Slået til, koblet fra: De projektledelsesfunktioner, teams holder op med at bruge
Tidsregistrering: Mange teams opgiver tidsregistreringsfunktioner, fordi de ikke stemmer godt overens med de faktiske behov for at følge projektets fremdrift.
Tilpassede kolonner: For mange tilpassede kolonner kan komplicere arbejdsgange og reducere teamets samlede effektivitet og overblik.
Opgaveafhængigheder: Opgaveafhængigheder mislykkes ofte i praksis på grund af vedligeholdelsesproblemer og forstyrrelser i den virkelige verden.
Overautomatisering: Kompleks automatisering kan forvirre teams, føre til mistillid og få dem til at afvige fra de planlagte arbejdsgange.
Enkelhed vinder: En tilbagevenden til enkle og effektive metoder fører ofte til bedre resultater inden for projektstyring end komplekse funktioner.
Projektstyringsværktøjer er fyldt med funktioner, der er designet til at skabe orden i komplekst arbejde. Men flere funktioner fører ikke altid til bedre resultater. På tværs af teams i alle størrelser gentager mønstret sig: En lovende funktion bliver slået til, kører i et par uger og dør stille. Tilbage står et system, der er sværere at bruge end før, og et team, der har fundet sine egne løsninger.
Vi spurgte flere praktikere, hvilke funktioner de var stødt på i praksis, som så nyttige ud under opsætningen, men ikke fungerede i virkeligheden. Her er det gode, det dårlige og det grimme.
Løftet om tidsregistrering (og hvorfor det brast)
Indbygget tidsregistrering er en af de funktioner, der oftest bliver aktiveret — og opgivet — i værktøjer som Jira. Aaron Whittaker, VP for efterspørgselsgenerering hos Thrive Agency, aktiverede Jiras indbyggede arbejdslog af præcis de samme grunde som de fleste teams. "Vi aktiverede den, fordi den lignede en praktisk måde at forstå, hvordan indsatsen blev fordelt på betalte medier, SEO og indholdsarbejde," siger han. "Målet var tydeligere rapportering og bedre planlægning af kampagnetidslinjer."
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Den slog aldrig igennem. Whittaker peger på et grundlæggende misforhold mellem det, funktionen måler, og det, teams faktisk har brug for at vide. "Funktionen registrerer timer, ikke fremskridt," forklarer han. "At registrere fem eller seks timer på annonceoptimering eller opdateringer af landingssider fortæller dig ikke, om resultaterne er blevet bedre, eller om arbejdet er tæt på at være færdigt."
Kravet om manuel indtastning gjorde tingene værre. Efter at have kørt funktionen i omkring en måned på tværs af mere end 170 arbejdsopgaver var der kun brugbare registreringer for omkring 55 — og de var ikke konsekvente. "At registrere tid betød, at man skulle hoppe ind i flere opgaver i løbet af dagen, hvilket hele tiden brød koncentrationen," siger Whittaker. "Efter et stykke tid føltes det bare som noget, man skulle gøre, ikke som noget, der faktisk hjalp."
At registrere tid betød, at man skulle hoppe ind i flere opgaver i løbet af dagen, hvilket hele tiden brød koncentrationen. Efter et stykke tid føltes det bare som noget, man skulle gøre, ikke som noget, der faktisk hjalp.
Hans team droppede det og vendte tilbage til en enkel tavlebaseret arbejdsgang. "Tidsregistrering så nyttig ud under opsætningen, men i virkelige arbejdsgange gav den os blot den samme synlighed, som vi allerede havde, og tilføjede besvær uden at forbedre leveringen."
Brugerdefinerede arbejdsgangskolonner: Når fleksibilitet bliver en byrde
Brugerdefinerede kolonner føles som en naturlig forlængelse af god procestænkning. Scott Davis, grundlægger og administrerende direktør for Outreach.io, lærte på den hårde måde, at funktionen hurtigt kan komme ud af kontrol. "Vi aktiverede 'tilføj brugerdefinerede kolonner' på Jiras scrumtavler for nogle år siden for at skabe gennemsigtighed i vores arbejdsgang," siger han. "Vi aktiverede funktionen på under et minut. Vi brugte uger på at gøre den til en skjult ekstra byrde."
Vi aktiverede funktionen på under et minut. Vi brugte uger på at gøre den til en skjult ekstra byrde
Det, der begyndte som én kolonne med navnet "Til verificering" mellem I gang og Færdig, voksede hurtigt. "Før vi vidste af det, var der en gennemgangskolonne for hvert team," siger Davis, mens Produkt tilføjede en kolonne til interessentgodkendelse, og QA tilføjede endnu en til yderligere kontrol. "Hver scrumtavle så forskellig ud fra de andre og var ikke nem at navigere rundt på. Folk er nødt til at kontrollere tavlekonfigurationerne bare for at vide, hvordan de skal flytte den pågældende sag."
Omkostningen kunne ses i dataene. "Vores teams cyklustid under vores sprints med høj belastning blev ved med at stige fra 8 dage til 10,75 dage i gennemsnit, og det skyldtes hovedsageligt, at det var uklart, hvad hvert ekstra brugerdefinerede statusfelt betød," forklarer Davis. "Vores målinger af feedback fra retrospektiver var fyldt med 'spildt tid på at diskutere statusnavne'."
Hans råd til ethvert team, der overvejer at tilpasse kolonner: "Betragt hver tilføjet kolonne som teknisk gæld. Uden god rolledisciplin og en god grund til at afvige fra standardindstillingerne er det sværere at skalere arbejdet end at ændre standardarbejdsgangen. De fleste teams vil stille og roligt fravælge de ekstra kolonner efter et par sprints."
Taskafhængigheder: Rene i teorien, ødelagte i praksis
Taskafhængigheder er en af de mest tiltalende funktioner i ethvert projektstyringsværktøj. Logikken er fornuftig: Forbind opgaver med hinanden, så forsinkelser automatisk bliver synlige og udløser de rette reaktioner. I praksis har funktionen en tendens til at bryde sammen under vægten af virkelighedens variationer.
Dmitrii Malashkin, grundlægger og CEO hos Born to Move, implementerede afhængigheder og avancerede automatiseringer af opgaveafslutning i Asana — og senere i monday.com — for at holde projekttidsplaner opdaterede og under kontrol. "Virkeligheden var dog, at vores teammedlemmer aldrig rigtig brugte dem efter den første uge efter implementeringen," siger han. Årsagen var enkel: "Vedligeholdelse af dine afhængigheder og automatiseringer er et helt job i sig selv, som ingen forventes at udføre eller faktisk har lyst til at udføre, især når det ikke håndhæves."
Vedligeholdelse af dine afhængigheder og automatiseringer er et helt job i sig selv, som ingen forventes at udføre eller faktisk har lyst til at udføre, især når det ikke håndhæves.
Da forstyrrelser fra virkeligheden ramte — en manglende tilladelse, en ændring i tidsplanen i sidste øjeblik, en konflikt med en kundes tilgængelighed — brød kæden sammen. "Det får et enkelt fejlpunkt til at bryde hele afhængighedskæden," forklarer Malashkin. "Arbejdsgangen ender med at sende folk en strøm af generiske anmodninger om statusopdateringer, hvilket derefter får alle til at slå dem fra." Resultatet var notifikationstræthed over hele linjen.
Hans team opgav til sidst funktionen helt. "Vores projektledere og arbejdsledere endte med at vende tilbage til flade, ikke-hierarkiske opgavelister plus gruppechats som deres primære arbejdsmetode til at koordinere indsatsen og få mere arbejde fra hånden."
Eric Turney, direktør hos The Monterey Company, så det samme mønster. "Den funktion, jeg har set dø på mødet med virkelige arbejdsgange, er opgaveafhængigheder i et projektstyringsværktøj," siger han. "Den slog aldrig igennem, fordi prioriteterne ændrede sig for ofte, vedligeholdelsen var irriterende, og systemet blev forældet hurtigere, end nogen ønskede at vedligeholde det." Hans team faldt tilbage på enklere ejerskab, tydelige forfaldsdatoer og direkte kommunikation. "Funktionen så intelligent ud i opsætningsfasen, men i virkeligheden tilføjede den administration uden at give os tilstrækkelig kontrol tilbage til at retfærdiggøre det."
Opgaveafhængigheder slog aldrig igennem, fordi prioriteterne ændrede sig for ofte, vedligeholdelsen var irriterende, og systemet blev forældet hurtigere, end nogen ønskede at vedligeholde det.
Overautomatisering: Når systemet arbejder imod teamet
Automatisering er et af de største salgsargumenter ved moderne projektstyringsplatforme — og en af de letteste ting at overdrive. Tom Jauncey, administrerende direktør hos Global Sound Group, beskriver en velkendt fælde: "En ting, der ser godt ud på papiret, men som ikke rigtig fungerer, er, når vi gør tingene for automatiske i værktøjer som monday.com. Det kan blive for kompliceret for teamet at følge."
En ting, der ser godt ud på papiret, men som ikke rigtig fungerer, er, når vi gør tingene for automatiske i værktøjer som monday.com. Det kan blive for kompliceret for teamet at følge.
Når automatisering bliver for lagdelt, holder teams op med at stole på den. "Det, der sker, er, at folk begynder at ignorere systemet eller gøre tingene på deres egen måde, fordi det virker for svært at forstå, eller fordi det føles, som om det holder dem tilbage," siger Jauncey. Den planlagte arbejdsgang og den faktiske arbejdsgang glider fra hinanden. "Den måde, vi planlægger arbejdet på, ser fantastisk ud, når vi planlægger det. Den matcher ikke rigtig den måde, teamet arbejder på fra dag til dag."
Den lektie, hans team nåede frem til, var enkel: "Den bedste måde at gøre tingene på er den måde, folk faktisk bruger, ikke den måde, der har flest funktioner."
Felter for procentvis færdiggørelse og illusionen om fremskridt
Nogle funktioner fejler ikke, fordi de er for komplekse — de fejler, fordi de er for reduktive. Nikita Patil Brennan, seniorprojektleder, fremhæver felter for procentvis færdiggørelse som et oplagt eksempel. "En projektstyringsfunktion, der findes i MS Project/Asana, er procentvis færdiggørelse af opgaver," siger hun. "Den fortæller ikke hele historien — 71 % kan afspejle opgaver, der for det meste er færdige, opgaver i fare, blokerede opgaver osv." Et enkelt tal udvisker den kontekst, som teams har brug for at kunne handle. Fremskridt er ikke det samme som status, og en måling, der ikke kan skelne mellem de to, giver ingen nyttige oplysninger.
Den [procentvise færdiggørelse af opgaver] fortæller ikke hele historien — 71 % kan afspejle opgaver, der for det meste er færdige, opgaver i fare, blokerede opgaver osv.
AI-funktioner, der lovede for meget og leverede for lidt
Efterhånden som AI-funktioner er blevet rullet ud på tværs af projektstyringsplatforme, har forskellen mellem præstationen i demonstrationer og anvendeligheden i den virkelige verden været en tilbagevendende frustration. Megan Cotterman, deltidsprojektleder og driftskonsulent, oplevede dette på egen hånd. "Jeg havde faktisk den oplevelse, da Asana først lancerede sin AI-funktion," siger hun. "Jeg stillede spørgsmål om bestemte projekter i bestemte sammenhænge, og jeg havde virkelig svært ved at finde det, jeg spurgte efter."
Jeg stillede spørgsmål [til Asana AI] om bestemte projekter i bestemte sammenhænge, og jeg havde virkelig svært ved at finde det, jeg spurgte efter.
Problemet er ikke unikt for Asana — det afspejler en bredere udfordring med AI-funktioner, der er udviklet til generelle anvendelsesområder, men som endnu ikke er trænet i den specificitet og nuancering, der kendetegner, hvordan virkelige projektdata er struktureret og søges frem.
Tilbage til det grundlæggende — argumentet for enkelhed
På tværs af alle funktionskategorier fandt de teams, der igen fik fodfæste, frem til det ved at forenkle. James Dyble indfanger den holdning, som mange fagfolk til sidst når frem til. "Jeg plejede at sværge til digitale opgavestyringsværktøjer, overbevist om, at alt burde være i en app," siger han. "Så opdagede jeg, at jeg igen og igen rakte ud efter pen og papir."
Jeg plejede at sværge til digitale opgavestyringsværktøjer, overbevist om, at alt burde være i en app. Så opdagede jeg, at jeg igen og igen rakte ud efter pen og papir.
Hans løsning var ikke helt at opgive digitale værktøjer, men at være mere bevidst om, hvad de bruges til. "Nu har jeg fundet frem til en hybrid tilgang: Jeg opbevarer mine større projekter og lister i et digitalt værktøj, men håndterer mine daglige prioriteter på en simpel selvklæbende note. Der er noget tilfredsstillende ved den fysiske handling at sætte flueben ved tingene, efterhånden som jeg gør dem."
Det mest effektive projektstyringssystem er ikke det, hvor flest funktioner er slået til. Det er det, som teamet faktisk vil bruge.
Vil du have flere indsigter som disse? Opret en gratis DPM-konto for at høre fra flere eksperter som disse.
