Adaptando metodologías de gestión de proyectos para la IA sin perder el control

Galen Low: ¿Realmente las metodologías de gestión de proyectos siguen siendo relevantes?

Stan Yanakiev: Sí, las metodologías siguen siendo absolutamente relevantes, pero tendrán que adaptarse para la IA. Incluso cuando me preparé para mi examen PMP allá por 2008, PMI ya entendía que los métodos de gestión de proyectos tradicionales podían adaptarse. Y ahora que la IA está presente, todavía necesitamos saber cómo gestionar mejor los proyectos. Sin embargo, nuestros métodos deben apoyar un enfoque ligero de gestión de proyectos.

Galen Low: ¿Por qué es tan importante para ti que nuestras metodologías de proyectos que aprovechan la IA sigan siendo humanas en su esencia?

Stan Yanakiev: Es porque los humanos creamos máquinas para ayudarnos en nuestra vida y trabajo, y no al revés. Cuando hablamos de equipos humanos y proyectos, es importante que las personas, los humanos, sigamos a cargo con esa simple aplicación de la IA. Nuestro papel pasa de ser controladores de documentos a convertirse en líderes estratégicos.

Galen Low: Quisiera saber tu opinión sobre cómo ves el futuro de la IA y la gestión de proyectos. ¿Habrá nuevas metodologías sobre las que debatiremos acaloradamente dentro de cinco años?

Stan Yanakiev: Bueno, nuestra sociedad y el entorno están en constante evolución. Veo el papel de la IA en la gestión de proyectos como—

Galen Low: Bienvenidos al pódcast de The Digital Project Manager — el programa que ayuda a los líderes de entrega a trabajar de forma más inteligente, entregar con mayor fluidez y guiar a sus equipos con confianza en la era de la IA. Soy Galen, y todas las semanas analizamos estrategias del mundo real, tendencias emergentes, marcos de trabajo probados y alguna que otra anécdota de la primera línea de los proyectos. Ya sea que estés liderando grandes proyectos de transformación, gestionando flujos de trabajo de IA, o simplemente intentando mantener el caos bajo control, estás en el lugar correcto. Vamos a ello.

Hoy hablamos de adaptar las metodologías tradicionales de gestión de proyectos para respaldar nuevas formas de trabajo mejoradas por la IA, específicamente cómo ejecutar tus proyectos a velocidad sin perder el control.

Hoy me acompaña Stan Yanakiev, fundador y director general de Mindrise — una consultora que ofrece automatización de IA y gestión de proyectos como servicio para iniciativas digitales y de IA. Stan es un gerente de programas y proyectos TI certificado, con 25 años de experiencia ejecutando iniciativas tecnológicas y de transformación en sectores energéticos y cruzados.

Su especialidad es el desarrollo de software y aplicaciones empresariales, con un enfoque en entregas TI complejas. Experimentado en enfoques ágiles, en cascada e híbridos, destaca en la gestión de interesados, fomentando la colaboración entre equipos distribuidos y proveedores para implementar soluciones robustas de primera clase.

Stan, gracias por acompañarme hoy.

Stan Yanakiev: Gracias, Galen. Es un placer estar aquí y debatir cómo lograr una entrega de IA rápida pero estructurada.

Galen Low: Me encanta ese objetivo. Estoy entusiasmado de profundizar. Creo que podemos ir donde el viento nos lleve hoy, pero he esbozado un pequeño recorrido para nosotros. Para comenzar, quiero plantear una gran pregunta que sirva de marco, la abordemos y luego la desarrollemos analizando tres puntos.

Primero, quiero hablar de los retos que la IA presenta a nuestros modelos establecidos de metodologías de gestión de proyectos, después explorar cómo adaptar las metodologías para equipos que usan IA, los pasos a seguir y los motivos. Por último, quiero conocer tu perspectiva sobre el futuro de las metodologías de gestión de proyectos en general y qué, si es que hay algo, debe cambiar en la manera en que las entendemos.

¿Qué te parece este plan?

Stan Yanakiev: Me parece una hoja de ruta clara y práctica. Me gusta esa estructura. Es justo lo que los PM necesitan, un enfoque disciplinado para afrontar este paisaje tan rápidamente cambiante de la IA.

Galen Low: Totalmente. Me encanta. Quiero empezar con la gran pregunta, y le daré algo de contexto: a los que trabajamos en proyectos nos encanta hablar de metodologías y, cuando digo hablar, a veces es debatir acaloradamente.

Pero mi pregunta es la siguiente: ¿realmente las metodologías de gestión de proyectos siguen siendo importantes? Teniendo en cuenta que PMI reconoce ampliamente que la mayoría de los proyectos usan metodologías híbridas adaptadas y que la IA está cambiando fundamentalmente nuestra forma de trabajar, ¿seguirán importando las metodologías de gestión de proyectos dentro de unos años?

Stan Yanakiev: Sí, las metodologías siguen siendo absolutamente relevantes.

Pero tendrán que adaptarse a la IA. Incluso cuando me preparé para el examen PMP en 2008, PMI ya entendía que los métodos tradicionales podían adaptarse. Y ya usaba métodos ágiles desde hacía algunos años. En la práctica, suelo aplicar un enfoque híbrido, como la mayoría de PM hoy día.

Y ahora que la IA está aquí, necesitamos seguir sabiendo cómo gestionar los proyectos de la mejor manera. Sin embargo, nuestros métodos deben apoyar un enfoque más ligero de gestión de proyectos que no frene la velocidad de estas nuevas herramientas, sino las aproveche al máximo.

Galen Low: Me encanta. Es un gran punto, pues el término "adaptar" se enfatiza más en el PMBOK séptima y octava edición. Pero siempre ha estado ahí: sabemos que adaptamos nuestros enfoques para entregar lo adecuado para cada proyecto. Me gusta el término gestión de proyectos ligera.

Creo que va a resonar con muchos oyentes que buscan moverse rápido, ser ágiles y no atascarse con todo lo accesorio. Pero a veces dudan de qué pueden eliminar sin perder el control. Sin embargo, enfocar en la velocidad y la capacidad del PM para mantener al equipo avanzando es ahora la prioridad, sobre todo en la era de la IA.

Quizá sea buen momento para ampliar el foco. Recientemente diste una entrevista en la que hablabas de cómo te has orientado hacia métodos más ágiles y ligeros con la IA, manteniendo lo que tú llamabas los métodos tradicionales.

¿Puedes contar cómo empezaste a usar la IA para que tus proyectos fueran más rápidos? ¿Llegaste a cambiar aspectos fundamentales de tu forma de dirigir proyectos?

Stan Yanakiev: Mi objetivo era sencillo: ahorrar tiempo en tareas críticas pero monótonas, optimizando la ejecución de nuestros métodos, no cambiando los métodos en sí.

Un problema central en la gestión de proyectos es la sobrecarga de documentación. En cualquier proyecto estructurado, mantener actualizados los artefactos y la gobernanza consume demasiado tiempo. Hay duplicidad por todas partes. El alcance alimenta la estructura de desglose, los informes de estado reflejan actividades, etcétera.

Usar IA para generar o mantener sincronizados estos documentos permite pasar a un modelo de entrega más ligero y adaptativo porque simplifica toda la función administrativa. Por ejemplo, mi primer experimento usando IA fue para generar actas de reuniones y puntos de acción, lo que me ahorró alrededor de dos tercios de tiempo.

Esta eficiencia me permitió centrarme en partes de alto valor humano como liderar el equipo, resolver bloqueos complejos y alinear a los interesados.

Galen Low: Me encanta. Es curioso que menciones que usabas Agile hace años. Algunos interpretan sus principios como que no hace falta hacer documentación, cuando en realidad dice hacer la documentación justa. Lo interesante es cómo mantener las cosas sincronizadas.

Porque tomas una decisión en una reunión, hay un punto de acción y eso cambia algo en los documentos, y debes ir por todos esos documentos a actualizarlo: planes de comunicación, documentos de alcance, logs de decisiones... La IA como herramienta para tomar notas, definitivamente cambia el juego. También el hecho de que las decisiones se distribuyan en varios documentos ahorra mucho esfuerzo tedioso, sobre todo en entornos, como sectores regulados, que exigen trazabilidad.

Gran ganancia en eficiencia, y creo que la IA generativa y los LLM lo potencian aún más. Me hace pensar en qué pasa cuando implementamos dichas ganancias: cuando aceleramos los procesos, ¿cómo decidir qué aspectos hay que reforzar para sostener esa velocidad y evitar perder el control?

¿Tiendes a usar más enfoques adaptativos como Agile que predictivos como waterfall tras introducir la IA?

Stan Yanakiev: Cuanta más inteligencia incorporemos a un proceso, más cuidado debe planificarse y probarse, con o sin IA. Mis decisiones sobre usar enfoques más predictivos o adaptativos dependen de la experiencia en gestión de proyectos.

La experiencia me dice cuándo puedo planificar a suficiente detalle y cuándo he de ser más adaptativo. También hay que adquirir experiencia en IA para saber a qué tareas se la puede confiar y cuándo se requieren más salvaguardas. La IA puede sugerir escenarios y planes, pero es probabilística. Si preguntas 10 veces lo mismo a un modelo, quizá obtengas 10 respuestas diferentes. Nuestra visión de la realidad y las predicciones de la IA no siempre coinciden, así que somos nosotros, los gestores de proyectos, quienes debemos mantener la realidad bajo control y usar criterio profesional para obtener lo mejor de la IA eludiendo sus carencias actuales.

Galen Low: ¿Podrías contarnos tu experiencia usando, por ejemplo, un asistente de IA para tomar notas y tu rol como humano en el ciclo? ¿Cuánto tiempo invertías verificando que la IA no alucinaba o cometía errores? ¿Ha disminuido ese tiempo conforme avanza el aprendizaje?

Stan Yanakiev: Cuando empezamos a experimentar con IA, no tenía suficiente experiencia para saber cómo funcionaba y cómo sacarle el mejor provecho. Trataba sus salidas como borradores y revisaba los resultados, además de anonimizar datos sensibles antes de alimentarla.

Luego reemplazaba los nombres en la salida. Pero es vital mantener procesos y revisiones: tratar siempre la salida de la IA como borrador, no alimentar modelos abiertos con información sensible y verificar todo para evitar alucinaciones y errores.

Galen Low: Es parecido a tener un humano en el equipo: depende del entrenamiento. Al principio hay que establecer sistemas y revisiones. La IA aprende, no es una herramienta que hace una sola cosa, es probabilística. No siempre va a dar el mismo resultado, pero el entrenamiento y el feedback la acercan al objetivo.

Luego está el factor confianza: al principio pones más revisiones, y con el uso te vuelves eficiente. Lo pregunto porque muchos oyentes se desmotivan porque lo que debía acelerar parece más lento por las revisiones. Pero la eficiencia llega a medida que el sistema aprende.

Stan Yanakiev: Se necesita tiempo. Hay que verlo como una herramienta y formarse en prompt engineering, en cómo obtener los mejores resultados. Si se aplica correctamente, se logran eficiencias.

Galen Low: Quisiera retomar algo que dijiste sobre debatir metodologías: Ágil vs. waterfall...

Mencionaste que, con tu experiencia, sabes cuándo recurrir a un enfoque adaptativo o predictivo, según las restricciones del proyecto. Si IA es una herramienta más, ¿puede haber proyectos donde decidas no usar IA?

Stan Yanakiev: Probablemente sí, dependiendo del proyecto y de si usar IA aporta realmente algún beneficio o, por el contrario, si el tiempo invertido anula esos beneficios. Siempre hay que evaluar cuándo y hasta qué punto es útil o, tal vez, no conviene emplearla.

Galen Low: Hay quien cree que esto es todo o nada, y si es nada, se quedan atrás. Pero se trata de decidir cuándo y cómo adaptar los enfoques a las restricciones del proyecto.

La IA podría estandarizarse, pero solo si es apropiada. Me gusta la idea de usarla solo cuando realmente suma valor. Has defendido mucho la gestión de proyectos centrada en lo humano, en contraste con quienes buscan equipos totalmente autónomos con poca supervisión humana. ¿Por qué es tan importante para ti que las metodologías que aprovechan la IA sigan siendo humanas en su núcleo si la IA ya iguala algunas capacidades humanas en el nivel del proyecto?

Stan Yanakiev: Es porque los humanos creamos máquinas para ayudarnos en la vida y el trabajo, no al revés. Un agente de IA es una tecnología potente que puede usarse donde no es necesaria o posible la supervisión humana, por escala, velocidad o complejidad.

Pero hablando de equipos y proyectos humanos, las personas deben seguir al mando: somos mucho más que inteligencia computacional. Usar la IA para tomar actas de reunión es un claro ejemplo: nuestra función pasa de ser registradores a líderes estratégicos, lo que permite dedicar más tiempo a actividades humanas de valor, como la alineación de interesados y la resolución de bloqueos complejos. Así el proceso de entrega es más enfocado y flexible. La IA es una asistente útil, pero no el jefe de proyecto.

Galen Low: Muy de acuerdo con la importancia de la dimensión humana: gestión de expectativas, negociaciones, toma de decisiones críticas... Ahí la IA difícilmente sustituirá al humano, especialmente en decisiones de negocio complejas. Seguimos siendo quienes lideramos la colaboración. Me gustaría que me dijeras, entre todas las técnicas tradicionales de gestión de proyectos, cuál crees que sigue siendo fundamental en la era de la IA.

Hay quienes esperan que la IA acabe con registros de riesgos, logs de decisiones o planes de comunicación. Pero, ¿qué método tradicional crees que debe seguir vigente para mantener el control?

Stan Yanakiev: Siempre debemos tener un plan para el proyecto, en cualquier formato, sea tradicional o ágil. Sigo usando Microsoft Project para proyectos tradicionales. Utilizo la IA en cualquier proceso de gestión de proyectos para ayudarme a tomar decisiones.

No pondría limitaciones, pero siempre reviso la salida para asegurar que es lo que busco. También, en la planificación, aunque consulte a la IA para proponer tareas u horarios que quizá omití, reviso todo el resultado.

Galen Low: Me encanta porque algunos creen que la IA hará que no necesitaremos planes de proyecto. Pero el plan es una herramienta de comunicación, sobre todo para expectativas y logística. Es clave para visualizar el futuro y explicar cómo encajan las piezas. Sigo pensando que la IA estará como apoyo, pero el humano debe entender el contexto y el porqué de cada acción.

Pregunta final: ¿pones temas de IA en tus registros de riesgos? ¿Es la IA un riesgo en tus proyectos?

Stan Yanakiev: Sí, lo hago, pero reviso las salidas de la IA. Sin duda la uso para que sugiera riesgos a incluir en el registro.

Galen Low: Me gusta: a veces la IA identifica cosas en las que quizá no habrías reparado. Nuestros proyectos son complejos, y es normal que algún riesgo se nos pase por alto, así que viene bien ese apoyo. Una más, ¿pones la IA en una matriz RACI?

Stan Yanakiev: No, porque la trato como una herramienta.

Galen Low: Eso pensaba. Y quizá eso nos lleva al futuro. Me gustaría concluir pidiéndote tu visión sobre el futuro de la IA en la gestión de proyectos.

¿Habrá nuevas metodologías sobre las que debatir acaloradamente? ¿O la IA cerrará las brechas, acabando con los debates metodológicos o quizá no tanto?

Stan Yanakiev: Nuestra sociedad y el contexto evolucionan constantemente y seguirá siendo así, por lo que no imagino que dejemos de debatir cómo hacer mejor las cosas.

Con la IA, probablemente habrá menos margen para crear nuevos métodos, ya que irónicamente esta tecnología ayudará a los responsables de gobernanza a ver más claro qué no funciona.

Pero seguiremos debatiendo. Muchos hablan de inteligencia artificial general con amplias capacidades cognitivas, pero para que la IA sea realmente útil en gestión de proyectos y otras áreas, debe especializarse en dominios concretos: gestión de proyectos, tipo de organización, formas de trabajo. Así nos puede ayudar mejor.

Como ya he mencionado, veo la IA como una asistente útil en la gestión de proyectos y otras áreas, ayudándonos a ejecutarlos de manera más eficaz y exitosa… y liberándonos para enfocarnos en lo que mejor saben hacer los humanos.

Galen Low: Me gusta. Sacaría dos cosas de ahí. Lo primero, me doy cuenta que los humanos siempre debatiremos sobre cuál es la mejor manera de hacer las cosas, sea lo que sea.

Ya sea sobre el mejor agente de planificación de proyectos, el mejor modo de incorporar una IA autónoma al daily standup… Siempre debatiremos. Y, aunque a veces parecen debates infructuosos, los productivos nos ayudan a avanzar, descubrir nuevas formas y mejorar lo que ya tenemos.

Y lo que dices sobre la IAG me parece muy interesante. La inteligencia artificial general se amplía al nivel humano, pero luego se especializa de nuevo, igual que hemos hecho los humanos. Es ahí donde se vuelve incluso más útil: llevando el conocimiento general a lo específico del dominio, como en gestión de proyectos. No es necesario pensar en futuros distópicos: la AGI puede ser un mejor colaborador, apoyo o asistente, yendo más allá de las herramientas, pero siempre ayudando con conocimiento especializado, sea AGI o no.

Muy bien. Stan, muchas gracias. Sólo por diversión, ¿tienes alguna pregunta para mí?

Stan Yanakiev: ¿Planeas hacer un pódcast con un miembro de equipo de proyectos IA?

Galen Low: ¿Como invitado?

Stan Yanakiev: Sí.

Galen Low: No se me había ocurrido. Es una gran idea. De hecho, he estado jugando con Notebook LM, y para una charla le pedí que la criticara como un pódcast. Disfruté mucho escuchando a dos IA destrozar mi charla. Ahora que lo mencionas, tendré que considerarlo seriamente: una entrevista en el pódcast con un miembro IA de un equipo de proyectos.

Me gusta. Si la hiciera, ¿la escucharías?

Stan Yanakiev: Por supuesto.

Galen Low: Genial. Stan, muchas gracias por haberte tomado el tiempo conmigo hoy. Ha sido muy divertido. Gracias por tus ideas.

Stan Yanakiev: Gracias por invitarme. Ha sido un placer hablar contigo.

Galen Low: Antes de irte, si alguien quiere saber más sobre ti y tu trabajo, ¿dónde puede encontrarte?

Stan Yanakiev: El mejor sitio para encontrarme es LinkedIn y también pueden ver mis publicaciones y vídeos en el blog de la empresa Mindrise.

Galen Low: Perfecto. Pondré los enlaces en las notas del episodio para quienes quieran echarles un vistazo. Stan, muchas gracias de nuevo.

Eso es todo por el episodio de hoy de The Digital Project Manager Podcast. Si disfrutaste de esta conversación, recuerda suscribirte donde sea que escuches. Y si quieres más ideas prácticas, estudios de caso y guías, entra en thedigitalprojectmanager.com.

Hasta la próxima, gracias por escucharnos.