Estudio de Caso de Gestión de Proyectos: Cómo Gestionar un Proyecto de 2 Semanas
Recientemente, me enfrenté al reto de tener un proyecto corto, y cuando digo corto, me refiero a realmente corto: un proyecto de 2 semanas.
Una recreación dramática de eso se vería así:
Me llaman a la acción. Hay un nuevo proyecto y parece hecho a mi medida. He recibido la asignación y estoy preparado para sumergirme en ese SoW y prepararme para la puesta en marcha.
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Mi cara muestra concentración y entusiasmo. Qué curioso... alguien debe haberse equivocado con las fechas; el proyecto empieza mañana y solo dura dos semanas. Eso no puede estar bien. ¿Está bien? Ahora mi cara expresa confusión y miedo. Mensajes salen por todos los canales de comunicación conocidos. Confirmación. Es correcto.
Detalles del proyecto
Nos habían contratado para crear prototipos funcionales para una sesión de pruebas de usuario. Había una fecha límite para estas pruebas y se acercaba rápidamente. Los prototipos debían tener en cuenta unos seis flujos diferentes y una infinidad de casos de uso. Al igual que la fecha de entrega, el presupuesto también era fijo y limitado; tuvimos que hacer verdaderas acrobacias con los números para conformar el equipo adecuado que asegurara el éxito del proyecto.
DATOS RÁPIDOS
- Tipo de empresa cliente: Electrodomésticos
- Tipo de proyecto: Prototipado para pruebas de usuario
- Costo o rango de costo: $20,000 – $50,000
- Plazo: 2-3 semanas
- Tamaño del equipo: 5
- Metodología: N/A
- Objetivo principal: Finalizar los prototipos según las especificaciones del cliente antes de la fecha de pruebas con usuarios
- Principal desafío: Obtener los recursos necesarios del cliente para poder entregar a tiempo el prototipo
¿Y ahora qué?
Hay que decidir qué se queda y qué se elimina de tu lista habitual para un proyecto. El equipo se integra rápidamente y las expectativas internas se adaptan a las demandas inesperadas e inamovibles de un proyecto de prototipado rápido.
Los jefes de proyecto se enfrentan a todo tipo de sorpresas, y cada una tiene un matiz particular. Vienen condimentadas con "Mantente dentro del Alcance y el Presupuesto", "Entrega el entregable" y "Unifica al equipo".
En un proyecto normal, estas cosas están a la orden del día y todos estamos entrenados para hacerlas usando nuestras mejores habilidades de gestión. Pero este no es un proyecto normal. Condensar todo el ciclo de ceremonias y procesos en dos semanas simplemente no va a suceder sin una varita mágica.
No he visto ninguna de esas en mi oficina, pero si tienes una, ¡úsala!
Asumiendo, como yo, que no cuentas con recursos mágicos, te han presentado un problema real y tienes que encontrar una solución—y rápido. Lo más útil es empezar con una lista básica de preguntas, que te ayuden a navegar el mejor camino para lograr lo entregable en un plazo tan ajustado.
Consejos para proyectos de 2 semanas: cómo gestionar un proyecto corto
Aquí tienes las 5 preguntas con las que recomiendo comenzar (y las respuestas según mi experiencia):
1. ¿Quién forma parte de mi equipo y tienen las herramientas y recursos para al menos comenzar el trabajo?
Dadas las condiciones, finalmente tuvimos un equipo compuesto por un Director de Delivery, un Gestor de Proyecto, un Arquitecto y dos desarrolladores offshore. Dependíamos mucho de la provisión de recursos para basarnos en el diseño y esto se convirtió en un obstáculo en cierto momento, lo que llevó a añadir otro desarrollador por uno o dos días.
2. ¿Qué reuniones son cruciales (revisiones diarias, demostraciones, etc.) y cuáles se pueden descartar (retrospectivas, preparación, etc.)?
Decidimos que las reuniones diarias con el cliente y las demostraciones eran los dos elementos esenciales para un proyecto tan breve. Principalmente porque la clave aquí es mantenerse alineados y cumplir con los tiempos. Fallar en alguno de estos pondría en riesgo el éxito de todo el proyecto.
3. ¿Tienen tu equipo y tu cliente un entendimiento completo de lo que se está desarrollando y entregando? ¿Hay total alineación?
Gracias a las reuniones mencionadas, nuestros puntos de contacto constantes aseguran la alineación durante la entrega.
4. ¿Cómo se ve la línea de tiempo completa de este proyecto? ¿Cuándo hay puntos de control, control de calidad (QA), revisiones...?
La línea de tiempo se estableció desde el principio, pero tuvo que mantenerse muy flexible. Hubo bastantes reuniones de último minuto del tipo “saltemos a una llamada” para aclarar problemas y defectos que surgieron durante el desarrollo.
5. ¿Esto lleva a otro SOW que amplíe esta parte?
En nuestro caso, no es así, pero se nos asignarán trabajos similares en el futuro a medida que se necesiten estos prototipos.
Responder estas preguntas, como hice arriba, te dará un buen punto de partida para guiar las siguientes semanas de trabajo. Por desgracia, en un proyecto tan corto, algunos de los elementos típicos de descubrimiento que investigarías durante la fase inicial se revelarán a lo largo del camino, en paralelo al desarrollo.
CONSEJOS ÚTILES
- Al inicio del proyecto, establece un método de comunicación en tiempo real con el cliente. En este tipo de plazo, será necesario responder a las preguntas inmediatamente y el retraso habitual, aunque sea razonable, no será suficiente. Slack, Hipchat o Gchat son buenas opciones para una herramienta de comunicación.
- Será muy importante dar a los actores clave el tiempo necesario para realizar el trabajo. Sobrecargarles con reuniones pondrá en riesgo tu capacidad para cumplir el plazo. Deja a los trabajadores trabajar y transmite la información necesaria con diligencia.
- ¡HABLA CON TU EQUIPO! Mantén un seguimiento constante de lo que necesitan, cómo va todo y cualquier posible bloqueador. Esto aplica para cualquier proyecto, pero es especialmente importante en uno tan breve.
¿Cuáles son las desventajas de este tipo de proyecto?
Quizá "desventaja" no sea la palabra exacta, pero definitivamente no tendrás ciertos elementos de otros proyectos que la mayoría de los project managers digitales disfrutan.
- No tendrás tiempo de construir el mismo nivel de relación que tendrías en un proyecto “típico” (ya sea con el cliente o con tu equipo si es nuevo).
- No podrás explorar funcionalidades relacionadas como lo harías normalmente ni plantear los mejores casos de uso.
- No podrás probar a máxima capacidad y seguirá habiendo defectos el último día.
- Puedes sufrir falta de claridad en las funciones porque todos operan al máximo sólo intentando llegar a la meta.
¿Cuáles son las ventajas de este tipo de proyecto?
Lo creas o no, hay cosas que un proyecto de corta duración te puede enseñar.
- Aprenderás a priorizar rápidamente y a optimizar procesos para obtener el resultado más exitoso.
- Aprenderás a dejar ir lo que es “conveniente” y enfocarte en lo imprescindible.
- Encontrarás formas de acelerar las relaciones laborales. Piensa en ello como pasar de la introducción al matrimonio saltándote todas las citas intermedias.
En definitiva, será importante no ver esto como solo dos semanas. Incluso si tienes la certeza de que no habrá más trabajo después de este proyecto, debes pensar en ello como un estado temporal. Aquí es donde entra tu planificación de cuentas.
Si realmente analizas la cuenta a fondo, ¿ves áreas donde tu empresa puede ser clave para mejorar procesos del cliente? ¿Tienes contactos que puedas presentar a los actores clave de tus departamentos para hablar sobre el crecimiento futuro? Elaborar este tipo de plan de cuenta puede convertir lo que parece un ejercicio inútil en un proyecto de dos semanas en una relación sólida y duradera con el cliente.
Al final, tú eres el gestor de proyectos digitales—ya sea que acabes de comenzar o que hayas conseguido tantas certificaciones que has empezado a crear tus propios acrónimos al final de tu nombre—y es tu trabajo entregar un proyecto exitoso a tu cliente. ¿Realmente existe una duración óptima para un proyecto? ¿O simplemente tenemos proyectos de diferentes duraciones que requieren de nuestras habilidades para mitigar riesgos y cumplir con lo acordado?
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