5 tips til tidsregistrering, der hjælper dig med at lægge bedre budgetter
"Arbejdstid" virker altid som noget ligetil, lige indtil jeg sætter mig ned for at udfylde mit timeseddel. Brugte jeg virkelig 45 minutter på at skrive den e-mail, eller var jeg fortabt i mine egne tanker, mens jeg sang med på Taylor Swift? (Lad være med at dømme.)
Tidsregistrering kan føles som en pligt, men det er også uden tvivl nyttigt. Det kan hjælpe dig med at forstå, hvordan et projektteam bruger deres tid, finde ud af, hvor lang tid noget vil tage at færdiggøre, og endda hjælpe dig med at blive betalt (hej, fakturerbare timer!). Inden for projektledelse er tid og penge lige så tæt forbundne som Taylor Swift og fantastiske sangtekster. (Seriøst, lad være med at dømme.)
Hvordan registrerer du den arbejdstid, der bruges på et projekt?
Der er flere måder, jeg registrerer medarbejdernes tid brugt på projekter. Den metode, jeg bruger, afhænger af, hvordan kontrakten eller arbejdsomfanget er formuleret, og hvad vi har brug for for at kunne fakturere arbejdet.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
- Overslag: Jeg bruger denne metode til interne projekter, eller når kontrakten er baseret på en fast pris. Jeg vil gerne forstå, hvor mange timer hver person har brugt på sine opgaver, og hvor lang tid det tog os at færdiggøre projektet. Da jeg ikke skal rapportere om timer, bruger jeg ikke et tidsregistreringsværktøj og beder ikke teamet om at registrere deres tid.
- Tidsregistrering pr. person: Jeg bruger denne metode, når der faktureres på timebasis. Teamet skal registrere al den tid, de bruger på projektet, i et tidsregistreringsværktøj, så jeg kan trække rapporter efter behov til fakturering. Du kan bruge tidsregistreringssoftware til dette samt ressourcestyringssoftware, der omfatter faktureringsfunktioner.
- Tidsregistrering pr. opgave: I nogle tilfælde, f.eks. i et agilt projekt, hvor flere teammedlemmer arbejder på specifikke funktioner på tværs af fagområder, kan jeg bede teamet om at registrere deres tid på en bestemt funktion. Det kan hjælpe med at afgøre, om budgetterne skal justeres til fremtidige sprint.
Hvilken app er god til at holde styr på arbejdstimer?
Der findes mange applikationer, der kan bruges til at registrere den tid, der bruges på projektarbejde. Hvis du leder efter selvstændig tidsregistreringssoftware, er der flere muligheder, vi anbefaler. Det er ofte nyttigt at se efter et tidsregistreringssystem, der kan synkronisere med din kalender og automatisk registrere tid på dine vegne.
Du kan også overveje at bruge projektstyringsværktøjer med indbygget tidsregistrering. Disse funktioner giver dig mulighed for at sammenholde projektets tidsestimater med data i realtid. Når dine opgaveoplysninger og tidsregistreringsoplysninger er samlet ét sted, kan det hjælpe med rapportering, prognoser baseret på data i realtid og budgetlægning.
5 måder at bruge tidsregistrering til budgetlægning
1. Udarbejd sammenlignelige estimater
Data fra projekter og opgaver kan hjælpe dig med at udarbejde estimater for fremtidige projekter. Hvis du f.eks. ved, at det i gennemsnit tager en designer 10 timer at lave research og udarbejde et moodboard og et mønsterbibliotek i begyndelsen af et omdesign af et websted, kan du estimere 8 timer for et mindre websted og 12 timer for et større og mere komplekst websted, når du udarbejder dit første tilbud på nyt arbejde.
2. Afgør, hvordan ressourcerne skal fordeles
Data fra tidsregistrering kan hjælpe med projektplanlægning (og udarbejdelse af projektbudgettet) ved at hjælpe dig med at fordele dine ressourcer. Hvis du ved, at du har en strammere tidsplan og et større budget, kan du vælge at tildele din mere erfarne udvikler.
Selvom denne person måske fakturerer en højere timepris end en mindre erfaren ressource, vil vedkommende kunne udføre arbejdet mere effektivt. Det er kun muligt at udføre denne form for ressourcestyring med gode data fra tidsregistrering.
3. Fastlæg referencepunkter
Tidsregistrering kan hjælpe dig med at fastlægge referencepunkter for projektarbejdet, hvilket kan føre til mere præcis budgetlægning. Et tidsbudget for hver aktivitet hjælper dig med bedre at estimere, hvor lang tid du skal bruge på at færdiggøre et projekt.
Disse referencepunkter kan også være knyttet til roller. Hvis du f.eks. har junior- og mere erfarne designere på dit team, kan du fastlægge forskellige referencepunkter for hver rolle. Det kan være rimeligt at sige, at juniordesignerne normalt har brug for tre dage til at designe en landingsside, mens en erfaren designer bør kunne gøre det på halvanden dag. Læs mere om, hvordan bedre tidsregistrering forbedrer fremtidig projektplanlægning.
Når du udarbejder projektoverslaget, må du ikke glemme at indlægge en buffer for at tage højde for detaljer i projektet såsom tid til revisioner og kundefeedback samt andre krav, der måtte blive opdaget, efter at projektet er gået i gang! På den måde vil rentabiliteten ikke blive påvirket, hvis det nye projekt overskrider det, du har lagt til grund.
4. Tidsstyring af projekter
Selvom tidligere resultater ikke altid er en god indikator for fremtidige resultater, kan de give dig en ret god idé om, hvad du kan forvente. Ved at holde styr på tiden får du gode data, så du kan planlægge for fremtiden. Hvis du ved, at dit team aldrig har kunnet færdiggøre en bestemt opgave på mindre end tre dage, skal du sørge for at planlægge mindst tre dage (helst fire eller fem), når opgaven skal udføres i et nyt projekt.
Når teams arbejder på flere projekter, er tidsstyring afgørende. Det er som at spille Tetris. For at få alt arbejdet udført til tiden skal du sørge for, at hvert teammedlem har tilstrækkelig tid til at færdiggøre sine opgaver uden at skynde sig eller konstant at skulle arbejde over.
Det første kan føre til sjusket arbejde, og det sidste vil sandsynligvis føre til alvorlig udbrændthed. Ved at bruge tidligere tidsregistreringsdata til at hjælpe med at styre tiden på aktuelle projekter kan du være med til at forhindre, at det sker—det er en vigtig fordel ved tidsregistreringssoftware.
5. Gør tidsregistrering nemt for at få nøjagtige tidsregistreringer
Når det kommer til tidsregistrering, er der ingen, der ønsker at tage tid ud af arbejdsdagen for at “stemple ind og ud” hver gang de skifter opgave eller projekt. For at få de mest nøjagtige data og give dine teammedlemmer mulighed for at oprette deres timesedler i realtid kan du derfor prøve nogle automatiseringer.
Som vi allerede har set, har nogle tidsregistreringsapps integrationer med populær projektstyringssoftware og software til projektbudgetter, eller de kan integreres direkte i din webbrowser. Jo nemmere du gør tidsregistreringen for dit team, desto mere vil de følge den, og desto mere nøjagtige data vil du have—særligt hvis de har den holdning, at tidsregistrering er dårligt.
Det er vigtigt, fordi folk har brug for mere tid til at få arbejdet gjort, jo flere gange om dagen de skifter mellem apps eller vinduer.
En artikel i Harvard Business Review om dette emne siger: “Vi fandt, at omkostningen ved et skift i gennemsnit er lidt over to sekunder, og at den gennemsnitlige bruger i datasættet skiftede mellem forskellige apps og websteder næsten 1.200 gange om dagen. Det betyder, at personer i disse stillinger brugte lige under fire timer om ugen på at genorientere sig efter at have skiftet til en ny applikation. I løbet af et år løber det op i fem arbejdsuger eller 9 % af deres årlige arbejdstid.”
Find flere bedste praksisser for tidsregistrering her.
Hvad er det næste?
Hvordan sikrer du, at teams registrerer deres tid, så du kan budgettere og udarbejde nøjagtige overslag? Deltag i samtalen på Slack med over 100 andre digitale projektledere gennem DPM-medlemskab!
