Tasa de Finalización de Proyectos: Qué Es y Cómo Calcularla
Llevar un Buen Registro Cuenta: Hacer seguimiento de las tasas de finalización de proyectos te ayuda a evaluar el rendimiento, tomar decisiones informadas y resaltar tanto los éxitos como las áreas que necesitan mejorar.
Altibajos: Una tasa de finalización alta puede indicar un desempeño de calidad, mientras que una baja podría deberse a la gestión de proyectos complejos—el contexto es clave para evaluar el éxito.
Desafíos por Montones: Numerosos factores externos pueden distorsionar las tasas de finalización de proyectos—el contexto y la adaptabilidad son esenciales en la gestión de proyectos.
Hacer un seguimiento de la tasa de finalización de proyectos es crucial para los gestores de proyectos.
Habiendo dirigido cientos de proyectos en mi carrera y comprendiendo los KPI que cada uno necesita alcanzar para considerarse finalizado, es una habilidad que sigo perfeccionando cada día.
Aquí tienes por qué la tasa de finalización de proyectos es importante, los desafíos clave y cómo calcularla.
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¿Qué es la tasa de finalización de proyectos?
La tasa de finalización de proyectos es un indicador clave de rendimiento (KPI) que ayuda a las organizaciones a entender qué tan bien están desempeñándose sus gestores de proyectos.
La tasa de finalización de proyectos observa el número de proyectos que se entregan tanto a tiempo como dentro del presupuesto.
¿Por qué es importante la tasa de finalización de proyectos?
Como cualquier otro KPI que se mide, la tasa de finalización de proyectos es importante porque puede aportar información sobre el desempeño de un gestor de proyectos.
Dicho esto, una alta tasa de finalización no siempre significa que un gestor de proyectos es bueno, y una tasa baja no significa que un gestor de proyectos sea malo.
Por ejemplo, asumir un proyecto complejo y arriesgado puede significar que no se complete a tiempo o dentro del presupuesto. Pausar y renegociar el tiempo y el presupuesto podría ser lo correcto.
Un gestor de proyectos que presiona y acosa a su equipo, perjudicando el equilibrio entre vida laboral y personal y la armonía, puede completar más proyectos. Pero ¿es ese el tipo de entorno en el que quieres trabajar o poner a tu equipo a trabajar a diario?
Como gestor de proyectos, ¿fomentar un ambiente tóxico y de alta presión es realmente la manera en que quieres liderar a tu equipo hacia el futuro?
Así que, aunque la tasa de finalización de proyectos puede aportar información valiosa sobre el desempeño de un gestor de proyectos, no es el final de todos los KPI. Al evaluar a un gestor de proyectos, su explicación sobre las tasas de finalización revela más que la cifra en sí.
Desafíos con la tasa de finalización de proyectos
La razón por la que advierto en contra de usar la tasa de finalización de proyectos como la métrica para medir las habilidades de un gestor de proyectos es que hay muchos factores que pueden influir en ella y están fuera del control del gestor de proyectos.
Estas pueden incluir, entre otras:
- Pérdida de financiamiento durante el desarrollo (por ejemplo, perder fondos gubernamentales o una subvención)
- Partes interesadas clave que dejan la organización o retiran su apoyo
- Problemas de personal
- Proyectos con insuficiente presupuesto
- Que el alcance o las expectativas sean poco realistas desde el principio
- La finalización de la vida útil del software
A los gestores de proyectos con frecuencia se les asigna trabajo sin participar en los debates sobre alcance o presupuesto, lo que puede hacer que las evaluaciones de la tasa de finalización sean potencialmente injustas.
Por ejemplo, un gestor de proyectos en una agencia gubernamental con presupuestos congelados podría ser muy competente pero incapaz de completar los proyectos.
Cómo calcular la tasa de finalización de proyectos
Calcular la tasa de finalización de proyectos puede lograrse con una fórmula sencilla. Se ve así:
Número de proyectos completados/número total de proyectos iniciados * 100 = tasa de finalización de proyectos
Por ejemplo, si este año asumí 10 proyectos y completé 8 de ellos a tiempo y dentro del presupuesto, tendría una tasa de finalización de proyectos del 80%.
Si registras las tasas de finalización de forma anual, realiza este cálculo al final de cada año. Incluso si no es obligatorio, podría ser una buena métrica para incluir en una revisión de desempeño. Si no es por otra razón, es un punto de debate interesante.
Cómo influye la gestión de recursos en la finalización de proyectos
La gestión de recursos puede determinar el éxito o el fracaso de tu tasa de finalización de proyectos. Si bien existen muchos factores que deciden si un proyecto puede completarse, los recursos son una de las piezas más importantes.
Los recursos que necesitas gestionar incluyen el tiempo, el presupuesto, el equipo disponible para trabajar en el proyecto, el hardware y software necesarios, e incluso la energía de tu equipo.
Si has gestionado proyectos durante algún tiempo, sabrás que es poco común tener una sobreabundancia de todos los recursos que necesitas para el proyecto. Podrías lograr tasas de finalización muy altas si siempre tuvieras tiempo y dinero ilimitados para tus proyectos. Pero eso rara vez ocurre, especialmente en esta economía.
Así que, lo mejor que podemos hacer es gestionar los recursos proactivamente. Cuando se trata de gestión de recursos, estos son algunos de los factores de ajuste más comunes con los que contarás.
Tiempo
Una buena gestión del tiempo puede ayudarte a optimizar el cronograma incluso cuando tienes poco margen. Esto puede implicar programar revisiones de diseño de forma proactiva con los principales interesados o limitar la cantidad de personas que darán retroalimentación. También puede incluir la creación de ventanas para revisiones, de modo que el diseñador tenga tiempo suficiente para implementar los comentarios antes de la siguiente ronda de revisiones.
Energía
Al igual que el tiempo, la energía no es un recurso ilimitado. Tener un equipo completamente agotado no va a contribuir a la tasa de finalización de tu proyecto. Trabajar con tu cliente o los interesados para priorizar el trabajo y minimizar las emergencias puede evitar que tu equipo termine agotado.
Asegúrate de que los miembros del equipo trabajen un número razonable de horas y tengan tiempo libre para descansar y recargar energías. Si notas que un miembro del equipo muestra signos de agotamiento o tarda más en completar tareas que normalmente realiza rápido, anímale a que se tome un tiempo libre para recuperarse.
Miembros del equipo
Contar con los miembros adecuados en el equipo es uno de los factores más importantes para alcanzar la tasa de finalización. Un equipo inexperto o que no trabaja bien en conjunto puede obstaculizar fácilmente el avance del proyecto.
Otros problemas habituales incluyen la falta de personal o que los miembros del equipo estén sobrecargados. Ambos pueden causar estragos en la finalización del proyecto.
Presupuesto
Presta mucha atención a cómo se gasta el presupuesto del proyecto, incluyendo las horas del equipo, reuniones, hardware y gastos de software. Si el trabajo restante es significativo y el presupuesto escaso, asegúrate de que el equipo y las partes interesadas comprendan los riesgos potenciales.
Pregunta sobre la posibilidad de una orden de cambio o un aumento de presupuesto para saber si más fondos podrían estar disponibles en el futuro.
En mi experiencia, este puede ser uno de los recursos más difíciles de gestionar, especialmente cuando el presupuesto del proyecto es menor de lo necesario porque la agencia u organización accedió a llevar a cabo el proyecto por una suma fija, aun sabiendo de antemano que era bajo.
He visto que esto sucede en épocas de poca carga de trabajo, al desarrollar nuevos servicios o porque el equipo directivo quería poder decir que trabajó con un cliente específico.
Equipamiento y software
Contar con el equipo y software adecuados para finalizar cualquier proyecto es un recurso clave que siempre debe gestionarse cuidadosamente. Incluso al construir un sitio web en una plataforma de código abierto, todavía necesitas plugins, suscripciones y herramientas de optimización como Google Analytics para un funcionamiento adecuado.
En el caso de aplicaciones móviles, procura contar con una variedad de teléfonos para realizar pruebas. Poner a disposición del equipo el equipamiento necesario en las fases críticas del proyecto puede acelerar el avance y asegurar la finalización exitosa.
Si vas a adquirir software, intenta presupuestar suficientes licencias para el número de usuarios que tienes. Los accesos compartidos a menudo pueden demorar el avance.
Herramientas para gestionar la tasa de finalización de proyectos
Ya no necesitas hacer un seguimiento manual de tus tasas de finalización de proyectos. Existen muchas herramientas de gestión de recursos que puedes utilizar para monitorear el ritmo y el presupuesto del proyecto a medida que se completa el trabajo. Puedes aprovechar estos datos del proyecto para tomar decisiones que, en última instancia, te ayudarán a aumentar la tasa de finalización general.
A continuación te presento algunos de los mejores programas de gestión de recursos disponibles en la actualidad:
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