7 Tareas Diarias De Un Gestor De Proyectos: Qué Hace Un Director De Proyecto Cada Día
Ser gerente de proyectos puede ser abrumador a veces, pero en esta práctica publicación, te guiaremos a través de la rutina diaria de un gerente de proyectos: aprende en qué deberías estar pensando y qué debes hacer cada día para ser un gerente de proyectos increíble y sacar el máximo provecho de tu jornada.
Me encantaría comenzar esta publicación diciendo lo estupendo que es tener una rutina diaria que te prepare para el éxito. Ese tipo de rutina donde te despiertas temprano (al menos dos horas antes de salir de casa), y tienes todo bajo control. Me refiero a realmente estar al tanto de todo, tomar un té verde, hacer yoga, quizá salir a correr un rato: ese tipo de rutina.
Pero la verdad es que no estoy lo suficientemente familiarizado con eso como para presumirlo.
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En cambio, voy a hablar sobre la rutina diaria exitosa que comienza después de las 9:00 am.
7 cosas para tu rutina diaria de gestión de proyectos
Aquí tienes una mirada al interior de lo que harás todo el día como gerente de proyectos. Descubre más sobre cómo convertirte en gerente de proyectos, especialmente si no tienes experiencia previa.
1. Revisa el estado de tu proyecto: Para optimizar los caminos críticos de tu proyecto
Como diría Beyoncé, es importante "revisarlo antes de ponerte a trabajar en ello".
Aunque es poco probable que tengas un equipo compuesto por expertos en registro de horas (anotando las horas a diario), es recomendable tener una visión diaria de tus proyectos y ver cómo se encuentran. Especialmente si el equipo está trabajando activamente en varios entregables.
Las cosas tienden a acumularse y aparecer de la nada durante la noche, así que para evitar sorpresas, es bueno comenzar el día monitorizando el progreso. Esto también te ayudará a atender las inevitables preguntas que surgen a lo largo del día.
2. Revisa Slack / bandeja de tu herramienta: Para estar al tanto de las necesidades de tu equipo y evitar ser un obstáculo
Apuesto a que pensaste que diría que revisaras tu correo electrónico ahora. ¡No! Estás ahí para tu equipo, y sus necesidades tendrán un impacto inmediato en tu día. Cualquier herramienta que utilices para facilitar la comunicación interna debe ser tu prioridad en la mañana. Es más probable que seas un obstáculo para el proyecto si no sabes en qué necesita tu equipo tu ayuda.
Dependiendo de la disposición de tu oficina, revisar tu herramienta de comunicación a menudo se reemplaza por alguien que simplemente se acerca a tu escritorio y te dice en voz alta lo que tiene en mente.
3. Prepárate para las reuniones: Así estarás informado de forma proactiva y el tiempo se mantendrá productivo y en horario
Así como el manifiesto del gerente de proyectos es “Cada día es diferente”, a veces la verdad es que no es tan diferente. Hay pilares bastante constantes en nuestros calendarios: las reuniones scrum del equipo y las puestas al día con los clientes. Cada una de estas reuniones debe ser algo para lo que, como gerente de proyectos, estés preparado de antemano.
Es tu responsabilidad ser el guardián del conocimiento y saberlo todo. Vale la pena tomarte el tiempo en tu mañana para crear y compartir las agendas de estas reuniones tanto con tus clientes como con el equipo interno.
4. Revisa tus correos electrónicos: Para ver qué preguntas y solicitudes esperan respuesta de tus clientes
Contrario a la creencia popular, revisar tu correo no debería ser lo primero que haces en el día. Consejo de gestión de proyectos 101. *Existe la tendencia de que los correos frenéticos tomen el control de tus tareas diarias y desplacen tus prioridades. *O bien, puedes revisar tu correo primero, pero no dejes que sean el único factor que determine tus prioridades.
5. Asiste a reuniones: Para concretar planes de acción y tomar decisiones importantes para tus proyectos
Inevitable: eres el puente entre el equipo del cliente y el equipo de tu agencia. Las reuniones rutinarias tienen como objetivo principal ofrecer actualizaciones y visibilidad sobre los proyectos en curso. También tienen el objetivo subyacente de fortalecer las relaciones, ya que la confianza y la comunicación son cruciales en toda oportunidad de cara al cliente.
Si tienes la posibilidad de organizar cuándo se llevan a cabo las reuniones con los clientes, la mayoría de los DPM recomiendan que sean en la mañana. Hay varias razones para ello, entre ellas:
- Zonas horarias:
- En la costa oeste (PST), a veces puedes trabajar con un cliente que está en la costa este, 3 horas adelante (EST). Nuestras mañanas son las tardes de los clientes del este. Así que, el límite de horario para una reunión con un cliente del este suele ser hasta las 1:30 pm (PST) como máximo.
- Antes de la reunión, es probable que hayan surgido menos problemas durante el día de tu cliente, lo que significa menos temas a los que reaccionar. (Solo podemos decir "Eso es una solicitud de cambio" tantas veces hasta que pierda su encanto).
- Te queda más tiempo por la tarde para actuar sobre lo que discutiste con el cliente antes de que surjan las inevitables preguntas de "¿Por qué esto no se ha hecho todavía? Lo hablamos ayer..."
6. Ponte manos a la obra: Consigue lo que necesitas para mantener el impulso en tus proyectos
Las mañanas suelen estar más planificadas y normalmente dictan tus actividades y próximos pasos hasta el final de la jornada laboral. Las tardes suelen estar más orientadas a asegurarte de tener un buen control de lo que sucedió en ese día.
Este es el momento del día que tienes reservado para ti mismo, lo que significa que básicamente te encargarás de:
- Preparar el día de mañana / el resto de la semana
- Revisar el trabajo entrante y las tareas
- Responder correos electrónicos de clientes
- Comunicarte con el equipo interno para sacar las cosas adelante.
7. Ponte a leer: Para ser la persona más preparada de la sala
Probablemente una de las tareas más difíciles, pero también la de mayor impacto que puedes realizar por la tarde, o en algún momento del día, es dedicar diez minutos a investigar el mundo y la industria que te rodea.
Como personas activas e innovadoras en el mundo digital, es ventajoso para ti mantenerte actualizado con la jerga y términos de gestión de proyectos de tu área. Esto puede ayudarte a aportar ideas tanto al equipo como a tus clientes. Algunos recursos que puedes consultar para esto son los siguientes:
- First Round Review: Para obtener ideas sobre producto, personas, cultura y consejos de gestión.
- Uxdesign.cc: Sobre experiencia de usuario, usabilidad y diseño de producto.
- Google Design: Descubre quiénes son los referentes en el radar de diseño de Google.
- Vancouver Tech Journal: Un correo que llega cada domingo (puedes aprovechar las tardes de trabajo para leerlo) y te informa sobre las novedades en la zona de Vancouver, BC – enfocado en tecnología.
- Fastcodesign.com: Siempre un clásico.
- ¡Y, POR SUPUESTO, THE DIGITAL PROJECT MANAGER!
Y cuando ya tienes todo lo anterior resuelto, de repente son más de las 5 de la tarde y, oh, ¿eres otra vez la última persona en la oficina, ¿de nuevo?
¡Bueno, al menos eso significa que tienes menos probabilidades de llevarte trabajo a casa!
…¿Verdad?
Un último apunte: esta rutina puede verse bastante diferente si eres nuevo en una organización, así que no te preocupes si aún no has comenzado con algunos de estos puntos de la lista. Si ese es tu caso, te recomendamos que trabajes con tu responsable para crear un plan de 30-60-90 días que refleje mejor tus responsabilidades.
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