Los 10 mejores programas de seguimiento de tiempo y gastos seleccionados para 2026

Factorial es una plataforma de gestión de RRHH y fuerza laboral que combina el registro horario móvil, gestión de gastos, planificación de turnos y flujos de aprobación en un solo lugar.

¿Para quién es mejor Factorial?

Factorial es ideal para pequeñas y medianas empresas que necesitan RRHH, control de tiempo y gestión de gastos en una única plataforma, especialmente para equipos que operan en toda Europa.

Por qué elegí Factorial

Elegí Factorial por lo bien que gestiona la captura de tiempo y gastos desde el móvil. La app admite geolocalización y fichaje mediante código QR, así los miembros en campo pueden registrar sus horas en segundos sin necesidad de un ordenador. En el lado de los gastos, la digitalización de recibos por OCR lee una foto y extrae los datos automáticamente. Los flujos de aprobación de varios pasos dirigen las hojas de horas y gastos enviadas a los gerentes adecuados sin seguimiento manual.

Funciones clave de Factorial

• Planificación de turnos: Crea, asigna y gestiona turnos para equipos con herramientas de programación automatizadas.
• Gestión documental: Almacena, distribuye y firma digitalmente documentos de RRHH y de incorporación en una plataforma segura.
• Preparación de nóminas: Centraliza horas trabajadas, ausencias y gastos para exportaciones de datos listas para la nómina.
• Evaluaciones de desempeño: Realiza evaluaciones de desempeño 360° y valoraciones de competencias utilizando flujos de revisión integrados.

Integraciones de Factorial

Factorial ofrece integraciones nativas con Slack, Sage 100, Recruitee, Okta, Payflow y más. Hay una API disponible para integraciones personalizadas.

TimeTrex es una plataforma de gestión de personal que combina el seguimiento de tiempo y asistencia, la programación de empleados, la gestión de gastos y el procesamiento de nómina en un solo sistema.

¿Para quién es mejor TimeTrex?

TimeTrex es especialmente adecuado para empresas medianas y grandes con plantillas por horas, múltiples ubicaciones y necesidades complejas de nómina o cumplimiento normativo.

Por qué elegí TimeTrex

Elegí TimeTrex como uno de los mejores para una integración avanzada de nómina porque el seguimiento del tiempo y el procesamiento de nómina están dentro del mismo sistema. Cuando tu equipo registra su entrada y salida, esos datos fluyen directamente a los cálculos de nómina sin necesidad de exportaciones manuales ni transferencias de archivos. También me gusta que TimeTrex gestione depósitos directos desde múltiples fuentes, permitiendo debitar de varias cuentas bancarias y enrutar pagos a varias cuentas de empleados en una sola corrida. Además, el motor fiscal de nómina integrado calcula automáticamente los impuestos federales, estatales y provinciales, y genera formularios de cumplimiento como W-2, 940, T4 y ROE.

Funciones clave de TimeTrex

• Seguimiento de gastos: Registra gastos con captura de foto de recibos, aplica categorías de gastos y dirige los envíos a través de un flujo de aprobación configurable.
• Cálculo de costos por trabajo: Asigna los costos laborales entre varios centros de costo, departamentos, sucursales y proyectos en una sola entrada de tiempo.
• Reglas de pago extra y primas: Configura reglas personalizadas de horas extra, feriados y diferenciales de turno que se calculan automáticamente en la nómina.
• Portal de autoservicio para empleados: Permite a los empleados ver recibos de pago, consultar saldos de acumulaciones y actualizar los datos de depósito directo sin intervención de RR. HH.

Integraciones de TimeTrex

TimeTrex ofrece integraciones con plataformas de nómina y contabilidad, como ADP, QuickBooks, Sage, Paychex, SurePay y Ceridian, así como herramientas de personal y RR. HH. como Meditech, Insync, CompuPay, Tyler Technologies, Vensure Employer Services, Accero y Chris21. Hay disponible una API para integraciones personalizadas.

Clockify ofrece a los equipos de cualquier tamaño una forma de registrar el tiempo y los gastos sin preocuparse por los límites de usuarios ni los costos ocultos. Es especialmente útil para agencias, consultorías y equipos distribuidos que necesitan gestionar varios proyectos y clientes con un presupuesto ajustado. Si buscas una herramienta que crezca junto con tu equipo y ofrezca usuarios ilimitados en su plan gratuito, Clockify está diseñada para esa necesidad.

Por qué elegí Clockify

Seleccioné Clockify porque permite a los gerentes de proyectos digitales conciliar en tiempo real el gasto real de las tareas con las estimaciones iniciales del proyecto. Los responsables de proyectos pueden asignar tarifas personalizadas facturables y de costo a miembros individuales del equipo o a tareas para realizar un seguimiento de los márgenes brutos y detectar sobrecostos antes de la entrega. Esto la convierte en una opción ideal para gerentes de proyectos que necesitan alinear los recursos del proyecto con límites presupuestarios estrictos y evitar los elevados costos generales de la plataforma.

Características principales de Clockify

Otras características de Clockify que pueden ser útiles para los equipos que gestionan el tiempo y los gastos incluyen:

• Tarifas facturables: Asigna tarifas por hora personalizadas a usuarios, proyectos o tareas para facturar a los clientes con precisión.
• Seguimiento de gastos: Registra y categoriza los gastos junto con el tiempo registrado para cada proyecto.
• Aprobaciones de hojas de horas: Configura flujos de trabajo para que los gerentes revisen y aprueben las hojas de horas enviadas.
• Informes detallados: Genera informes exportables sobre el uso del tiempo, los gastos y el progreso del proyecto.

Integraciones de Clockify

Las integraciones incluyen QuickBooks, Jira, Google Calendar, Outlook, Asana, Trello, GitHub, GitLab, Salesforce y monday.com.

My Hours está diseñado para equipos y profesionales independientes que necesitan un control flexible y detallado del seguimiento del tiempo a nivel de tarea. La plataforma te permite organizar el trabajo por proyectos y tareas, asignar tarifas facturables y registrar el tiempo al detalle para cada actividad. Si tu trabajo implica gestionar varios clientes o cambiar de prioridades, My Hours te brinda el seguimiento granular necesario para mantener todo organizado y facturable.

Por qué elegí My Hours

Lo que diferencia a My Hours es su enfoque en el seguimiento flexible basado en tareas que se adapta a diferentes estilos de trabajo. Puedes dividir los proyectos en tareas individuales, asignar tarifas personalizadas y registrar el tiempo de cada actividad por separado. Elegí My Hours porque permite añadir notas detalladas a cada registro de tiempo, lo que facilita justificar las horas facturables y documentar el trabajo para los clientes. Para equipos o freelancers que necesitan gestionar prioridades cambiantes y múltiples clientes, este nivel de control a nivel de tarea es ideal.

Funciones clave de My Hours

Otras funciones útiles para equipos y freelancers incluyen:

• Informes de tiempo automatizados: Genera informes detallados por proyecto, cliente o miembro del equipo para una revisión y exportación sencilla.
• Seguimiento de gastos: Registra y categoriza gastos junto con las horas para la contabilidad unificada del proyecto.
• Flujos de aprobación: Envía hojas de tiempo para la aprobación de un gerente antes de finalizar las horas facturables.
• Aplicación móvil: Registra el tiempo y gestiona tareas desde dispositivos iOS y Android.

Integraciones de My Hours

Las integraciones incluyen Atlassian Jira, Microsoft Teams, Microsoft Power BI, Asana, Basecamp, monday.com, ClickUp, Microsoft Project, QuickBooks y Xero.

TimeCamp destaca para equipos y gerentes que desean analizar en profundidad cómo se emplean las horas de trabajo en diferentes proyectos y tareas. Su seguimiento automático del tiempo y análisis detallados de la productividad ayudan a agencias digitales, consultorías y equipos remotos a identificar en qué se invierte el tiempo y detectar cuellos de botella en los flujos de trabajo. Si necesitas informes detallados para respaldar la facturación, nómina o evaluaciones de desempeño, el enfoque de TimeCamp basado en análisis ofrece una clara ventaja.

Por qué elegí TimeCamp

Cuando necesitas entender exactamente cómo tu equipo invierte su tiempo, los análisis detallados de productividad de TimeCamp lo distinguen de otras herramientas de seguimiento de tiempo. La plataforma rastrea automáticamente el tiempo empleado en aplicaciones, sitios web y tareas, luego compila estos datos en informes visuales que resaltan tendencias e ineficiencias. Elegí TimeCamp porque sus funciones de informes te permiten desglosar el uso del tiempo por proyecto, cliente o miembro del equipo, facilitando la detección de cuellos de botella y la optimización de los flujos de trabajo. Para equipos que desean obtener información útil a partir de los datos de seguimiento de tiempo, el enfoque basado en análisis de TimeCamp es una excelente opción.

Características clave de TimeCamp

Otras funciones que pueden ser útiles para equipos que gestionan tiempo y gastos incluyen:

• Seguimiento automático de asistencia: Supervisa la asistencia y las ausencias de los empleados directamente en la plataforma.
• Cálculo de horas facturables: Marca el tiempo registrado como facturable o no facturable para una facturación precisa al cliente.
• Módulo de seguimiento de gastos: Registra y categoriza gastos junto al tiempo registrado para obtener informes unificados.
• Aplicación móvil: Registra tiempo y gestiona tareas desde dispositivos iOS y Android.

Integraciones de TimeCamp

Las integraciones incluyen Asana, Trello, monday.com, ClickUp, Jira, GitHub, Xero, QuickBooks, Google Calendar y Slack.

Harvest destaca para equipos que necesitan vigilar de cerca los presupuestos de los proyectos con información visual clara. Es una excelente opción para agencias, consultorías y empresas orientadas a proyectos que desean registrar tiempo, gastos y el progreso del presupuesto en un solo lugar. Si buscas una herramienta que facilite detectar riesgos en el presupuesto antes de que se conviertan en problemas, Harvest está diseñado para cubrir esa necesidad.

Por Qué Elegí Harvest

Harvest llamó mi atención por su fuerte enfoque en el seguimiento visual del presupuesto del proyecto, una necesidad clave para muchos equipos orientados a proyectos. La herramienta muestra el progreso del presupuesto en tiempo real con indicadores visuales claros, por lo que puedes ver rápidamente si un proyecto corre el riesgo de sobrepasar el presupuesto. Me gusta que puedes establecer límites de presupuesto por horas o por tarifas y monitorizarlos a medida que tu equipo registra tiempo y gastos. Para quienes necesitan mantener el estado del presupuesto siempre visible, el enfoque visual de Harvest facilita el control de las finanzas del proyecto.

Principales Características de Harvest

Otras funciones en Harvest que pueden ser útiles para equipos que gestionan tiempo y gastos incluyen:

• Carga de Recibos de Gastos: Adjunta recibos digitales directamente a las entradas de gastos para un registro exacto.
• Recordatorios Automatizados: Envía recordatorios automáticos a los miembros del equipo para que entreguen las hojas de tiempo a tiempo.
• Herramientas de Facturación: Genera y envía facturas a clientes en función del tiempo y gastos registrados.
• Seguimiento de Tiempo en Móvil: Registra tiempo y gastos desde dispositivos iOS y Android.

Integraciones de Harvest

Las integraciones incluyen Asana, Jira, Slack, Google Calendar, GitHub, Stripe, Trello, QuickBooks Online, Xero y Basecamp.

Si tu equipo dedica demasiado tiempo a ingresar recibos manualmente, Expensify ofrece una forma de automatizar ese proceso con su avanzada tecnología de escaneo de recibos. Es una excelente opción para empresas de cualquier tamaño que desean capturar, categorizar e informar gastos con un esfuerzo manual mínimo. La función SmartScan de Expensify convierte rápidamente los recibos en papel en registros digitales de gastos, ayudando a los equipos financieros y a los viajeros frecuentes a mantenerse organizados y listos para auditorías.

Por qué elegí Expensify

La automatización del escaneo de recibos de Expensify es una gran ventaja para los equipos que gestionan un alto volumen de gastos. La función SmartScan lee y extrae datos de los recibos, emparejándolos automáticamente con las transacciones de tarjetas de crédito y categorizando los gastos. Me gusta que Expensify también pueda generar automáticamente informes de gastos a partir de recibos escaneados, reduciendo así la entrada manual y los errores. Para las empresas que desean acelerar los ciclos de reembolso y mejorar la precisión, las herramientas de automatización de Expensify lo convierten en una opción sólida.

Características clave de Expensify

Otras funciones que pueden ser útiles para los equipos que gestionan gastos incluyen:

• Gestión de tarjeta corporativa: Emite y gestiona Tarjetas Expensify para empleados con seguimiento de transacciones en tiempo real.
• Flujos de trabajo de aprobación multinivel: Configura cadenas de aprobación personalizadas para informes de gastos según las políticas de tu organización.
• Seguimiento de kilometraje: Registra y reembolsa el kilometraje de viajes de negocios directamente en la aplicación.
• Reglas de cumplimiento de políticas: Señala automáticamente los gastos que violen las políticas de gasto de la empresa.

Integraciones de Expensify

Las integraciones incluyen QuickBooks, Xero, NetSuite, Sage Intacct, Gusto, Workday, ADP, Uber, Lyft y Oracle.

Houzz Pro está diseñado para estudios de arquitectura y diseño que necesitan hacer un seguimiento de las horas y gastos de los proyectos junto con las comunicaciones y propuestas de los clientes. Es especialmente útil para profesionales que gestionan varios proyectos, presupuestos y aprobaciones de clientes en un solo lugar. Si tu equipo alterna entre trabajo de diseño, facturación y control de tiempo, Houzz Pro reúne estas funciones en una sola plataforma.

Por qué elegí Houzz Pro

Houzz Pro destaca entre los estudios de arquitectura y diseño que necesitan gestionar el tiempo y los gastos en el contexto del trabajo por proyectos. La plataforma permite registrar horas facturables directamente en proyectos específicos y adjuntar gastos a las facturas de los clientes, lo cual resulta especialmente útil para despachos que manejan múltiples clientes y fases. Me gusta que puedas generar propuestas y facturas con tu marca a partir del tiempo y los gastos registrados, manteniendo todo profesional y orientado al cliente. Para los equipos que necesitan que las finanzas de los proyectos y la comunicación con los clientes estén estrechamente conectadas, Houzz Pro ofrece una solución muy enfocada.

Características clave de Houzz Pro

Otras funciones que pueden ser útiles para equipos de arquitectura y diseño incluyen:

• Seguimiento móvil de horas: Registra horas y gastos desde cualquier lugar con la app móvil.
• Plantillas de proyectos personalizables: Configura estructuras de proyecto repetibles para diferentes tipos de trabajos.
• Portal de clientes: Da a los clientes acceso para ver el progreso del proyecto, facturas y documentos compartidos.
• Asignación de tareas: Asigna tareas a los miembros del equipo y supervisa su finalización dentro de cada proyecto.

Integraciones de Houzz Pro

Las integraciones incluyen QuickBooks Online, Google Calendar, iCloud, Office 365, Exchange, Outlook, Gmail y Google Drive.

DATABASICS está diseñado para organizaciones que necesitan cumplir con estrictos requisitos de cumplimiento y auditoría en el seguimiento de tiempo y gastos. Es especialmente relevante para contratistas gubernamentales, organizaciones sin fines de lucro y empresas con necesidades regulatorias complejas. Si tu equipo enfrenta desafíos relacionados con la aplicación de políticas, rastros de auditoría o aprobaciones multinivel, DATABASICS está diseñado para abordar esas prioridades.

Por qué elegí DATABASICS

Lo que distingue a DATABASICS es su enfoque en organizaciones orientadas al cumplimiento que necesitan satisfacer estrictos estándares regulatorios y de auditoría. La plataforma ofrece una aplicación de políticas configurable, por lo que puedes establecer reglas que se adapten a los requisitos de tu organización y asegurarte de que cada registro sea conforme. Me parece fundamental que DATABASICS proporcione rastros de auditoría detallados y flujos de aprobación multinivel, los cuales son esenciales para equipos que necesitan documentar cada paso para auditorías o revisiones internas. Si tu empresa opera en un entorno altamente regulado, estas características hacen de DATABASICS una opción sólida para tus necesidades de seguimiento de tiempo y gastos.

Funciones clave de DATABASICS

Otras funciones que pueden ser útiles para equipos enfocados en el cumplimiento incluyen:

• Gestión de viáticos: Define y gestiona tarifas de viáticos para gastos de viaje según la ubicación y la política.
• Soporte para múltiples monedas: Registra y convierte gastos en diversas monedas para equipos globales.
• Entrada desde aplicación móvil: Envía registros de tiempo y gastos directamente desde dispositivos iOS y Android.
• Seguimiento basado en proyectos: Asigna tiempo y gastos a proyectos o subvenciones específicos para obtener reportes detallados.

Integraciones de DATABASICS

Las integraciones incluyen Sage Intacct, Microsoft Dynamics, Oracle NetSuite, SAP, ADP, Paychex, QuickBooks, Ceridian, UKG y American Express.

Certify destaca para equipos que desean automatizar la creación de informes de gastos y los flujos de aprobación. Es especialmente útil para equipos de finanzas y organizaciones con viajes frecuentes de empleados o gastos recurrentes. Con funciones como escaneo de recibos y cumplimiento de políticas, Certify ayuda a reducir la entrada manual y mantiene la gestión de gastos consistente.

Por qué elegí Certify

La automatización en la creación de informes de gastos es donde Certify realmente destaca para equipos financieros y viajeros frecuentes. La plataforma utiliza el escaneo de recibos y la extracción automática de datos para crear informes de gastos con una intervención manual mínima. Me gusta que Certify también aplique verificaciones de políticas de la empresa durante la creación del informe, ayudando a los equipos a evitar problemas de cumplimiento antes de la presentación. Si deseas reducir el tiempo dedicado al papeleo de gastos y mejorar la precisión, las funciones de automatización de Certify son una excelente opción.

Funciones clave de Certify

Otras funciones que pueden ser útiles para equipos financieros incluyen:

• Procesamiento automatizado de reembolsos: Certify puede activar los reembolsos directamente tras la aprobación del informe de gastos.
• Importación de transacciones de tarjeta de crédito: Sincroniza las transacciones de tarjetas corporativas para un emparejamiento y conciliación de gastos más rápidos.
• Enrutamiento de aprobación multinivel: Soporta cadenas de aprobación personalizadas según la estructura de tu organización.
• Aplicación móvil para envío de gastos: Permite a los usuarios capturar y enviar gastos desde sus teléfonos inteligentes.

Integraciones de Certify

Las integraciones incluyen Sage Intacct, Amazon Business, Amtrav, Atriis, AWS, CTM, CWT, Direct Travel, Emburse Book y Egencia.