Den ultimative guide til arbejdsgangsanalyse

For at gennemføre en workflowanalyse skal du begynde med at dokumentere den nuværende situation. Indsaml derefter både kvalitative og kvantitative data for at identificere flaskehalse. Brug denne indsigt til at kortlægge den ønskede fremtidige situation. Implementer til sidst ændringerne, og følg udviklingen for at evaluere deres effektivitet.

Workflowanalyse sammenlignet med proceskortlægning

Workflowanalyse undersøger hvert trin i en proces for at identificere overflødige elementer og områder, der kan forbedres, mens kortlægning af arbejdsprocesser er et værktøj, der bruges inden for workflowanalyse til visuelt at illustrere, hvordan en proces fungerer fra start til slut.

Tabellen nedenfor fremhæver de vigtigste forskelle mellem workflowanalyse og proceskortlægning:

Hvorfor workflowanalyse er vigtig for projektledere

Det er vigtigt at analysere dine arbejdsprocesser for at sikre, at de effektivt understøtter både dine projektmål og de daglige driftsbehov. 

Som projektleder bør du overveje at gennemføre workflowanalyse af både projekt- og personlige arbejdsprocesser. Ved at stræbe efter løbende forbedringer af dit system til arbejdsstyring sikrer du, at du udfører opgaver effektivt og med den højest mulige kvalitet.

Fordele ved workflowanalyse

En workflowanalyse kan give flere fordele, når du styrer dine projekter, herunder:

• Forbedret effektivitet og produktivitet: Identifikation af flaskehalse i arbejdsgange eller områder med ineffektivitet i driftsarbejdsgange giver dig de oplysninger, du har brug for, til at forbedre dine arbejdsgange
• Bedre ressourceudnyttelse: Opgaveanalyse identificerer muligheder for at omfordele din arbejdsstyrke til de opgaver, hvor den vil have størst effekt
• Risikoreduktion og forebyggelse af problemer: Analyse af procesforløb afdækker trusler eller nye problemområder, så du kan afhjælpe risici, før de bliver til virkelighed
• Datadrevet beslutningstagning: Indsamling af data om arbejdsgange i virksomheden giver dig mulighed for at træffe velinformerede beslutninger om projekt- og driftsinvesteringer.

Typer af workflowanalyse 

Der findes flere typer workflowanalyse, som du kan anvende i forskellige projektscenarier.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Lineær workflowanalyse

Lineær workflowanalyse evaluerer en proces trin for trin fra start til slut, ofte ved hjælp af  proces- eller workflowkortlægning for visuelt at repræsentere rækkefølgen af de involverede opgaver. Resultatet af en lineær workflowanalyse er normalt en form for workflowdiagram.

På grund af sin meget strukturerede tilgang er lineær workflowanalyse bedst egnet til at identificere ineffektivitet i en eksisterende proces. 

Tværfunktionel analyse

Tværfunktionel arbejdsgangsanalyse omfatter input fra flere afdelinger i en organisation for at identificere redundans og områder, der kan forbedres, i en eksisterende arbejdsgang. Den egner sig bedst til arbejdsgange, der involverer tværfunktionelle teams. 

Du kan for eksempel bruge tværfunktionel arbejdsgangsanalyse i sundhedsvæsenet til at forbedre informationsarbejdsgange i forbindelse med diagnosticering og behandling af patienter.

Hybrid arbejdsgangsanalyse

Hybrid arbejdsgangsanalyse kombinerer lineær og tværfunktionel arbejdsgangsanalyse for at kortlægge en proces fra start til slut og identificere ineffektivitet i håndteringen af tværfunktionelle afhængigheder.

Processen med at indføre digitale arbejdsgange er et godt eksempel på anvendelse af hybrid arbejdsgangsanalyse, da den involverer automatisering af tidskrævende processer i flere trin, som påvirker forskellige interessentgrupper.

Hvornår bør du gennemføre en arbejdsgangsanalyse?

Selvom arbejdsgangsanalyse ideelt set bør være en løbende proces, kan visse indikatorer signalere, hvornår det er tid til at igangsætte en ny arbejdsgangsanalyse. Disse udløsende faktorer omfatter:

• Høj fejlrate eller omarbejde: Hvis du oplever et fald i kvalitet og/eller ydeevne, kan det være tid til at undersøge dine projektarbejdsgange igen for at forstå den grundlæggende årsag til disse problemer og iværksætte korrigerende handlinger. 
• Forsinkelser i projektleveringen: En vurdering af arbejdsgangen kan give dig indsigt i årsagerne til eventuelle konstaterede overskridelser af tidsplanen eller projektforløb, der er i fare. 
• Forvirring i teamet eller overlappende ansvarsområder: Hvis projektroller og -ansvar ikke defineres tydeligt, kan det skabe forvirring og mulig dobbeltarbejde. Brug arbejdsgangsanalyse til at dokumentere, hvem der gør hvad, og hold teamet ansvarligt for deres opgaver. 
• Overgang til nye værktøjer eller platforme: Indførelse af nye teknologier er et oplagt tidspunkt at gennemgå dine arbejdsgange på, da denne type ændringer kan skabe udfordringer med interessenthåndtering ved at forstyrre eksisterende processer. 
• Opskalering af driften: Efterhånden som en organisation vokser i størrelse og kompleksitet, bliver dens forretningsprocesser mere komplicerede. Arbejdsgangsanalyse kan hjælpe dig med at implementere effektive arbejdsgange på trods af disse udfordringer.

Almindelige problemer med arbejdsgange

Her er nogle eksempler på almindelige problemer med arbejdsgange:

• Flaskehalse og forsinkelser: Flaskehalse i en arbejdsgang opstår typisk på steder, hvor ressourcer konkurrerer, eller hvor processer er dårligt dokumenteret eller misforstået, hvilket fører til forsinkelser i projektgennemførelsen. 
• Overflødige eller unødvendige trin: Spild af tid på unødvendige opgaver distraherer teammedlemmer fra at gennemføre aktiviteter, der er afgørende for projektets succes. 
• Dårlige overleveringer mellem teammedlemmer: Når teammedlemmer ikke er opmærksomme på  afhængigheder på tværs af projektopgaver eller ikke kommunikerer om vigtige overgange mellem opgaver, kan det føre til dyre projektforsinkelser. 
• Manglende overblik over, hvem der gør hvad: Manglende tydelig definition af roller og ansvar skaber forvirring, hvilket kan føre til dobbeltarbejde og/eller forsinkelser i projektets tidsplan, når teammedlemmer kæmper for at komme ind i opgaverne. 
• For stor afhængighed af manuelle processer: Manuelle arbejdsgange er ofte tidskrævende og fejlbehæftede, mens automatisering af arbejdsgange giver teammedlemmer mulighed for at bruge deres tid og energi på opgaver med høj prioritet, som reelt kræver menneskelig indgriben.
• Utilstrækkelig dokumentation eller standardisering: Hvis arbejdsgange ikke er dokumenteret, bliver det sværere at identificere muligheder for optimering af arbejdsgange og implementere omkostningsbesparende standardisering på tværs af projektteams.

Arbejdsgangsanalysen (trin-for-trin-guide)

Nedenfor finder du en trin-for-trin-proces til gennemførelse af en arbejdsgangsanalyse:

1. Identificer den arbejdsgang, der skal analyseres

Arbejdsgangsanalyse kan hurtigt blive kompleks, så brug tid i begyndelsen på at definere dit omfang. Hvilken arbejdsgang eller proces vil du undersøge? Overvejer du arbejdsgange for ét eller flere projekter? Hvad med driften? Skab enighed blandt dine interessenter for at undgå at påtage dig mere, end du kan håndtere.

2. Indsaml data om arbejdsgangen

I dette trin dokumenterer du de materialer, der kræves for at starte arbejdsgangen (input), de opgaver eller processer, der ændrer inputtet (transformation), og det endelige produkt eller resultat (output). Du kan indsamle data gennem direkte observation af processen, interviews med interessenter og gennemgang af eksisterende dokumentation.

3. Kortlæg den aktuelle arbejdsgang

Når du har indsamlet dataene, skal du dokumentere arbejdsgangen, som den ser ud nu. Modstå fristelsen til at optimere på dette trin—notér blot, hvad der sker i dag, med alle fejl og mangler, så du kan finde ud af, hvordan den kan forbedres i morgen. 

4. Analysér arbejdsgangen

Nu hvor du har kortlagt den aktuelle situation, skal du gennemgå arbejdsgangen for at identificere eventuelle flaskehalse og de grundlæggende årsager til disse flaskehalse. Det omfatter opgaver, der er gentagne, overflødige, underbemandede eller tager for lang tid at gennemføre. Brug af software til arbejdsgangsdiagrammer kan hjælpe dig med visuelt at identificere områder, der kan forbedres.

5. Omdesign med henblik på forbedring

Dette er den sjove del—nu hvor du har beskrevet alt det, der er galt med arbejdsgangens aktuelle tilstand, kan du redesigne processen for at gøre den bedre! Inddrag interessenter, og vurder idéernes gennemførlighed som en del af udviklingen af arbejdsgangen.

6. Implementér og overvåg

Tag din nye og forbedrede arbejdsgang i brug, og fastlæg centrale resultatindikatorer, så du kan vurdere udviklingen over tid. Iterér på dit oprindelige design af arbejdsgangen for at foretage justeringer i realtid som reaktion på feedback fra omgivelserne.

More Articles

• Hvad er en arbejdsgang? Oversigt, eksempler & værktøjer
• Visualisering af arbejdsgange: Fordele, eksempler og trin
• Styring af arbejdsgange: Definition, eksempler og vigtigste fordele
• Flaskehalse i arbejdsgange: Sådan identificerer og løser du dem
• Sådan planlægger du arbejdsgange: Trin og bedste praksis

Eksempel: Arbejdsgangsanalyse i praksis

Lad os se på eksemplet med et besøg på en lægeklinik.

Når du har identificeret den arbejdsgang, du gerne vil analysere, skal du samarbejde med dine interessenter om at indsamle data og dokumentere den aktuelle situation—sådan her:

Nu hvor du forstår, hvordan processen fungerer i øjeblikket, skal du identificere muligheder for automatisering og/eller effektivisering af overdragelsespunkter på tværs af teams. Kunne patienten for eksempel registrere sin ankomst og udfylde papirerne til sin aftale online for at spare tid under besøget på klinikken?

Redesign arbejdsgangen med disse tidsbesparelser for øje, og overvåg udviklingen for at sikre, at de forbedringer, du har identificeret, giver de forventede resultater.

Værktøjer til arbejdsgangsanalyse

Du kan bruge forskellige værktøjer til at forenkle arbejdsgangsanalysen. Disse værktøjer til arbejdsgangsanalyse omfatter:

1. Værktøjer til proceskortlægning: Visualisér projektets arbejdsgange ved hjælp af detaljerede diagrammer, herunder tidslinjer, ressourcer og vigtige milepæle
2. Software til arbejdsgangsstyring: Koordinér og overvåg hvert trin i en arbejdsgang for at sikre, at opgaverne bevæger sig problemfrit fra start til slut
3. Værktøjer til automatisering af arbejdsgange: Effektivisér manuelle, gentagne processer, der er tilbøjelige til fejl, så teams kan fokusere på vigtigere initiativer
4. Projektstyringssoftware: Hjælp teams med at planlægge, udføre og overvåge igangværende arbejde
5. Tidsregistreringssoftware: Registrér den tid, teammedlemmer bruger på opgaver, for at hjælpe med at identificere muligheder for optimering
6. Opgavestyringssoftware: Prioritér og overvåg opgaver i et større projekt

Bedste praksis for arbejdsgangsanalyse

Her er nogle bedste praksisser for at gennemføre en vellykket arbejdsgangsanalyse:

• Inddrag interessenter tidligt: Det er afgørende at indhente interessenternes input om dine eksisterende arbejdsgange for bedre at forstå den nuværende situation, diagnosticere problemer og etablere effektive arbejdsgange i fremtiden. Hvis du ikke indhenter input tidligt i processen, risikerer du at skulle lave arbejdet om senere. 
• Brug både kvalitative og kvantitative data: Sammenhold interessenternes indsigt med kvantitative resultatdata. Interessenter tror måske, at en arbejdsgang fungerer korrekt, fordi de kun ser deres del af processen, men KPI'erne fortæller måske en anden historie. 
• Fokuser på effekten: For at få opbakning til de ændringer, du foreslår, skal du forklare, hvordan de vil gavne bundlinjen med hensyn til effektivitet, kvalitet, gennemløb eller et andet omkostningsbesparende mål. 
• Følg resultaterne efter implementeringen: Når du har gennemført ændringerne i dine arbejdsgange, skal du overvåge resultaterne for at sikre, at processen leverer de forventede resultater.

Bliv medlem for at få mere indsigt i projektstyring

Vil du vide mere om projektstyring og projektstyringssoftware? Bliv en del af vores medlemsfællesskab for at få adgang til mere end 100 skabeloner, prøver og eksempler samt komme i kontakt med hundredvis af andre digitale projektledere på Slack. 

Hvis du ønsker at dykke dybere ned i projektstyringssoftware, kan du se vores guide til demoer af projektstyringssoftware for at finde den perfekte løsning til dit team.