Sådan deler du nemt digitale aktiver: 6 bedste råd fra eksperter
Du har sandsynligvis stiftet bekendtskab med digitale aktiver, hvis du har befundet dig i en forretningsmæssig sammenhæng. Selv i vores hverdag deler vi konstant digitale aktiver og leder efter bedre, hurtigere og mere sikre måder at gøre det på for at gøre vores arbejde og liv lettere.
Det kan blive kompliceret at dele aktiver på tværs af teams, især i en stor virksomhed. Brugere oplever problemer som begrænset lagerplads, manglende adgang til det rigtige værktøj til at åbne en fil eller langsomme upload- og downloadhastigheder. Alt dette lægger betydelig tid til en persons arbejdsdag.
Hvad er digitale aktiver?
Digitale aktiver er dokumenter, billeder, videoer og regneark, som alle er afgørende for virksomhedens drift, og som bekvemt opbevares online eller på en enhed.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Disse aktiver kan omfatte marketingmaterialer og brandaktiver som logoer og produktbilleder, digitale aktiver til events som videoer og fotografier, videoer til medarbejderuddannelse, lydfiler og vigtige dokumenter som kontrakter og politikmanualer.
Med papirdokumenter bruger medarbejdere mere tid på at lede efter dokumenter end på faktisk at læse dem. I gennemsnit resulterer en time brugt på at lede efter dokumenter kun i 20 minutters læsetid (kilde). Digitale aktiver kan være lige så problematiske, afhængigt af hvordan du organiserer dem.
4 måder at dele digitale aktiver på
Undersøgelser viser, at medarbejdere bruger en betydelig del af deres tid, ofte op til 20-30 % (kilde), på at lede efter dokumenter i stedet for at udføre produktive opgaver.
Et system til håndtering af digitale aktiver (DAM) kan reducere denne ineffektivitet betydeligt. Implementering af en DAM-løsning kan effektivisere processen med at finde dokumenter og reducere omkostninger forbundet med fysisk opbevaring og fejlarkiverede dokumenter.
En af hovedårsagerne til, at platforme til håndtering af digitale aktiver har det højeste investeringsafkast blandt metoderne på denne liste, er deres evne til øjeblikkeligt at hente dokumenter direkte fra din stationære eller bærbare computer, uanset hvor du befinder dig. Det er en stor hjælp i betragtning af udbredelsen af fjernarbejde. Men det kan være en udfordring at vælge den rigtige DAM-løsning til dine behov. Jeg anbefaler, at du udarbejder en RFP for håndtering af digitale aktiver for at effektivisere processen.
Nedenfor gennemgår jeg, hvordan andre metoder til deling af digitale aktiver klarer sig sammenlignet med DAM-systemer.
| Måder at dele på | Fordele | Ulemper | Værktøjer |
| DAM-software | - Centraliseret opbevaring af aktiver - Forbedrede muligheder for samarbejde, især i et miljø med fjernarbejde - Forbedret sikkerhed Skalerbarhed - Effektive arbejdsgange - Cloudbaseret opbevaring - API-integrationer | - Indledende omkostninger - Håndtering af metadata - Brugeradoption & oplæring - Modstand mod forandring | Bynder, MediaValet, Brandfolder osv. |
| Filoverførselsværktøj | - Omkostningseffektivt - Nem deling af filer - Det er sandsynligvis et eksisterende værktøj, der kan bruges til flere formål | - Begrænsninger på filstørrelsen - Mindre kontrol over filer, efter de er delt - Skalerbarhed - Håndtering af versionskontrol - Kræver internetadgang | Google Drive, MS OneDrive, WeTransfer, DropBox, Adobe osv. |
| USB-nøgle | - Adgangskontrol; filer kan kun tilgås fra USB-nøglen - Nem at bruge - Ingen abonnementsomkostninger - Adgang offline - Ekstra mulighed for sikkerhedskopiering | - Kræver fysisk deling - Datatab, hvis den mistes - Begrænset lagerplads - Sikkerhedsrisici (virus, malware) - Problemer med overholdelse af regler | |
| - Praktisk - Adgang offline - Mest kompatibel | - Begrænsninger på filstørrelsen - Sikkerhedsrisici - Problemer med overholdelse af regler - Mareridt med versionskontrol - Ingen centraliseret opbevaring | Outlook, Gmail osv. |
6 tips til deling af digitale aktiver
Håndtering af digitale aktiver er en samarbejdsindsats, der kræver omhyggelig planlægning og overvågning for at blive vellykket. Ved at implementere disse vigtige tips kan du effektivisere processerne og gøre dem mere effektive.
Det er vigtigt, at alle forretningsområder følger den samme proces og de samme kriterier, når de opretter digitale aktiver og efterfølgende gemmer og deler dem.
- Opret en enkel taksonomi og et aktivbibliotek. Tilføj kun få lag til din taksonomi, da det vil bidrage til at reducere brugerfrustration. Forsøg at holde dig til højst tre lag.
- Opret tydelige konventioner for filnavngivning. Brug for eksempel en kombination af projektnavn, aktiv- eller filtype og versionsnummer. Det gør digitalt indhold nemt at identificere og organisere.
- Brug metadata og tags for at gøre det nemmere at søge og organisere digitale aktiver.
- Implementer versionsstyring for at holde styr på ændringer og sikre, at alle arbejder med den nyeste version af det digitale aktiv.
- Opret adgangskontrol. Indstil tilladelser for at kontrollere, hvem der kan se, redigere eller dele digitale filer. Brug om nødvendigt skrivebeskyttet eller tidsbegrænset adgang.
- Uddannelse og support. Giv vejledning eller oplæring i, hvordan man får adgang til og bruger de delte aktiver, især hvis der anvendes nye værktøjer eller platforme.
Når ovenstående tips implementeres, er det vigtigt at dokumentere tydelige retningslinjer. Disse retningslinjer fungerer som et hurtigt opslagsdokument for alle involverede og sikrer, at de forstår og effektivt kan bruge software til håndtering af digitale aktiver (såsom MediaValet; se priser her) samt den nye struktur for deling af digitale aktiver. Dette trin er vigtigt for at opretholde en strømlinet og effektiv arbejdsgang.
Lad os komme i gang med at dele!
Effektiv deling af digitale aktiver er afgørende for at opretholde et produktivt og samarbejdsorienteret arbejdsmiljø. Uanset om arbejdet foregår på afstand eller på et kontor, kan brugen af de rette værktøjer til håndtering af digitale aktiver og overholdelse af bedste praksis i høj grad forbedre effektivitet, sikkerhed og den samlede arbejdsgang.
Implementering af disse processer og værktøjer sikrer, at dine digitale aktiver er lettilgængelige, sikre og effektivt anvendes af alle teammedlemmer, hvilket fører til bedre samarbejde og produktivitet.
Tilmeld dig DPM-medlemskab for at få mere at vide om deling af digitale aktiver, den software der bruges til at færdiggøre dem, samt andre nyttige oplysninger.
