Versionsstyring af digitale aktiver: Sådan fungerer det
Jeg er sikker på, at du ligesom jeg, da du var et lille barn, drømte om at føre tilsyn med versionsstyringsprocessen for administration af digitale aktiver for hundredvis og tusindvis af individuelle aktiver.
Okay, fint nok, det var ren sarkasme. Personligt synes jeg, at dette aspekt af projektledelse er mere kedeligt end at klippe græsstrå ét ad gangen, men det er afgørende vigtigt for mange digitale og kreative projekter (og heldigvis kan det gøres langt mindre kedeligt med software til administration af digitale aktiver).
Hvis implementering af et bedre DAM-system står på din projektleder-ønskeliste for i år, får du her en kort beskrivelse af, hvad det er, og hvordan du kan sikre bedre versionsstyring i dit system.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvad er versionsstyring inden for administration af digitale aktiver?
Versionsstyring inden for administration af digitale aktiver er processen med at administrere et digitalt aktivs forskellige versioner eller iterationer og sikre, at alle arbejder ud fra den samme version af aktivet for at opretholde brandkonsistens.
Der er mange måder at håndtere versionsstyring på, uanset om du har et formelt system til administration af digitale aktiver eller ej. Du kan for eksempel bruge filnavnet til at fortælle brugerne, hvilken version af et aktiv filen indeholder, eller endda tilføje metadata for at gøre dine filer lettere at søge frem. Find flere bedste praksisser for DAM her.
Hvorfor versionsstyring er vigtigt
Versionsstyring er vigtigt af mange årsager, især når man arbejder med meget digitalt indhold eller mange versioner af aktiver, der kan være meget ens, men bruges på forskellige måder (eller hvor der jævnligt tilføjes nye versioner).
Men før vi går videre til de specifikke årsager til, at det er vigtigt, deler Sandra De Biasi den overordnede grund til at have versionsstyring.
Du ønsker, at dit DAM skal være den eneste sandhedskilde. Du ønsker ikke at uploade nye versioner separat; du ønsker at opdatere den eksisterende version for at bevare versionshistorikken.
Lad os nu se på nogle af de vigtigste årsager til, at det er vigtigt at have en god proces omkring versionsstyring:
- Det hjælper med at undgå at bruge det forkerte aktiv det forkerte sted: Forestil dig en tidligere version af aktivet med en stavefejl eller ældre brandfarver. Du ønsker ikke at bruge det i et aktuelt kreativt materiale. Systemet kan også hjælpe, når du har det samme aktiv i forskellige størrelser.
- Du kan nemmere spore ændringer og revisioner: Når du og dine kreative teams har mange versioner under udarbejdelse eller arbejder sammen med en kunde på at oprette et nyt digitalt aktiv, bør du ikke kun spore versioner, men også notere, hvad der er blevet ændret. På den måde kan du venligt minde en interessent om det, når vedkommende kommer tilbage med den samme feedback, som de havde for tre runder siden (men som blev afvist i den seneste revision).
- Det gør samarbejdet nemmere: Kombineret med letforståelige navngivningskonventioner for dine aktiver kan et versionsstyringssystem gøre dit system til administration af aktiver mere brugervenligt og strømline processen. Med én fælles sandhedskilde vil hvert teammedlem kunne finde den seneste version af det aktiv, de har brug for. Det kræver dog, at dit system er opdateret (dvs. at ældre aktiver arkiveres, når de udløber).
- Det giver et revisionsspor: Dette er endnu vigtigere, når det gælder brandede aktiver i stærkt regulerede områder som medicinal- eller sundhedssektoren, men alle medieaktiver kan drage fordel af at have et revisionsspor eller i det mindste spore ændringer, især hvis aktiverne opdateres ofte. Hvis du arbejder i en stærkt reguleret branche, bør du overveje at tage en certificering i administration af digitale aktiver for at sikre, at du ikke overser noget i forbindelse med revisioner.
- Det øger effektiviteten og produktiviteten: Du tænker måske ikke, at versionsstyringssystemer og øget effektivitet og produktivitet hænger sammen, men et godt versionsstyringssystem kan reducere fejl og gøre det nemmere og hurtigere at finde de rigtige aktiver i de rigtige størrelser og formater. Det tager mindre tid at opsætte systemet og administrere navngivningskonventioner for filer end at bruge de forkerte aktiver de forkerte steder og derefter skulle udføre arbejdet igen.
- Det opretholder brandstandarder og retningslinjer: Versionsstyring kan også være vigtigt, når man tager brandstandarder i betragtning og beskytter brandaktiver. Efterhånden som brandaktiver udvikler sig og ændres, er det vigtigt at sikre, at alle teammedlemmer bruger aktiver, der overholder brandets retningslinjer. Et system, der tydeligt identificerer brandaktiver, gør det meget nemmere at sikre overholdelse. Administration af versionsstyring for brandaktiver er især vigtig på e-handelswebsites, så brugen af en DAM til e-handel er en populær løsning.
Sådan hjælper DAM-software med versionsstyring
Hvis du håndterer et stort antal aktiver (alt fra et par hundrede til et par tusinde), kan software til administration af digitale aktiver være lige præcis det, du har brug for, til at hjælpe dig med at organisere dine aktiver og administrere din versionsstyringsproces.
Der findes overvældende mange valgmuligheder blandt værktøjer på markedet (mere om det senere), men generelt bør du vælge software, der nemt kan fungere som et centralt arkiv for alle dine digitale aktiver.
Her er, hvad du bør se efter:
- Ud over at opbevare dine aktiver bør softwaren gøre det nemt at oprette og vedligeholde navngivningskonventioner samt interne metadata, der beskriver hvert aktiv.
- Du bør også vælge software, der som standard tilbyder versionssporing, så alle nemt kan se versionshistorikken og finde det rigtige aktiv. Vi har alle set fællesdrev fyldt med filer med navne som clientinfographicV1, clientinfographicV2, clientinfographicV3, clientinfograpghicFINAL, clientinfographicFINALREVISED osv. God software kan bidrage til at gøre dette meget mere overskueligt.
- En anden DAM-funktion, du bør se efter, er adgangskontrol eller funktionalitet, der begrænser adgangen baseret på rolle eller andre specifikke kriterier. På den måde har brugerne kun tilladelser til de digitale aktiver, de måske har brug for. Det kan også hjælpe med at forhindre folk i at bruge ældre versioner af aktiver ved at fjerne deres adgang til dem.
Denne type software har flere fordele at tilbyde organisationer. Få mere at vide om DAM's investeringsafkast her, og hold øje med tendenser inden for administration af digitale aktiver for at sikre, at det værktøj, du overvejer, er det bedste, der findes.
Værktøjer til administration af versionsstyring
Når det gælder administration af digitale aktiver eller mere generelt indholdsadministrationssystemer, er der mange valgmuligheder på markedet. Det rigtige værktøj til dit team afhænger af teamets størrelse, specifikke anvendelsesområder for DAM og naturligvis dit budget til investering i værktøjet. Jeg anbefaler, at du udarbejder en RFP for administration af digitale aktiver for at hjælpe dig med at sammenligne dine muligheder.
For at hjælpe dig med at vælge det rigtige værktøj til styring af digitale aktiver til dit team har vi også samlet en liste over nogle af de bedste, vi har set, så du kan komme i gang.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Før du træffer en endelig beslutning om et værktøj, bør du gennemgå nogle få demoer af værktøjer til styring af digitale aktiver og priserne på hvert DAM-værktøj for at sikre, at det værktøj, du vælger, passer til dine behov. Derudover kan du se nærmere på specifik software til versionsstyring af dokumenter, som måske passer bedre til dine behov.
Disse værktøjer (såvel som software til sammenligning af dokumenter) kan hjælpe med versionsstyring ved at opbevare alle aktiver på ét centralt sted, give detaljerede revisionshistorikker og kontrollere, hvem der har adgang til de enkelte aktiver, og hvornår.
Et andet punkt, du bør overveje, er integrationer. Hvis du har et værktøj til styring af digitale aktiver, der kan integreres med de andre værktøjer, du bruger i dine arbejdsgange, kan det hjælpe med at strømline processerne og få dit team til at arbejde mere effektivt.
Bliv medlem for at få flere indsigter i styring af digitale aktiver
Uanset om du leder projekter inden for design og udvikling af websites eller fokuserer på sociale medier og annoncering, er der mange medlemmer af vores DPM-fællesskab, som ligesom dig fokuserer på at styre deres digitale aktiver bedre.
Bliv medlem for at få adgang til ressourcer og et netværk af ligesindede, som du kan lære af og udveksle idéer og bedste praksis med.
