Oriéntate en un Nuevo Proyecto (con Joanna Leigh Simon)

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Ben Aston:

Gracias por sintonizarnos. Soy Ben Aston, y este es el Podcast del Gestor de Proyectos Digitales. Hoy me acompaña la maravillosa Joanna Leigh Simon, famosa... mundialmente famosa, de hecho, por el gran sorteo de bolígrafos de 2017. Mantente atento. Probablemente espero que Joanna tenga algo que regalar hoy. Y siempre tiene algo emocionante que compartir con nosotros. Así que, bienvenida Joanna.

Joanna:

Hola Ben. Muchas gracias por invitarme de nuevo.

Ben Aston:

Genial. Hoy vamos a hablar sobre lo que sucede cuando caemos en un nuevo proyecto. A veces asumir un nuevo proyecto es algo bueno, pero muchas veces puede ser bastante complicado. Así que, vamos a hablar de algunas cosas que podemos hacer para orientarnos e ir poniendo los proyectos en orden para poder empezar a gestionarlos realmente.

Creo que asumir proyectos de otras personas, o incluso iniciar nuevos proyectos, puede ser bastante estresante. Hablaremos sobre las maneras en que podemos organizarnos y hacer que todo el proceso sea menos estresante. Pero antes de entrar en materia, Joanna, cuéntanos un poco sobre ti, para quienes no te conocen, ¿a qué te dedicas y cuál es tu historia?

Joanna:

Claro. Soy productora, gestora de proyectos actualmente radicada en Filadelfia, y he trabajado durante, aproximadamente, los últimos ocho años en pequeñas agencias. Primero, en firmas integrales de relaciones públicas y publicidad, luego en producción de video, y más recientemente en una agencia de diseño gráfico y branding. En todos estos trabajos, obviamente, ha habido un fuerte componente digital; estamos en el siglo XXI. De hecho, actualmente estoy esperando y definiendo cuál será mi siguiente puesto. Estoy considerando una posible mudanza fuera de la ciudad de Filadelfia.

Ben Aston:

Tiempos emocionantes. Si tienes un trabajo para Joanna y estás escuchando esto y piensas, “Oh, quiero contratar a esa chica.” Ponte en contacto con ella. Joanna está disponible para trabajar. Dinos, en tu... mientras tienes algo de tiempo libre, ¿con qué te mantienes ocupada? Sé que en tu biografía hablabas de algunas de las cosas que te gusta hacer en tu tiempo libre, y me interesa saber cómo gestionas eso de mantenerte ocupada, motivada, cuando sería tan fácil simplemente relajarse.

Joanna:

Definitivamente, considerando que han sido las vacaciones y todo el mundo estuvo de descanso, me he dado bastantes ratos de relax, lo cual ha sido genial y lo recomiendo mucho a cualquiera que tenga esa oportunidad. Pero también, sorprendentemente, me he mantenido bastante ocupada.

He estado haciendo mucho trabajo freelance, lo cual es realmente emocionante. Principalmente, en estrategia de marca, que es lo que más me gusta. Así que ha sido genial trabajar con gente localmente, pero también con algunos clientes en California y en otros lugares, lo cual es estupendo. Y realmente tratando de hacer todas esas cosas que son difíciles de hacer cuando trabajas a tiempo completo. Todo lo que implica ir al médico, hacer ejercicio, hacer mandados y arreglos en mi apartamento. Ha sido muy agradable poder atender todo eso, asuntos administrativos.

Ben Aston:

Sé que es curioso, ¿verdad? Cómo el simple hecho de vivir la vida ya es un trabajo de tiempo completo.

Joanna:

Totalmente cierto.

Ben Aston:

Como hacer cosas como ir al dentista, ir al médico, prepararte para tu próxima gran cosa. Pero me interesa saber, como veo en nuestro equipo de Slack, muchas veces, en el canal de PM remoto. Me gustaría escuchar tu perspectiva. La gente pregunta que está pensando en dedicarse al freelance o a la gestión de proyectos por contrato, ¿pero cómo consigues el trabajo? Parece que la gente que está más enterada puede conseguir sus propios encargos, y es genial que tú hayas logrado algunos. ¿Cómo encuentras ese trabajo?

Joanna:

Para ser completamente honesta, no fui necesariamente yo quien salió a buscar esos trabajos, creo que ellos me encontraron a mí. Me encanta hacer este trabajo. Es algo que he asimilado de mí misma en los últimos años.

Prefiero el término carrera que el de ‘adicta al trabajo’, pero llámalo como quieras. Simplemente me apasiona el trabajo. Supongo que hablando con amigos y conocidos, mientras explicaba que iba a tener este tiempo libre buscando un nuevo empleo a tiempo completo, la gente simplemente me decía, “Conozco a alguien que acaba de montar su propio negocio. Necesita alguien que la ayude a organizarse o la oriente en esto o en aquello, ¿te gustaría conocerla?” Y yo siempre digo, “Sí.” Porque me resulta fascinante.

También, imagino que solía acercarme a personas que podrían beneficiarse de servicios que puedo ofrecer y les decía, sabes, tengo algo de tiempo, me encantaría trabajar contigo. No necesariamente porque busco el dinero, sino porque de verdad disfruto este tipo de trabajo, y lo extraño cuando no lo hago a tiempo completo.

Ben Aston:

Eso está bien. La clave es conocer a gente y esperar que tengan trabajo para ti. Creo que es lo mismo para la mayoría. Tu red personal es tan importante para encontrar empleo, no es como si hubiera una bolsa secreta de empleos de gestor de proyectos que está esperando a que los recoja la gente. Parece ser que el networking individual es realmente importante.

Joanna:

Totalmente. Es un cliché, pero es muy cierto. Estas cosas pasan de forma orgánica, la mayoría de las veces cuando ni siquiera las buscas. Voy a ser totalmente honesta contigo. La idea de ser freelance a tiempo completo me da pavor porque no me gusta ese ajetreo de buscar encargos. Eso no es para mí. No soy muy buena vendiéndome de esa manera, pero he descubierto que muchas veces, si eres honesto con la gente sobre lo que quieres hacer y lo que puedes ofrecer, las cosas surgen de forma natural.

Ben Aston:

Eso es interesante. Hoy vamos a hablar de un par de cosas. Lo primero que quería tratar tiene que ver con el artículo que escribiste recientemente. Se trata de las preguntas que hacer antes de comenzar un nuevo proyecto. Si todavía no lo has leído, especialmente si te enfrentas a un nuevo proyecto y te sientes un poco desorientado, este es para ti.

Poner en marcha proyectos puede ser enormemente intimidante, sobre todo si se trata de un nuevo cliente o acabamos de llegar a la agencia, o tienes esa sensación de que te han asignado al proyecto y te dicen: ok, ahora este proyecto es tuyo, eres responsable. Puede ser aterrador. Particularmente porque, normalmente, digo, en mi experiencia, nueve de cada diez veces, la persona que te entrega el proyecto ya no le importa. Te insiste sólo en que, en realidad, el proyecto es tan simple que no necesita una entrega formal. Todos saben lo que hacen y no hace falta tomar notas.

Esa es mi experiencia al caer en proyectos. Nadie sabe bien qué está pasando. No hay notas, no hay traspaso, así que ¿qué haces? Eso es de lo que hablaremos hoy. Preguntas que hacer antes de comenzar un nuevo proyecto. Joanna, dime, ¿cuáles han sido tus experiencias tomando proyectos así? ¿Te pasa como a mí, que sientes que te lanzan al agua y es cuestión de nadar o ahogarte, o has tenido experiencias mejores?

Joanna:

No creo haber tenido historias de terror, pero sí he estado en muchas situaciones así. Mi recuerdo más claro es cuando comencé mi último trabajo. Entré y no tenían a ningún gestor de proyectos en el lugar desde hacía tiempo. Los directores creativos gestionaban todos los proyectos y había unos 20 en la agencia en ese momento. Cuando llegué pedí sentarme y repasar uno a uno cada proyecto y preguntar todas las cuestiones que aparecen en el artículo, y fue tedioso pero también asombroso conseguir toda esa información de una vez.

Va a sonar muy nerd, pero creo que si de verdad te gusta la gestión de proyectos, como supongo les pasa a la mayoría de tus oyentes, lanzarte y tomar un proyecto a medio camino es realmente fascinante y supone un reto que muchos disfrutarán. Personalmente, a mí me emociona, aunque suene narcisista.

Ben Aston:

Creo que puede ser emocionante. Pero lo importante, pienso, es tener un plan para abordar el proyecto, como lo señalas en tu artículo. Porque podríamos, con esa emoción de tomar un nuevo proyecto, querer saltar directo al trabajo, pero lo que describes en tu artículo lo resumo en cuatro áreas: comprender el plan de gestión de proyectos, entender al equipo, saber quién es el cliente y, por último, el trabajo en sí.

Hablas de preguntarte primero sobre el statement of work (declaración de trabajo) y sobre qué es lo que realmente vamos a entregar. Y, muy importante, qué no vamos a entregar. Joanna, háblanos de esa comprensión y cómo abordas la declaración de trabajo.

Joanna:

Totalmente. En el artículo entro en detalle sobre las preguntas que deberías hacer al comenzar y a quién se las deberías preguntar, pero creo que los project managers tienen mala fama por ser los aguafiestas... sobre todo en entornos creativos, las personas que vienen a decir: “Vale, todos tranquilos, no se emocionen mucho”. Y aunque nunca me gusta ser esa persona, creo que es esencial. Así que preguntar y entender qué NO vamos a entregar, es clave. Cuando hago esa pregunta, normalmente me encuentro con muchos ojos en blanco y gruñidos, tipo: “Otra vez el gestor de proyectos intentando ponernos límites”.

A veces hay que ser el malo. Pero esa pregunta es fundamental, porque así evitas confusiones, perder tiempo, energía y dinero. Me han pasado muchas situaciones en el pasado donde clientes o creativos o account managers quieren ir más allá y dicen, “¿Por qué nos vamos a limitar? Hagamos todo”. Como gestor, por desgracia, asegurarte de que te den una repuesta sincera sobre lo que NO tienes que entregar es muy importante. Así salvas a la gente de sí misma. Así que aunque no les guste, luego te lo agradecerán.

Ben Aston:

Es curioso, ¿no? Sobre todo cuando tomas un proyecto ya empezado; si no haces esa pregunta, es fácil dejarte llevar por lo emocionante que es, y puede haber consenso interno de que “vamos a poner muchos recursos porque queremos ganar un premio, o vamos a invertir mucho porque si lo hacemos bien nos llegará más trabajo luego”. Pero si no te paras a preguntar, “¿qué no entregamos?”, te puedes perder. Relacionado con eso: ¿cuáles son los hitos? ¿Hay alguna fecha límite? Eso cambiaría todo.

Si dejas al equipo a su aire, harán algo espectacular pero les llevará una eternidad y será carísimo... aunque quizá gane premios.

Joanna:

Pues sí. Y nunca quiero ser quien impida que mi equipo haga cosas increíbles. Pero se trata de gestionar expectativas, ser la voz de la razón y animar al equipo a ir más allá si merece la pena. Pero si ves que solo están consumiendo recursos, toca intervenir y decir: chicos, no tenemos que entregar XYZ, relájense un poco.

Ben Aston:

Otra de las cuestiones bajo este tema de entender el plan es: ¿lo hemos hecho antes? ¿Alguien en el equipo o en otra parte ya lo hizo? Me parece algo clave. Es importante preguntarle al equipo o a otros managers o productores: chicos, ¿hay atajos, recursos o cosas que podamos reaprovechar? Porque por naturaleza la gente quiere reinventar la rueda, pero deberíamos aprovechar lo que ya tenemos.

Preguntar, “¿Qué podemos reutilizar de trabajos anteriores?” es realmente importante.

Joanna:

Totalmente. Esa pregunta encaja también con la idea de que el gestor de proyectos debe manejar expectativas para el equipo y, a veces, tener que ser el poli malo y decir, “esto se acaba ahora o lo hacemos ya en vez de usar el proyecto como experimento”.

Pero mirar lo hecho antes también puede ser la vía rápida a la innovación. Así que, sí, no se trata solo de no reinventar la rueda, sino de ver, si realmente quieren divertirse con esto, dónde invertir mejor el tiempo. Si ya se hizo antes, pues no repetirlo, y usar la energía en cosas nuevas y originales.

Ben Aston:

Eso te puede ahorrar muchos problemas más adelante. Hablando de problemas, mencionas que al considerar el plan general, es importante preguntarse, ¿qué puede interponerse en el camino? ¿Qué podría hacer fracasar este proyecto? ¿Qué obstáculos podemos encontrar? ¿Cómo gestionas eso y cómo extraes esos riesgos del equipo y te preparas?

Joanna:

Mi enfoque entero de la gestión de proyectos se basa en la honestidad. Todas las preguntas que sugiero que hagas en situaciones así dependen de que tu equipo y tus clientes sean honestos contigo y de que tú seas honesta contigo misma. Así, preguntar “¿Cuáles podrían ser los obstáculos?” solo sirve si obtienes una respuesta sincera. Pero si la consigues, eso abre un mundo de oportunidades porque puedes dedicar tiempo a preparar soluciones antes de que surjan problemas y, cuando lo hagan, responder inmediatamente.

Creo que la gente se olvida de eso, incluida yo. Hindsight es 20/20. El hecho de que yo dé este consejo no significa que lo haga perfecto siempre. Solo que he tenido tiempo para reflexionar sobre esas situaciones y cómo abordarlas la próxima vez. Pero creo que a veces nuestro trabajo es ir por esos senderos, analizar problemas que igual no ocurren, pero pueden ocurrir, y tener preparadas soluciones en nuestra caja de herramientas. He dedicado tiempo, en trabajos pasados, a investigar cómo resolver problemas que aún no existían, solo por preparación.

Algunos verán eso como pérdida de tiempo. Yo creo que es esencial, porque aunque ese problema no surja hoy ni el mes que viene ni en este proyecto, igual aparece más adelante o alguien de tu equipo lo enfrenta y podrás ayudar, lo cual también es muy valioso.

Ben Aston:

Hemos hablado de preguntas sobre el plan, la declaración de trabajo, la entrega de los tiempos. Ahora, hablemos del equipo. Esto puede ser particularmente delicado si eres nuevo en la agencia o acabas de llegar a un proyecto. Una de las preguntas que planteas es: ¿quién va a hacer el trabajo? ¿Tienes un plan de recursos y sirve realmente? Pero, ¿cómo averiguas si el plan de recursos es el adecuado? ¿Y si la gente asignada es la idónea? Si eres nuevo, puede que te toque quedarte con quienes nadie más quiere. ¿Cómo manejas eso?

Joanna:

Das en el clavo. Hacer esa pregunta es tanto prepararte para malas noticias como verificar que todo va bien. El resultado que sea, preguntar es importante para enterarte del panorama. Antes mencioné que, además de la honestidad, otra de mis claves es el instinto. Tener buen instinto es parte fundamental de ser un buen gestor de proyectos, sobre todo respecto a las personas.

Aunque hagas la pregunta y te respondan, gran parte consiste en usar tu propio instinto para conocer al equipo, preguntarles lo adecuado para saber si son los indicados y, aunque a veces no puedas cambiar los miembros del equipo porque llegaste a la mitad, al menos conocer cuanto antes sus fortalezas y debilidades y así prever vacíos que quizá deban cubrirse.

Ben Aston:

Muy buen consejo. Creo que una forma de hacer ese diagnóstico rápido es... Bueno, lo primero que diría es que la tendencia es asumir que todos saben lo que hacen y ya lo han hecho antes. Pero ahí es donde las cosas pueden desmoronarse. Es necesario hacer preguntas que, aunque parezcan básicas, revelan si alguien está perdido o si han sido asignados a tareas sin saber cómo resolverlo ni cuándo acabarán. Que heredes un plan y un equipo no significa que sea el correcto. Preguntar esas cosas al principio puede prevenir auténticos desastres presupuestarios. No esperes; involúcrate con el equipo desde el inicio.

Joanna:

Totalmente. Ahora que lo pienso, ser un buen gestor de proyectos depende tanto de habilidades blandas como de habilidades técnicas, preguntar lo correcto no solo para documentar bien y asignar recursos, sino para tener una perspectiva general y entender las personalidades y necesidades, porque los proyectos no son solo timelines y presupuestos.

Hay mucho de gestionar proyectos que tiene que ver con la intuición y, personalmente, por eso me apasiona. Me gusta estar organizada y documentar, sí, pero me encanta, y eso es parte de lo que decía al principio, el reto de entrar en un proyecto a mitad de camino. Es una gran oportunidad para poner a prueba tus habilidades blandas.

Ben Aston:

Siguiente paso, hemos hablado del plan, del equipo, ahora hablemos del cliente. Haces un punto muy importante: ¿quién es el cliente?, ¿quién toma las decisiones?, ¿quién es el punto de contacto, quién es el decisor final? Pero también, ¿quiénes más intervienen? ¿Qué piensas sobre esto?

Joanna:

Claro, sí. Esta pregunta viene de experiencia personal. Me ha pasado mil veces que te dicen, ya sea el equipo, los jefes o el mismo cliente, quién es el stakeholder clave o el referente, pero luego te das cuenta de que en la práctica no es así. Nadie lo hace con mala intención, simplemente a veces en el papel es una persona, pero en realidad es un grupo, u otra persona diferente. Puede que el día a día lo gestione uno pero al final necesiten la aprobación de otro. Animar a los clientes a que sean abiertos respecto a esto es clave. Y que sepan que es normal.

Tranquilizar al cliente: no me importa si escondes un stakeholder secreto en el armario. Entiendo cómo funcionan las empresas. No me importa si tres semanas después me dices que hay que pedirle a otro la aprobación: solo quiero saberlo para poder prepararme.

Ben Aston:

Suena sencillo, ¿verdad? Pero es fundamental. Cuando coges un nuevo cliente, no solo un nuevo proyecto, y no sabes quién manda realmente, hay muchas veces “clientes en el armario” y son los más importantes. Los clientes junior quieren impresionar a su jefe, intentan sacar el proyecto solo y puede salir caro si todo se rechaza, y luego surge el problema de quién paga eso. Entender el cliente es vital.

Punto cuatro: el trabajo. Hablas de preguntar por el éxito. Es clave al asumir un nuevo proyecto entender por qué hacemos este trabajo: ¿para aumentar el conocimiento de marca, lograr un lanzamiento exitoso, captar nuevos usuarios, aumentar los ingresos? Y junto a ese entendimiento del éxito, entender la audiencia o consumidor. ¿Es este trabajo el adecuado para alcanzar ese éxito? ¿Cómo abordas con el cliente los objetivos estratégicos y te aseguras de que el trabajo cumple su propósito?

Joanna:

Esta pregunta es fundamental por varias razones. Si acabas de entrar en el proyecto, es una forma sencilla y directa de saber, desde los ojos del cliente, del equipo y los implicados, por qué trabajamos en esto, porque tener un “por qué” es importantísimo en los proyectos. Así enfocas al equipo y te mantienes concentrado. Pero también aprovechas para reenfocar el cliente, porque, con varias cosas ocurriendo a la vez, puede olvidarse. Este es buen momento para recordárselo y motivarlo durante toda la ejecución, usando sus propias palabras para guiarles y demostrarles que entiendes sus metas.

Esto une al equipo de proyecto y al cliente bajo un solo objetivo, y es una oportunidad para que todos se alineen. Y si todo va bien y no hay desafíos, fantástico: agradécelo.

Ben Aston:

Tienes razón, es una buena oportunidad para hacer preguntas que, si la estuvieses gestionando desde el inicio, quizá no te atreverías a hacer, pero ahora hay que plantearlas: ¿cómo cumple esto con los objetivos estratégicos del cliente? ¿Cómo va a funcionar realmente? Preguntar esas cosas ayuda a realinear el equipo. Es un gran consejo.

Para cerrar, algunos pensamientos sobre cómo podemos hacer mejores entregas, tanto si te encargas de un proyecto como si eres quien lo transfiere a otro gestor. Lo primero es aceptar que al principio te sentirás fuera de lugar. Hay cierta incomodidad y es normal. Está bien no tener todas las respuestas, pero lo importante es conseguirlas rápido. Todo lo que hemos hablado hoy y las preguntas que has recopilado en el artículo de Joanna ayudan mucho a aclarar la situación. Otro punto: cuando se toma un nuevo proyecto, es fácil acabar sobrecomprometiéndose.

Sobre todo bajo presión del cliente o el equipo; quieres aportar positividad, ser quien acepta retos y cumple. Pero ten cuidado con hacer promesas que luego no puedas cumplir porque probablemente aún no sepas todo. Así que, al principio, asegúrate de no sobrecomprometerte porque podría traerte más problemas. Muchas veces cuando tomamos un proyecto ni siquiera hay un verdadero traspaso y nadie sabe lo que pasa. Joanna, antes de irte, ¿tienes algún consejo para hacer mejores handovers? Si estamos entregando el proyecto a otro PM, ¿cómo lo sueles hacer?

Joanna:

Buena pregunta, y seguro hay miles de respuestas, siempre se puede mejorar. Pero si tengo que mencionar solo una cosa, parece que el tema de toda esta conversación, al menos para mí, es la honestidad. Lo mejor para todos es tener apertura y sinceridad, tanto si entregas la información como si eres quien la recibe. Como decías antes sobre no sobrecomprometerte, reitero: no sientas que debes fingir que dominas todo. Está bien ser vulnerable y preguntar, incluso varias veces si hace falta y a diferentes personas. Si trabajas con buena gente, te ayudarán a avanzar como necesitas.

Haz todas las preguntas necesarias, todas las veces y a todas las personas que haga falta. No temas ser abierto, honesto y vulnerable con tu equipo, porque aunque parezca debilidad o te impaciente progresar, a la larga es mejor para todos cuando hay honestidad.

Ben Aston:

Es un gran consejo. Y si cuando haces esas preguntas nadie sabe responder, probablemente es que no hay respuestas ni plan. A veces hay que seguir cavando; pero si parece que no hay plan o el que hay no sirve, como gestor de proyectos debes sentirte con total potestad para crear un nuevo plan junto al equipo, uno que realmente asegure el éxito y cumpla con los objetivos estratégicos del proyecto.

A veces creemos que al tomar un proyecto alguien lo pensó todo y es lo correcto. Pero hay que confiar en el instinto, que es donde comenzó Joanna, y hacer un plan propio que puedas defender y ejecutar.

Joanna:

Totalmente de acuerdo.

Ben Aston:

Joanna, muchas gracias por acompañarnos. Ha sido un placer tenerte aquí.

Joanna:

Muchísimas gracias a ti. Ha sido muy divertido. Siento sonar tan congestionada.

Ben Aston:

Antes de irnos, ¿tienes algo para regalar esta semana? ¿Alguien reclamó el bolígrafo la última vez?

Joanna:

Siento decir que nadie lo hizo. Me decepcionó, así que si nadie quiere mis bolígrafos especiales, igual esta vez no hay nada. Pero hablando de la congestión, ahora mismo tengo delante un paquete nuevo de Sudafed. Así que mi regalo esta vez será un paquete de pseudoefedrina, por si la necesitan esta temporada de resfriados y gripe. Ya saben dónde encontrarme. Escríbanme.

Ben Aston:

No está mal la oferta. Si quieren algo de Sudafed o quieren participar, comenten en el post y visiten la sección comunitaria de The Digital Project Manager para unirse a nuestro equipo de Slack, donde hay conversaciones muy interesantes. Hasta la próxima, gracias por escucharnos.