Estoy creando un Agente de IA para Gestión de Proyectos Digital, me guste o no

Galen Low: Estás perdido hagas lo que hagas. Ese ha sido el sentir general de los gestores de proyectos con los que he hablado que están adoptando la IA en su trabajo. Pero aunque es fácil pensar que estamos construyendo nuestros propios reemplazos y enviándonos a un retiro anticipado involuntario, podría haber un enorme lado positivo en todo esto.

De hecho, podría darnos un lugar en la mesa a medida que los muros entre disciplinas se desmoronan y la colaboración multifuncional se reinventa. Para profundizar en esto, he traído a una gerente técnica de programas en el espacio SaaS que ha empezado a construir agentes de IA más por necesidad, ya que lidera única y exclusivamente docenas de programas en un equipo de 130 programadores, analistas de datos y otros especialistas técnicos, mientras también da servicio a más de 1,000 partes interesadas internas.

Ella nos compartirá su enfoque para construir con IA, guiándonos por el stack tecnológico que usó para crear un agente de ingreso y triaje que ya le está ahorrando 15 horas al mes, y dándonos su perspectiva sobre cómo superar nuestra última crisis existencial podría llevarnos a una mejor colaboración, camaradería y comunidad dentro de nuestros equipos multifuncionales y más allá.

Espero que disfruten el episodio.

Bienvenidos al pódcast del Gestor de Proyectos Digital—el programa que ayuda a líderes de entrega a trabajar de forma más inteligente, entregar con mayor fluidez y liderar a sus equipos con confianza en la era de la IA. Soy Galen, y cada semana nos sumergimos en estrategias del mundo real, tendencias emergentes, marcos probados y alguna que otra anécdota de guerra desde la trinchera de proyectos. Ya sea que conduzcas grandes proyectos de transformación, domes flujos de trabajo de IA o simplemente intentes mantener el caos bajo control, estás en el lugar adecuado. Vamos a ello.

Bien, hoy vamos a hablar de este dilema de construir agentes de IA para hacer el trabajo de gestión de proyectos que antes hacíamos. Profundizaremos en el proceso de construcción de herramientas y agentes de gestión de proyectos potenciados por IA. Abordaremos las implicaciones que estos agentes tienen sobre los equipos humanos de proyectos técnicos, y tocaremos algunas preguntas existenciales sobre la carrera de gestión de proyectos y cómo podemos mantenernos cuerdos.

Hoy me acompaña Alla Tarasenko, Principal Technical Program Manager en Gusto. Alla es una entusiasta de la tecnología centrada en las personas, con experiencia trabajando lateralmente en dominios como datos y analítica, infraestructura, aprendizaje automático, seguridad y cumplimiento. Notablemente, también ha dirigido grandes programas y supervisado operaciones de entrega durante más de trece años, trabajando en el ámbito SaaS con empresas como Smartsheet, NerdWallet y Gusto, lanzando productos nuevos, orquestando migraciones de plataforma a nivel compañía, creando equipos y flujos de trabajo desde cero y, ahora, innovando sobre cómo los gerentes de programas técnicos pueden usar la IA para aumentar su capacidad sin perder las partes del trabajo que aman.

Es una defensora de ayudar a equipos técnicos multifuncionales a trabajar mejor juntos, y como sugiere el título de este episodio, está comenzando a crear agentes de IA e integrarlos en su operación, le guste o no.

Alla, muchísimas gracias por estar hoy aquí conmigo.

Alla Tarasenko: Gracias, Galen. Muy agradecida de ser invitada, muy emocionada.

Galen Low: Es genial tenerte en el pódcast. Tú y yo hemos estado cruzándonos en LinkedIn la mayor parte del año, y me alegra que finalmente hayamos podido conectar. Pensé, «Dios mío, parte de lo que haces es exactamente lo que algunos de quienes escuchan este pódcast necesitan escuchar». Es decir, la realidad pura y dura de intentar aumentar la capacidad del equipo de gestión de proyectos apoyándose en IA, construyendo agentes y todas las cuestiones filosóficas que vienen con ello.

Estoy muy emocionado de profundizar, y honestamente, sé que probablemente podremos descubrir muchas sendas interesantes por recorrer. Pero por si acaso, aquí está la hoja de ruta que he bosquejado para hoy. Así que para empezar, quiero plantearte una gran y peluda pregunta que mis oyentes quieren conocer tu opinión.

Pero luego me gustaría ampliar desde ahí y hablar de tres cosas. Primero, quería hablar sobre los retos que enfrentabas y que te llevaron a sumergirte de lleno en la IA y por qué abordaste la solución de la manera en que lo hiciste. Luego me gustaría mostrar tu enfoque para construir un coordinador de proyectos con IA, no solo el stack sino también el proceso, los contratiempos, y quizá la resistencia de colegas o incluso tu propio diálogo interno.

Por último, me gustaría conocer tu perspectiva sobre cómo imaginas que tus equipos trabajarán con coordinadores de proyectos IA en el futuro cercano, qué significa para TPMs como tú, y qué debe suceder para llegar ahí. Suena ambicioso, pero ¿qué opinas?

Alla Tarasenko: Sí, es mucho. Sí, hagámoslo.

Galen Low: Muy bien.

Genial. Entremos en materia. Pensé en empezar con esa gran, peluda pregunta. Has estado construyendo diligentemente un conjunto de agentes y herramientas de IA destinados a ayudar a líderes de ingeniería a gestionar sus propios proyectos mientras te mantienes organizada. Pero por lo que sé de ti, eres una apasionada de la gestión técnica de programas, y tu enfoque es muy humano cuando practicas tu oficio.

Así que mi gran pregunta es: Si nos construimos un equipo de gestores de proyectos agentes, ¿no nos estamos dejando sin trabajo a nosotros mismos?

Alla Tarasenko: Sí, me encanta esa pregunta, y es... Como dijiste, es muy grande, y podemos tomar muchos caminos. Antes de responder, solo quería reconocer, sé que hablamos algo de esto, pero siempre que dices construir agentes, pienso «¿ah, se refiere a mí?» Hay un gran síndrome del impostor porque creo que muchos de los que no somos ingenieros y nos adentramos en este ámbito en el último mes o año, nos sentimos muy como aprendices, como estudiantes en un espacio bastante nuevo donde cada día hay algo nuevo por descubrir.

Así que es difícil verse aún así. Quería mencionarlo porque, con tanta pose en internet, creo que hay más gente como yo que la que dice «soy el rey de la IA», y no estás solo en eso. Sobre si trabajamos para dejar de tener trabajo, quién sabe qué va a pasar, ¿verdad?

Hay... Hay muchas predicciones, muchos «si haces esto, todo irá bien», «si haces esto, te quedarás atrás en el polvo del brillante futuro». Podemos hacer conjeturas. No puedo predecirlo, pero sí creo que, como tú dijiste, me guste o no, es una herramienta con la que tendremos que trabajar, y no creo que mi trabajo exista ya fuera de la IA, al menos no en el espacio donde estoy.

Dicho eso, creo que mi rol y los lugares donde trabajo y el tipo de empresas donde participo son buenos ejemplos de que realmente puedo usar toda la ayuda posible. Te explico a qué me refiero. En los últimos 10 años he trabajado mayormente en empresas medianas, digamos entre 500 y 3,000 personas, creciendo de uno al otro extremo.

Y la tendencia que observo desde siempre en mi carrera es reducir el número de personas de operaciones y de tipo TPM dentro de esas empresas y hacer que solo cubran flujos de operación altos, arquitectura de procesos, gestión de grandes programas. Y en mi trabajo actual soy la única TPM en un equipo de 130 personas. En otro trabajo el ratio era más bien de uno a mil.

Así que este tipo de pregunta existencial, ¿ya no nos necesitan? ¿qué hacemos? yo la he vivido junto a muchos otros TPMs, sospecho- ... mucho antes de que habláramos de IA. Y cuando eres una TPM apoyando a un equipo de 130 personas, hay muchísimo que quieres hacer, y hay tantos flujos y personas a los que quieres ayudar.

Quieres coachar, apoyar diferentes proyectos, especialmente cuando ves líderes nuevos gestionando proyectos por primera vez en su vida. Quieres mejorar los procesos. Quieres mejorar en la medición de la operación. Hay mucho por hacer y tienes que ser muy selectiva.

Poder, aunque sea, quitarte las tareas rutinarias y repetitivas que suelen ocupar gran parte del día y delegar eso a la IA, eso genuinamente, sé que esto suena al típico anuncio de la IA “Ahora harás solo cosas significativas”, pero en mi caso es cierto porque opero con una proporción muy bestia, igual que otros TPMs en empresas medianas.

Así que sí, esa es mi motivación. No solo estar actualizada en el sector tech, sino también poder enfocarme en lo que me apasiona: arquitectura de procesos, coaching a equipos y descubrimientos, y no tener que estar físicamente moviendo tickets de un tablero de Jira a otro cada semana para el triaje, que era lo que hacía hasta hace un mes.

Galen Low: Me gusta cómo lo planteas: sí, construiremos con IA para ampliar capacidad, y eso cambiará nuestros trabajos, y quién sabe qué pasará con la relevancia sostenida del rol. Pero claramente no hacerlo parece un riesgo mayor para la relevancia y la seguridad laboral y el futuro del rol.

Quizá evitar la IA no sea la respuesta. No me malinterpreten, creo que quienes escuchan y la gente lo comprende, pero tienes razón con la pose y la presión de hacerlo aunque no queramos. Parece que «si no estoy yo para mover los tickets de Jira, ¿qué haré?», pero creo que ya diste muchos ejemplos de qué hacemos en vez de eso: ¿qué harás en lugar de copiar notas de reuniones? Y lo que me impactó fue lo de las proporciones, porque yo vengo de agencia. Tal vez manejamos cuatro a diez proyectos pero hay 12 personas en una organización de 100 o más. Casi todos los proyectos tenían gerente de proyecto. Pero a la escala de un equipo de 1000 con múltiples proyectos y tú eres la única, o un equipo de 130 y eres la única, el problema es diferente.

Piensas en eficiencia operativa y escalabilidad con enfoque humano. Pero la respuesta a cómo lograr más no es solo contratar más gente para que cada diez proyectos tenga un gestor de proyectos, sino preguntarse: «¿cómo podemos crear procesos?

¿cómo los diseñamos? ¿cómo empoderamos a quienes liderarán proyectos aunque no sean gestores formados? ¿cómo preparamos el trabajo colaborativo?» Realmente te vuelves más mentora y operadora. Necesitas esa mentalidad en vez de “estos 12 proyectos son mi bebé y es mi día a día”.

Hay quienes pensarán «eso es obvio», pero en mi contexto todo proyecto para cliente complejo debe tener un gestor experimentado capaz de tratar con el cliente y mantener todo en marcha y gestionar el proceso propio del proyecto.

Eso es muy diferente al enfoque operativo. Es interesante.

Alla Tarasenko: Sí. Y creo que lo clave es que el trabajo sigue teniendo que hacerse. Vuelvo siempre a eso cuando oigo que «ya no hace falta dirección de proyectos». La conexión, el pegamento, lo que sea que implique hacer que se complete el trabajo entre diversos equipos, habilidades y puntos de vista, sigue siendo necesario.

La pregunta es: ¿quién lo hace, verdad? ¿Con qué combinación de gente y herramientas? Si puedo dar cierto apoyo en esto de mostrar cómo están los proyectos, cómo iniciar uno, un pequeño asistente que genere los artefactos que necesitamos para hacer seguimiento.

Y unas buenas prácticas presentadas como un flujo real. Eso dará apoyo y confianza a la gente. Espero no ser la única que siente que planea hacer algo grande, construir, reunirse con alguien, diseñar una estrategia... y en vez de eso se entierran en mil cosas que ni siquiera podrías explicar qué eran, menos aún el impacto que tuvieron. Y reducir eso es lo que intento abordar y elegir los casos de uso a los que enfocarme.

Galen Low: Me gusta. Y, para ampliar un poco, tú lideras un departamento unipersonal de gestión técnica de programas en Gusto, hacéis software de RRHH, pero sois muy avanzados en IA, muy enfocados en datos. Es un equipo técnico construyendo estos productos, y se refleja en tu título, ¿verdad? Principal Technical Program Manager. Lo dije mal, perdón. Pero con ese ratio, quizá es evidente la respuesta: ¿Cuándo te diste cuenta de que debías construir algo con IA, como un coordinador de proyectos agente, para que la operación continuara como querías?

Alla Tarasenko: Te seré honesta, y quizá esto deriva a otro tema, pero creo que comentamos antes cómo el enfoque mental... Si eres alguien que resuelve problemas juntando personas, comunicando claramente, con estructura y marcos, cambiar la mentalidad a «puedo automatizar esto» o «¿es esto algo que puedo crear?» no es tan directo. Y lo confieso aunque quizá no debería. No fue un gran momento de decir «necesito ayuda y la ayuda debe ser IA».

Fue más bien un tema de dolor específico. El mayor lo tuve con el ingreso y triaje. Cuando entré al equipo no había un flujo estructurado de ingreso y triaje, era ad-hoc. Cada equipo lo hacía distinto. Así que creé un flujo centralizado a través del canal de Jira, con dos triajes semanales.

Muy manual, extrayendo tickets, discutiéndolos, actualizándolos en Jira. Tomaba un tiempo ridículo, pero era clave pasar a ese pensamiento centralizado. Pero era tan doloroso que, en cuanto aparecieron esas herramientas, pensé, «ojalá no tenga que hacer esto».

Luego vino el descubrimiento de las herramientas, y en lo que aprendía sobre ellas, cómo han cambiado y madurado incluso en dos o tres meses, haciendo posible lo que antes siquiera imaginaba. Así que ese proceso muy tosco en la entrada, lo redirigimos hacia Jira, y ahora lo gestiona en gran parte un agente, Gumloop, que conecta Slack y Jira.

Al principio, parece simple, ¿verdad? Pero ahí hay mucho porque debe entender el contexto, adónde deben ir los tickets. Hay varios perfiles dentro de datos, como científicos de datos o ingenieros de datos, tareas muy diferentes, y debe captar el sentido de urgencia y crear tickets de calidad.

No queremos tickets basura que luego habría que depurar. Y debe crearlos en Jira en el espacio correcto y demás. Así que se va sumando, y fui muy específica en lo que quería. Probé otras herramientas—no diré cuáles porque no quiero dejar mal a nadie, son válidas para otras cosas—pero no tenían lo que buscaba.

Luego encontré Gumloop. Tomé el cohort. Lo probé. En ese momento eran muy enfocados en flujos de trabajo, y empecé a construir el workflow, pero la complejidad era absurda para lograr lo que yo quería. Hice otro cohort, y ahí cambiaron a agentes.

Y como dicen, todo cambió. Ese fue el momento en que sí podía hacer lo que quería. Ahora tengo un agente integrado a un workflow. Aun así, tuve que esperar a un par de nuevas funciones o actualizaciones que lo hicieran posible, como evitar que haya que mencionar la herramienta en Slack para cada duda (no puedes entrenar a más de 1,000 personas en un canal para que la mencionen cada vez).

Incluso algo así. Vi mucha gente que tuvo ese giro de «tenía estas ideas, pero ahora puedo hacerlas». Así que ahí hubo un momento de realización: la IA no será igual en un año que ahora, como no era igual cuando empecé esto versus cuando lo terminé.

Y olvidé qué pregunta contestaba pero…

Galen Low: No, eso es muy bueno. Dices tres cosas importantes. Uno, esperabas el día en que pudieras automatizar ese triaje. Si te entiendo bien, hay 1,000 partes interesadas en ese canal arrojando solicitudes, fallos, observaciones, información que hay que triajar y pasar a Jira y darles seguimiento—eso toma tiempo.

Ese tipo de tarea hace que tu día desaparezca, y ni siquiera gratifica. Esperabas a que la tecnología llegara. Lo segundo que me gusta es que la tecnología llegó, pero lo primero que probaste no fue lo que funcionó. Tuviste que toparte con obstáculos y aceptar: “Esto no es la herramienta adecuada”. La tecnología hace muchas cosas bien, pero como cualquier producto, hay uno que encaja y otros que no. Poder decir: “no voy a darle más vueltas, veamos si hay otra cosa”. Y lo tercero es que la tecnología cambia tan rápido que hasta responde a nuestra frustración colectiva, a la lista de deseos de “si pudiera hacer X...”. Todos tenemos puntos de dolor.

Muchos la han descartado: “ChatGPT no sirve para esto. Usaremos otra cosa”. Pero espera una semana. Cambia tan rápido que hay que estar atento. Da igual lo que sea hoy, en un año será muy distinto.

Parte del proceso es: ¿Qué puedo resolver hoy con esta tecnología? E ir trazando un camino, sabiendo que en 10 meses puede haber otra solución.

Alla Tarasenko: Y muchos hablan de cómo aislar nuestro contexto de las herramientas, de cómo protegernos. Pienso en la analogía de construir el avión mientras vuelas o caes. Pienso en eso todos los días porque es parecido a lo que hacemos.

Intentas crear algo, y alrededor está toda la gestión del cambio. No estoy jugando con una herramienta pequeña; esto se lanzó a 1,000 personas, así que la gente debe adaptarse, debe funcionar lo suficiente. Hay tantas cosas. Al mismo tiempo, la tecnología va a cambiar, tu capacidad de aprender, puede que tengas que cambiar de herramienta y, sí, es una constante que hay que seguir. En algún momento todos tendremos que hallar formas de mantener la cabeza en esta vorágine.

Galen Low: Esa es la mentalidad y la habilidad. Construir el avión mientras lo pruebas es la habilidad. Y no por usar tantas metáforas, pero para los gestores de programa, solemos ver nuestro rol como mantener las ruedas en el bus. Ahora el rol es crear el bus. Mencionaste ese cambio mental. ¿Fue un gran salto pasar de la operación a la construcción con el rollout, la gestión del cambio, o fue natural y orgánico?

Alla Tarasenko: Sinceramente, y vuelvo a la vulnerabilidad por si alguien necesita saber que no es la única, fue difícil. Incluso logísticamente, creía que para sentarme a crear el workflow en Gumloop o conectar todo necesitaba tiempo ininterrumpido, y pasé semanas luchando por asignarme el tiempo que creía necesitar.

Con retrospectiva, me doy cuenta: mucho era ansiedad-procrastinación, o como sea que quieras llamarlo. Incluso dar ese primer paso y pensar “esto hago ahora, igual lo hago mal, ni sé qué esperar, ni a qué medir, ni si estoy cavando mi tumba”, todo pesa. Puede hacerse cuesta arriba. Creo que al lograrlo la primera vez coges inercia, pero igualmente pasar de sentir que lo resuelves con personas y flujos a “lo resuelvo construyendo algo” puede ser difícil si no has programado en mucho. Para algunos que ya automatizaban mucho será más fácil. Por ejemplo, pedí ayuda al equipo para hacer spot checks en UAT de una migración del knowledge base. Pensaba en que necesitaba expertos que revisaran el material, y el manager ingeniero dijo: “¿Por qué no lo corremos con código?”

Galen Low: Esa otra tarea que esperaban automatizar ya puede automatizarse. Sí. "Hola, no queremos hacer el UAT."

Creo que es un giro mental interesante y uno de los beneficios de trabajar en una organización avanzada en IA. Donde tu equipo de programadores e ingenieros y científicos de datos también usan IA y proponen aplicarla en procesos—incluso disfrutan seguir aportando valor hasta el punto de sugerirlo.

Estar rodeada de eso, imagino, al menos crea un sentido de pertenencia, aunque vayamos todos en el mismo barco. Pensamos igual. Muchos oyentes y personas que conozco no disfrutan de eso: trabajan en lugares donde hay bandos y hablar de IA causa fricción, con gente muy reacia y otros entusiastas. Culturalmente, eso genera discordias. Me gusta esa idea de “resolvamos esto así”. ¿Crees que construir con IA te acerca más a los equipos con los que trabajas, programadores y científicos de datos?

Alla Tarasenko: Qué buena pregunta. No lo había pensado, pero sí creo. Es un objetivo común. Y Gusto es pionera en IA. Hay mucho apoyo y recursos para usar IA. Tienes libertad con las herramientas y acceso a formación y soporte.

Y tiene sentido, porque si queremos que la IA beneficie a nuestros pequeños clientes empresariales—los que más lo necesitan porque hacen mucho con poco—tenemos que vivir la filosofía, ¿no? Internamente también.

Y, para tu punto, si los miembros del equipo también son no ingenieros, compartes las mismas dudas, dolores, ilusiones. He tenido muchas reuniones compartiendo la herramienta que hice y viendo lo de otros, haciendo demos; todo divertido, y eso acerca, conoces gente más allá del trabajo. Se da una polinización cruzada en lo que hacemos. Por ejemplo, si el equipo de ciencia de datos trabaja en herramientas para automatizar respuestas sobre datos, ¿podemos llevar eso al intake para filtrar dudas ahí?

O, tomando el triaje, ¿podemos trabajar con ingenieros usando IA para automatizar criterios de aceptación y preparación para programar y sumarlo al flujo de tickets?

Me gusta que ahora podemos trabajar juntos en cosas que antes no era posible.

Galen Low: Me gusta. Es más colaborativo: no es “yo te ayudo” o “tú resuelves lo de alguien”, sino “este es nuestro reto”. Podemos colaborar y tenemos una sensibilidad compartida, no solo proceso o mentalidad, sino “construyamos una maquinita”. Ya todos lo aceptan, asienten y lo ven con entusiasmo porque ¡podemos trabajar distinto juntos! Eso es muy interesante.

Alla Tarasenko: Quiero crear algo juntos donde cada quien aporte su ángulo, perspectiva, habilidades para hacerlo mejor. Eso es lo que pienso mucho, cuando surgen preguntas existenciales: ¿Qué aporto yo, después de todos estos años en la profesión?

¿Qué llevo yo a la mesa que no puede otro ingeniero o gestor de proyectos? ¿Cuál es la visión o el hueco que yo identifico y ellos quizá no?

Galen Low: Me encanta porque veo ese post en LinkedIn de “como GPM nunca soy experta”, y sé lo que quieren decir: no serán expertas en código o diseño. Pero me gusta tu enfoque porque nosotros también aportamos. Yo siempre digo que somos expertos en la entrega, en orquestar trabajo en equipo y lograr resultados.

Incluso en el workflow de triaje, sabes lo que implica por cada punto de vista, lo que debe estar en el ticket antes de que pase a alguien más para no perder tiempo. Eso es justo lo que llevamos a la discusión.

Ojalá la gente lo vea así también.

Alla Tarasenko: Sí, y tienes que revisar tu historia y lo que has hecho y lo que entregaste antes. En entrevistas decías «he entregado ese proyecto, eso era suficiente, salió bien, a tiempo, hice lo que tenía que hacer». Ahora la definición de entregar, de qué basta, cómo se mide el aporte está cambiando. Me gusta estar al menos en la conversación.

Galen Low: Eso es, para seguir vigentes y valiosos hay que seguir conversándolo.

Alla Tarasenko: Sí. Porque al final, todos aprendemos juntos e improvisamos juntos. Sin pretender saber el futuro ni hacer grandes afirmaciones.

Pero para quien apenas empieza como gestor de proyectos o no ingeniera y quiere entender esto, recomendaría ser minimalista y centrado. Hay quienes quieren probar pero no empezaron y sienten que deben hacer 10 cursos y conocen 10 herramientas y acaban abrumados. Nada supera simplemente sentarse con la herramienta accesible y “hablar con ella” sobre lo que quieres hacer.

Galen Low: Exacto, sí.

Alla Tarasenko: Solo empieza con lo que tengas. Lo aprendido será en parte útil en otros ámbitos.

Si se trata de construir en el trabajo, date margen y tiempo, no asumas que harás algo en un día—las cosas que parecen tomar tiempo a veces son rapidísimas. El proceso de crear el agente, con todo el contexto, tomó meses, pero la creación misma, minutos.

Pero solventar los problemas, ajustes e infraestructura—p.ej., crear tickets en Jira requería una cuenta de servicio, con gobernanza y seguridad y eso llevó semanas.

Al hacer algo nuevo, claro que irá más rápido después, así que infraestructura y entorno probablemente te llevará más tiempo que el armado y diálogo con IA. Todo el mundo dice que la IA es no determinista. Eso se nota en formas frustrantes. Por ejemplo, programé para que respondiera de cierta manera y probé y funcionó. Pero una semana después hace algo diferente y piensas: ¿de dónde salió eso? Así que tengo que desarrollar cierto zen y aprovechar la oportunidad para adaptarlo. Tómatelo con calma. Habrá FOMO. Sentirás que todo el mundo ya creó ejércitos de agentes y sabe todo. Trata de resolver tus casos y rápidamente verás resultados y aprenderás.

En general, eso es buen consejo para cualquier producto: sé riguroso con el alcance. No trates de hacer demasiado si apenas pruebas una herramienta nueva.

Galen Low: Me apuesto a que muchos desarrolladores que escuchan pensarán: “¿Ves? Lo que creías rápido lleva mucho y lo que creías lento es inmediato. Por eso fallan nuestras estimaciones. ¡Ahora lo entienden!”. Y sí, tiene sentido. Nada más empezar, la experiencia es gratificante: hablas, tienes un producto, una web, un documento y piensas “guau, genial”. Pero lo tocaste antes: en cuanto entras a infra, gobernanza y compliance, tu caso de Triage de “alcance limitado”, resultó que lo lanzaste a 1,000 personas.

Así que… estás desarrollando software de verdad, con usuarios, bugs, conectividad que mantener. No fue solo prompt, prompt, listo. Es algo orgánico, probabilístico y que necesitará upgrades y mantenimiento. Nunca terminas. Como ser padre: “He acabado. Espera, no acabé. Era solo la infancia”.

Alla Tarasenko: Es una buena comparación, sí. Es montaña rusa.

Galen Low: ¿Podemos ver tu stack técnico un poco más?

En mi comunidad de gestores de proyectos digitales acostumbrados a la tecnología, muchos preguntan: «Ya basta de tomar notas con IA; ¿cómo conecto estas cosas?» Dijiste antes: no tienes solo un aparato enchufado, no todo vive en un sitio. Has conectado varias plataformas: Gumloop, Slack, Jira y más. ¿Puedes contarnos sobre el stack y el flujo de ingreso y validación?

Alla Tarasenko: Sí. Está en producción así que no daré muchos detalles. Creo que es típico para muchas empresas, tenemos acceso a diversas herramientas empresariales, como Claude, OpenAI o herramientas más especializadas como Gumloop, usamos MCP con RunLayer, con eso conectamos con otros sistemas como Google Drive, Jira, Slack, etc.

Antes era más complejo, con Bedrock, AWS y tal, pero ahora es más sencillo y, al menos para los no ingenieros, eso se agradece. Para Gumloop, es muy sencillo: conectas Jira y Slack a tus espacios y opera ahí.

Uso MCPs sobre todo con mi code code, que es lo que más empleo además de Gumloop. Para procesos programados, uso webhooks.

Galen Low: ¿Puedes describir el flujo? ¿Algo escucha en Slack una petición?

Alla Tarasenko: Sí.

Galen Low: ¿Y si no hay suficiente claridad para pasarla a triaje, qué pasa y qué lo gestiona?

Alla Tarasenko: Tomando el bot de ingreso, si usas Gumloop hay dos formas de activarlo cuando alguien pide algo en Slack: una es mencionándolo, es más rápido. Otra, menos rápida pero más natural, es mediante disparadores en el lado del agente.

Así enlazas tu canal y definir cuándo debe responder (ignora bots, etc.). Alguien pregunta, el bot responde; en nuestro caso, dialoga porque necesitamos extraer información o redireccionar si realmente le compete a IT o a otro equipo.

Si no lo redirige, sigue indagando. Cada vez que responden, hay un trigger en el hilo para el agente, registra la conversación para entender que es el mismo hilo, y sigue el flujo. Cuando termina pregunta para confirmar, dice a qué equipo lo enviará, y entonces crea un ticket en Jira usando MCP de Jira y una cuenta de servicio. Así que siempre un usuario genérico crea tickets, pero puede cambiar por el nombre real del solicitante para seguridad, etc.

Es sencillo en eso y asombroso en lo que hace, aunque a veces tiene fallos frustrantes. Por ejemplo, si alguien formula dos preguntas seguidas, puede responder dos veces.

Galen Low: Claro.

Alla Tarasenko: Y hemos probado muchas soluciones en el workflow y aún pasa; trabajamos en ello. Pero cuando intervienen varias personas en un hilo, responde con mucha gracia. Me siento orgullosa.

Galen Low: Orgullo parental: «Mira cómo gestionas ese lenguaje y política laboral complejos». Y todo ocurre en Slack, que es donde ocurre el trabajo y la pregunta. ¿Cuándo vuelve a ver un humano?

Ya tiene el ticket Jira, el nombre real, el contexto y toda la información. ¿Hace el triaje, decide urgencia, o pasa a un humano, tipo tú, diciendo “creo que es nivel 3, ¿qué opinas?” o solo actúa?

Alla Tarasenko: Gran pregunta. Sugiere urgencia según la conversación, intentamos extraer eso, circunstancia de negocio, pero este diseño NO hace asignación individual, sólo por equipo.

Porque hay varios perfiles dentro de datos, así que la decisión es a qué perfil va, luego el equipo se encarga de repartir el trabajo. Ahora vigilo si eso ocurre bien y cómo ayudar al siguiente paso: ¿gestionamos los tickets a tiempo? ¿se quedan pendientes? Para eso, tengo un script en Claude Code que cada semana manda un resumen de tickets próximos a vencer, cuántos se abrieron, llevan más de una semana, etc. Estoy viendo cómo volverlo más proactivo.

Así, en vez de solo métricas, que sugiera acciones y mande mensajes directos a los leads: “Haz esto con ese ticket”.

Galen Low: Sí. Lo que debes hacer hoy. Una sugerencia.

Alla Tarasenko: Sí. Pero hay mucho potencial. Tengo una hoja de ruta para versiones futuras y cómo puede ser más útil: tal vez contestar más dudas directamente sin tickets, mejorar el ruteo hasta sub-equipos, etc. Hay mucho margen. Pero, como decía, riguroso con alcance para tener impactos antes de escalarlo.

Galen Low: Háblame de los beneficios. ¿Cuánto tiempo crees que ahorras ahora mismo?

Y ¿hasta qué profundidad llega el ahorro en productividad, eficiencia y satisfacción?

Alla Tarasenko: Pregunta excelente. Honestamente, creo que muchos podríamos mejorar eso: ¿cómo medimos esto?

En este caso, medí el tiempo de triaje manual y reuniones: eran unas 15-17 horas al mes. El objetivo es acercarlo a cero, aunque aún reviso el flujo y resuelvo fallos. Pero ya es mucho menos.

También mido el éxito con encuestas de percepción (un par de veces al año) a los usuarios frecuentes y, a nivel interno, retroalimentación al grupo de triaje.

Galen Low: Y aunque era alcance limitado, eres como una pequeña empresa de productos: envías encuestas NPS, tienes hoja de ruta, y aunque sea un área pequeña de tu labor, es profunda y tienes ahorro notable.

¿Son esas 15-17 horas por persona al mes?

Alla Tarasenko: No, en total.

Galen Low: Ah, OK, en total. Igual, enorme mejora.

Alla Tarasenko: Y el sentimiento importa: no es lo mismo interactuar con un bot útil que te guía que rellenar un formulario. Antes había quejas: “ponemos el formulario pero nunca sabemos si llegó o qué pasó”, aquí tienes tu ticket, seguimiento, etc. Así que esa “satisfacción” del usuario, importa, y eso implica cómo medirlo.

Y lo que dices es cierto: por pequeño que sea, es un producto. Hay rollout, comunicación, gestión del cambio, soporte, evolución y propiedad futura.

Y más importante: ¿cómo adoptar una visión de producto? Siempre sentí que si estás en dirección de programas y operaciones acabas haciendo ambos roles y al crear procesos para otros tienes que pensar como PM, detectando huecos y resolviendo necesidades, no lo que se te ocurre porque sí. Al migrar a una solución IA esto es obvio: si no pensabas así, lo harás, porque ahora al crear herramientas para gestión de programas (kickoff, artefactos, reportes, herramientas para consultar info en herramientas de trabajo) te das cuenta en mitad del proceso que necesitas preguntarle al equipo si eso es útil, qué problemas tienen, sobre todo si son nuevos liderando proyectos (“¿en qué puedo ayudarte? ¿con esto o con herramientas?”). Voy a empezar un tour de aprendizaje la semana próxima y eso marcará el rumbo de lo que hagamos con los agentes.

Galen Low: Según mi criterio de agentes IA, lo tuyo sí es IA autónoma y proactiva (no solo reactiva al prompt). Eso la hace efectiva y una experiencia de producto, pues hay criterio, algoritmos y mecánicas propias, y ese enfoque de investigar necesidades, prioridades y hoja de ruta, sacando feedback y mejorándolo, es algo que aportamos desde la gestión y que marca la diferencia.

Porque he hablado con gente que un día despierta con “700 skills en la nube...” y ni recuerda qué hace cada una. Hacen algo, pasan al siguiente, sin profundidad ni mejora continua. La profundidad y gestión del cambio humano es clave en construir con IA.

Alla Tarasenko: Me encanta que menciones la gestión del cambio porque cada vez lo considero más central en nuestro rol.

Con IA, hay presión por moverse rápido, experimentar y lanzar cosas, lo que puede ser abrumador. Y la naturaleza no determinista añade caos. Así que, aunque haya beneficios, hay confusión, y debes gestionar ese cambio con empatía. Con tanta información, bots, chats, etc., necesitamos humanidad en medio de todo. Alguien que diga: “Sí, es caótico. Esto ayuda, pero hay que sobrevivirlo, yo te respaldo, dime qué necesitas”.

Eso será clave.

Galen Low: Veo muchos VPs o directores de IA con perfil en marketing, por su capacidad no solo de vender sino de detectar necesidades y empaquetar con empatía para mostrar beneficios. Y a la velocidad actual, será crucial: podemos crear muchas cosas, pero lo valioso será lo que adopte la gente. La gestión del cambio tiene que ser empática, humana y a la vez rápida, porque si no, no se adopta. Es crear algo y que no se use.

Alla Tarasenko: Vi ese post en el que “en unos meses la IA hará lo de los humanos y ya nadie tendrá trabajo”. Sea cierto o no, falta el debate sobre adopción. La adopción nunca va a la velocidad de la tecnología. Eso pasa a escala global y dentro de una empresa con cualquier herramienta.

Hay que facilitar la adopción y quizá minimizar la gestión del cambio, porque si bombardeas con herramientas y comunicaciones, se vuelve contraproducente. Es algo a resolver para todos, pero fascinante de pensar.

Galen Low: Solución fácil: librémonos de los humanos. Es broma. Creo que es un buen punto final. Gracias por ahondar en tu workflow de triaje. Sé que exploras cómo ayudar a quienes no son gestores de proyectos en tu equipo, DRIs que asumen ese rol. ¿Cómo ves el futuro del equipo? ¿Cómo trabajarán los humanos con la IA y compañeros IA? ¿Dónde será clave la fluidez digital en IA?

Alla Tarasenko: Buena pregunta, la pienso mucho.

La fluidez en IA es clave ya, y cuando empezamos decías que la elección no es “Trabajo con IA o sin IA”, es: “¿hago este trabajo o me voy a vivir a un bosque?”. Al menos donde me muevo, el tipo de empresas ya no existe sin IA: aunque encontrara una donde no la usen, quedaría poco competitiva cuando me despidan.

Galen Low: Claro.

Alla Tarasenko: Así que, sin querer forzar la IA, es lo que hay, todos usan IA en mayor o menor grado y lo seguirán haciendo.

Donde me cuesta más es al intentar imaginar el futuro aunque sea en un año, porque cambia tan rápido, de meses en meses, que ni consigo imaginarlo, sinceramente.

Si seguimos juntos, me imagino más polinización cruzada. El lado positivo sería tener herramientas útiles quitando lo tedioso y poder centrarnos en estrategia, conversaciones, alineación e impulsar la colaboración entre equipos y áreas.

Es interesante juntar a gente de distintos perfiles, trabajos, y conectar puntos antes inconexos. Y muchas veces, simplemente no hay espacio ni creatividad para eso. Si logramos crear ese espacio y hábito, sería genial. Pero, por ahora, soy optimistamente cauta y trato de aprender y conectar cada día.

Galen Low: Es una posición optimista y lógica. Nos especializamos por necesidad porque no podemos saberlo todo, pero eso creó silos. Ahora hay opción de derribar barreras, colaborar más, hablar juntos, en vez de solo pasar tickets. Ojalá eso desaparezca y empecemos a tener un vocabulario y sensibilidad común. No podemos saberlo todo, pero sí aprender más y ayudarnos de la IA para llegar más lejos. Me gusta que nos acerque, que conversemos más. Y, sí, “más estratégicos” es el término, y es lo correcto: decidir juntos, sabiendo qué hace el otro para avanzar con las mejores ideas. La IA siempre estará ahí para apoyarnos a trabajar mejor juntos.

No sé si dejarlo ahí…

Alla Tarasenko: No sé... Pensamos que las redes sociales nos unirían y vete a saber. Pero…

Galen Low: Espera a que los humanos lo estropeen todo.

Alla Tarasenko: Prefiero tener una visión cautelosamente optimista. Tengo otras visiones como todos y salen en charlas con colegas e industria—hay preocupaciones y miedos,

Pero seguiremos avanzando y, como dije, aprendiendo, apoyándonos en tiempos de incertidumbre y cambio. Ya viví eso: era una niña cuando cayó la Unión Soviética. Aprendimos cómo todo se desmorona debajo de ti.

No es igual, pero lo pienso a menudo. El mecanismo es la comunidad, juntarte con quienes comparten barco. Y a eso tiendo ahora.

Galen Low: Me gusta. Aunque no lo comparaste directamente, creo que la humanidad ha mostrado resiliencia cuando todo cruje, y la comunidad nos mantiene en pie. Increíble. Alla, muchas gracias, esto fue divertidísimo. Estás posteando cada día en LinkedIn, lo cual admiro. Si la gente quiere saber más de ti, ¿dónde van?

Alla Tarasenko: Linkedin, sin duda. Es donde estoy. Eliminé mis otras redes por salud mental aunque LinkedIn es contradictorio a eso, pero sí, ahí me encuentras como Alla Tara (y Senko entre paréntesis) y estoy haciendo el reto de post de mayo diario... aunque olvidé publicar ayer, así que eso mejor no lo contemos.

Galen Low: Ahora sabemos que eres la única TPM entre 130, con miles de interesados en Slack. Todo perdonado.

Alla Tarasenko: Pero sí, me encanta conectar con colegas de operaciones y dirección de programas, y conocer gente nueva, tomar café virtual y ver cómo está cada uno en estos tiempos locos.

Galen Low: Genial. Me encanta. Pondré un enlace a tu perfil en las notas del episodio. Gracias otra vez, por compartir tanto, por tu humildad y humanidad. Aprendí mucho, honestamente, espero que mis oyentes también.

Alla Tarasenko: Muchas gracias, Galen. Gracias de nuevo por la invitación. Esto fue muy divertido.

Galen Low: Bien, hasta aquí el episodio de hoy del pódcast del Gestor de Proyectos Digital. Si disfrutaron esta conversación, suscríbanse donde sea que escuchen. Y si quieren aún más consejos tácticos, casos y guías, creen una cuenta gratis en thedigitalprojectmanager.com.

Hasta la próxima, gracias por escuchar.