Agilt bureau: 10 agile metoder til bureauer
Ethvert digitalt bureau, jeg er stødt på, synes at hævde, at de på en eller anden måde arbejder agilt som bureau.
Udfordringen i dag er, hvad vi mener med et agilt bureau. Udtrykket bureau-agilitet er blevet brugt i så mange sammenhænge, at det nu stort set er meningsløst.
På den ene side kan det henvise til de oprindelige intentioner med en fleksibel og tilpasningsdygtig tilgang, der sætter resultater over alt andet. I den anden ende af spektret kan det være en betegnelse for en kaotisk arbejdsplads helt uden processer. Det lyder langt mere troværdigt at sige, at man er ‘agil’, end at afsløre virkeligheden: at man ‘finder ud af det undervejs’.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Dette er ikke ment som kritik. Digitalområdet er stadig en branche i sin vorden. Vi forsøger stadig at finde ud af, hvordan vi bedst leder og leverer vores arbejde.
Udfordringen ved Scrum for digitale bureauer
Mange digitale bureauer, jeg har kendt, starter med Scrum, når de forsøger at finde en agil proces. Umiddelbart er det et logisk valg. Du vil finde omtale af Scrum overalt, når du begynder at undersøge agile metoder. (Udtrykket Scrum bruges ofte – men forkert – som synonym for agilitet, som om de var det samme. Det er de ikke. Agilitet er meget mere end Scrum.)
Scrums appel er tydelig. Der er masser af smarte begreber og modeord, som imponerer nogle: sprints, backlogs, sprintretrospektiver, hastigheder, burndown-diagrammer, Scrum-master, produktejer … Der findes et væld af muligheder for kurser og certificeringer. Frem for alt kan det ses som en gylden billet. Følg denne opskrift, så bliver dit kaos på magisk vis forvandlet til en utopi. Det, der ofte overses, er, at Scrums rødder ligger i udvikling af softwareprodukter. Scrum er en god mulighed, når man er et team hos en softwareleverandør med et klart fokus på at levere et specifikt produkt.
Men Scrum begynder at komme til kort, når man skal håndtere eksterne afhængigheder. Når man arbejder i et digitalt bureau, har næsten alle aspekter af arbejdet eksterne afhængigheder – kunderne. Det skaber betydeligt spild. Projektledere ender i komplekse politiske forhandlinger ved hver sprintplanlægningssession for at sikre, at deres projekter bliver inkluderet i sprintet. Jeg har set sprintplanlægningsmøder i bureauer tage en hel dag og involvere hele teamet. Når man tager i betragtning, at sprints typisk varer to eller tre uger, svarer det til 6-10 % af hele teamets kapacitet. Sikke et spild af tid og kræfter!
Ikke nok med det: Disse sprintplaner begynder ofte at falde fra hinanden en dag eller to inde i sprintet. Kunder skifter mening eller bliver forsinkede med at levere de nødvendige oplysninger. Uventede begivenheder dukker op, f.eks. nye forretningsmuligheder eller tekniske problemer med et system i drift.
Alt dette resulterer i hyppige genforhandlinger, som spilder mere tid og flere bureauressourcer. Det er her, din agile proces kan bryde sammen og påvirke ressourcestyringen i det kreative bureau negativt.
En vigtig lektie at lære
Der findes mange agile metoder og praksisser. Det indså jeg tilbage i 2010, efter at jeg havde kæmpet for at opnå de forventede fordele ved Scrum og havde foretaget mere grundig research. Det førte mig til Kanban og lean-tænkning. Nogle af deres praksisser så ud til at kunne forbedre den tilgang, vi brugte.
Jeg begyndte at eksperimentere. Først med et lille, forudsigeligt projekt og derefter gradvist med større og mere komplekst arbejde. Det begyndte med den måde, jeg opdeler de enkelte projekter på – jeg skiftede fra brugerhistorier til funktionsbeskrivelser og derefter til værdibaserede leverancer. Det gjorde det lettere for kunderne at gennemgå og godkende arbejdet, hvilket gjorde projekterne nemmere at styre.
Jeg begyndte også at udfordre vores processer og den måde, alt vores arbejde blev styret på. Det førte til, at vi droppede sprintplanlægningssessionerne til fordel for hurtige omorganiseringer ved det daglige stand-up-møde. Vi droppede snart konceptet med sprints og gik over til en flowbaseret Kanban-tilgang. Yderligere forbedringer kom fra hele teamet, som kom med forslag til, hvordan vi kunne blive bedre, og derefter afprøvede dem.
Resultaterne talte for sig selv:
- medarbejderne var gladere, fordi det var nemmere for dem at udføre deres bedste arbejde og for det meste lede sig selv
- det frigav projektlederens tid, så vedkommende komfortabelt kunne håndtere flere projekter parallelt og fokusere på de resultater, der betød noget
- der var betydelige forbedringer i kvaliteten af vores arbejde, leveringstider, kunderelationer og opnåede resultater
- og samtidig tredoblede vi omsætningen pr. medarbejder i vores team på lidt under tre år.
Ved nærmere eftertanke er det blevet tydeligt, at aha-øjeblikket opstod, da jeg turde eksperimentere. Jeg foretog ændringer og observerede deres virkninger.
Indsatserne for procesforbedring før dette havde søgt efter en færdig proces, som vi bare kunne tage i brug – såsom Scrum. Jeg forstår nu, at en sådan proces ikke findes. Den findes ikke, fordi vores branche stadig er i sin vorden, så vi er stadig ved at finde ud af, hvordan vores virksomheder bør fungere. Det er også sandt, at enhver virksomhed er unik. Den kreative arbejdsgangsløsning, der fungerer i ét bureau, kan ikke nødvendigvis overføres til et andet.
10 måder at integrere agile metoder i et digitalt bureau
Jeg rådgiver en række virksomheder inden for vidensarbejde, herunder mange digitale bureauer, og hjælper dem med at forbedre deres operationelle processer. Baseret på denne erfaring er her mine bedste råd til at integrere agile metoder i et bureaumiljø:
1. Accepter, at der ikke findes én rigtig måde, og at intet er mejslet i sten
Alle organisationer er unikke. Succes med agile metoder i bureauer kommer af at bygge videre på andres idéer og tilpasse dem til din situation.
2. Skab en kultur med gradvise forandringer og løbende forbedringer
Selvom forandringshastigheden naturligt er højere i begyndelsen af arbejdet med procesforbedring, er det en fejl nogensinde at betragte det som ‘færdigt’. Agile metoder i bureauer kræver, at du konstant tilpasser og tester dine arbejdsmetoder (kaizen på fagsproget). Det er derfor, at styrede forandringsinitiativer, der gennemføres som et ‘pludseligt gennemført’ initiativ, sjældent skaber varige resultater.
3. Definér de resultater, der virkelig betyder noget
[Opslag “Husk, at kunder primært værdsætter afkastet af deres investering. #agile #projectmanagement”] De er ligeglade med, hvad din proces er, eller hvad den kaldes, så længe den gør det nemt for dem at opnå de resultater, de ønsker (agile kontrakter kan hjælpe med at strukturere dette forhold). Husk også grundene til og motivationerne bag, at dit bureau eksisterer.
4. Mål kvantitativt
Der er ingen grund til at overdrive, men det er vigtigt at foretage standardiserede målinger af dit arbejde. Uden disse målinger arbejder du i praksis i blinde.
Da jeg ledede udviklingsteamet i et bureau, omfattede mine målinger ‘omsætning pr. medarbejder’, ‘omsætning pr. kunde’, ‘alternativomkostning pr. kunde’ (dvs. værdien af den ikke-fakturerbare tid, der blev brugt pr. kunde) og ‘fuldstændighed af tidsregistrering’ (registrerede timer ud af de arbejdede timer). Jeg udtog stikprøver af disse målepunkter hver måned og rapporterede resultaterne til både mit team og virksomhedens direktører (rapporteringssoftware til marketingbureauer kan hjælpe med dette). Det gav altid værdifuld indsigt i, hvor vi næste gang skulle målrette vores forbedringsindsats.
De fleste af disse datapunkter afhænger af nøjagtige data fra tidsregistreringen, og jeg er klar over, at det kan være en udfordring. Jeg har oplevet, at det er en stor hjælp at forklare, hvorfor tidsregistrering er vigtig, og hvad oplysningerne bruges til (og ikke bruges til), når det gælder om at få dem udfyldt.
5. Mål kvalitativt
Tal er vigtige, men glem ikke de blødere målinger, som er lige så værdifulde for agile metoder i bureauer. Det omfatter den oplevede kvalitet af projekter, kundetilfredshed samt medarbejdernes engagement, glæde og trivsel.
6. Sæt spørgsmålstegn ved alt
Jeg mener ikke på en irriterende måde, der går alle omkring dig på nerverne, men som en personlig indstilling om at spørge: ‘Hvordan kunne dette gøres bedre?’. Hvis du deltager i (eller leder) et regelmæssigt møde, der tilsyneladende ikke opnår meget, så tag dine agile bureaubriller på, og overvej, hvordan det kunne forbedres, eller om det overhovedet er nødvendigt.
7. Opdel projekter i ‘værdienheder’
Det kan for eksempel være nyhedssektionen på et websted eller et e-mailmarkedsføringselement i en kampagne. Det gør arbejdet nemmere at styre og prissætte, og det bliver nemmere for kunderne at acceptere. Hvis du gør dette konsekvent på tværs af projekter, opbygger du et datasæt over den tid og de omkostninger, der typisk er forbundet med en leverance, hvilket gør det nemmere at prissætte fremtidige projekter. Det er langt mere værdifuldt og præcist end at beregne omkostninger efter kompetencetype (design, frontendudvikling, backendudvikling, PM osv.).
8. Visualisér dit arbejde
Det smarte udtryk er ‘værdistrømskortlægning’. Det vigtige er at opbygge og vedligeholde et klart billede af status for alt arbejde, så alle er på samme side. Agile værktøjer som Trello og Jira er gode her, men den ydmyge Post-It kan være lige så god, hvis I alle befinder jer samme sted.
9. Begræns dit igangværende arbejde
Med andre ord: ‘stop med at begynde, og begynd at afslutte’. De resultater, der betyder noget, kommer fra færdigt arbejde. Arbejde af høj kvalitet kommer af at fokusere på den aktuelle opgave og få den gjort. Hvis for mange opgaver er i gang, forlænges gennemløbstiderne, og kvaliteten reduceres. Du kan bruge en software til projektstyring i kreative bureauer eller software til agil projektstyring til at følge dit igangværende arbejde og projektets fremskridt.
10. Dokumentér dine processer i en driftsmanual
Virksomheder er komplekse. Det er ganske enkelt ikke muligt (eller fordelagtigt) for folk at huske alt om, hvordan virksomheden fungerer. Derfor har du brug for en måde at dokumentere dine processer på en klar og tilgængelig måde.
Det er ikke lange afhandlinger. De er hovedsageligt tjeklister over, hvordan man håndterer en situation, med nogle få understøttende noter, der forbedres med tiden. Deres anvendelse sikrer, at værdien af din proces er indbygget i bureauet – ikke kun i hovedet på nogle få personer. En god driftsmanual gør situationer som introduktion af medarbejdere, planlægning af forretningskontinuitet, katastrofeberedskab og det ganske enkelt at fordele arbejdet i travle perioder meget enklere.
Rent praktisk er et sæt sammenkædede Google Docs samt et separat dokument med ‘indholdsfortegnelse’ en god tilgang. Langt mere fleksibelt og effektivt end et smart intranet.
Afslutning
Skarpsindige læsere vil måske opdage stærke påvirkninger fra lean og Kanban i denne agile liste for bureauer. Det er ikke tilfældigt. Men hvis du går fra denne artikel med den tanke, at lean-softwareudvikling eller Kanban er den rigtige metodologi for dit bureau, har du misset pointen. De leverer nyttige værktøjer, men er grundlæggende blot betegnelser.
Dine processer er unikke for dig. Målet er at have en samlet måde at arbejde på i hele dit bureau. Det sikrer en ensartet oplevelse for kunder og medarbejdere. Det giver det solide fundament, der er nødvendigt for løbende at forbedre kvalitet, kreativitet, trivsel og indtjening. Det eneste brandnavn, du behøver at bekymre dig om, er navnet på din virksomhed.
Det kan også hjælpe at deltage i konferencer for bureauejere – de giver mulighed for at se, hvordan andre håndterer driftsmæssige udfordringer, og deler ofte praktiske løsninger, der kombinerer agile metoder, kreativitet og forretningsstrategi under ét tag.
Og husk: Succes kommer af, at du handler, når du støder på dårlige processer og ineffektivitet. Der er ingen grund til at vente på en specifik forandringsdagsorden. Når noget ikke fungerer godt, så udfordr det og prøv noget andet. Begynd i dag. Hvis du ikke gør det, vil du stadig være i den samme situation i morgen.
Hvad er det næste?
Få mere at vide om hvordan bureauer overgår til agile metoder her, eller se vores liste over de bedste bureaupodcasts for at få mere indsigt i bureauer.
