4 estrategias para afrontar plazos de proyecto poco realistas
Pueden empezar por una promesa hecha por el equipo de ventas o aparecer poco a poco en tus proyectos, pero creo que todos podemos estar de acuerdo en que los plazos de proyecto poco realistas se están volviendo cada vez más, me atrevería a decir, esperados en las industrias de ritmo acelerado en las que trabajamos.
A los gerentes de proyecto nos ponen en situaciones que, en última instancia, nos predisponen al fracaso obligando a los equipos a trabajar en exceso para cumplir un plazo que, en muchos casos, ni siquiera tiene una razón de peso.
He tenido mucha experiencia desarrollando estrategias para que todos superen plazos poco realistas en proyectos, con el menor impacto posible.
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He apoyado al liderazgo del equipo así como he estado en primera línea en conversaciones difíciles con los interesados del proyecto. Este tipo de conversaciones garantizan que todos tengan lo que necesitan para alcanzar el nivel de calidad esperado (incluso con un plazo poco realista) y así entregar un proyecto exitoso.
Cómo saber si un plazo de proyecto es realista
Los plazos de los proyectos son una cuestión de opinión y perspectiva, y puede haber muchos factores en juego cuando el cliente insiste en una fecha determinada.
En su mente, un plazo puede parecer realista porque quizás no entienden todo lo que debe ocurrir en el proceso para lograr que el producto esté listo en la fecha final.
Comienza con estos pasos:
- Haz un ejercicio de retroplanificación. Identifica cada paso que necesita completarse en orden inverso para determinar inicialmente si el cronograma es realista y si existen restricciones de tiempo.
- Comprende la motivación detrás del plazo. ¿Cuáles son los factores clave o hitos en esta iniciativa para que puedas evaluar mejor cómo lograrlo? Podría haber una necesidad comercial importante que no se ha comunicado. Esto te ayudará a determinar qué, si es que algo, se puede eliminar del alcance para cumplir con el plazo establecido.
- Determina los recursos necesarios para cada tarea. Esto te permite ver si necesitas agregar más personas, pero también verificar si el equipo original realmente puede completar el trabajo y si se puede evitar el agotamiento.
- Pide una segunda opinión sobre la retroplanificación, el plan de recursos y el plan del proyecto. Alguien como un diseñador o desarrollador puede ayudarte mejor a determinar si se pueden omitir pasos, eliminar dependencias, acortar el tiempo de entrega o solapar ciertas fases o conjuntos de funcionalidades ágiles.
4 estrategias para manejar plazos poco realistas
Veamos algunas estrategias para fortalecer tu determinación de rechazar un plazo injustificado y mantener tu postura, sin dejar de ser empático con las necesidades tanto del cliente como del equipo del proyecto.
1. Documenta el proceso y las expectativas
Queremos asegurarnos de que todos entiendan cómo vamos a llegar al objetivo final para no perder tiempo descifrándolo durante el proceso. Puede que no sientas que tienes control sobre los eventos o circunstancias que fijaron el plazo, pero sí tienes control sobre el proceso con el que intentarás cumplir con la entrega para esa fecha.
Esto es lo que debes hacer:
- Define claramente el rol de cada quien y lo que se espera de ellos durante el inicio del proyecto, tanto en tu equipo interno como del lado del cliente. También tienen un papel muy relevante para que podamos cumplir con el plazo. Una matriz RACI es un buen punto de partida para esto.
- Crea un mapa de procesos que muestre cómo el equipo avanzará en cada etapa.
- Diseña un flujo de aprobaciones con fechas y responsabilidades de los interesados. Esto hace que el cliente también asuma su responsabilidad, para que no todo recaiga sobre ti y tu equipo. El cliente debe ser riguroso con sus comentarios, aprobaciones y demás recursos necesarios para llegar a ese plazo poco realista.
- Incluso puedes crear un plan de comunicación para que todos sepan dónde y con quién deben comunicar la información necesaria.
2. Aumenta los recursos o reduce el alcance del proyecto.
Una o dos personas más en el equipo pueden ser justo lo que necesitas para cumplir con ese plazo. Trabaja con tu responsable de recursos para definir quién más puede integrarse al proyecto durante todo el cronograma o en ciertas fases. El trabajo en equipo hace que todo funcione 😁
Además, trabaja con tu representante de ventas y el cliente para reducir el alcance. Esto podría ser una versión MVP del alcance de trabajo (SOW) o un requisito para que el cliente recorte funcionalidades de menor prioridad que no sean imprescindibles para la fecha de lanzamiento. Ten en cuenta que esto vendrá acompañado de un aumento o disminución de costos (según el triángulo de gestión de proyectos), dependiendo de lo que se decida, por lo que tendrás que gestionar esa conversación con tu cliente.
3. Gestión agresiva del plan de trabajo
Para cumplir con plazos ajustados, debes mantenerte al tanto de todo y asegurarte de que todos en el equipo, incluido el cliente, también lo estén. Los plazos poco realistas pueden mitigarse implementando sólidas estrategias para gestionar múltiples proyectos y así equilibrar las cargas de trabajo de manera efectiva.
Hacer lo siguiente varias veces por semana te ayudará a mantenerte dentro del tiempo:
- Reuniones diarias (standups): Estas pueden incluir al cliente, para que obtengas retroalimentación en tiempo real y con frecuencia. Esto significa menos obstáculos para que tu equipo encuentre o para que tú debas resolver.
- Revisión de cronogramas: ¡Haz que sea el fondo de pantalla de tu portátil si es necesario! Es muy importante que consultes constantemente el cronograma y mires hacia adelante para poder mitigar riesgos y ser proactivo al mover posibles barreras que impidan a tu equipo completar sus tareas dentro del plazo requerido.
- Verificaciones de proceso: Haz revisiones semanales (como mínimo) sobre cómo va el equipo a lo largo del proceso del proyecto. Esto también te permitirá eliminar obstáculos antes de que se vuelvan demasiado difíciles de solucionar o evitar en poco tiempo.
- Estima incluso la tarea más trivial: Esto te permite tener una visión detallada y realista de la cosa más pequeña que podría poner en peligro tu cronograma. Las herramientas de gestión de proyectos pueden ser valiosas para estimar y hacer seguimiento.
4. ¡Comunica, comunica, comunica!
Esto es de suma importancia. Si sientes que estás insistiendo demasiado con los miembros de tu equipo y clientes, lo estás haciendo bien. Sal de tu zona de confort y sobrecomunica.
Es la única manera de asegurar que todos:
- Tengan lo que necesitan para trabajar eficientemente
- Se mantengan al tanto de riesgos y barreras
- Sean responsables de lo que les corresponde. Esto incluye al cliente. Ellos no pueden demorar o hacer cambios de alcance y esperar que tu equipo y tú sigan comprometiéndose con los entregables acordados al inicio del cronograma del proyecto.
- Hablen continuamente sobre el cronograma, la razón detrás de cómo se organiza el plan y los riesgos de acortarlo. Cuanto más se hable de ello, más probabilidades hay de que se comprenda y se convierta en prioridad para el cliente y el equipo de proyecto.
Qué hacer si un plazo de proyecto es absolutamente imposible
Ya hiciste las preguntas, reestructuraste el proceso y los plazos, pero aún así no puedes conseguir que los entregables acordados estén listos para la fecha límite. Eres un mago/a con la gestión del tiempo, pero realmente, lo único que queda es tener una conversación difícil con el cliente explicando por qué es imposible y qué has hecho para llegar a esa conclusión.
Sencillamente di que no.
Sí, lo acabo de decir. Pensamos que no se nos permite decir que no, pero en realidad puede ahorrar mucho tiempo, dinero y estrés a todos si simplemente volvemos a centrarnos en el valor de entregar un producto de alta calidad. Pero para lograrlo, necesitamos el tiempo necesario para ejecutar.
Expectativas poco realistas y plazos imposibles llevan a muchos más problemas que causan fracasos de proyectos (descubre cómo evitar el fracaso aquí), en comparación con simplemente decir que no. No digo que sea tu primera opción, pero es algo que deberías tener en cuenta al trabajar con otras estrategias para plazos de proyectos poco realistas.
El triángulo de gestión de proyectos
El triángulo dorado de la gestión de proyectos establece que el tiempo, el alcance y el costo deben mantenerse en equilibrio dentro de un proyecto para entregar un entregable de calidad. Tal vez el cliente no sea adecuado para tu organización si no valora tu experiencia en los requisitos que hay detrás de entregar la calidad que espera.
O puedes usar el triángulo de hierro (con los pilares de bueno, rápido y barato) para transmitir tu punto de vista.
Si quieres un producto bueno y rápido, no va a ser barato. Si quieres un producto barato y rápido, no será de buena calidad.
Entiendo que hay salvedades en esta estrategia debido al nivel de autoridad que puedas tener, pero sé un defensor de tu equipo y presenta a la dirección las razones por las que no está bien continuar asumiendo proyectos con estos plazos poco realistas.
Ya vas por la mitad del camino
A nadie le gusta estar en esta situación, por supuesto, pero todos hemos pasado por ahí o estaremos en algún momento de nuestra carrera. Aprendemos de la experiencia y nos convertimos en mejores gestores de proyectos. Nos volvemos más capaces de tener conversaciones difíciles con nuestros clientes sobre fechas de finalización de proyectos poco realistas y cualquier otro rechazo que necesitemos plantear. ¿Alguien dijo desviaciones de alcance?
Todo lo mencionado en este artículo solo sirve para potenciar las habilidades que ya tienes, ¡así que ya vas por la mitad del camino!
Si experimentas que se venden proyectos con cronogramas poco realistas o experimentas retrasos constantes en las entregas donde trabajas, quizás debas plantearlo como una preocupación y analizar cómo podría evitarse.
Pide formar parte del proceso de ventas. Esto permitirá que un experto en cronogramas evalúe las fechas de entrega (y la gestión del alcance) de manera proactiva, de modo que cuando el proyecto se gane y se inicie, haya menos estrés y todos puedan ejecutar sus roles con mayor facilidad.
Puedes encontrar más estrategias de gestión de proyectos aquí, y no olvides suscribirte al boletín de The Digital Project Manager para obtener más guías prácticas que entran al detalle de la gestión de proyectos.
