24 Preguntas para la Sesión de Descubrimiento que Todo Gestor de Proyectos Debe Hacer
Una causa común del fracaso de un proyecto o de la insatisfacción del cliente al finalizar un proyecto es que el cliente no obtuvo lo que pensaba que recibiría. ¿Cómo podemos asegurarnos de que todos estamos en la misma página?
En el taller de descubrimiento inicial del proyecto, necesitamos hacer las preguntas adecuadas en la sesión de descubrimiento para brindar a los clientes la oportunidad de contarnos todas las cosas importantes que necesitamos saber para desarrollar el proyecto con éxito.
¿Qué es una sesión de descubrimiento de proyecto?
Una sesión o taller de descubrimiento de proyecto es una reunión entre el cliente y el gestor de proyecto en las etapas muy tempranas de un proyecto. Incluso puede que aún no se haya identificado un proyecto específico: el cliente sabe que necesita algo, pero no está seguro de qué es exactamente.
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El propósito de la llamada de descubrimiento es que el gestor de proyecto entienda el modelo de negocio del cliente, sus operaciones, procesos de toma de decisiones y objetivos y estrategia empresarial en general, para ayudarle a definir la solución o proyecto adecuado que aborde un problema específico. También es una buena oportunidad para construir una buena relación con el cliente.
Difiere ligeramente de la reunión de inicio de proyecto, en la que el gestor de proyecto y el equipo del proyecto ya tienen una idea bastante clara sobre los entregables y tareas específicas en las que trabajarán. La reunión de descubrimiento forma parte del proceso más amplio de inicio de proyecto y de puesta en marcha del proyecto.
24+ preguntas para una sesión de descubrimiento de proyecto
Aquí tienes las preguntas más importantes que deberás hacer durante la sesión de descubrimiento. Las he dividido en los siguientes 6 tipos de preguntas de descubrimiento:
- Preguntas de estrategia
- Preguntas sobre la experiencia de usuario
- Preguntas sobre el contenido
- Preguntas creativas
- Preguntas técnicas
- Preguntas de gestión de proyectos
Esta lista no está pensada para ser utilizada como un cuestionario que el cliente deba rellenar, sino como un marco de referencia para comprender las necesidades de nuestros clientes actuales o potenciales y su problema empresarial, de modo que podamos diseñar la solución adecuada.
Cada una de estas son preguntas abiertas, para permitirte profundizar realmente y entender por qué la solución actual no está funcionando y qué se necesita en la solución potencial.
Preguntas de estrategia
1. Objetivos
¿Por qué estamos haciendo esto? ¿Cuáles son los objetivos para este sitio web? ¿Cuáles son los KPIs y métricas? ¿Cómo vamos a medir y evaluar el éxito? ¿Cómo ayudará esto a tus resultados? ¿Qué debe lograr desde una perspectiva empresarial? ¿Qué debería lograr? ¿Cómo se alinean los objetivos de negocio con las necesidades insatisfechas de los consumidores?
2. Mensaje
¿Qué mensajes clave se deben comunicar? ¿Cuál es la única cosa que queremos que la gente piense/sienta/haga? ¿Qué podemos decir para lograrlo? ¿Cómo encaja esto en la estrategia más amplia de marketing y comunicación? ¿Cómo se compara esto con el posicionamiento de la competencia? ¿Qué estamos comunicando de diferente; cuál es nuestra propuesta de valor única (USP)?
Preguntas sobre la experiencia de usuario
3. Audiencia
¿A quién intentamos comunicar? ¿Quiénes son tus audiencias primaria/secundaria/terciaria? ¿Por qué? ¿Eso es diferente de tu audiencia deseada? ¿Cuáles son sus datos demográficos? ¿Por qué visitarían el sitio? ¿Cuándo suelen visitarlo? ¿Por qué regresarían?
4. Recorridos de usuario
¿Quiénes son los usuarios del sitio? ¿Cuáles son sus diferentes necesidades? ¿Qué queremos que hagan? ¿Cuáles son las barreras actuales? ¿Cómo podemos incrementar la satisfacción del cliente? ¿Cómo podemos generar lealtad? ¿Cómo podemos incentivar la conversión?
5. Funcionalidad
¿Qué tipos de funcionalidades, además de páginas de contenido estático, se requieren? ¿Detección de navegador? ¿Detección geo-IP? ¿Soporte multilingüe? ¿Carrito de compras o comercio electrónico? ¿Captura de datos? ¿Formularios? ¿Pantalla de impresión? ¿Cookies? ¿Contenido dinámico? ¿Mapas interactivos? ¿Localizadores de tiendas? ¿Blogs? ¿Calendario de eventos? ¿Ofertas de empleo? ¿Un feed para contenido actualizado frecuentemente? ¿Galería de fotos? ¿Integración social? ¿Por qué se necesita? ¿Cómo ayudará esta funcionalidad a alcanzar los objetivos de negocio?
6. Usabilidad
¿Cuáles son los requisitos para hacer pruebas de usuario? ¿Qué dispositivos vamos a soportar? ¿Qué navegadores vamos a soportar? ¿Para qué plataformas vamos a desarrollar? ¿Cuál es el tamaño mínimo de pantalla para cada una? ¿Cuáles son los requisitos y estándares para el cumplimiento de accesibilidad?
Preguntas sobre el contenido
7. Tipos
¿Cuál es el contenido que cargaremos en el sitio? ¿Se reutilizará contenido antiguo o se creará contenido nuevo? ¿Cuántas secciones de contenido habrá? ¿Qué páginas son necesarias? ¿Qué tipos de contenido diferentes necesitamos soportar? ¿Por qué se necesita? ¿Qué logrará? ¿Cómo se integrará el contenido? ¿Cómo se relaciona el contenido con otros contenidos?
8. Gestión
¿Quién lo escribirá? ¿Cuándo estará listo? ¿Quién cargará el contenido en el sitio? ¿Quién lo mantendrá? ¿Qué flujo de trabajo y niveles de permisos, aprobaciones, son necesarios?
9. Localización
¿Cuántos mercados necesitan ser soportados? ¿Cuántos idiomas diferentes dentro de esos mercados? ¿Cuáles son las diferencias de contenido entre los diferentes mercados? ¿Cuándo deben lanzarse los diferentes mercados? ¿De qué otros requisitos específicos del mercado debemos estar al tanto?
Preguntas Creativas
10. Apariencia y Sensación
¿Qué elementos creativos has visto que te gustan? ¿Qué no nos gusta? ¿Por qué?
11. Activos
¿Qué trabajo de marca ya se ha realizado? ¿Qué tan popular es interna y externamente con los clientes? ¿Dónde podemos encontrar los activos de la marca—logotipos, guías de marca, fotografías?
12. Guías de Marca
¿Qué tan bien definidas están las guías de marca? ¿Qué tan rígida es la guía de estilo existente? ¿Qué pasos podemos agregar al proceso de flujo de trabajo creativo para asegurar la consistencia de la marca?
13. Tono
¿Existen sitios web actuales que te gusten y que puedan proporcionar inspiración creativa para el aspecto y la sensación deseados? ¿Existe un estado emocional final que nos gustaría que tuviera nuestra audiencia?
Preguntas Técnicas
14. URL
¿Cuál es la URL de este sitio? ¿Quién es el registrador de dominio actual? ¿Cómo apoyaremos mercados multilingües?
15. Alojamiento
¿Quién aloja el sitio? ¿IIS o Apache Linux, o Windows u otro? ¿Cuál es la carga actual en el servidor? ¿Se usan bases de datos? Si es así, ¿de qué tipo? ¿Hay preferencias de base de datos? ¿Qué mecanismos de respaldo se requieren? ¿Habrá picos de tráfico que requieran una red de entrega de contenido (CDN) como AWS, Akamai o Edgio?
16. Integración con Sistemas Legados
¿Con qué sistemas existentes necesitará conectarse este sitio web?
17. Seguridad
¿Necesitaremos crear cuentas de usuario? ¿Se requerirá cifrado? ¿Habrá áreas protegidas con contraseña? ¿Qué datos personales necesitaremos almacenar y proteger?
18. Preferencias de Desarrollo
¿Estamos desarrollando sobre un sistema de gestión de contenidos (CMS) como WordPress, Drupal o Sitecore? ¿Hay un marco de desarrollo que debamos usar? ¿Qué dispositivos, navegadores y plataformas necesitan soporte?
19. Seguimiento
¿Cómo vamos a seguir los KPIs? ¿Vamos a hacer el seguimiento usando herramientas analíticas como Webtrends o Google Analytics, u otras tecnologías de medición como ClickTale, o algo más integral como Adobe SiteCatalyst?
Preguntas de Gestión de Proyectos
20. Proceso
¿Cómo se relaciona este proyecto con otros proyectos en curso? ¿Cuál es el plan del proyecto? ¿Qué vamos a hacer (SoW)? ¿Cuál es el orden de las actividades (metodología)? ¿Cuándo (plan de tiempos)? ¿Cuánto costará (presupuesto)?
21. Comunicación
¿Cuáles son los mejores canales de comunicación para usar? ¿Quién debe estar involucrado, y cuándo? ¿Qué herramientas usaremos para comunicarnos, colaborar y compartir?
22. Gobernanza
¿Cómo vamos a gestionar el proceso? ¿Quiénes son los interesados? ¿Quién es responsable, quién rinde cuentas, quién es consultado e informado? ¿Cómo gestionaremos cualquier cambio en los requisitos?
23. Proceso de Aprobación
¿Cómo gestionaremos eficazmente al equipo del proyecto y a los interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto?
24. Gestión de Proyectos
¿Cómo estamos haciendo el seguimiento del progreso para asegurarnos de que cumplimos con los requisitos definidos, de que estamos dentro del plazo y ajustándonos al presupuesto? ¿Cuál es la fecha límite para la publicación? ¿Por qué? ¿Qué está impulsando el requerimiento para cumplir esa fecha?
¿Y ahora qué sigue?
Tras el proceso de descubrimiento, asegúrate de enviar un correo de seguimiento con los próximos pasos y las tareas a realizar. También querrás comenzar con los siguientes pasos del inicio del proyecto: empieza a definir tus entregables, prepara la declaración de trabajo y planifica la reunión de lanzamiento.
¿Crees que me falta algo? ¿Qué otros aspectos deberían tener en cuenta los gestores de proyectos al definir la idea durante la fase de descubrimiento de un proyecto? Me encantaría conocer más consejos si los tienes; ¡compártelos en los comentarios abajo!
