¿Qué dejarán de hacer los líderes de proyectos por culpa de la IA?

Tim Fisher: Hola y bienvenidos a El futuro de la IA en la gestión de proyectos, donde vamos más allá de la presentación comercial y analizamos cómo la IA está cambiando realmente la forma en que los equipos planifican, entregan y gestionan el trabajo. Hoy presentamos Projectworks. Si diriges una empresa de consultoría o de servicios profesionales y estás intentando averiguar dónde puede la IA reducir de verdad las tareas administrativas no facturables, esta es la conversación que necesitas escuchar.

Hoy nos acompaña Mark Orttung, director ejecutivo de Projectworks. Mark lleva tres décadas creando plataformas tecnológicas y dirigiendo empresas de consultoría, con una amplia experiencia en servicios profesionales, operaciones y escalado de negocios tecnológicos. Actualmente dirige Projectworks, ayudando a las empresas de consultoría a utilizar la IA para reducir la complejidad operativa y gestionar sus negocios de forma más eficiente.

Mark, es estupendo tenerte aquí.

Mark Orttung: Gracias. Es estupendo estar aquí.

Tim Fisher: Danos la versión de 30 segundos de Projectworks para quienes quizá no lo conozcan. ¿Qué hace? ¿Para quién está diseñado?

Mark Orttung: Sí, nosotros lo concebimos como lo que llamo una plataforma de crecimiento para consultoras. En esencia, es una plataforma para gestionar tu empresa: desde propuestas, contratos, proyectos, finanzas y planificación de recursos, hasta algunas tareas tácticas como las hojas de horas y los gastos, que desembocan en la facturación y el cobro.

Así que realmente cubre todo el proceso de principio a fin y, con suerte, elimina toda esa administración interna y te da más tiempo para trabajar con los clientes, que es lo que deberías estar haciendo.

Tim Fisher: Quizá sea una pregunta cómica en 2026, pero ¿por qué es ahora la IA un foco tan importante para vosotros?

Mark Orttung: Sí, encaja de forma muy natural cuando piensas en un par de cosas.

En primer lugar, y espero no ofender a nadie, creo que la mayoría de las empresas de servicios son realmente malas gestionando su propia empresa, como es lógico. Están con los clientes y dedican todo su tiempo al trabajo facturable. Y, especialmente si estás en una empresa pequeña o mediana, quizá de 50 o 100 personas, nadie tiene tiempo para ocuparse de la administración interna, aunque necesitas hacerlo para mantener los márgenes y aumentar el crecimiento.

Por eso estamos aquí para ayudar a automatizarla, pero también porque la IA puede empezar a hacer el trabajo por ti de forma natural y devolverte tiempo. En muchos casos, se ocupa de las cosas que estás descuidando. Ni siquiera te devuelve tiempo en algunos casos: simplemente se encarga de cosas que deberías hacer, pero no haces.

Tim Fisher: Has pasado años creando soluciones en torno a la forma en que realmente operan las empresas de consultoría. A medida que las empresas crecen, ¿dónde ves que aparece la mayor fricción operativa? ¿Y qué suele alejar a las personas sénior del trabajo para el que realmente entraron en este sector y por el que se les paga?

Mark Orttung: Creo que hay varias cosas.

He escrito sobre esto. Creo que hay un par de muros con los que chocas al hacer crecer una empresa. Al principio, cuando la empresa es pequeña, el fundador o el grupo de fundadores debería hacerlo todo. Después llega un punto, normalmente cuando alcanzan entre cinco y ocho millones de ingresos, en el que se convierten en el cuello de botella. Por eso necesitas formar un equipo que amplíe tu capacidad, de manera que puedas seguir involucrado, pero ellos puedan ayudarte a hacer las cosas.

Necesitan información para hacerlo. Hay que descentralizar la información, así que disponer de una plataforma que la comparta realmente lo hace posible. El segundo muro suele aparecer entre los 25 y los 35 millones, y es entonces cuando realmente necesitas empezar a descentralizar el liderazgo. De nuevo, contar con personas que puedan dirigir partes de tu empresa y que todos compartáis una visión de la información, tanto de lo que ha ocurrido históricamente como de lo que va a ocurrir el próximo mes o trimestre, es crucial para superar este segundo muro, cuando empiezas a incorporar...

Cuando dirigía una empresa, al superar los 40 millones de dólares, tuvimos que conseguir cinco directores generales que, en la práctica, dirigían cada uno su propia empresa, y necesitabas darles la información necesaria para hacerlo.

Tim Fisher: Entonces, a medida que las empresas atraviesan estos muros y se hacen más grandes, ¿qué suele romperse primero desde el punto de vista operativo?

¿La asignación de recursos, las previsiones, la conexión entre ventas y entrega, o alguna otra cosa?

Mark Orttung: Creo que lo más básico son las finanzas de los proyectos y de los clientes, y comprender realmente a fondo cuáles de mis proyectos son más rentables y cuáles no. Saber, por ejemplo, con dos meses de antelación que se están desviando financieramente.

Creo que la primera pieza es contar con una disciplina sólida en torno a los proyectos y el margen bruto. Muy a menudo, la siguiente pieza es la gestión de recursos. Normalmente hay una persona que conoce a todo el mundo, sus habilidades y sus intereses, y puede hacerlo, dependiendo de lo buena que sea, hasta llegar a unas cincuenta u ochenta personas.

Pero llega un momento en que realmente necesitas un sistema que te ayude a hacer un seguimiento de quién trabaja en qué, durante cuánto tiempo está comprometido, cuánto de ese trabajo está contratado y cuánto creemos que ocurrirá, aunque no esté contratado, y a mantener todo eso en orden.

Tim Fisher: Hemos hablado un poco de cómo se pierde a personas brillantes del negocio en tareas administrativas.

¿Dónde ves que ocurre más y cuánto le cuesta realmente a una empresa, más allá de las horas no facturables?

Mark Orttung: Creo que una de las áreas donde ocurre más es en la venta de nuevos trabajos. Es fácil decir que no vamos a ocuparnos de la administración, pero no vas a dejar de redactar una propuesta o responder a una solicitud de propuesta.

Y eso casi siempre implicaba, al menos según mi experiencia, a nuestras personas más sénior. Quieres que tus profesionales ayuden a contar la historia. Son los únicos que realmente tienen el mejor contenido para incluir en la propuesta. Así que consumes horas y también desgastas un poco a la persona, ¿verdad?

En mi experiencia era algo como: «¿Puedes hacer esto por la noche? ¿Puedes hacerlo durante el fin de semana? Porque seguimos necesitándote con el cliente y el cliente necesita que seas facturable la mayor parte del tiempo». Y son tus personas más caras, las estás agotando, así que resulta costoso y desgastante.

Tim Fisher: Así que definitivamente hay una desconexión entre ganar el trabajo y entregarlo de forma rentable. Entonces, ¿por qué es tan difícil para las empresas mantener alineadas las propuestas, la asignación de recursos, los presupuestos y la entrega?

Mark Orttung: Históricamente ha habido sistemas diferentes. Había un CRM y había un sistema de recursos, y normalmente no estaban bien integrados.

Una de las cosas que realmente nos hemos esforzado por hacer es crear una visión integral, desde la propuesta hasta el contrato, pasando inmediatamente a las finanzas del proyecto y a la planificación de recursos, haciendo que todos esos datos fluyan con mucha facilidad. Creo que eso solo ha estado disponible recientemente, y nos apasiona mucho ese flujo integral de datos.

Tim Fisher: Cuando hablas ahora con líderes de empresas de consultoría, ¿qué es lo que más presión tienen para mejorar? ¿El crecimiento, la rentabilidad, la utilización, hacer más con lo que tienen? ¿Qué estás escuchando por ahí?

Mark Orttung: Escucho crecimiento, porque si tu empresa no crece, todas las demás cosas se rompen.

Normalmente, para tener una gran empresa de servicios, quieres contratar a las mejores personas posibles. Son ambiciosas. Quieren nuevos retos, aprender constantemente y asumir más responsabilidades. Si estás creciendo y tienes más clientes y proyectos, todas esas cosas son necesarias para tu empresa.

Si estás estancado o reduciéndote, no tienes nuevas oportunidades para tus personas con talento. Quieres darles buenos aumentos y compensarlas bien. Si no estás creciendo, no puedes contratar nuevas personas en los niveles más junior para mantener tu remuneración general aproximadamente en el mismo nivel mientras las personas que ya tienes ascienden.

Así que sí, el crecimiento resuelve muchos de los demás desafíos y hace que gestionar la empresa sea mucho más fácil.

Tim Fisher: ¿Cómo ves que está cambiando el papel del líder de proyectos o de entregas?

Mark Orttung: Primero, creo que se trata de ese elemento humano en el proceso, de esa decisión basada en el criterio. El sistema va a proponer muchas cosas y aún quieres que alguien aplique su criterio y diga sí o no.

También necesitas formular la pregunta correcta.

Tim Fisher: Avancemos un poco hacia el futuro. Estamos dentro de tres o cinco años. ¿Cómo crees que será gestionar una empresa de servicios profesionales cuando la IA esté habilitada en todo el negocio?

Mark Orttung: Creo que hay un par de cosas. En primer lugar, gran parte de la administración que te quita tiempo o que descuidas porque es administrativa estará automatizada, así que podrás dedicarte a trabajar más para los clientes.

Si miras el mundo, tenemos muchos problemas realmente difíciles. Creo que el mundo necesita expertos más que nunca. La IA también formará parte de cómo entregas el trabajo, multiplicará esa experiencia y acelerará la capacidad de los expertos para resolver problemas. Eso me convierte en optimista.

Más tiempo de personas muy inteligentes siendo realmente productivas frente al conjunto de problemas tan difíciles que tenemos como sociedad, y menos administración. Me entusiasma ese futuro. Espero que dediquemos más tiempo a las cosas difíciles y logremos avances realmente buenos.

Tim Fisher: Comparto tu perspectiva.

La siguiente pregunta... Lo tienes bastante claro, y de hecho hablamos de ello hace unos minutos: se trata de encontrarse con las personas allí donde están. Pero, con el paso del tiempo, ¿crees que la gente pasará más tiempo en espacios conversacionales conectados como ChatGPT, Claude o cualquiera que sea la futura versión de estas herramientas?

¿O crees que siempre habrá un lugar para una interfaz y una experiencia de usuario nativas en el futuro?

Mark Orttung: Es una gran pregunta. Personalmente creo que las personas se dividirán en grupos diferentes. Algunos de nosotros, los más aficionados a la tecnología, pasaremos la mayor parte del tiempo en un chat o en Claude, programando y diciendo que todo tiene que hacerse mediante la línea de comandos, porque es lo más eficiente posible.

Pero hablo con muchas personas que no tienen esa mentalidad. Quieren interactuar visualmente. Quieren ver: «Enséñame dónde están mis recursos. Quiero un mapa de calor. Quiero asimilar toda esta información rápidamente y manipularla a través de la interfaz». Y luego hay algunas personas que he conocido que están entre ambos grupos.

Dicen: «Quiero verlo, pero también quiero introducir una indicación de vez en cuando». Por eso estamos haciendo las tres cosas, y realmente creo que las tres tendrán su lugar. Habrá aplicaciones en las que simplemente quieras verlo y puedas absorber muchísima información en una imagen. Y otras en las que solo quieras hacerle una pregunta, que realice un montón de trabajo y vuelva con una respuesta relativamente rápida.

Y luego estarán las personas... siempre habrá muchas otras herramientas, y nosotros simplemente queremos ser un miembro de esa comunidad, por así decirlo. Todos los datos que tenemos deberían estar ahí. Si utilizas herramientas para tomar notas de reuniones —hay docenas—, nosotros no vamos a hacer eso. Simplemente dejaremos que las incorpores directamente.

Así que, como he dicho antes, queremos encontrarnos contigo allí donde estés.

Tim Fisher: Me encanta. ¿Qué desafíos futuros crees que afrontarán tus clientes? Todo está cambiando muy rápido y, ¿cómo os estáis preparando para ayudarles a resolverlos con IA?

Mark Orttung: Creo que gran parte del problema es que no saben cómo utilizar la IA para cambiar realmente sus procesos empresariales.

Hay una analogía estupenda que tratamos en nuestro pódcast: cuando se introdujo la electricidad, lo primero que hizo todo el mundo fue instalar bombillas. En el contexto de una fábrica, ahora tienes una bombilla, que redujo las lesiones y permitió que las personas fueran ligeramente más rápidas en sus tareas individuales.

Lo segundo que hicieron fue compartir un motor. Hay imágenes increíbles de 12 personas reunidas alrededor de un motor que hacía funcionar sus máquinas mediante unas correas disparatadas. Después muestran la cadena de montaje de Ford, donde realmente replantearon todo el proceso, todo cambió y pudieron fabricar un coche cada minuto, o lo que fuera.

Creo que la mayoría de nosotros seguimos con las bombillas, hablando con ChatGPT principalmente dentro de nuestra propia área de trabajo. Algunas personas han pasado al equipo de trabajo, y parte de lo que intentamos hacer es ayudar a la gente a pensar realmente en el proceso empresarial de ganar trabajo, entregarlo y cobrarlo, para llegar a una visión más parecida a una cadena de montaje.

Ahí es donde creo que una herramienta como la nuestra puede ayudar de verdad, porque pensamos en procesos empresariales. La mayoría de las personas simplemente no tienen tiempo para hacer eso con su trabajo interno, y es algo que nos obsesiona cada día. Podemos ayudar con ello.

Tim Fisher: Me gusta mucho esa analogía y, si no te importa, voy a robártela, porque llevo años trabajando en una que incluye un cohete y caballos, y no es ni de lejos tan buena como la que acabas de crear. Así que gracias por adelantado.

Por último, sin revelar secretos, a menos que quieras hacerlo, ¿puedes darnos una idea de lo que viene en vuestra hoja de ruta de IA? ¿Qué te entusiasma especialmente sobre el rumbo que está tomando vuestro producto y sobre lo que vais a lanzar?

Mark Orttung: Sí. Son varias cosas. Empezamos Kea con la planificación de recursos y las hojas de horas.

El equipo la está ampliando muy rápidamente a todo el producto, y de hecho está avanzando más deprisa de lo que habíamos previsto. Esa es una de las grandes sorpresas y alegrías de la IA: la estamos utilizando nosotros mismos para construirla, y es increíble lo rápido que puedes avanzar. Lo concebimos como un sistema de registro: somos el lugar que puede ser la fuente de verdad sobre qué trabajo hiciste, si fue rentable, quién cargó cuántas horas y todo ese tipo de cosas.

Y ahora tenemos lo que llamamos un sistema de acción, en el que vamos a intentar hacer el trabajo por ti. Kea va a intervenir y decir: «Déjame hacer esa tarea por ti. Déjame completar tus partes de horas. Déjame preparar tus facturas.

Déjame ayudarte con tu propuesta». Me entusiasma mucho la combinación de ambas cosas: tener una fuente de verdad y tener a alguien que me ayude a hacer el trabajo.

Tim Fisher: Ahora es el momento de las preguntas y respuestas. Una pregunta que aparece con frecuencia es: alguien acaba de empezar con Projectworks y le encanta lo que está viendo.

La parte de IA es realmente interesante. No puede imaginar un mundo en el que pueda mover a todo el mundo, completar las hojas de horas en un instante y tener acceso a Claude, pero acaba de empezar. Entonces, ¿cuántos datos históricos o qué configuración necesita Kea antes de que sus recomendaciones de recursos resulten realmente útiles?

Mark Orttung: Creo que una de las cosas que distingue a Projectworks es que, cuando incorporamos a un nuevo cliente, traemos muchos de sus datos históricos. Trabajamos con empresas pequeñas y medianas, muchas de las cuales vienen de no utilizar ninguna plataforma o de utilizar esa increíble hoja de cálculo de Excel, y nosotros capturamos esos datos. Traemos los proyectos antiguos, los clientes, las hojas de horas y las facturas.

Así que desde el principio tenemos muchos datos y Kea se vuelve muy inteligente muy rápido gracias a ello. Diría que casi inmediatamente estarás operativo y tendrás muchas cosas interesantes con las que trabajar.

Tim Fisher: ¿En qué momento aprueba el ser humano y qué hace cuando es incompetente? Supongo que se refiere a Kea.

Creo que quizá baste con un comentario general y no sea necesario profundizar en los límites técnicos. Todos hemos vivido situaciones utilizando IA en las que está bastante claro que existe el deseo de darte una respuesta, aunque no haya una buena respuesta que ofrecer.

Y cuando construyes conversaciones sobre datos importantes que existen en forma numérica por todo Projectworks, ¿dónde están esas líneas? ¿Cómo habéis pensado gestionar esto correctamente?

Mark Orttung: Realmente depende del contexto en el que te encuentres.

Como has visto, hay muchas indicaciones del tipo: «Esto es lo que voy a hacer, aprueba». Especialmente cuando vamos a escribir algo, casi el 100 % de las veces pedimos permiso para realizar la modificación. A veces cancelo la operación porque no estoy completamente seguro de que sea correcta y quizá investigo un poco más los datos antes.

Siempre puedes recuperar esa indicación y volver a introducirla; regresarás exactamente al punto en el que estabas y podrás pulsar «Aceptar» si decides: «Vale, en realidad no me había dado cuenta, pero esto es correcto». Así que, si va a escribir algo, tendrás la oportunidad de decir sí o no. Y si está leyendo algo, te lo preguntará...

Y, como he mencionado antes, casi siempre digo: «Adelante» cuando está leyendo datos. Le dejo hacerlo porque sé que tiene incorporado nuestro control de acceso, así que no va a leer cosas que no pueda o no deba leer.

Tim Fisher: ¿En qué otras áreas están viendo los clientes la reducción más rápida de ese doloroso trabajo no facturable que todos intentamos evitar?

Mark Orttung: Una de las cosas que he observado y que me resulta fascinante no es tanto una reducción del tiempo como un aumento de los resultados del negocio. Hemos dividido nuestra base de clientes en dos grupos: los que planifican con dos meses de antelación utilizando la herramienta de recursos y los que no. Los primeros obtienen aproximadamente un 8 % más de utilización.

Tienen casi un 25 % más de ingresos por empleado y su tasa de crecimiento es entre un 20 y un 25 % superior. Son cifras sorprendentes, y gran parte se reduce a ese momento en el que intentas coordinar tu cartera de oportunidades y tus personas, y contratar y vender trabajo al mismo ritmo.

Para mí siempre era el temido: «Vale, tenemos un equipo nuevo de ocho personas. Están listas para empezar», y entonces el cliente en realidad no empieza hasta dentro de tres semanas. Ahora tienes ocho personas a las que estás pagando. Si gestionas un margen del 33 % y acabas de perder tres semanas, ahora tienes que trabajar nueve semanas facturables para volver a cero.

Por eso, ajustar correctamente la fecha de inicio afecta realmente a tus ingresos por empleado y a tu utilización. Creo que es una de las palancas más importantes, y me pareció fascinante que la relación entre las operaciones y el crecimiento fuera tan fuerte: si operas mejor, también afecta a tus ingresos y a tu tasa de crecimiento.

Creo que existe una especie de volante de inercia. Por eso queremos realizar este proceso de principio a fin y ayudarte a pasar de las propuestas a los proyectos, de la planificación de proyectos a la planificación de recursos, haciendo que todo sea más eficiente y rentable.

Tim Fisher: Genial. Es una pregunta parecida, pero un poco más general. ¿Cómo debería medir una empresa de consultoría el retorno de la inversión de la IA cuando el valor es a veces una combinación confusa de tiempo ahorrado, decisiones más rápidas y una mejor utilización?

¿Tienes alguna opinión al respecto?

Mark Orttung: Creo que empezarás por el tiempo ahorrado. Las propuestas son un gran ejemplo: a menudo son tus personas más caras y valiosas las que intentan encontrar la última vez que hiciste algo o el contenido adecuado para incluir. Eso es lo que siempre hacíamos, ¿verdad?

Tener una biblioteca de contenidos y cargar las propuestas antiguas les ahorra tiempo. Eso es fácil de medir. Después creo que empezarás a ver cómo aumenta tu tasa de éxito, y ese es un segundo efecto fantástico si puedes medirla. Parte de ello consistirá en redactar mejores propuestas y enviar más, y otra parte será tener un mejor criterio para decidir: «Esta no es una buena propuesta en la que trabajar», o lo que corresponda.

Pero al disponer de un sistema y de todo el mundo trabajando en conjunto, con suerte podrás ahorrar tiempo y ganar más trabajos de los que sí decides hacer.

Tim Fisher: Estupendo. ¿Qué crees que la gente dejará de hacer manualmente en los próximos años? Está un poco relacionado con otras preguntas sobre el futuro que me encantó comentar antes, pero, concretamente, ¿qué cosas harán que la gente mire atrás y diga: «No puedo creer que antes hiciéramos esto nosotros mismos»?

Mark Orttung: Creo que una de ellas serán las hojas de horas. Creo que todo el mundo las odia.

Tim Fisher: Por favor, sí. Gracias.

Mark Orttung: Las hojas de horas. Sí, ¿verdad? Son dolorosas, y ahora hay suficiente información en el mundo entre tus tickets de Jira, tu calendario, las reuniones de seguimiento y todas esas cosas como para que la IA pueda digerirla y darte un borrador. Creo que bastante pronto todos revisaremos un borrador en lugar de intentar recordar exactamente qué hicimos.

Esa es una de mis favoritas. Creo que todo el trabajo preliminar y las propuestas desaparecerán pronto. Creo que bastará con escribir una historia, crear un buen arco narrativo y hacer que resulte convincente, e incluso recibir comentarios sobre ella.

«Esto no resulta tan convincente. ¿Seguro que quieres utilizarlo?» Ese será uno de los comentarios que recibirás del sistema, y es mucho mejor que: «¿Quién...? ¿No tenía alguien hace dos semanas una nueva forma innovadora de hacerlo? ¿Dónde está la presentación de PowerPoint? ¿Puede alguien enviármela?»

Eso es a lo que yo dedicaba mucho tiempo con las propuestas.

Tim Fisher: Es curioso escucharte, porque hay muchísimas cosas que simplemente creemos o hemos aceptado como una parte racional del trabajo que deberíamos hacer. En realidad, son todas las cosas de los márgenes las que se llevan ese pequeño margen de tiempo necesario para hacer el trabajo principal. Con suerte, servicios como el vuestro y la IA en general pueden ayudar con todo eso.

Será muy interesante mirar atrás desde el futuro y reírnos de nosotros mismos. Si la gente quiere saber más sobre Projectworks, ver de qué se trata todo esto y conocer vuestras capacidades de IA, ¿adónde debería dirigirse o qué te gustaría que hiciera a continuación?

Mark Orttung: Un par de cosas. Ve a projectworks.com.

En la esquina superior derecha encontrarás «Solicitar una demostración». Solo he mostrado una pequeña parte de lo que podemos hacer. Hay muchas más funciones en la plataforma y nos encantaría dedicar tiempo a profundizar con la gente. Así que diría que visites Projectworks y te registres para una demostración. El equipo y yo te la enseñaremos.

También puedes contactar conmigo en LinkedIn. Estoy disponible, encantado de hablar y de conversar sobre cualquier tema.

Tim Fisher: Genial. Acabas de darnos permiso para llamarte directamente. Te lo agradezco.

Mark Orttung: Sí. Sí.

Tim Fisher: De acuerdo, Mark, ha sido fantástico. Muchas gracias. Por desgracia, esto es todo el tiempo del que disponíamos hoy. Gracias por acompañarnos, que tengas un buen día y nos vemos en la próxima sesión de El futuro de la IA en la gestión de proyectos.

Gracias de nuevo, Mark.

Mark Orttung: Gracias.