La IA es increíble. ¿Por qué sigue siendo tan frustrante para los gestores de proyectos?

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Galen Low: Hola a todos, gracias por sintonizarnos. Me llamo Galen Low de The Digital Project Manager. Somos una comunidad de profesionales digitales con la misión de ayudarnos mutuamente a adquirir habilidades, ganar confianza y crear conexiones para amplificar el valor de la gestión de proyectos en un mundo digital.

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Bien, hoy vamos a hablar de la amplia variedad de herramientas de IA que hay para ayudarte a gestionar tus proyectos, y de la experiencia de usuario absolutamente pésima que supone copiar y pegar entre ellas solo para obtener los resultados que necesitas para la comunicación de tu proyecto.

Hoy me acompaña Devin Mahoney, CEO y cofundador de QTalo, pero sobre todo, un gestor de proyectos empeñado en aliviar el dolor de la gestión de proyectos usando IA.

¡Devin, gracias por acompañarnos hoy!

Devin Mahoney: Galen, gracias por invitarme. Estoy muy emocionado de estar aquí y de hablar con esta audiencia.

Galen Low: Pensé que lo que podría hacer sería empezar haciendo un pequeño resumen porque tú y yo, nos conocemos desde hace, creo que más de un año ya. Cuando QTalo estaba en sus primeros días, por así decirlo. Y lo que me encanta de lo que haces en QTalo es que tienes un enfoque súper específico en los retos relacionados con la comunicación en los proyectos.

Has hablado con muchísimos gestores de proyectos que hacen este trabajo. Y el dolor y los retos que enfrentan, y has creado tu producto alrededor de eso. Todo, desde adaptar las comunicaciones del proyecto para su audiencia prevista hasta optimizar el famoso problema de las comunicaciones que llegan de todas partes, para que los líderes de proyecto no se vean agobiados por ello.

Ese tipo de fricción en el día a día que solemos asumir como normal. Pero tú has dicho, escucha, esto no tiene por qué ser así. Podemos utilizar la tecnología para ayudarnos. Realmente, lo que me llamó la atención es que QTalo tiene la IA en su ADN, te propusiste averiguar cómo se puede usar la IA para resolver estos problemas.

Solo me pregunto ¿qué fue lo que convirtió a la IA en el ingrediente adecuado para tu misión de fomentar una fuerza laboral de gestión de proyectos más eficiente, más comprometida y más eficaz?

Devin Mahoney: Galen, parece obvio para nosotros, los gestores de proyecto, pero no es tan claro para todos los que trabajan en una sola cosa a la vez.

¿No sería una locura trabajar solo en una cosa? Para un gestor de proyectos, tus datos viven en docenas de lugares distintos. Están en Slack, en el correo, en Jira, en tus documentos. El contexto de tu proyecto está fragmentado en todos estos sitios, así que la razón por la que tenemos aquí la IA es porque puede ayudarnos a reunir en tiempo real toda esa información y resaltar lo que realmente importa al gestor de proyecto.

Intentamos automatizar eso, encontrar la aguja en el pajar, para que los PM puedan centrarse en la planificación, en el riesgo, en sus partes interesadas, en vez de solo ir persiguiendo tareas. El resultado es menos cambio de contexto, decisiones más rápidas y un equipo que está informado de forma constante sin sumar muchos pasos manuales nuevos.

Galen Low: Me encanta. Hay tanto trauma, casi, que me viene a la cabeza al oírte decir eso porque yo también hago mucho esto de cambiar entre aplicaciones. Estoy buscando ese archivo y me pregunto ¿cuánto de mi vida se ha ido intentado recordar qué pestaña quería abrir, o distrayéndome por ello?

Slack salta y es, ah sí, puedo solucionar esto rápido. Mientras, eso importante que tenía que hacer se va dejando cada vez más atrás, y es una realidad. Hay tantas herramientas. De hecho, una de las cosas que tú y yo comentamos antes - te lo digo porque el título de trabajo de este episodio es “La IA es increíble, entonces ¿por qué usarla es tan frustrante?” que es una forma de burlarnos de la usabilidad de la tecnología ahora mismo. ¿Puedes hablarme un poco de qué quieres decir con que usar la IA es frustrante?

Devin Mahoney: Sí. Galen, me encanta la IA. Yo la uso cada día. Me ayuda en todo. Y me gusta, es casi mágico para un gestor de proyectos.

Aparece de dos maneras. Puede aparecer como una función añadida a tus apps. Si usas Trello o Clickup, es como: ah, aquí está nuestro duendecillo de IA y va a hacer algo por ti. O está como una herramienta aparte, tipo ChatGPT, y es: ok, voy a hablar con mi amigo la IA y me ayudará con algo.

Son esos dos formatos, ¿no? Cuando la IA es una característica interna de una app concreta, el problema, la frustración es que solo ve una parte del proyecto. Recuerda, te están escribiendo por Slack sobre mil cosas. Te llegan emails del cliente. No están dentro de estas apps especializadas, así que tienes que copiar y pegar información en estas herramientas para dar al modelo todo el contexto.

Peor aún cuando la IA está en un chat central. Me encanta usar ChatGPT, me gusta crear prompts, es divertido buscar el prompt perfecto. Pero tienes que hacerlo tú. Tienes que encontrar el prompt adecuado, la respuesta de seguimiento adecuada, hacer la limpieza manual, y terminas con 50 hilos de chat junto a tus 72 ventanas del navegador y, de repente, has convertido al gestor de proyecto en un mono de copiar y pegar otra vez.

En vez de ser el líder estratégico que deberíamos ser. ¡Por Dios! De verdad tengo 50 chats distintos de ChatGPT y no sé cuál es el que debería usar. Y luego la respuesta, está bastante bien, incluso mejor que lo que haría yo, pero el 90% está bien y el 10% está mal.

Y tienes que invertir tiempo corrigiendo ese 10% final. ¿Te ahorra tiempo? Sí, pero igual tienes que dedicar esfuerzo. Es tecnología mágica. La usas una vez, de vez en cuando, pero si la integras en tu flujo de trabajo diario, de repente lo que haces siempre se vuelve torpe y no tienes la misma experiencia cada vez. No es esa experiencia mágica a menos que... Reciba los datos de un contexto unificado y transversal entre herramientas. Me encanta la IA, pero de verdad que hoy es frustrante. Vamos a mejorar eso.

Galen Low: Es muy comprensible y mi ChatGPT también es un desastre, está super desorganizado. Incluso tomé el curso de prompt engineering de PMI. Un curso buenísimo. Y dice: “crea una hoja de cálculo con todos tus prompts y cómo te funcionan”. Y pensé: buena idea. También, eso de ser un mono de copiar y pegar y perderse en los prompts que quiero probar y todos los datos porque lo necesito en un sitio central, porque estoy usando distintos LLMs en pruebas.

En realidad, se parece mucho a incorporar a un nuevo miembro al equipo, alguien que lleva sus propios prejuicios, que a usar un software, porque es. “Te doy contexto, te explico lo que busco...” Y ahora hay que afinar. No es como un flujo de herramienta, es interactuar, casi como entre colegas para obtener resultados, y la verdad es que muchos no somos expertos ni nos han entrenado para ello. Es otra cosa. Además, seguimos averiguando cómo usar todas las herramientas. Hay una infinidad de herramientas ahora mismo y la recomendación es probarlas todas y ver cuál funciona mejor y seguir mejorando.

Y lo último que quiero hacer cuando ya estoy dedicando tiempo a todo esto es pensar cómo traspaso información entre herramientas, algunas con IA, otras con modelos a los que les faltan mis conversaciones con ChatGPT.

Como decías, es torpe. Es increíble y es torpe. Puede ser ambas cosas. Creo que es importante porque realmente nos impresiona el resultado. Es justo impresionarnos. Pero no es la meta, no hemos logrado el estándar ideal de cómo debería ser la IA para la gestión de proyectos. Además, la forma en la que la usamos hoy no es cómo la usaremos mañana. Incluso la usabilidad cambiará.

Devin Mahoney: Estoy totalmente de acuerdo y estoy deseando que llegue ese futuro, pero también hay que aprender a usar lo que ya existe.

Galen Low: Lo otro que quería decir es que también hay que construirlo, que es justo lo que haces, y me gustaría irme un poco por las ramas (para quienes escuchan, luego regreso). Pero Devin, una cosa que noto de QTalo es que tienes un enfoque muy fuerte en la privacidad. Tienes una visión poco convencional del asunto. ¿Podrías contarme por qué la privacidad es importante para ti y por qué debería serlo para quienes lideran proyectos? No solo por datos sensibles, sino por nuestra propia forma de trabajar.

Devin Mahoney: Buena pregunta. Galen, soy especialista en ciberseguridad, así que la privacidad está en mi ADN y podría hablarte durante horas de SOC 2, pero no lo haré porque este podcast es limitado. Pero déjame hablar de la privacidad para el gestor de proyectos. Para hacer su trabajo, necesita una memoria de trabajo privada y algunos usan la app de notas, otros hojas de cálculo, otros papel. Estas son mis notas de gestor de proyecto, aquí van mis ideas a medias, mis notas antes de escribir un correo o registrar algo formalmente en Jira o Salesforce.

No tiene coste usarlo porque es solo para ti. No importa si no lo etiquetas, ni siquiera si es correcto. Es un espacio liminal. Tiene que ser privado. Aquí va tu pensamiento crítico, tus primeros borradores, donde realmente empieza la planificación de riesgos.

Y nuestro objetivo en QTalo es honrar esa zona liminal. Te ayudamos a extraer ideas de esos borradores sin publicarlos prematuramente, permitiendo pensar en voz alta con seguridad y beneficiarte del contexto compartido de tus sistemas. Así protegemos ese espacio creativo.

Estamos ayudando a cerrar esa brecha, y nuestro objetivo es dar actualizaciones más limpias y precisas para los equipos, la dirección, los clientes, todos los interesados.

Galen Low: Me encanta porque sí, en mis cuadernos hay cosas que no quiero que nadie vea jamás. Me gusta la idea de que la privacidad, solemos pensar en información confidencial del cliente, datos financieros sensibles, información personal identificable en sanidad, etc.

Pero me gusta esta idea: yo, como usuario, quiero beneficiarme, quiero ese cuaderno que sea un LLM, donde escribo y es “OK, ¿quieres que relacione esto por ti? ¿Y esto qué tal?”, me pregunta, pero ese es mi contexto de trabajo.

No es mi contexto de presentación. Y me gustaría saber que el modelo más grande de mi herramienta no está entrenando con todos mis borradores. No quiero que un día alguien pregunte: “¿cómo es Galen como gestor de proyectos?” y respondan “despistado, un poco cabeza loca, empieza frases y no las termina”. No quiero que eso entre en el sistema y como soy profano en esto, parece que todos los modelos entrenan con todo. No suelo memorizar los términos y condiciones de todas las herramientas que he contratado. Debería, pero bueno, asumo que debo andar con cuidado, pero que es por el bien común.

Lo que me gusta de tu enfoque es que debería haber una capa donde puedas beneficiarte de lo que entrenas solo para ti con tu herramienta, y no ir saltando entre mil apps. Que sea claro: “No te preocupes, estás en la zona que no se compartirá con tus colegas” y puedas decidir cuándo compartirlo. Eso da claridad y demuestra, permíteme el elogio, que entiendes cómo trabajan los project managers. No solo construyes software, y eso es lo que me entusiasma de tu proyecto.

Devin Mahoney: Gracias Galen, te lo agradezco de verdad.

Galen Low: Voy a elogiarte y luego a lanzarte una pregunta de abogado del diablo. Hemos hablado de cuántas herramientas de productividad, cuántas de IA hay. Parte de tu crítica, si entiendo bien, es que estamos usando demasiadas herramientas diferentes. Así que, por llevarte la contraria: ¿por qué el mundo necesita una herramienta más con QTalo?

Devin Mahoney: Es buena pregunta, y todos se la hacen acerca de cualquier herramienta nueva.

Estas herramientas de productividad y comunicación se multiplican más rápido de lo que cualquiera puede integrarlas. El presupuesto corporativo para nuevas herramientas no crece al mismo ritmo que su adquisición. Así que la información se dispersa entre herramientas y no hay presupuesto para consolidar. ¿Dónde recae esa tarea?

En el project manager, que debe hacerlo manualmente. Por suerte, con IA es más sencillo. Pero casi es peor, porque es tan fácil como copiar y pegar todo en ChatGPT. Ahora la tarea es tuya, en vez de pensar dónde está cada cosa.

QTalo no es solo otra app de tareas. De hecho, nuestro objetivo es que entres y salgas de QTalo lo antes posible. Somos ese tejido conectivo para que tu stack funcione como un sistema único. Creo que hay sitio para más herramientas de consolidación aparte de QTalo.

Necesitamos más porque la eficiencia trata de que todo funcione junto. Así, junto otras herramientas, se evitan los malabares de cambiar de ventana, se reducen las licencias, porque solo los PMs precisan esto y se recupera ese tiempo perdido.

Y fíjate, muchos que trabajamos con ingenieros conocemos la deuda técnica que se va acumulando en desarrollo. Hay deuda operativa también. Cada vez que sumamos una herramienta, cada equipo la suya, esa deuda crece. Y este esfuerzo de consolidación ayuda a reducir esa deuda para que el canal de comunicación esté enfocado.

Ese es el objetivo. Por eso el mundo necesita QTalo y más herramientas de consolidación.

Galen Low: Me encanta el concepto de deuda operativa: es muy real, pero también me gusta la claridad de que vamos a tener herramientas y no todas tienen que formar un solo superprograma universal.

Es como un tejido. Hay que asegurarse de que las herramientas importantes estén vinculadas al mismo nodo. Ese nodo podría ser QTalo. No significa que solo abras una herramienta, significa que este es un nodo estratégico que conecta tu software. Porque como dices, no podemos integrar todo según sale, quizás con Zapier o Make, pero incluso eso es un esfuerzo titánico para estar al día con cada API. Así que aquí hemos decidido estas herramientas. No queremos una deuda operativa creciente, pero deben hablarse entre sí para que podamos hacer nuestro trabajo. De lo contrario, la ventaja real de la IA (hacer el admin para que seas estratégico) se diluye. Es bait and switch, como realmente pasa ahora. Lo es. Cuéntanos, ¿qué viene para QTalo? ¿Cómo intentáis resolver esto y qué te ilusiona?

Devin Mahoney: Estoy bastante emocionado con el centro de mando que estamos creando, lo mencionabas al inicio Galen, y es que somos project managers construyendo para project managers y eso nos permite enfocarnos solo en lo que necesitan PMs. Por ejemplo, tenemos priorización por IA, así que cuando empiezas tu día y otras personas han estado trabajando en otros husos horarios, puedes ver qué está ardiendo hoy, qué señales debes atender entre emails, chats y tickets y dónde concentrar esfuerzos.

Necesito resúmenes, porque pasan muchas cosas y no puedo estar al tanto de todo. Necesito resúmenes automáticos de los hechos clave, próximos pasos, enlaces a las fuentes para retomar rápido. También una búsqueda unificada, porque no sabes cuántas veces —esto me pasó esta mañana— alguien me mandó algo y no recordaba si era un correo o en un canal de Slack aleatorio.

La búsqueda unificada me salvó porque tengo información dispersa. También necesito listas de comprobación para flujos de trabajo: cuando llega una notificación, es mucho trabajo. Gente normal recibe un email, responde y termina; pero un PM recibe un correo y tiene que hacer de cinco a siete tareas. Es mucho y nadie lo aprecia. Las listas de verificación permiten desglosarlas y tachar tareas hasta al fin archivar el correo.

Te ayudamos a sacar esa tarea de tu mundo aportando el contexto: línea del tiempo, archivos, decisiones. Así los PM pueden ponerse al día cambiando de contexto sin tener que buscar en mil apps. Eso es justo lo que hace nuestro centro de mando.

Nos enfocamos en el PM, te mostramos lo que toca, y te devolvemos al trabajo en otras apps.

Galen Low: Me encanta. Y sí, es muy real: si ves mi historial de búsquedas entre herramientas, busco el mismo término en varias a la vez hasta encontrarlo. Suena genial. Me gusta lo que hacéis.

Devin, muchas gracias por esta charla. Es genial contar con tu perspectiva sobre IA, la sobrecarga, la usabilidad y el futuro.

Devin Mahoney: Gracias a ti, Galen. Ha sido un placer.

Galen Low: Bueno, ahí lo tienes. Como siempre, si quieres unirte a la conversación con más de mil campeones de la gestión de proyectos, ¡únete a nuestra comunidad! Ve a thedpm.com/membership para saber más. Si te ha gustado, por favor suscríbete y mantente en contacto en thedigitalprojectmanager.com.

¡Hasta la próxima, gracias por escucharnos!