8 strategier til opgavestyring, der øger produktiviteten
Vigtigheden af opgavestyring: Effektiv opgavestyring forebygger kaos og hjælper dig med at prioritere de rigtige opgaver. Det gavner både den personlige produktivitet og teamets samlede succes.
Klare mål er vigtige: Sæt klare mål for at styrke fokus og effektivitet. En forståelse af, hvad der skal opnås, hjælper med at prioritere opgaver, gør projektgennemførelsen mere problemfri og reducerer stress.
Gør brug af software: Du kan bruge software til opgavestyring til at organisere, uddelegere og følge op på opgaver. Det hjælper med at strømline arbejdsprocesserne med funktioner til alarmer, integrationer og visualisering af arbejdsbelastning.
E-mails. Browsernotifikationer. Slack-DM’er. Føler du dig overvældet og er du usikker på, hvor du skal kigge, eller hvor du skal begynde? Det er udfordrende at forsøge at reagere på al støjen, mens din opgaveliste ser ud til at vokse eksponentielt. Her er mine bedste strategier til opgavestyring, som kan hjælpe dig med at skabe ro i kaosset og få lortet gjort.
Hvorfor opgavestyring er vigtigt
Opgavestyring er vigtigt, fordi der meget hurtigt opstår kaos, hvis opgaverne ikke bliver styret. Det handler ikke bare om at få tingene gjort, men om at få de rigtige ting gjort i den rigtige rækkefølge.
Som projektleder skal du styre både din egen opgaveliste og dit teams opgaver. Med så mange ting i bevægelse er det nemt, at noget falder mellem to stole. For at forhindre dette har du brug for færdigheder inden for opgavestyring—at opdele arbejdet i opgaver af passende størrelse og give realistiske frister, dokumentere kommende opgaver og følge op, efterhånden som opgaverne nærmer sig deres frister.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
8 strategier til opgavestyring
At begynde din daglige rutine som projektleder med en velorganiseret opgaveliste er godt for dit velbefindende og hjælper dig med at skabe et mere fredeligt arbejdsmiljø. Her er otte strategier til opgavestyring, som kan skabe ro i kaosset og give dig og dit team kontrol over jeres opgavelister.
1. Brug software til opgavestyring
Du behøver ikke at håndtere opgavestyring alene. Der findes masser af muligheder inden for software til opgavestyring og apps til opgavestyring, som kan hjælpe dig og dit team med at holde jer organiserede og styre alt det, der skal gøres, hvem der skal gøre det, og hvornår. En af fordelene ved software til opgavestyring er, at det indeholder værktøjer til at oprette lister, visualisere din arbejdsbyrde og minde dig om, hvornår opgaver skal være færdige.
Nogle af disse softwareværktøjer integreres med samarbejdsværktøjer som Slack og Microsoft Teams, så du får øjeblikkelige beskeder, når noget er blevet færdigt. Mange af dem har også mobilapps (som disse softwareværktøjer til projektstyring til iPad), og nogle tilbyder endda AI-funktioner eller integrationer.
Hvis du har brug for at fortsætte med at arbejde, når forbindelsen bliver afbrudt, kan du se efter apps til opgavestyring med offlineadgang.
Husk at dobbelttjekke AI-anbefalinger fra gratis software til AI-baseret opgavestyring. Hvis noget føles en smule forkert, er det sandsynligvis også forkert. Når du undersøger disse muligheder, er det desuden værd at overveje prisen på software til opgavestyring for at sikre, at du vælger et værktøj, der passer til dit budget.
2. Sæt klare mål & forventninger
Når du tildeler opgaver eller delegerer til dit team, skal du sætte klare mål og forventninger. Jeg gør det for eksempel klart, at jeg forventer, at mit team proaktivt fortæller mig, når de er ved at overskride en frist, før de faktisk har overskredet den. Jo tidligere jeg får besked, desto mere tid har jeg til at samarbejde med de berørte personer og omorganisere det afhængige arbejde, som ikke kan påbegyndes.
Mål hjælper også både med motivation og sammenligning. Hvis teamet for eksempel har færdiggjort 25 % flere opgaver end ugen før, kan det hjælpe dem med at føle, at de har opnået noget, og vise dem, hvordan de ligger i forhold til tempoet.
Sammenligning kan også hjælpe dig med at måle dine teammedlemmers præstationer. Hvis du for eksempel har tre designere på et team, kan du sammenligne dem med hinanden og fastsætte forventninger derefter.
- Lad os sige, at designer A færdiggør omkring seks opgaver om dagen, mens designer B klarer syv, og designer C klarer 12.
- Hvis vi antager, at opgaverne er af samme størrelse, og at designer C har mest erfaring, kan du sætte som mål, at designer A skal færdiggøre syv opgaver om dagen, og at designer B skal stræbe efter otte.
- Hvis designer C har mere anciennitet og erfaring, er det ikke fair at presse designer A og B til at leve op til samme standard, men det er værd at forsøge at få dem til at arbejde mere effektivt.
3. Prioritér
Effektiv opgavestyring handler ofte om prioritering. Se på dit opgavestyringsværktøj eller din to-do-liste, og find ud af, hvad der er mest presserende og vigtigst.
Hvordan definerer vi, hvad der haster? Det kan variere, men lad os begynde med tidsbegrænsede opgaver. Hvis noget skal gøres med det samme, bør det være dit teams højeste prioritet, især hvis det at undlade at gøre det vil forsinke en anden eller en klients arbejde.
Se derefter på opgavernes indvirkning på din liste. De opgaver, der påvirker flest mennesker, bør håndteres først. Hvis det for eksempel giver dit team på 20 personer mulighed for at planlægge deres tidsplaner for de næste par uger at udarbejde en projektplan, så gør det før du for eksempel svarer på en e-mail om et internt møde, der godt kan vente.
Hvis du ikke er sikker på, om dit daglige arbejde afspejler disse prioriteter, kan en hurtig tidsanalyse hjælpe. Ved at gennemgå, hvordan din tid faktisk bliver brugt, kan du se, om presserende opgaver med stor indvirkning får den opmærksomhed, de fortjener – eller om din dag bliver opslugt af arbejde med lav prioritet.
En anden måde at prioritere på er at bruge en Eisenhower-matrice. Tegn fire kvadranter på et stykke papir, og placer dine opgaver efter, hvor presserende og vigtige de er.
- Den øverste venstre kvadrant skal indeholde de mest presserende og vigtigste opgaver (gør disse først)
- Den øverste højre kvadrant skal indeholde presserende, men ikke vigtige opgaver (beslut, om du behøver at gøre dem)
- Den nederste venstre kvadrant skal indeholde opgaver, der ikke er vigtige, men som haster (prøv at uddelegere disse)
- Den nederste højre kvadrant skal indeholde opgaver, der hverken haster eller er vigtige (har du virkelig brug for at gøre disse?)
Tidsstyring er også en faktor. Du kan opleve, at du har 15 minutters ledig tid mellem møder og gerne vil bruge tiden fornuftigt. Fremhæv nogle få mindre opgaver, som du hurtigt kan få klaret, når tiden tillader det.
\n\nDine prioriteter vil ikke være de samme som andre teammedlemmers eller projektlederes i din organisation, og du kan være nødt til at sige fra, når der er uoverensstemmelse mellem dine prioriteter og en andens. Det sker ofte i digitale bureauer, mere end det gør for projektledere, der arbejder internt.\n\n\n\n \n\nProjektledere i bureauer jonglerer måske med 4 til 5 (eller flere) projekter ad gangen. Der er mange mennesker med forskellige prioriteter involveret – eksterne interessenter, bureauets ledelse og kundens øvrige team. At lære at prioritere betyder også at sige fra over for for mange konkurrerende og endda modstridende prioriteter.","_content":"field_authornotes_content","layout":"layout--side_image","_layout":"field_authornotes_layout"},"mode":"preview"} /-->4. Begræns multitasking
Dette kan måske føles kontraintuitivt, men det lover jeg, at det ikke er. Når du multitasker, gør du mange ting enten: a) ikke helt færdige eller b) ikke ordentligt. Du er nødt til at fokusere for at komme videre med din opgaveliste.
En hurtig ja- eller nej-besked på Slack til en kollega, mens du lytter til en designpræsentation, er måske okay en gang imellem, men hvad sker der, hvis du går glip af en afgørende beslutning eller opgave, der dukker op i samtalen? Du kan komme til at afspore hele projektet!
Planlæg nogle få perioder uden forstyrrelser (f.eks. samling af opgaver) i løbet af din dag, hvor du kan få nogle af dine opgaver fra hånden. Det er lettere sagt end gjort, men fortæl dit team, din klient eller din chef, at du har brug for at arbejde uforstyrret i 45 minutter og fokusere på de aktuelle opgaver. Du når meget længere, end du ville gøre på 2 eller 3 timer, hvor du forsøger at færdiggøre opgaver og gøre andre ting samtidig.
En anden grund til at undgå multitasking er, at det kan koste dig meget tid at skifte kontekst. Hvis du er halvvejs gennem et udkast til en e-mail og stopper for at besvare en Slack-besked, kan det tage dig 20 minutter at komme tilbage til det samme sted i e-mailen, som du var nået til, før du blev afbrudt.
5. Brug visualiseringsværktøjer
Jeg kan personligt godt lide en god visuel fremstilling, når det gælder om at kortlægge min gøremålsliste, og jeg bruger forskellige former for visuelle fremstillinger til forskellige slags opgavelister.
Jeg kan godt lide en liste på papir til dagens vigtigste ting. Det føles så godt at sætte kryds ved punkterne, efterhånden som jeg løser opgaverne, og at se den visuelle påmindelse om mine fremskridt. Og ja, jeg ved godt, at jeg kan gøre det i projektstyringssoftware, men der er noget ved pen og papir, som jeg godt kan lide.
Til det større overblik (dvs. hele ugen) kan jeg godt lide en organiseret Asana-Kanban-tavlevisning, der lader mig flytte opgaver mellem kolonner for arbejde, der ikke er påbegyndt, er i gang eller er færdigt. Ved ugens slutning føles det godt at se alle mine opgaver i kolonnen for færdige opgaver.
Til projektets tidslinjer hjælper et Gantt-diagram dig med at se, hvor du er, og hvor du burde være. Nogle værktøjer kan automatisk oprette denne visning, hvilket giver dig mere tid til andre opgaver.
6. Deleger
Du behøver ikke nødvendigvis selv at fuldføre hele din opgaveliste. Ved at delegere opgaver til andre teammedlemmer kan du frigøre tid til at fokusere på andre ting.
Notetagning er en af mine yndlingsopgaver at delegere. Som projektleder falder det næsten altid i min lod at tage noter, men det er udfordrende, når jeg samtidig er ansvarlig for at sikre, at alle punkter på dagsordenen bliver dækket, holde øje med tiden, opdatere projektstyringsværktøjet og holde diskussionen i gang.
Jeg har ofte brug for at opdatere projektstyringsværktøjet eller flytte elementer på tidslinjen under mødet, så hvis jeg kan delegere notetagningen eller nogle af opfølgningsopgaverne til mit team, kan jeg holde tingene kørende mere effektivt.
Du kan også overveje at delegere notetagningen og udarbejdelsen af opfølgningen til AI. Der findes masser af værktøjer, som automatisk kan udarbejde mødeopsummeringer og handlingspunkter.
7. Vær fleksibel
En anden måde at optimere dine evner inden for opgavestyring på er at være fleksibel. Hvis du for eksempel ved, at du koncentrerer dig bedre senere på dagen, kan du gemme de opgaver, der kræver mest fokus, til senere og løse mindre, lettere håndterbare opgaver om morgenen. Denne form for strategisk tidsstyring for ledere kan forbedre produktiviteten betydeligt.
At planlægge efter dit energiniveau er en god måde at holde styr på de daglige opgaver og maksimere din produktivitet på. Så længe du kan overholde dine deadlines og afleveringsfrister, er det helt fint at være fleksibel og gøre tingene på den måde, der fungerer bedst for dig!
Jeg har for eksempel svært ved at opdatere projektets tidslinjer, når alle andre arbejder. Min opmærksomhed bliver altid rettet mod Slack-beskeder, løsning af teamets presserende behov og svar på kundemails. Samlet set tager det mig meget mindre tid at udføre denne opgave som det første om morgenen eller sidst på dagen.
Jeg oplever også, at selv hvis jeg afsætter specifik tid til en bestemt opgave, kan jeg finde på at flytte den afhængigt af mit energiniveau eller af, hvad der ellers står på min gøremålsliste. Da jeg skrev denne artikel, flyttede jeg rundt på skrivetiden i min kalender for at sikre, at jeg prioriterede opgaver, der hastede mere, samtidig med at jeg stadig havde tid til at skrive.
Hvis jeg har svært ved at koncentrere mig om længere eller mere kedelige opgaver, bruger jeg nogle gange Pomodoro-teknikken til at give mig selv tidsblokke med planlagte pauser. Hvis du ikke kender denne teknik, arbejder du i et fokuseret tidsrum (som regel omkring 20 minutter) efterfulgt af en pause. Der findes endda timere, som er specifikt designet til at understøtte denne måde at arbejde på.
8. Sæt tydelige deadlines
Når det gælder opgavestyring, kan tydelige deadlines gøre tingene mere overskuelige. Det kan også hjælpe, hvis du eller en på dit team har tendens til at udskyde ting.
Der er mere i det end blot at sætte en deadline og håbe på det bedste. Indarbejd milepæle eller kontrolpunkter undervejs, så du kan følge fremskridtene eller blive gjort opmærksom på manglende fremdrift.
At være tydelig om, hvad der skal gøres, og hvornår det skal gøres, kan også hjælpe med prioriteringen. Sæt deadlines længere ude i fremtiden for mindre vigtige eller mindre presserende opgaver, så teammedlemmerne kan fokusere på det, der betyder mest lige nu. Lad ikke opgaver blive hængende for længe, for så kan de falde mellem to stole, når der opstår mere presserende behov.
Et eksempel på opgavestyring
For at øve mig i opgavestyring (og de tidsstyringsstrategier, der ligger bag god opgavestyring) vil jeg tage dig gennem en lille øvelse.
Her er en eksempelopgaveliste; de prioriterede opgaver er blandet sammen med dem, der er langt mindre presserende. Se på listen, og afgør, hvad du bør gøre først, og endnu vigtigere, hvorfor netop den opgave bør udføres før de andre?
- Gennemgå sidste uges tidsregistrering, og notér, hvem der ikke udfyldte deres tidsregistrering eller ikke registrerede tilstrækkelig fakturerbar tid.
- Svar på Kunde A's spørgsmål om rettelser i anden runde af designene.
- Planlæg et møde med Kunde B, fordi deres feedback på kortdesignet ikke er tydelig nok til, at designeren kan implementere den.
- Følg op på Kunde B's UAT af mikrositet.
- Send Kunde C spørgsmål om deres planer for morgendagens lancering af landingssiden. Du skal bekræfte, hvilken sporing de ønsker på siden, URL'en, og om de selv vil stå for lanceringen, eller om dit team skal opdatere DNS-posterne.
- Færdiggør din artikel inden deadline, og fakturér for den, når den er redigeret.
- Opdatér tidsplanen for Kunde D. De var forsinkede med at sende feedback på stilguiden og inspirationscollagen. Nu hvor den er godkendt, kan designeren begynde at arbejde på designene.
- Planlæg et møde for at drøfte Kunde E's kontrakt, som udløber om 45 dage. De vil gerne forny den, men det kan tage dem 14 arbejdsdage at få underskrevet en ny aftale.
Så hvad er den rigtige rækkefølge for disse opgaver? Hvilket punkt på denne liste har højest prioritet?
Hvis du svarede nr. 5, har du ret. Det første, du skal gøre, er at sikre dig, at du er klar til morgendagens lancering. Jo mere tid du har med svarene fra kunden, desto bedre er du stillet.
Hvad så med resten af opgaverne? Hvilken rækkefølge ville du sætte dem i? Du behøver ikke altid udføre opgaver i realtid; du kan planlægge dem for at bevare effektiviteten og undgå at skabe blokeringer eller flaskehalse.
Hvad er det næste?
Hvis arbejdsgange, produktivitet og effektivisering af driften får dig til at spidse ører, er du kommet til det rette sted! Bliv medlem af The Digital Project Manager-fællesskabet for at få flere indsigter som disse, der kan hjælpe dig med at udvikle din karriere som projektleder. Fællesskabet tilbyder også kurser, skabeloner og andre ressourcer, der kan hjælpe dig med at styre projekter.
