Cómo las agencias pueden sacar el máximo provecho de sus PMs freelance

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Galen Low: Hola a todos, gracias por sintonizarnos. Mi nombre es Galen Low y soy parte de The Digital Project Manager. Somos una comunidad de profesionales digitales con la misión de ayudarnos a adquirir habilidades, ganar confianza y crear conexiones para que podamos aumentar el valor de la gestión de proyectos en un mundo digital. Si quieres saber más sobre esto, visita thedigitalprojectmanager.com/membership.

Bien, hoy hablaremos sobre gestores de proyectos por contrato y cómo las agencias pueden aprovechar al máximo las relaciones con contratistas sin sacrificar visibilidad, control o cultura, y también sin dar el mensaje equivocado a su personal. Hoy me acompaña Marissa Taffer, fundadora de M. Taffer Consulting.

Marissa, gracias por acompañarnos hoy.

Marissa Taffer: Gracias por invitarme. Me da mucha ilusión hablar de esto.

Galen Low: Hablábamos en el backstage precisamente de cómo esto se está volviendo más habitual. Es decir, los gestores de proyectos por contrato han existido quizá desde el inicio de los tiempos.

Muchas agencias han estado utilizando contratistas y gestores de proyecto por contrato, consultores, freelancers, etc. Y en la economía actual, lo que vemos en nuestra comunidad es que hay un poco más de atención sobre los contratistas, ¿verdad? Creo que las expectativas sobre el trabajo han cambiado un poco. Hay más opciones para la gente en cuanto a empleo.

Y tú eres la experta aquí en cómo sucede esto y cómo que funcione bien. Y la razón por la que quería profundizar hoy e invitarte al programa es porque he visto que puede salir mal muchas veces. Sé que hay personas que se resisten y que puede desviarse de lo esperado. Pero también lo he visto salir muy bien, y lo que quiero hoy es centrarme en qué hace que las cosas salgan bien, porque cuando sale bien, de verdad puede ser increíble.

Quiero empezar con una pregunta directa: para las agencias que se resisten a incorporar a un contratista o PM freelance, ¿de qué se están perdiendo? ¿Por qué una agencia debería elegir trabajar con un gestor de proyectos por contrato?

Marissa Taffer: Sí, creo que una de las cosas que, si realmente te resistes a ello, te podrías estar perdiendo como dueño u operador de una agencia es la escalabilidad.

A veces llega ese proyecto y piensas: "Oh, mis gestores de proyectos están saturados, de verdad queremos asumir esto, ya sea porque es el logo que quieres para un case study, un trabajo interesante que tu equipo ha estado deseando hacer. Algo que va a ayudar a tu negocio a crecer y estás al límite.

Y, incluso como contratista, a veces me pasa que entra una gran oportunidad y el timing es justo. Así que incorporar a alguien por contrato que sea capacitado, experimentado y buen ajuste puede ayudarte a asumir ese proyecto por la razón que sea.

Para los dueños de agencias más pequeñas, algo muy atractivo de un PM por contrato es que te puede ayudar a moldear un puesto. Si eres una agencia pequeña, tal vez tienes 3 o 4 personas, quizá incluso son contratistas que te apoyan, y haces toda la gestión de proyectos, además de desarrollo de negocio, I+D de tus servicios, intentando mejorar, crecer y hacer estrategia.

Pero tienes además el trabajo del día a día de un PM; traer a un contratista a tiempo parcial que te pueda ayudar a quitarte parte de ese trabajo, comenzar a crear procedimientos operativos, ayudarte a definir el perfil del rol, te va a devolver ese tiempo en el corto plazo para seguir creciendo tu negocio.

Y también te ayudará a definir ese próximo empleado. Así, cuando estés listo para alguien a tiempo completo, el recurso contratado que lo ha estado haciendo será un activo súper valioso para ayudarte a redactar bien la descripción del puesto y captar a la persona adecuada. He hecho esto para algunas agencias; he entrado, trabajado con el fundador, CEO, lo que sea, hemos implementado sus sistemas.

Pusimos en marcha procesos. Y luego dijimos, ok, has hecho todo el desarrollo de negocios, hemos incorporado seis clientes en un mes. Necesitas a alguien que te ayude con el día a día porque al ritmo que vas esos 6 serán 8 o 12 o lo que sea en el futuro.

Así que contrata a alguien antes de que todo explote, para asegurarte de que sigues creciendo fluidamente y de forma sostenible. Hay razones muy de peso para plantearse gestores de proyecto por contrato, sea un responsable de proyectos a tiempo parcial o un PM freelance, solo para contextualizar.

El PM por contrato puede significar muchas cosas, por eso queremos profundizar en cómo hacer que funcione, pues realmente necesitas definir qué es ese recurso por contrato antes de empezar a buscarlo.

Galen Low: Sí, me encanta esa idea de moldear el rol sin el compromiso de una contratación a tiempo completo al principio.

He visto muchas micro-agencias últimamente, son como de dos o tres personas, están en la calle vendiendo el trabajo, y saben que van a llegar a ese punto de capacidad. Y tienen que sumar gente y formar el equipo sobre la marcha. También conozco fundadores que comenzaron como gestores de proyectos y necesitan delegar, pero aún no tienen el tamaño suficiente para contratar a alguien full-time e incluirlo en la nómina.

Eso me encanta. Y todo conecta con la idea de que, no puedes traer a alguien que espera simplemente entrar y gestionar un proyecto y decirle: Sorpresa, vas a definir un nuevo rol, esto es un experimento, no tenemos procesos.

Marissa Taffer: No hagas eso.

Galen Low: Esa claridad de inicio me gusta.

Quizá podamos retroceder un poco porque imagino que no siempre fuiste consultora o PM por contrato. ¿Cuál fue el camino que te llevó a crear tu propia consultora de gestión de proyectos? ¿Y qué fue lo que hizo que te animaras a dejar tu trabajo de oficina?

Marissa Taffer: Bueno, siendo honesta, fue una situación de "lánzate y la red aparecerá".

Trabajé unos 10 años en ventas. Después, tomé un puesto en una startup y pasé de una corporación Fortune 500 global a una startup, lo cual fue más shock cultural de lo que esperaba, en algunas formas encantador y en otras muy desafiante. Tras subir y bajar en startups y temas de financiamiento, terminé pivotando a trabajar como PM para una agencia.

Nunca había sido PM de agencia y a las tres semanas en la agencia, el dueño adquirió otras dos agencias y ahora eran tres agencias y una PM muy inexperta y demasiados "cocineros en la cocina". Al final nos desvinculamos, ya que esto lo lee la comunidad de DPM, me despidieron.

Empecé a reflexionar: ok, ya llevo este recorrido laboral, he tenido trabajos duros y no sabía hacia dónde ir. Así que una amiga, mentora, clienta (ha sido todo eso para mí), me dijo: deberías lanzar tu propio negocio.

Le dije: de ninguna manera. No puedo hacer eso. No puedo llevar un negocio. ¿Estás loca? Y entonces me dijo: aquí tienes un cliente. Intenta. Respondí: ok. Así que empecé vendiendo servicios "fraccionados" de ventas y me seguían tirando a gestión de proyectos. Y hago también un poco de contenido freelance.

Verán mi firma en la DPM para quienes quieran leer parte de mi trabajo. Así que en casi seis años, me he ido especializando en gestión de proyectos como freelance o consultora. Ayudo como dije antes. Ayudo a definir roles, documento o implemento procesos y herramientas. Y hago algo de redacción, más que nada en gestión de proyectos y en el sector B2B. Creo que esto es muy importante porque al gestionar proyectos web y trabajos creativos, al estar sentada en ambos lados de la mesa, me da mejor entendimiento y me hace mejor PM. Y recibo ese feedback de clientes y equipos. Así que siempre me preguntan por qué hago ambas cosas. Aquí tienes la explicación.

Galen Low: Curioso, porque en ciertos sentidos, la vara es más alta y en otros más baja al contratar un PM por contrato. Por un lado quizá busques a la persona menos costosa para sacar el trabajo y después volver a lo habitual.

Pero también imagino que si vas a contratar a alguien externo que no conoce tu negocio, pero tampoco estará necesariamente comprometido full-time, igual quieras a alguien muy completo, ¿no? En mi mentalidad empresarial, alguien así me resulta atractivo: un PM que me imagino organizado, capaz de planear, ejecutar y entregar lo pedido, bien. Además, experiencia en contenido, o sea redacción y comunicación, más ventas, lo cual significa involucrar el proceso de ventas.

Comprenden el embudo de ventas, el funcionamiento del negocio y quizá tengan mejores ideas que algunos PM que llevan 5 o 10 años pero nunca reflexionaron sobre el negocio o sobre habilidades más allá de la gestión de proyectos.

Eso está bien, pero me gusta ese "valor añadido" de qué otras habilidades se pueden sumar para hacer a un PM aún más valioso, sobre todo en el caso de contratos, porque usamos la expresión "arma contratada". Ahora puedes obtener más valor por lo que pagas.

Marissa Taffer: Y depende del tipo de contrato.

Estoy asociada a una agencia con la que llevo cinco años. He gestionado una cuenta para ellos durante cinco años, con el mismo equipo prácticamente, y hemos fortalecido esa relación, hemos hecho crecer esa cuenta y dentro de la agencia. Así que hay un cierto equívoco acerca de lo que significa ser "arma contratada" porque es una relación simbiótica.

Cuando la agencia crece y gana, yo también. Y eso es lo que quiero: que mis clientes crezcan, ganen y yo ayudo a lograrlo.

Galen Low: Es interesante. Tener esa mentalidad de largo plazo no siempre se da desde el principio. Para mí no fue así, pero necesita una relación sana y como dices, es simbiótica. Vamos a meternos en el tema.

¿Qué dirías que son tres características principales de una relación saludable entre una agencia y un gestor de proyectos por contrato?

Marissa Taffer: Oh, tres principales. La primera es que el trabajo sea interesante. Como PM freelance, tengo opciones sobre dónde puedo estar. Quiero estar en sitios donde el trabajo sea realmente interesante. Y como lo defino es muy amplio.

He trabajado para una empresa de comida canina, una agencia de tecnología agrícola (uno de los mejores recuerdos de mi carrera), y si me hubieran dicho en el mundo corporativo que haría esto, quizá me habría reído. He hecho proyectos para restaurantes de comida rápida, empresas de nutrición deportiva, grandes universidades... una increíble variedad de clientes. Cuando busco nuevos proyectos o relaciones, mi primera pregunta es: ¿quiero levantarme por la mañana para hacer esto?

Y como dije, eso cubre un rango amplio. La segunda es que los roles estén claramente definidos. Como dijimos antes, ¿necesitas alguien que marque tareas de una lista o un socio estratégico que ayude a gestionar y mejorar el proyecto y apoyar el equipo? ¿Quieres solo "un arma a sueldo" o una relación más estratégica? Yo me inclino por lo segundo. Eso no excluye lo primero, pero para los freelancers: conózcanse a sí mismos y elijan lo que disfrutan, así serán más felices y productivos.

Una vez adentro, es fundamental definir las expectativas. Hablé con un dueño de agencia hace unos meses, estaban encantados porque sé escribir, pero soy PM y tenían mucho trabajo para mí. Empecé a incorporarme y las primeras semanas pensaba: lo que me piden podría hacerlo un becario. Y se los dije, amablemente. Si eso es lo que necesitan, no necesitan a alguien como yo, sino un becario.

A veces hay que profundizar antes de lanzarse para entender realmente qué están buscando.

Galen Low: Me gusta que empieces por lo de tener proyectos "cool" porque muchos no se dan cuenta, especialmente los PMs de agencia: nos encanta esto, sobre todo por la variedad. Esa variedad es parte de seguir en este camino. Y algunos de los mejores profesionales y PMs que conozco son freelancers, contratistas, dueños de sus consultoras. No necesariamente porque no encajaran en una oficina, sino porque buscan trabajos más interesantes y pueden elegir. Y también pueden ser francos: ese proyecto me aburre. En plantilla no puedes elegir tanto, tienes que aceptar lo que llega. Hay variedad, pero no realmente eliges.

La variedad de proyectos es fundamental. Y esa claridad de rol. Si cambia a largo plazo, ahí puede haber problemas.

Ya que mencionas eso, sí, quizás no solo un proyecto de "arma contratada" y ya; a veces es relativo en relaciones a largo plazo, pero esas tres cosas (variedad, rol, expectativas) pueden cambiar.

Marissa Taffer: Otra cosa que quiero mencionar (como hablamos antes), es que como dueño de agencia, debes alinear tus expectativas de presupuesto con lo que buscas. Hay PMs freelance que cobran en dólares estadounidenses de 30 a 50, hay quien cobra mucho más. Hay diferencia de experiencia y formación. En general, obtienes lo que pagas.

Pero tampoco siempre necesitas lo más caro, a veces solo necesitas que alguien cumpla lo básico, como un apoyo tipo coordinador para montar planes, asegurar que todo avanza. Es importante entender lo que necesitas y contratar eso concretamente. Si contratas alguien con baja experiencia, no puedes esperar lo mismo que de un consultor de $200/hora, y está bien.

Galen Low: Es cierto.

Piensa en plataformas como Upwork, donde ves compradores que filtran de menor a mayor costo y solo buscan lo más barato para cualquier tarea. Y otros compradores que buscan realmente talento. Pero no hay mucha educación sobre cómo saber si ese recurso de $300/hora lo vale realmente. ¿Cómo hace una agencia esa búsqueda sin caer en el riesgo de que hayan subido el precio solo por probar?

Marissa Taffer: En el proceso, haz preguntas inteligentes. Si eres nuevo contratando así, busca recomendaciones. Habla con quienes han trabajado con profesionales freelance PM. Yo siempre ofrezco que hablen con quienes han sido mis clientes. Si alguien no permite eso... alerta roja. Si las recomendaciones o el sitio web lucen demasiado bonito en comparación con lo que te dicen en persona...

Hay opciones para todos. Tener transparencia es clave y permito a mis clientes ejercer la referencia. Pregunta sobre mi capacidad de respuesta, proactividad, cómo creció la relación, qué funcionó o no, así sabes a qué atenerte. Puedes evaluar tras un proyecto corto si te ha gustado trabajar así. Si te resulta difícil comunicarte conmigo o mi estilo no encaja... el valor es relativo. Tengo clientes que repiten contrato continuamente, así que algo estaré haciendo bien.

He tenido caso en que, pese a que ambas partes sean excelentes, la relación no funcionó y está bien.

Galen Low: Justo, y está relacionado con saber lo que quieres obtener desde un inicio, para poder preguntar lo correcto en referencias. Aunque uno sea escéptico y piense que puede haber favoritismos, la transparencia es relevante. No haría que llamen a mi mamá —aunque probablemente ni sabe a qué me dedico—, pero podemos hablar de otro podcast sobre qué preguntas hacer en la selección, según lo que buscas en un PM.

Marissa Taffer: Es verdad. Daría para un segundo episodio. ¡Anotado!

Hablemos del proceso de inicio, porque algunos oyentes pensarán: "Uy, eso suena a que tengo que hacer más entrevistas, más trabajo. Esperaba que contratar a alguien por contrato fuera tan fácil como leer el acuerdo y ya."

Pero en realidad es tan importante e implica tanto retorno como un empleado full-time si lo gestionas bien. Pasas por ese proceso, hablas con las referencias, encuentras a la persona ideal y luego viene el papel, el contrato. He estado en suficientes negociaciones de contrato como para saber que pueden complicarse; ¿de quién es el documento? Términos, cláusulas... ¿interpretamos igual las condiciones del negocio?

Me preguntaba: ¿Cuál es la cláusula que has visto que piden clientes y que demuestra falta de comprensión o te ata las manos para aportar valor?

Marissa Taffer: Voy a decir dos cláusulas que siempre son punto de fricción. La primera que detesto y ya no firmo porque me han quemado, es la de "horas garantizadas".

Sé que se habla mucho sobre no intercambiar tiempo por dinero, pero cuando de gestionar un proyecto y asistir a reuniones se trata, son horas que debo bloquear en mi agenda. No puedo abarrotar demasiadas en un día. Si firmo un contrato necesito saber cuántas horas a la semana me necesitarás. Sé que los proyectos fluctúan y debe haber flexibilidad, pero al final del día, tú necesitas saber cuánto vas a presupuestar por mis servicios y yo cuánto me van a pagar.

Sin horas mínimas garantizadas, no sé cuántas reservar, ni lo que cobraré, ni si debo decir sí o no a otros compromisos. Ahora pido un techo y un piso: por ejemplo, contrato entre 5 y 15 horas semanales. Si bajamos de 5, igual me tienes que pagar, pero si siempre dijiste que serían 15, no debería pasar. Hay excepciones, como la semana navideña cerrada, no te voy a cobrar si no trabajamos.

Si no llegamos consistentemente, hablamos del tema. Si una semana necesito 20 horas por un lanzamiento, acordamos por escrito (ej.: "Este semana serán 20 horas, ¿ok?"). A veces hay horas "guardadas" de otras semanas y se compensa. No quiero sorprenderte con una factura. Quiero ser clara y anticipada con la facturación.

Otra forma es con el "statement of work" o la estimación: determinar las horas globales del proyecto (ej., 300 horas por varios meses) aunque algunas semanas sean cero y otras el doble. Mientras acuerdes pagar como mínimo esa cantidad, para mí es lo mismo. Así sabes cuánto calcular en tus presupuestos y yo cómo organizar mi vida laboral.

En algunos contratos tengo una cláusula para reuniones: si programas una reunión y no la cancelas con 48h de anticipación, te cobro la hora. Solo la aplico si es un problema habitual (no por fuerza mayor ocasional), pero sí he tenido clientes que minutos antes me cambiaban reiteradamente, lo que complica mi agenda.

Galen Low: Por esto necesitaban una PM.

Marissa Taffer: Sí, por eso existe la cláusula. Les digo que está para los reiterativos, no por casos aislados. Si se vuelve un patrón, debemos hablar. A veces recibo resistencia a estas condiciones porque las personas no entienden cómo funciona esto hasta que están en este rol y entonces se dan cuenta.

Galen Low: Me interesa saber cómo encajan esas perspectivas porque, escuchándote, tiene sentido: es tu sustento y se requiere empatía. Si te reservo 20 horas en vez de 15, son 5 horas que deberías quitar a otro cliente y eso puede impactar en tus ingresos. Es respeto mutuo. Pero viene la objeción clásica de "pagar por nada" o de sentir que estas normas son punitivas. ¿De ahí viene la resistencia?

Marissa Taffer: En parte sí; a veces es solo desconocimiento de cómo funciona este modelo. Una vez un cliente, que nunca había trabajado con un PM freelance, me preguntó si debía reservar horarios específicos conmigo (ejemplo: lunes, miércoles y viernes de 12 a 2). Y les expliqué que eso roza la ilegalidad, porque entonces sería un empleo y no un contrato independiente. Les expliqué cómo distribuyo mi carga de trabajo y eso les abrió los ojos. Rara vez percibo mala fe en ello, y respecto a las cláusulas "punitivas", el contrato es el plan de contingencia, como un acuerdo prenupcial: si todo explota, sabemos cómo actuar. Casi nunca recurro a esas cláusulas salvo que haya serio problema de comportamiento. Es solo protección mutua, no castigo. En seis años, pocas veces tuve que hacer valer el contrato de ese modo.

Galen Low: Eso está bien, porque cuando te escucho, veo que la lógica es clara, pero el lenguaje contractual es lo más grave en la relación, y es para eventualidades, para proteger a ambas partes. Si no se confía lo suficiente como para dejar que funcione, quizá no es momento de sumar un freelance. Antes mencionabas la microgestión; muchas veces proviene de no saber lo que se busca, no confiar en que la otra persona lo entiende, y eso puede generar tensión. Por eso, la educación inicial es vital, porque un contrato puede intimidar.

Marissa Taffer: Sí, y otra cláusula que quiero sacar es la del "no competencia". Si quieres que firme algo que diga que no puedo trabajar con otras agencias o departamentos de marketing, no lo firmaré. Y no es bueno para ninguno. Tengo cláusulas de confidencialidad muy estrictas: nunca digo nombres específicos ni detalles que permitan identificar a mis clientes. Eso no lo haré salvo consentimiento previo y expreso. Pero llevo experiencia acumulada, así que puedo asesorarte mejor. No vengo a quitarte clientes. Si ese fuera mi modelo de negocio, no tendría clientes repetidos ni duraría mucho.

Como agencia, piensa lo que pides: lo justo es que tus recursos contratados no "roben" tus clientes, y eso es razonable. Pero yo ofrezco muchos servicios, y si trabajo con un departamento IT de una empresa enorme y el de marketing me busca (sin saber que ya trabajé con el otro), es un tema a dialogar. A veces los contratistas terminan sumándose como empleados tras una colaboración, y eso está bien. Así como cuando pruebas antes de comprometerte. Cuanto podamos limitar las "no competencia", mejor. En EEUU ya se están haciendo ilegales. Pero sí respeto mucho la confidencialidad, y no quiero ni robar clientes ni secretos.

Galen Low: Es curioso. Muchas de esas cláusulas vienen heredadas de empleos y no consideran tu modelo de negocio. El FTC está prohibiendo "no competencia" y la gente las ignora porque son inaplicables. Pero para un consultor, tu valor está en el conocimiento acumulado. No irás diciendo la receta secreta de una empresa, pero sí puedes decir "he trabajado con grandes empresas de este sector" y orientarlos según tu experiencia. No está bien que te metan condiciones "empleado" en un contrato de freelance. Si tuvieras mala fama, pronto se sabría, así que tranquiliza saber que no es el enfoque del freelance típico. Estamos para ayudar a los clientes a ganar y crecer.

Galen Low: Exacto.

¿Podemos hacer ahora una ronda en plan "PMO Rama por contrato"? Hablamos del inicio porque ahí está la principal tensión y malentendidos, pero una vez que arrancas el proyecto... ¿qué pueden hacer las agencias para sacarte el máximo provecho a lo largo de las distintas fases?

Marissa Taffer: Firmado el contrato y empezamos la incorporación. Voy a usar una analogía de repostería, más elegante que la de las citas: tu PM por contrato es como una mezcla de galletas con chispas de chocolate. Solo tienes que añadir algunas cosas, pero la mayoría ya está en el paquete. Un empleado en nómina sería como la receta desde cero: tienes que reunir todos los ingredientes y mezclarlos antes de que "entren al horno".

Como PM contratado para un solo proyecto, hay dos escenarios: en una agencia grande, necesito conocer tus herramientas y procesos porque los voy a usar. Si me desvío, se genera caos en reportes y equipos. Así que dime qué herramientas usas (seguro lo hablamos en la discovery call) y aunque ya haya usado la herramienta, probablemente necesito una hora (o menos) de formación sobre tu configuración específica. Si tienes estructura de Google Drive, carpetas, normas de notas, etc., dame el escenario y dime cuánto margen tengo para innovar. Suelo seguir rigurosamente procesos si funcionan bien. Solo propongo cambios si lo que tienes está roto, y muchas veces para eso me han contratado. Gracias a mi experiencia, puedo sugerir mejoras de eficiencia, robustez, etc. A veces también sirve para tranquilizar saber que los problemas que ves son comunes en todas las agencias y no es que estés haciendo algo mal.

Necesito también una visión general del equipo: fortalezas, debilidades, aspectos a vigilar para que el proyecto fluya bien. Esto es más complejo cuando todo el equipo es contratado. Allí pregunto: ¿Por qué escogiste a X? ¿Cuáles son sus fortalezas, cómo van a contribuir? En un proyecto reciente, el UX y el de desarrollo eran freelancers y nunca habían trabajado en agencia ni hecho un software tan grande. Tardaron más en arrancar, pero eran personas talentosas y al saber a lo que iba, todo fue más fácil para prever riesgos. Parte del trabajo de un PM es precisamente detectar estos riesgos.

En muchos sitios me dan el onboarding completo de un empleado y les digo que no es necesario, es muy amable pero innecesario y costoso.

Galen Low: Buena analogía la del horneado. Es decir, el PM freelance ya sabe empezar rápido, pero tiene que entender tu proceso y el equipo, y aspectos clave.

Marissa Taffer: Y también toda la documentación, igual que con un PM en plantilla: me interesa toda la información del traspaso desde ventas a proyectos, el statement of work, saber qué tengo que entregar, cualquier nota interna, presupuestos, estimaciones que se puedan compartir.

Cuanta más información me des, más útil puedo ser. Si sé que el cliente eligió tu agencia por el experto en UX o por el proceso, no querré desviarme de lo que vendiste. Eso sería un error.

Galen Low: Se nota tu lado comercial; muchos PMs ni preguntarían qué se vendió. Para un dueño de agencia, eso da confianza.

Marissa Taffer: Y también, ¿soy PM puro? ¿Hago también la parte de account management? A veces, como tengo background comercial, si empiezo a entrar en terreno de los account managers, les digo: si estoy pisando su parcela, avísenme, pero si veo oportunidades para el equipo (por ejemplo, algo a vender en fase dos o mantenimiento), lo comunico, creo valor. No es solo vender, puedo identificar esas opciones para crecer.

Galen Low: El "valor añadido" está también en esa mirada externa que aporta sugerencias y oportunidades. Muchos equipos internos no tienen esa perspectiva ni iniciativa para actuar sobre ello.

Marissa Taffer: Sí, y como agente externo, hay cosas que a mí me cuentan y que no le dirían a su jefe, y que yo puedo transmitir. Eso no se puede menospreciar porque todos queremos crecer y hacer un gran trabajo, pero el crecimiento puede generar incomodidad. Como dueño de agencia, si recibes una advertencia de un externo, siéntelo, aunque incomode, y decide si actuar. Tienes una visión completa del negocio; yo solo de un proyecto, pero si hay problemas aquí, seguro los haya en otros lados.

Galen Low: Información que antes quizá no tenías.

Marissa Taffer: Exacto.

Galen Low: Hablemos de la fase intermedia: ¿qué cosas hacen las agencias que limitan tu capacidad de aportar valor y aprovechar al máximo la relación?

Marissa Taffer: Vuelve a la claridad de roles. A veces, las agencias usan títulos rimbombantes en el equipo: lead developer, consultor senior, director creativo... Pero, ¿qué temas estratégicos debe abordar cada uno? ¿Qué recae en el PM?

Pongo un ejemplo: en un proyecto había un UX senior y un developer senior supervisando perfiles más junior, y me preguntaban: ¿qué wireframe debe hacer esta persona, o qué proceso seguir? Yo pensaba: ¿no debería decirme esto el lead developer, para que yo arme el calendario y me asegure de que todo avance? Hay que clarificar el reparto de tareas. Esto pasa mucho. En otro proyecto, sentía que duplicaba el trabajo de otro PM técnico y les dije que si ya lo tenían cubierto, yo no hacía falta. Pero conversamos, redefinimos roles y todo mejoró. Eso me enseñó a sobrecomunicar y dar siempre el beneficio de la duda. Entro en tu "casa", necesito saber tus reglas, método de trabajo, si tienes un carril para mí, si quieres que ejecute todo o me quede en mi parcela. Si dudo, llamo a los expertos para que resolvamos juntos.

Galen Low: Es clave esa comunicación abierta. Si traes a un PM por contrato, fomenta una comunicación cercana; así puedes detectar problemas y oportunidades rápidamente y ajustar, pues pueden haber diferentes perspectivas y ninguna necesariamente errónea.

Marissa Taffer: No siempre tengo que tener la razón. Como consultora, muestro lo que veo y buscamos la solución conjuntamente.

Galen Low: Para terminar: veo que hay más PMs freelance y nuevas consultoras; tras la pandemia se han abierto nuevas perspectivas de trabajo. El mercado es grande. Para las agencias que no han trabajado con PMs freelance o han tenido malas experiencias, ¿dónde pueden encontrar un buen recurso y qué deben buscar para garantizar el mejor "encaje"?

Marissa Taffer: Depende de lo que necesiten. Hablamos antes de esto: define realmente tus necesidades y pregunta primero en tu red o comunidad de dueños de agencias o amigos del sector; mucho de mi negocio es por referencias. Si estoy a tope, derivo a colegas y así. Suele funcionar porque la agencia recibe alguien vetado y yo trabajo con gente encantadora. Si no tienes red, puedes tantear LinkedIn, ver perfiles y hashtags relacionados, examinar lo que publican, cómo narran su experiencia. Si ves que encaja contigo, haz una llamada exploratoria, muchos (yo incluida) no cobramos la primera consulta y te ayudamos a clarificar si hay "fit" para colaborar.

Galen Low: Tienes razón; puedes pedir a un PM freelance muchas cosas, lo fundamental es saber lo que buscas y aprovechar la red de contactos por las sinergias que genera. Y si no encajas tú, seguramente conoces un colega a quien recomendar, lo cual también ayuda en la búsqueda.

Marissa, muchas gracias por tu tiempo. Ha sido divertido, he aprendido mucho y creo que los oyentes también. Debemos hacer una segunda parte y abordar los retos más duros del PM por contrato.

Mientras tanto, ¿dónde pueden saber más de ti?

Marissa Taffer: Pueden visitar mi web mtafferconsulting.com o buscarme en LinkedIn. Siempre me encanta conectar con otros PMs freelance, dueños de agencia o gente que esté probando este campo.

Galen Low: Genial. Añadiré esos enlaces a las notas del episodio. Marissa, gracias de nuevo.

Marissa Taffer: Gracias por invitarme.

Galen Low: Pues ya lo saben. Como siempre, si quieren unirse a la conversación con más de mil profesionales de la gestión de proyectos, pásense por nuestro colectivo. Visiten thedigitalprojectmanager.com/membership para saber más. Y si les ha gustado lo de hoy, suscríbanse y sígannos en thedigitalprojectmanager.com.

Hasta la próxima, gracias por escucharnos.