Sådan planlægger du efterspørgslen efter ressourcer: 5 vigtige trin
Kapacitet er afgørende: Efterspørgsel efter ressourcer og kapacitet er ikke det samme – når du kender efterspørgslen, kan du finde teammedlemmer med den kapacitet og de kompetencer, der matcher den, eller tilknytte flere teammedlemmer efter behov.
Estimater er altafgørende: Udarbejd præcise estimater ved at basere dem på tidligere erfaringer eller konsultationer med interessenter – du kan bruge dem til at beregne efterspørgslen efter ressourcer og sikre, at teamet administrerer sin tid effektivt.
Brug softwareværktøjer: Softwareværktøjer til ressourcestyring kan hjælpe dig med at spare tid og nemt udarbejde præcise estimater, beregne efterspørgsel og kapacitet samt tildele opgaver til teamet.
En af de største udfordringer inden for projektledelse er at sammensætte det rette team med de rette kompetencer for at nå de aftalte mål. Lige så vigtigt er det at identificere ressourcebehovet præcist – altså det antal timer, der er nødvendige for at gennemføre projektaktiviteterne.
I denne artikel forklarer jeg, hvordan du kan forudsige ressourcebehovet for dine projekter, og jeg deler nogle værktøjer til ressourcestyring samt bedste praksisser, der kan forenkle planlægningsprocessen.
Hvad er ressourcebehov?
Ressourcebehov måler, hvor mange personer med hvilke kompetencer du har brug for til at gennemføre projektets målsætninger. Ud over arbejdskraft omfatter ressourcebehov også det udstyr og de materialer, der måtte være nødvendige for at gennemføre projektet.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
I et websiteprojekt omfatter ressourcebehovet designere, ingeniører og salgsmedarbejdere, som er nødvendige for en vellykket lancering. Uden designere har teamet muligvis ikke de kompetencer, der kræves for at opfylde projektkravene.
Ressourcebehov omfatter også ting som udgifter til domæneleje, licenser til nødvendig software og eventuel påkrævet hardware (f.eks. testenheder).
Ressourcebehov kontra ressourcekapacitet
De ressourcer, der kræves for at nå projektets målsætninger (ressourcebehov), stemmer ikke nødvendigvis overens med den tid, disse ressourcer har til rådighed til at arbejde på dine projekter (ressourcekapacitet). Derfor vælger nogle ressourceledere at anvende teknikker som overordnet kapacitetsplanlægning, før de går i gang med en detaljeret analyse af kapacitet kontra behov.
Ressourcekapacitet henviser til, hvor meget tid de eksisterende ressourcer kan afsætte til dit projekt uden at påtage sig for meget. Det er vigtigt at bemærke, at ressourcekapacitet adskiller sig en smule fra ressourcetilgængelighed.
Det vil sige, at selv hvis en person er tilgængelig til at arbejde på dit projekt på fuld tid, er vedkommendes output stadig begrænset af praktiske forhold (f.eks. betalt frihed, sygefravær, toiletpauser og søvn).
Med disse begrænsninger i tankerne er det bedst at betragte ressourcekapacitet som det output, et teammedlem kan producere inden for en given periode.
Hvis du vil vide mere om kapacitetsplanlægning, kan du læse vores komplette guide til kapacitetsplanlægning af arbejdsbelastning og se vores liste over software til kapacitetsplanlægning.
Hvorfor er planlægning af ressourcebehov vigtig?
Planlægning af ressourcebehov hjælper en projektleder med at:
- Bemande projekter korrekt: En forståelse af ressourcekravene i din eksisterende projektportefølje hjælper dig med at identificere de teammedlemmer, der er bedst egnede til at udføre arbejdet. Hvis der er kompetencegab, kan du lægge en plan for at håndtere dem – enten gennem fastansættelser eller ved at indgå kontrakt med et professionelt servicefirma.
- Forudsige fremtidigt ressourcebehov: Når du forudser fremtidige ressourcebehov, kan du imødegå potentielle bemandingsmangler og undgå problemer med ressourceudnyttelse og/eller overbelægning. Når det gøres korrekt, hjælper det dig også med at undgå potentielle konflikter. Brug ressourceprognoser som en anledning til at tale med dine interessenter om projektporteføljen og sikre, at du har de rette ressourcer til at understøtte kommende behov.
- Fremme medarbejdernes motivation og forbedre deres præstationer: Når opgaver tildeles på baggrund af kompetencer og karrieremål, øges motivationen, engagementet og præstationerne. Det forbedrer også fastholdelsen og lønsomheden.
Sådan forudsiger du ressourcebehov
Hvis du bruger tid på at oprette din planlægningsproces, vil du kunne bruge de data, du har indsamlet, til både at understøtte planlægning af fremtidige scenarier og beslutningstagning i realtid under projektets gennemførelse. Planlægning af ressourcebehov består af fem vigtige trin:
1. Identificer opgaverne
Først skal du identificere, hvilke aktiviteter der skal gennemføres for at opfylde projektets målsætninger. For at udarbejde en omfattende liste kan du trække på erfaringer fra tidligere projekter (både dine egne erfaringer og organisatoriske erfaringer), kritiske tænkeevner og samtaler med dine interessenter.
Ved lanceringen af en mobilapp kan eksempler på aktiviteter være at designe appens brugerflade, skrive koden, teste den og udvikle en marketingkampagne for at promovere lanceringen.
2. Estimer varigheden af hver opgave
Når du har fastlagt listen over aktiviteter, skal du estimere, hvor lang tid det vil tage at gennemføre hver aktivitet. Du bør også forstå, hvilke typer menneskelige ressourcer der er nødvendige for at gennemføre hver aktivitet.
En lancering af en mobilapp kan for eksempel kræve 80 udviklingstimer—65 til en juniorudvikler, 10 til en seniorudvikler og 5 til kvalitetssikring.
Hvis det er muligt, skal du bruge data fra tidligere projekter til at kvalificere dine projektestimater. Hvis du ikke har historiske data, kan du rådføre dig med dine interessenter for at udarbejde et interval.
3. Beregn behovet
Læg den estimerede varighed for projektets opgaver sammen for at udarbejde en prognose for behovet. Hvis du er ansvarlig for porteføljestyring, skal du sammenfatte varigheden for hvert af projekterne i din organisation for at beregne ressourcebehovet på porteføljeniveau.
Det er en god idé at udarbejde et samlet behovstal (det samlede antal timer) og en opdeling af, hvor mange timer der er behov for efter rolle eller kompetencesæt.
4. Tilføj en buffer
Hvis du ikke indarbejdede en buffer i dine estimater for opgavernes varighed i trin 2, bør du indarbejde en reserve på projektniveau.
En reserve på 10 % er en god tommelfingerregel til at tage højde for uforudsete problemer med ressourceplanlægningen, som kan få dine estimater til at afvige.
5. Angiv foreløbige tildelinger
Når du har et foreløbigt overblik over ressourcebehovet på tværs af dit projekt, skal du udarbejde nogle foreløbige tildelinger af, hvem der skal gennemføre de opgaver, du har estimeret.
Du kan sammenligne ressourcebehovet og projektets tidsplaner for dette projekt med de tilgængelige ressourcer i din organisation for at danne et indledende overblik over ressourceallokeringen.
Værktøjer til prognosticering af ressourcebehov
Ressourcestyringssoftware kan være et effektivt værktøj til at hjælpe projektledere med planlægning af ressourcebehov. Når du for eksempel har indtastet data om det forventede behov, kan funktionalitet til scenarieplanlægning hjælpe dig med at eksperimentere med forskellige modeller for ressourceallokering.
Når du har bemandet dine projekter, kan du oprette dashboards, der viser målinger af ressourceudnyttelsen, og opsætte automatisering, som markerer, når du nærmer dig en potentiel ressourceflaskehals.
I stedet for at bruge din energi på manuelt at overvåge utallige regneark kan du træde til efter behov for at løse vanskelige problemer, der kræver menneskelig indgriben.
Bedste praksis for håndtering af ressourcebehov
Her er nogle bedste praksisser, du bør huske på, når du håndterer ressourcebehov:
1. Dokumenter dine antagelser
En plan, der kun findes i dit hoved, er ikke et nyttigt kommunikationsværktøj, når du arbejder med projektinteressenter, som ikke kan forstå, hvorfor du ikke kan færdiggøre deres projekt inden udgangen af ugen.
Ud over at præsentere estimater for antal timer pr. ressource for at beregne omkostningerne bør du dokumentere den logik, du oprindeligt brugte til at udarbejde disse estimater. Det hjælper dig med at undgå irriterende spørgsmål om fakturering senere i projektets livscyklus.
2. Indbyg en buffer
Uanset hvor meget tid du bruger på planlægning, vil nogle projektaktiviteter uundgåeligt tage længere tid end forventet. Indlæg ekstra tid i dine opgaveestimater for at tage højde for uforudsete forsinkelser.
3. Involvér dine teammedlemmer
Ressourcestyring er ikke udelukkende en matematisk ligning. Når du planlægger projektarbejdet, skal du have i tankerne, hvilke teammedlemmer der ville få udbytte af at påtage sig en given opgave.
Hvis du tildeler teammedlemmer opgaver, som de har vist interesse for at udføre, øger det sandsynligheden for, at de forbliver motiverede og leverer arbejde af høj kvalitet.
Bliv medlem for at få mere indsigt i ressourcestyring
Vil du have kontakt med andre digitale projektledere for at dele ressourcer og bedste praksis? Bliv medlem af vores fællesskab og få adgang til over 100 skabeloner, eksempler og prøveeksempler, og kom i kontakt med hundredvis af andre digitale projektledere på Slack.
