5 Técnicas Para Construir Relaciones Sólidas En Equipos Virtuales
Cuando me contrataron por primera vez para mi puesto actual, me asignaron la gestión de un proyecto de reconstrucción grande y complejo. Todo nuestro equipo se reunía con el cliente a diario mediante videollamadas y gran parte del resto de mi jornada la dedicaba a una comunicación continua con nuestro equipo remoto y los interesados del proyecto a través del chat.
Debido a la naturaleza difícil del proyecto y al plazo reducido, tuvimos que trabajar muy de cerca con el cliente, priorizando características para el lanzamiento a fin de cumplir con la fecha límite y ajustarnos al presupuesto del proyecto.
A menudo tuvimos que decirles a los interesados del cliente que no podrían tener algunas características que habían planeado para el lanzamiento, o que un error en la aplicación tomaría más tiempo y presupuesto del previamente anticipado.
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Estas conversaciones ciertamente fueron difíciles, pero fueron mucho más fáciles gracias a la relación que había trabajado en construir con el cliente. Nuestras frecuentes conversaciones y conexiones cara a cara me permitieron conocer a los interesados de nuestro cliente y construir un nivel de confianza que permitió una comunicación de proyecto abierta y honesta.
Como gestores de proyectos modernos, ocupamos muchos roles, y la gestión de relaciones es uno de los más importantes. Nuestra posición nos hace responsables de la salud del proyecto y nos brinda la oportunidad especial de fomentar la salud de nuestros equipos y las relaciones en curso con los clientes. Cuando invertimos en las relaciones con los miembros de nuestro equipo de proyecto, ayudamos a construir trabajo en equipo y colaboración, mejoramos la comunicación, creamos un entorno de proyecto creativo y enfocado en soluciones, y fomentamos la inversión de los interesados en nuestro objetivo común: el éxito de nuestro proyecto. Más allá de nuestras tareas diarias, las relaciones dan sentido y significado al trabajo que hacemos como gestores de proyectos.
Como miembro de una agencia digital, a menudo me encuentro trabajando con compañeros y clientes remotos y, la mayoría de las veces, la creación de relaciones ocurre por teléfono, videollamadas y herramientas de chat online. La mayoría de las personas preferimos pasar el mayor tiempo posible en persona con los miembros de nuestros equipos de proyecto, pero ¿cómo aseguramos que nuestra comunicación siga siendo compasiva y empática aunque se produzca por medios digitales?
Cómo crear relaciones sólidas en equipos virtuales
Aquí tienes 5 técnicas sencillas pero increíblemente efectivas para crear relaciones exitosas con tu equipo remoto y clientes al comunicarte virtualmente. Puedes llamarle tu etiqueta virtual.
Tomar estos pasos ayuda a que las personas vean que las valoras y, al hacerlo, te ayuda a construir aliados críticos para el proyecto entre los interesados involucrados.
1. No des por hecho
Una de las cosas más importantes que recordar al construir relaciones (en cualquier situación) es nunca jamás dar por hecho nada. No asumas nada sobre la identidad de una persona, sus prioridades y motivación, o qué tipo de persona es, por nombrar algunas cosas.
En su lugar, haz preguntas sobre ellas para aprender y entender quiénes son. Usa un lenguaje intencional e inclusivo. Además, durante una conversación con alguien, siempre presenta tu relación como un "nosotros", dejando claro que ambos están en el mismo equipo y pueden verse como extensiones el uno del otro. Luego, asegúrate de que la persona sepa que está segura contigo practicando la escucha activa, empatía y mostrando respeto.
Cuando le pregunté a un colega, Jase Rodley—empresario de estilo de vida que trabaja con equipos remotos—sobre los peligros de hacer suposiciones, me explicó:
“Al trabajar con un equipo virtual e internacional, perderse en la traducción es algo de todos los días. Mi modo predeterminado es pensar en los comentarios durante horas, donde fácilmente puedo llegar a muchas suposiciones incorrectas. Para combatir esto, me recuerdo a mí mismo que soy ‘la persona menos lista de la sala’. Si no comprendo completamente algo, pido aclaración.
Pero al trabajar con personas de todo el mundo, también es importante considerar cómo se interpretan estas preguntas. Al preguntar ‘¿Puedes ayudarme a entender?’ o ‘¿Puedes mostrarme un ejemplo para que lo comprenda mejor?’, se quita el enfoque de lo que dijeron (que a veces puede generar ofensa) y se coloca en mí mismo, a quien ellos están dispuestos a ayudar a entender.”
2. No limites tu conversación a temas profesionales
Genera confianza con los demás dejando que vean quién eres fuera del trabajo:
- Cuéntales que tu hermano acaba de graduarse de la universidad y que estás muy orgulloso de él.
- Comparte una historia graciosa sobre tu mascota o tu hijo.
- Menciona tu pasión por restaurar muebles antiguos.
Durante ese proyecto difícil, intenté hablar semanalmente con los clientes interesados de forma individual para preguntarles cómo habían estado sus fines de semana o, hacia el final de la semana, cómo les había ido. El fin de semana en que adopté a un gatito, les envié una foto, y algunos de ellos incluso compartieron fotos de sus familias a cambio. Esto nos dio algo sobre lo que conectar cuando el proyecto se puso difícil y nos permitió conocer mejor a nuestro equipo dinámico.
Dar a tus clientes y compañeros de trabajo pequeñas miradas a tu vida personal les ayuda a obtener una mejor imagen de la persona multidimensional que eres, construyendo su confianza y comodidad contigo. Genera una relación más íntima, proporciona un terreno común potencial para descubrir intereses compartidos y les muestra que también pueden sentirse seguros compartiendo más sobre ellos mismos.
3. Haz Tiempo Para Interacciones Cara a Cara
Este consejo dista mucho de ser innovador, pero vale la pena repetirlo: ¡siempre que sea posible, elige una videollamada en lugar de una llamada de conferencia! Puedes utilizar uno de muchos programas de videoconferencia o herramientas de colaboración por video para esto.
Incluso si ellos no pueden o no desean encender su video también, permite que tu compañero de trabajo o cliente vea tu hermosa sonrisa (¡y asegúrate de mostrarla a menudo!) Déjales ver dónde trabajas y que siempre tienes una taza de café cerca o que te gusta trabajar con tu gorra favorita de los Steelers.
En especial con nuestros compañeros remotos, considero que esto es fundamental para construir relaciones. No interactuamos tanto con ellos durante la semana ni pasamos tiempo juntos en nuestras actividades de construcción de equipo, así que enterarme de que uno de mis desarrolladores es un pintor increíble o que otra tiene un gato que le encanta acurrucarse en su regazo mientras trabaja, me permite conocerles de una forma que las llamadas de conferencia no permitirían.
Aunque la llamada sea de solo unos minutos, ver el rostro y el entorno de alguien en vez de solo escuchar su voz genera una conexión más profunda y aumenta la empatía (consulta el Efecto de mera exposición). Permite que salgan a la luz peculiaridades, expresiones faciales y lenguaje corporal, dentro de lo posible a distancia, y ayuda a crear una relación más cercana que fomentará el éxito de tus proyectos presentes y futuros juntos.
4. Valida a Las Personas Cuando Hacen o Dicen Algo Bueno
Asegúrate de que la gente sepa que la escuchas y que valoras lo que aporta a la conversación. Haz notar cuando han hecho algo bien, muestra que estás de acuerdo con una sugerencia, o simplemente tómate un momento para decir "¡Vaya, buen punto!" Incluso puede ser tan simple (y divertido) como dejar una reacción con emoji en el mensaje de alguien por Slack.
Queremos dejar de centrarnos solo en el siguiente paso accionable o en añadir nuestra opinión a la conversación. En vez de eso, primero, dedícale un momento a reaccionar positivamente a lo que alguien ha dicho para que sepa que estás escuchando y que su presencia es importante.
5. Haz Seguimiento/Comprueba el Estado
Siempre habrá miembros de tu equipo virtual que no puedan hablar tanto como otros y siempre habrá personas que necesiten un poco más de atención. Con ellos, es especialmente importante asegurarte de que sientan que su voz es escuchada (incluso si hablan mucho más de lo que creen).
Intenta preguntar a tus compañeros de equipo y partes interesadas del proyecto: “¿Tienes alguna opinión sobre este tema?” “¿Cómo crees que fue esa reunión?” “¿Cómo va tu semana?” “¿Hay algo que pueda hacer para facilitarte las cosas?” Normalmente, el simple hecho de preguntar a alguien por sus pensamientos y sentimientos, aunque al final no tengan mucho que decir, les hace sentirse valorados y escuchados, y refuerza la relación que estás construyendo con esa persona.
Por Qué Es Importante Construir Relaciones
Es muy importante construir relaciones con los miembros de tus equipos internos y con clientes. Cuando formas alianzas con las partes interesadas del proyecto, aseguras que tu trabajo como gestor o gestora de proyectos tendrá más peso y cualquier conversación difícil que debas tener más adelante será mucho más fluida.
Al comunicarte de manera intencionada y con empatía, construyes una relación entre seres humanos que tienen pensamientos, sentimientos e intereses personales, y no solo entre dos “recursos” que cumplen el papel de partes interesadas del proyecto. A medida que trabajas para construir relaciones, incluso a través de la comunicación digital, tus proyectos serán más exitosos, tus equipos estarán más felices y aumentará la probabilidad de éxito futuro con esos equipos virtuales.
He visto una y otra vez que estas acciones simples marcan una gran diferencia en las relaciones profesionales. Crear relaciones puede que no arroje un resultado tangible, pero siempre tendrá un efecto positivo en la rentabilidad de tu proyecto. Estoy muy agradecida por las relaciones que pude construir con las partes interesadas de aquel proyecto complicado, y cuando lanzamos el producto, cada una de ellas se tomó el tiempo de enviarme un correo personal agradeciendo el trabajo que mi equipo y yo pusimos en el proyecto.
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