua siitä, mitä aloitustason toimihenkilötehtävistä, erityisesti projektinhallinnassa, sanotaan. Mitä on muutettava nyt, jotta seuraava projektijohtajien sukupolvi voi menestyä?

Ben Chan: Tehdään niin. Katsotaan, mihin tämä johtaa.

Galen Low: Selvä. Projektinhallinnan yllä leijuva suuri pilvi on aloitustason työpaikkojen rapautuminen tekoälyn seurauksena. Minun näkemykseni mukaan tarina menee näin: generatiivinen ja toimiva tekoäly ovat osoittautuneet kykeneviksi hoitamaan niin monia tyypillisiä aloitustason projektikoordinoinnin tehtäviä, etteivät aloitustason projektipäällikön tehtävät enää ole todellisuutta.

Lahjakkaat ihmiset, jotka yrittävät päästä projektinhallintaan, joutuvat käytännössä suoraan toiseen kerrokseen, koska ensimmäistä kerrosta ei enää ole eikä vastaanotosta kulje portaita ylöspäin. Ei älyhissejä, ei mitään. Suuri kysymykseni on tämä: kuinka tulevat projektipäälliköt voivat päästä projektinhallinnan maailmaan, kun pohjakerrosta ei ole eikä portaita toiseen kerrokseen asti?

Millaisia taitoja ja ajattelutapaa heidän on omaksuttava voidakseen toimia tehtävissä, joihin heitä ei perinteisesti olisi katsottu päteviksi?

Ben Chan: Voimme ehkä tarkastella nykyistä polkua, jonka monet aloitustason projektipäälliköt käyvät läpi. He aloittavat projektikoordinaattoreina.

He tekevät esimerkiksi kokousmuistioita, auttavat siirtämään projektin tehtäviä ja ehkä osallistuvat hieman kustannusten hallintaan. He saattavat pitää projektin ostotilaukset ja muut asiat järjestyksessä sekä koota kaiken yhteen. Nyt näemme kuitenkin, että tekoäly hoitaa monet näistä asioista.

Pidät kokouksen, lopetat sen, ja kokouksen litterointi, yhteenveto sekä toimenpiteet kootaan puolestasi siististi yhteen. Sitten jatkat matkaa. Aloitustason työ, jossa joku voisi oppia rinnallasi tällaisia asioita, ei enää ole yhtä kriittinen.

Sen seurauksena taitokuilu kasvaa jatkuvasti. Keskiuran projektipäälliköt ja senioritason projektipäälliköt jatkavat etenemistään, mutta jäljelle jää kysymys: miten alalle päästään? Ihmiset, jotka haluavat päästä alalle, eivät saa oikeanlaista kokemusta.

Rekrytoivat esihenkilöt katsovat tilannetta ja sanovat, ettei hakijalla ole kokemusta. Hakija ei kuitenkaan voi hankkia kokemusta, koska uusi tekoäly on tehnyt toiminnasta tehokkaampaa ja luonut äkillisen osaamis- ja kokemushypyn. Uskon, että juuri tätä tilannetta tarkastelemme nyt.

Niiden, jotka yrittävät siirtyä projektinhallinnan pariin, pitäisi alkaa etsiä ja kehittää näitä taitoja mahdollisimman pian siinä ympäristössä, jossa he jo ovat. Rehellisesti sanottuna projektinhallinnan perusteiden pitäisi olla osa koulutusta. Niitä pitäisi opettaa jo yläkoulussa.

Kuinka moni meistä pänttää ennen kokeita tai yrittää saada viime hetkellä yön yli valmiiksi raportin koulutehtävää varten? Se on yksinkertaisesti huonoa projektinhallintaa. Myönnetään se.

Galen Low: PMI kutsuu sitä aikataulun nopeuttamiseksi.

Ben Chan: Niin. Teemme yön yli töitä saadaksemme kaiken valmiiksi ja kaadumme sen jälkeen sänkyyn.

Tällaisia taitoja ei kuitenkaan opita kovin varhain. Siksi sanoisin, että osa ratkaisua on taitojen kehittäminen ajoissa ja niiden ymmärtäminen kokonaisuutena. Olen halunnut puhua korkeakouluissa hieman siitä, miksi ryhmätyöt epäonnistuvat niin pahasti.

Ryhmätyöhön lähdetään, yksi henkilö laiskottelee ja muiden on kannettava koko ryhmä maaliin asti. Se on uuvuttavaa. Lopussa kaikki vain ajattelevat, että hienoa, kai me selvisimme tästä. Mutta nämä ovat juuri niitä sivuraiteita, joista puhumme.

Galen Low: Pidän todella tuosta, koska olemme valittaneet asiasta, vaikka se on tavallaan parasta koulutusta, jonka saimme korkeakoulussa. Työ on ryhmätyötä.

Ben Chan: Emme kuitenkaan opi siitä mitään muuta kuin sen, ettemme halua enää koskaan työskennellä saman ryhmän jäsenen kanssa.

Se on ainoa opetus.

Galen Low: Pidän siitä, mitä sanot taitojen kehittämisestä varhain ja eri tavoilla. Puhumme paljon vapaaehtoiskokemuksesta. Vapaaehtoistyötä, joka olisi suoraan projektikoordinaattorin työtä, ei kuitenkaan ole helppo löytää.

Ehkä tarkoitat, että näitä taitoja voi kehittää myös muiden toimintojen kautta. Ne tulevat esiin siinä, miten työskentelet ryhmässä kouluprojektin parissa tai monissa vapaaehtoistehtävissä, joiden nimessä ei lue projektikoordinaattori. Kehität ihmisten kanssa toimimisen ja asioiden loppuun saattamisen taitoja, jotta toiminta ei tunnu samalta kuin kamala yliopiston ryhmätyö.

Voit alkaa rakentaa itsellesi kertomusta, jonka avulla voit osoittaa, että sinulla on tällaista kokemusta. Näin voit osaltasi kuroa umpeen aloitustason työpaikkojen kuilua.

Ben Chan: Juuri niin. Osa asiasta on näkökulman muuttamista. Jos haluat projektinhallinnan pariin, tarkastele asioita projektinhallinnan näkökulmasta ja käännä se seuraavassa työhaussa hyödyksi.

Ajattelen esimerkiksi aloitustason työtä McDonald'sissa. Jotkut saattavat ajatella, että siellä vain tarjoillaan hampurilaisia minimipalkalla. Jos kuitenkin muutat ajattelutapaasi, huomaat, ettei prosesseja tehdä vain niiden itsensä vuoksi. Niihin liittyy paljon tutkimusta ja teknistä osaamista toimitusketjun sekä prosessien toteuttamisen näkökulmasta.

Jos palaat sata vuotta taaksepäin ja sanot, että tarjoat ihmiselle täyden aterian alle kahdessa minuutissa, hän pitäisi sinua hulluna. Hän sanoisi, ettei se ole mahdollista.

Galen Low: Tuleeko siihen omena?

Ben Chan: Aivan. Ensin pitäisi hakea omena, pestä se ja antaa se asiakkaalle. Se olisi ehkä terveellisin ateria, jonka saat.

Kun ymmärrät, miten kaikki vuorovaikutteiset osat liittyvät toisiinsa, huomaat, että vaikka käännät hampurilaisia, teet sen hyvin tiettynä aikana ja hyvin tietyllä tavalla saadaksesi asiat tapahtumaan. Mitä paremmin ymmärrät strategisen näkökulman, sitä enemmän arvostat rooliasi aterian toimittamisessa.

Voit nähdä työn minimipalkkaisena tehtävänä tai hämmästyttävänä prosessien kehittämisen kokonaisuutena, joka tuottaa asiakkaalle tuloksen.

Galen Low: Pidän tuosta todella paljon.

Oma yliopistoaikainen työni — oikeastaan lukiotyöni — oli Walmartin valokuvalaboratoriossa. Olin nuori ja kävin usein vain leimaamassa itseni sisään, tein työni ja lähdin. Kun ajattelen asiaa nyt, olisin voinut kiinnittää enemmän huomiota siihen, kuinka suuressa kokonaisuudessa työskentelin.

Valokuvalaboratoriot olivat tappiollisia yksiköitä. Ne eivät tehneet rahaa, vaan menettivät sitä. Mutta kun asiakkaat odottivat valokuviensa valmistumista, he samalla kiersivät kaupassa ja käyttivät rahaa. Olimme osa suurempaa kokonaisuutta.

Yksikkömme toimintatapa oli hyvin erilainen kuin muun myymälän, samoin johtamisrakenne ja kulttuuri. Kun kiinnität tällaisiin asioihin huomiota, voit alkaa rakentaa omaa kertomustasi. Käytä tätä näkökulmaa työssäsi, tarkastele kokonaisuutta, ymmärrä mitä tapahtuu ja puhu siitä työhaastattelussa tai yrittäessäsi päästä urasi alkuvaiheen tehtävään.

Voit oppia tämän ja huomata sen, vaikka se ei kuuluisi suoraan vastuualueeseesi.

Ben Chan: Aivan. Opittavaa on valtavasti sen mukaan, kuinka laajaa tai kapeaa näkökulmaa haluat käyttää.

Galen Low: Haluan palata aiemmin sanomaasi asiaan, koska pidin sitä todella kiinnostavana.

Sanoit, että projektikoordinaattorin rooliin kuuluu varjostaminen ja oppiminen. Olet paikalla seuraamassa kokeneempien projektijohtajien työtä, ja lopulta omaksut siitä tarpeeksi löytääksesi oman tyylisi ja tehdäksesi työn itsenäisesti.

Muistiinpanojen tekeminen, tilannekatsausten lähettäminen ja vastaavat tehtävät ovat melkein hinta siitä, että projektikoordinaattori saa seurata projektien etenemistä. Hänen täytyy tehdä jotain eikä vain istua tuolilla katsomassa, kun sinä maksat hänelle.

Jos tämä pitää paikkansa, projektikoordinaattorin vastuut eivät määrittele projektikoordinaattoria. Hän on pohjimmiltaan oppipoika. Projektikoordinaattori auttaa siinä, mitä pitää tehdä ja mikä ei ehkä ole senioriprojektipäällikön tärkein prioriteetti. Se ei tarkoita vain muistiinpanojen tekemistä.

Jos tekoäly ottaa hoitaakseen muistiinpanot ja tilanneraportit, ne ovat silti osa työtä. Ne ovat tehtäviä, joiden kohdalla senioriprojektipäällikkö ajattelee, ettei haluaisi tehdä niitä itse. Sitten projektikoordinaattori voisi soittaa sidosryhmälle, selittää hänelle asian tai auttaa kouluttamaan ihmisiä.

Projektikoordinaattorin tehtävä ei ehkä enää ole tehdä tiettyjä asioita, vaan tehdä se, mitä tarvitaan. Hän pääsee oppipojan ja ohjattavan rooliin.

Ben Chan: Se on kiinnostavaa. Vertaisin sitä ritarin aseenkantajaan. Jos puhumme kuvitteellisista hahmoista, sinulla on velho ja pieni hahmo, hobitti, joka seuraa sinua matkalla.

Vaikeus on siinä, että projektipäällikön pitää ehkä delegoida enemmän, mutta samalla tarvitaan luottamusta ja kokemusta. Kuinka kokemukseen voi luottaa, jos sitä ei ole? Heidän välilleen syntyy outo dynamiikka, jota pitää hallita.

Kun minulla on junioriprojektikoordinaattoreita, jotka haluavat projektipäälliköiksi, kysyn heiltä, mitä he haluavat työstää ja mitä taitoja he haluavat kehittää. Sitten tarkastelemme työtä ja päätämme, mitä he voivat ottaa vastuulleen. Jos ongelmia tulee, he voivat kertoa siitä ja autan heitä.

He eivät voi vain seurata vierestä koko ajan. Heidän on osallistuttava, joten projektikoordinaattorin rooli saatetaan joutua määrittelemään uudelleen. Organisaation näkökulmasta se on kuitenkin vaikea määritellä.

Galen Low: Teoriassa pidän tästä ritarin ja aseenkantajan mallista todella paljon. Aseenkantajan tehtävä ei ole kadonnut, mutta tekoälyn kuljetusvaunu kantaa nyt panssarit, peitsen ja kaiken muun. Aseenkantajan ei enää tarvitse kantaa koko panssaria.

Hänellä on silti edelleen rooli, mutta hän tekee jotain muuta. Ajattelen koulusta valmistuvia, työmarkkinoille tulevia ja projektinhallintaan siirtyviä ihmisiä. He ovat usein erittäin älykkäitä. Meillä on taipumus ajatella aloitustason työntekijöitä typeryksinä, joille kaikki pitää opettaa.

En usko siihen koskaan, enkä varsinkaan nyt. Monilla ihmisillä on loistavia ideoita ja vahvoja taitoja. Ongelma on, että organisaatioiden työnkuvaukset eivät enää vastaa todellisuutta. Emme ehkä tiedä, mitä taitoja pitäisi pyytää.

Markkina on nyt valmis. Ihmisille sanotaan, ettei aloitustason työpaikkoja ole, ja kaikki yrittävät selvittää tilannetta. Jos olet rekrytoiva esihenkilö, voit saada käyttöösi valtavan määrän lahjakkuutta juuri nyt. Ihmisiä ei vie pois muut organisaatiot, koska projektikoordinaattorin tehtävää ei enää ole.

Voisit palkata heitä senioritehtäviin tai uusiin tehtäviin. Tärkeää on kysyä, mitä taitoja ja ominaisuuksia pitäisi etsiä. Ei enää riitä, että hakija on tehnyt kokousmuistioita. Millaisia taitoja rekrytoiva esihenkilö voisi etsiä ja miten hän voisi tukea henkilöä tehtävässä, johon tämä on teknisesti alipätevä, kun tekoäly hoitaa perinteiset projektikoordinaattorin työt?

Ben Chan: Tämä vie minut varmasti sivuraiteelle, mutta katsotaan, mihin päädymme.

Koulutuksessa on tapahtunut muutoksia. Ensinnäkin opiskelijat tietävät, mikä projektipäällikkö on. Jotkut haluavat projektipäälliköiksi jo valmistuessaan. Kaksikymmentä vuotta sitten se ei ollut tavallista. Ihmiset halusivat insinööreiksi tai lääkäreiksi, mutta projektipäällikkö ei ollut vaihtoehtojen listalla.

Projektipäälliköksi päädyttiin uran aikana usein sattumalta. Nyt ihmiset sanovat haluavansa valmistua projektipäälliköiksi. Se tarkoittaa, että heillä on kiinnostusta ja että he todennäköisesti opiskelevat projektinhallinnan perusteita sekä teknisiä periaatteita.

Kun tekoäly hoitaa perustavanlaatuisia tehtäviä, on myös huomioitava hallusinaatioiden riski. Vertaisin tekoälyä laskimeen. Laskimia on aina ollut, mutta haluat näyttää laskutoimituksen, koska se osoittaa logiikan, jolla päädyit vastaukseen.

Tekoälyn antamissa vastauksissa tätä työvaihetta ei aina näe. Siksi meidän on tarkistettava tulokset ja tehtävä tarvittavat manuaaliset vaiheet. Onko tuloksessa järkeä? Miksi määräaika siirtyi kolmella kuukaudella? Se ei tunnu järkevältä.

Oma kokemukseni on, että olen yleisosaaja. Olen johtanut projekteja monilla toimialoilla ja monenlaisissa hankkeissa: toimitusketjuissa finanssiteknologiassa, öljy- ja kaasualalla, julkishallinnossa ja maatalouskemikaaleissa.

Projektit ovat ulottuneet ohjelmistojen toimituksesta liiketoimintaprosessien kehittämiseen, taloudelliseen mallintamiseen ja strategiseen suunnitteluun ylimmän johdon tasolla. Joskus markkinoille meneminen on ollut hankalaa, koska minulta kysytään toimialan erikoisalaa tai projektityyppiä, johon erikoistun.

Vastaan, että juuri siksi voin auttaa: minulla ei ole yhtä erikoisalaa, mutta osaan käyttää perusperiaatteita tulosten aikaansaamiseen. Rekrytoijien pitäisi katsoa tarvittavia ominaisuuksia eikä vain toimialakokemusta.

Nopea oppiminen, sopeutumiskyky, kuunteleminen, yhteistyö, konfliktien hallinta sekä aikataulujen ja toimitusten järjestelmällinen hallinta ovat taitoja, joilla on merkitystä toimialasta tai projektityypistä riippumatta.

On epäintuitiivista ajatella näin. Usein halutaan ohjelmistosuunnittelija ohjelmistoprojektipäälliköksi tai markkinoinnin asiantuntija markkinointiprojektin vetäjäksi. Väittäisin, että jos tiimi on hyvä ja opin nopeasti, voin auttaa projektin toimittamisessa.

Galen Low: Mietin myös, onko yleisosaajan asemassa tapahtunut muutos. Yleisosaajista voi olla käynnissä uusi renessanssi. Jos olet erikoistunut syvällisesti kemikaalituotantoon tai öljy- ja kaasualan suunnitteluun, sinua voidaan käyttää vain yhteen tarkoitukseen.

Organisaatiot tekevät kuitenkin monia muitakin asioita. Tekoälytyönkulkujen ja työkalujen avulla voimme ehkä tehdä enemmän. Siksi yleisosaaja voi olla arvokkaampi jatkuvasti häiriintyvässä markkinassa.

Ben Chan: Odotan edelleen, että se tapahtuu. Jotkut tunnistavat sen, mutta heidän pitää ensin nähdä se käytännössä. Monien organisaatioiden on edelleen vaikea luottaa henkilöön, joka ei ole erikoistunut tiettyyn alueeseen.

Galen Low: Se on vähän kuin itsensä suojaamista. Mitä tarkoitat sillä, että olet yleisosaaja, opit nopeasti ja olet analyyttinen? Me tarvitsemme henkilön, jolla on kolme vuotta täsmälleen tämän tehtävän kokemusta.

On kiinnostavaa pohtia, mitä odotamme ihmisten oppivan kolmessa tai viidessä vuodessa. Ehkä kyse on siitä, että tuona aikana ihminen kohtaa monia tilanteita, tekee virheitä ja oppii ratkaisemaan ongelmia. Työnantaja ei halua maksaa ensimmäisistä virheistä.

Kriittinen ajattelu on erityisen tärkeää hallusinaatioiden ja tekoälytyökalujen käytön yhteydessä. Ei pidä ajatella, että vastaus on automaattisesti oikea vain siksi, että tekoäly tuotti sen. On tärkeää tarkistaa asia, tutkia sitä toisella tavalla ja toimia vastuullisena ihmisenä osana prosessia.

Kriittinen ajattelu on taito, jota opitaan koulussa ja yliopistossa. Voisiko se vastata kolmen tai viiden vuoden kokemusta? En tiedä, mutta se herättää kysymyksen siitä, mitä työnantajat todella odottavat ihmisten oppivan ennen kuin he aloittavat työssä.

Ben Chan: Et kuitenkaan saa kolmen tai viiden vuoden kokemusta ennen kuin pääset aloitustason tehtävään, joka tarjoaa sen. Se on markkinoilla suuri ongelma. Myös tekoälyn tuottamien hallusinaatioiden arviointi perustuu vaistomaiseen tunteeseen: jokin vaikuttaa väärältä, koska olet nähnyt paljon vastaavia tilanteita.

Aloittava työntekijä ei välttämättä tiedä, mikä on oikein ja mikä väärin. Jos hän tarkistaa kaiken, kuinka paljon se lisää aikataulua ja kuormitusta? Muut sanovat vain, että luota järjestelmään.

Organisaatioiden on mietittävä, kuinka ne tukevat työntekijöitään. Usein ihmiset palkataan ja heidän odotetaan selvittävän itse, miten onnistua. Rakennan mieluummin valmennuksen avulla suojakaiteet, jotka auttavat heitä, mutta antavat heidän samalla kehittää sisäistä ajatteluaan.

Koulutus, päivittäinen kokemus, valmennus ja mentorointi muodostavat yhdessä hyvän mahdollisuuden kehittää aloitustason tehtäviä. Vaikka henkilö olisi aseenkantaja, miten hänestä tehdään ritari? Hän ei voi vain kantaa kaikkea. Se kehittää jalkojen voimaa jonkin aikaa, mutta lopulta hänen on osattava käyttää miekkaa.

Galen Low: Pidän tuossa erityisesti siitä, että tarvittava tuki toimii molempiin suuntiin. Ei voi vain pyytää ihmistä hankkimaan maagisesti kolmen tai viiden vuoden kokemusta, vaikka kaikki tehtävät edellyttävät sitä.

Tuen on oltava sisäänrakennettua. Kolmen tai viiden vuoden kokemukseen liittyy usein asioita, joita emme osaa opettaa. Vaikka osaisimme, opettaminen olisi kallista, emmekä halua oppimisen tapahtuvan työnantajan kustannuksella.

Valmennus voi kuroa tämän kuilun umpeen. Siihen liittyy arviointikyky: kun kokemusta kertyy, kaikkea ei tarvitse tarkistaa. Vaistoa on vaikea opettaa työpaikalla, eikä siihen ole aina käsikirjaa.

Valmentaja, jolla on paljon kokemusta useilta toimialoilta, voi auttaa toista rakentamaan arviointikykyään. Keskustelujen avulla ihminen oppii, mitä voi tapahtua ja miten tilanteisiin voi reagoida. Hän saa ikään kuin kokemukseen perustuvan vaistokerroksen osaksi uraansa.

Ben Chan: Tarkoitus ei ole puhua vain teoreettisesti. On helppoa sanoa, että aikataulu rakennetaan, kriittinen polku tunnistetaan ja aikataulua nopeutetaan. Vaikeaa on toimia tilanteessa, jossa suunnitelma ei toimi.

Miten aikataulua nopeutetaan? Miten työstä tehdään tehokkaampaa? Miten luovaa ongelmanratkaisua käytetään? Valmennus auttaa ihmisiä heidän omassa tilanteessaan.

Jokainen projekti, ihminen ja organisaatio on erilainen. Poliittiset ympäristöt, työkulttuurit, ihmiset ja tavoitteet vaihtelevat. Jotkut välittävät kustannuksista, kun taas toiset keskittyvät strategiseen tavoitteeseen.

Vastaus voi olla monenlainen, mutta tärkeää on kehittää työntekijän intuitiota. Koulutuksen jälkeen ei pitäisi vain toivoa, että hän soveltaa yhtä tai kahta asiaa. Hänen kanssaan pitäisi jatkuvasti tarkastella, miten opittu yhdistyy työhön, ajatteluun ja asioiden tarkasteluun.

Galen Low: Se on kiinnostavaa myös Project Management Instituten PMBOKin kannalta. Monet ovat opiskelleet PMBOKin viidennen tai kuudennen version ja tuntevat sanat sekä käsitteet, kuten kriittisen polun ja aikataulun nopeuttamisen.

He eivät kuitenkaan välttämättä opi arviointikykyä siitä, mitä käytetään, milloin ja miksi. Kaikkia työkaluja, tekniikoita, prosesseja, syötteitä ja tuotoksia ei tarvitse käyttää jokaisessa projektissa. Ne ovat kuin autotallin työkalut: joskus tarvitaan vain ruuvimeisseli.

En kritisoi PMI:tä. PMP-sertifiointi ei mielestäni ole aloitustason sertifiointi. Se perustuu kokemukseen. Hakijan on dokumentoitava kokemuksensa, koska tietoperustan ja standardien pitää yhdistyä käytännön kokemukseen. Silloin oppii, mitä käyttää ja milloin.

Tämä vie meidät takaisin valmennukseen. Ajattelen usein, että valmennus tapahtuu vasta uran myöhemmässä vaiheessa, kun työssä ei ole enää jäsenneltyä oppimista tai käsikirjaa seuraavaa tehtävää varten. En ollut ajatellut, että valmennus voisi olla käytettävissä jo uran alkuvaiheessa osana koulutusta.

Jos palaamme alussa mainitsemaamme kuiluun, keskiuran ja senioritason ammattilaiset jatkavat uraansa, mutta uusi sukupolvi ei pääse edes rakennukseen. Koulutus, valmennus ja tuki ovat osa ratkaisua.

Mitä yritykset voivat tehdä tukeakseen seuraavaa projektijohtajien sukupolvea, kun koulutusjärjestelmän ja työnkuvausten muutokset vievät aikaa?

Ben Chan: Projektikoordinaattorin rooli pitää määritellä uudelleen ja tarkastella, miten se tuottaa organisaatiolle arvoa. Jos kaikki ovat ritareita eikä kukaan ole aseenkantaja, ritarit väsyvät kantaessaan kaiken ja taistellessaan samalla taisteluja.

On tarkasteltava, miltä projektikoordinaattorin tehtävä tarkalleen näyttää. Samalla pitää tunnistaa uudet työtehtävät, joita ei ole aiemmin osattu kuvitella.

Aikoinaan tietokoneohjelmoijien työ oli uusi ajatus. Sitten tulivat verkkokehittäjät ja monet muut tehtävät. Kehitys jatkuu. Ehkä tarvitaan esimerkiksi GPT-ylläpitäjä, joka ylläpitää projektin GPT-järjestelmää, varmistaa tietojen olemassaolon ja tarkistaa asiakirjojen sekä vastausten oikeellisuuden. Ehkä se on uusi rooli.

Galen Low: Pidän ajatuksesta. Aluksi kaikki puhuivat kehotemuotoilijoista uutena ammattina, mutta nopeasti ymmärrettiin, että kyse on taidosta, jonka kaikki tarvitsevat, ei välttämättä omasta työtehtävästä.

Pidän kuitenkin ajatuksesta, että joku ylläpitää projektin tietämystä ja varmistaa tarkan dokumentoinnin. Ennen tekoälyä sitä tekivät tilanneraportit ja kokousmuistiot. Nyt työ on erilaista. Myös työkalut ovat sidosryhmiä. Tietävätkö ne, mitä tapahtuu, ja välittävätkö ne oikeaa tietoa ihmisille?

Jos toisit projektikoordinaattorin mukaan projektiin nyt, mitä haluaisit hänen tekevän? Mitä haluaisit hänen ottavan pois omalta työlistaltasi? Mitä varusteita haluaisit hänen kantavan puolestasi?

Ben Chan: Kaikki tekoälyasiat. Vitsailen. Rehellisesti sanoen kirjanpidon asiat kiinnostaisivat. Ehkä kyse olisi kustannusvalvojasta tai projektikoordinaattorista. Kustannusten ja kirjanpidon parissa tarvitaan apua, koska säännöt muuttuvat jatkuvasti: mikä on kulu, mikä pääomameno ja miten asia sopii nykyiseen rakenteeseen?

Se ei ole niinkään matematiikkaa tai tiedettä, vaan eräänlaista taikuutta siitä, mitä budjettivuonna tapahtuu.

Galen Low: Ymmärrän. Et tarkoita matematiikkaa vaan taloudellista kokonaisuutta.

Ben Chan: Lisäksi projektikoordinaattori voisi auttaa pitämään sidosryhmät vastuullisina ja antaa heille enemmän vastuuta. Joissakin projekteissa on yli 50 sidosryhmää, joilla kaikilla on omat tehtävänsä.

Sähköposti ei silloin riitä. Tekoälybotti voi kysyä, onko määräaikainen tehtävä tehty, mutta se ei välttämättä vie meitä pitkälle. Ihmisten välinen yhteys ja suhteen rakentaminen ovat tärkeitä: mitä kuuluu, huomaan että tämä on myöhässä, tarvitsetko tukea?

Tällaiset keskustelut kehittävät projektipäälliköiden ja projektikoordinaattoreiden tarvitsemia ihmissuhdetaitoja. Samalla he ymmärtävät, miten heidän työnsä vaikuttaa projektin etenemiseen.

Galen Low: Pidän siitä, koska taloudellinen lukutaito on tärkeää sekä henkilökohtaisessa varallisuudessa että työssä. Pidän myös toisesta puolesta. Monet projektipäälliköt saattavat turvautua yleisluontoiseen viestintään, koska heillä ei ole aikaa yksittäisiin keskusteluihin.

Esimerkiksi tuntikirjaukset: kaikille lähetetään ilmoitus, että kirjatkaa tunnit tai kukaan ei saa palkkaa. Se ei kuitenkaan tuota aina oikeaa tietoa. Ihmisillä voi olla henkilökohtaisia esteitä, kuten epävarmuutta siitä, onko heidän työnsä tarpeeksi arvokasta laskutettavaksi asiakkaalta.

Projektikoordinaattori voisi käydä yksittäisiä keskusteluja ja selvittää, miksi dokumentointi ei ole ajan tasalla tai miksi projektissa käytetään vanhentunutta tietoa. Silloin löydetään ongelman juurisyy.

Samalla projektikoordinaattori oppii ihmissuhdetaitoja. Hän ei ole vain viestinvälittäjä, vaan henkilö, joka kysyy, miten voisi auttaa. Hänen tehtävänsä on kerätä riittävästi tietoa, jotta projektin toimintaa voidaan yhdessä kehittää.

Aseenkantajan tehtävä voi olla erilainen, mutta se on edelleen auttava tehtävä, joka auttaa nostamaan projektia eteenpäin.

Ben Chan: Hän voi kiertää eri ritarien luona ja kysyä, mitä tapahtuu, miksi he eivät ole etulinjassa tai mikä estää heitä. Arvoa voi tuottaa monella tavalla.

Galen Low: Joku keskiajan historian professori varmasti kommentoi, ettemme tiedä, mitä aseenkantaja tekee. Mutta ehkä voimme katsoa hieman tulevaisuuteen.

Otsikoissa sanotaan, että aloitustason työpaikat katoavat. Osa viesteistä on synkkiä, osa sanoo uusien tehtävien olevan aivan kulman takana, vaikka ne eivät ole vielä syntyneet.

Haluaisin kuulla näkemyksesi siitä, viekö tekoäly aloitustason työpaikat vai määritteleekö se aloitustason työn uudelleen. Jos kyse on jälkimmäisestä, mitä se tarkoittaa seuraavan sukupolven, kuten Z-sukupolven, alfa-sukupolven ja tulevien tietotyöntekijöiden uramahdollisuuksille?

Ben Chan: Olet todennäköisesti oikeassa: kyse on jälkimmäisestä. Monet tekijät vaikuttavat asiaan, kuten taloudelliset ja poliittiset tekijät, joihin emme voi vaikuttaa.

Aloitustasolla olevien kannattaa olla luovia. Mieti, millaisessa roolissa voisit tuottaa organisaatiolle arvoa. Joskus organisaatio huomaa, että juuri tällaista osaamista tarvitaan. Se edellyttää keskusteluja.

Verkostoidu ja puhu ihmisille. Turhaudut muuten työpaikkojen seurantajärjestelmiin ja tekoälysuodattimiin, jotka karsivat tekoälyn avulla kirjoitettuja ansioluetteloita. Niin tapahtuu.

Galen Low: Ehdottomasti.

Ben Chan: Sinun on luotava yhteyksiä ihmisiin. Mene kahville, keskustele ja tapaa ihmisiä verkossa. Älä istu työpöydän takana lähettämässä vain sähköposteja. Lopulta tekoäly ei palkkaa sinua. Ihmiset palkkaavat sinut.

Galen Low: Juuri niin. Meidän sukupolvemme oppi etsimään työpaikkailmoituksista ammattinimikkeitä ja hakemaan niiden perusteella. Jos halusit projektipäälliköksi, etsit vain projektipäällikön nimikettä.

Nyt pienet yritykset ja suuryritykset tarvitsevat usein tietoa siitä, millainen uuden roolin pitäisi olla. Ne muokkaavat tehtäviä taloudellisten tekijöiden ja muiden muutosten vuoksi.

Työpaikka voi syntyä keskustelun ja tarpeen perusteella. Se ei ole ainoa tai hallitseva tapa saada työpaikka, mutta sitä tapahtuu useammin kuin ihmiset ajattelevat. Organisaatiot tarvitsevat ideoita siitä, millainen rooli todella tuottaisi eroa.

Ben Chan: Kiitos, Galen.

Galen Low: Tämä voisi olla hyvä paikka lopettaa. Onko sinulla huvin vuoksi kysymystä minulle?

Ben Chan: Miten koet tekoälyn vaikuttavan erityisesti Digital Project Manageriin?

Galen Low: Mielenkiintoinen kysymys.

Keskipitkä vastaukseni on tämä: digitaalisella puolella meillä on monitasoinen tekoälyhaaste. Ensinnäkin käytämme tekoälyä arvon tuottamiseen, projektien toimittamiseen ja yhteistyöhön. Toisaalta digitaalimaailmassa tuotetta saatetaan luoda yhdessä tekoälyn kanssa.

Luovan tiimin jäsenet käyttävät tekoälytyökaluja jonkin tuottamiseen. Meidän pitää ymmärtää, mistä sisältö tulee, jotta emme plagioi tai joudu vaikeuksiin. Kolmas taso on se, että rakennamme tekoälytuotetta.

Meidän on huomioitava kolme tekoälyn tasoa: tekoälyllä tehostetut työskentelytavat, valvonta ja sen varmistaminen, että tekoälyä käytetään eettisesti sekä vastuu itse rakennettavan tekoälyä hyödyntävän tuotteen vaikutuksista.

Digitaalinen tuote ei ole enää vain verkkosivusto tai digitaalinen markkinointikampanja. Siihen liittyy paljon enemmän osia. Nyt meidän on ajateltava tekoälyä useista näkökulmista.

Se on jännittävää ja monimutkaista. Se ylittää sen, mitä monet projektijohtajat alun perin ajattelivat työnkuvansa sisältävän. Nyt se kuuluu tehtävään. Meidän on ajateltava asiaa strategisemmin, koska olemme niin tiiviisti mukana näin monimutkaisten asioiden kehittämisessä.

Ben Chan: Jos tuo oli keskipitkä vastaus, en halua kuulla pitkää vastausta.

Galen Low: Se kuulostaa juuri minulta. Ben, kiitos paljon ajastasi tänään. Minulla on ollut todella hauskaa.

Ennen kuin päästän sinut menemään, mistä ihmiset voivat lukea lisää sinusta? Työskenteletkö parhaillaan jonkin kiinnostavan parissa?

Ben Chan: Minut löytää LinkedInistä nimellä PM Coach Ben tai omalla nimelläni Benjamin Chan. Olen mukana erilaisissa PMI-tapahtumissa Yhdysvalloissa ja Kanadassa, muun muassa Vancouverissa, Pittsburghissa, Washingtonissa ja PMI Alamon tapahtumassa Kyproksella.

Ensi vuonna julkaisen ryhmävalmennusohjelman nimeltä Project Apex. Se keskittyy projektipäälliköiden johtamisen perustavanlaatuisiin vuorovaikutustaitoihin. Tarkoitus on ymmärtää, mitä ne ovat, ja sen jälkeen osallistua kolmen kuukauden valmennukseen, jossa käsittelemme todellisia tilanteita ja sovellamme oppeja osallistujien omiin ympäristöihin.

Tavoitteena on vahvistaa johtamistaitoja niin, että projektipäälliköt voivat toimittaa projektinsa itsevarmasti ja samalla nopeuttaa sekä edistää omaa uraansa.

Galen Low: Pidän siitä. Se on nykyisen koulutuspalapelin puuttuva osa. Yritämme saada hyviä arvosanoja ja työpaikan, mutta niiden välissä tai työn aikana tarvitaan valmennusta.

Valmennuksessa ei ole kyse vain yksittäisten ongelmien korjaamisesta. Ryhmässä voidaan jakaa tietoa ja kokemusta, jotta ihmiset ymmärtävät, mikä on mahdollista ja miten arviointikykyä voi käyttää erilaisissa ammatillisissa tilanteissa.

Ben Chan: Ehdottomasti.

Galen Low: Tämä on todella hienoa. Lisään kaikki linkit ohjelman muistiinpanoihin. Jos et vielä seuraa Beniä LinkedInissä, hänen sisältönsä on erinomaista. Sarjakuvateemaiset julkaisut ja meemit ovat samaistuttavia, viihdyttäviä ja oivaltavia.

Jatka samaan tapaan. Arvostan sinua, ja kiitos vielä kerran, että tulit ohjelmaan.

Ben Chan: Kiitos paljon, Galen. Mukava olla täällä.

Galen Low: Siinä kaikki tämänpäiväisestä The Digital Project Manager Podcast -jaksosta. Jos pidit keskustelusta, tilaa podcast palvelussa, jossa kuuntelet sitä. Jos haluat lisää käytännön näkemyksiä, tapaustutkimuksia ja toimintamalleja, tutustu osoitteeseen thedigitalprojectmanager.com.

Kuulemisiin, ja kiitos kuuntelusta.