Ressourceudjævning i projektledelse: En komplet guide
Forestil dig, at du er ved at nå tidsfristen for dit projekt, og du netop har opdaget, at den udvikler, du har brug for til at arbejde på en landingsside, allerede er booket. Hvad gør du?
Hvis du oplever problemer med overbelastning af ressourcer eller ressourcekonflikter, kan ressourceudjævning være den løsning, du leder efter.
Hvad er ressourceudjævning?
Ressourceudjævning er processen med at omlægge projektopgaver og aktiviteter, når de ressourcer, der er blevet tildelt til at arbejde på dem, ikke er tilgængelige.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvis det teammedlem, du har brug for, er optaget af en anden opgave med højere prioritet, kan du omlægge opgaven til et andet tidspunkt, hvor ressourceudbuddet (hvem der er tilgængelig til at arbejde på en opgave) svarer til ressourceefterspørgslen (hvem der skal arbejde på en specifik opgave).
Brug ressourceudjævning, når du har en fleksibel tidsplan for projektet. Du bør dog bruge en anden teknik kaldet ressourceudglatning, når projektets slutdato og kritiske sti ikke kan ændres (find ud af mere om forskellen mellem ressourceudglatning og ressourceudjævning her).
Ressourceudjævning kan typisk håndteres via software til ressourcestyring.
Hvornår skal man bruge ressourceudjævning?
Brug ressourceudjævning, når:
- De nødvendige ressourcer kun er begrænset tilgængelige. Forestil dig, at en DevOps-ingeniør kun kan arbejde på et softwareudviklingsprojekt i én uge. Du justerer ressourceplanen, så den tager højde for hans tilgængelighed.
- De nødvendige ressourcer skal deles. Forestil dig, at en kvalitetssikringsansvarlig skal dele sin tid mellem to produktionslinjer. Du justerer tidsplanerne for kvalitetssikringsovervågning og inspektion af de to linjer, så de tager højde for den kvalitetssikringsansvarliges tilgængelighed.
- De nødvendige ressourcer kun er tilgængelige i begrænset antal. Forestil dig, at et byggeprojekt kræver to kraner, men kun har én og ingen mulighed for at skaffe en ekstra kran. Du omlægger projektplanen, så opgaven med højere prioritet bruger kranen først.
- De nødvendige ressourcer er overbelastede. Forestil dig, at to overlappende aktiviteter har brug for projektets konstruktionsingeniør. Du omlægger inspektionsaktiviteten med lavere prioritet, så konstruktionsingeniøren først kan udføre inspektionsaktiviteten med højere prioritet.
- Ressourceforbruget skal være jævnt. Forestil dig, at en aktivitet har en anslået varighed på fem dage, hvor udvikler A arbejder 16 timer i tre dage og ikke arbejder i to dage. Efter ressourceudjævningen arbejder udvikler A otte timer om dagen i seks dage, hvilket forlænger aktivitetens varighed med én dag.
Matematisk ser justeringen sådan ud:
16 timer/dag x 3 dage = 48 timer = 8 timer/dag x 6 dage
4 fordele ved ressourceudjævning
Ressourceudjævning, som en teknik til ressourceoptimering, giver dig mulighed for at udarbejde en optimal plan for ressourceudnyttelse. Nedenfor finder du de specifikke fordele ved ressourceudjævning.
1. Effektiv drift
Det giver dig som projektleder (eller ressourceleder) mulighed for fuldt ud at udnytte og styre ressourcer, samtidig med at konkurrerende krav til de tilgængelige ressourcer begrænses. Der er ingen grund til at ansætte flere personer eller anskaffe mere udstyr, hvis du kan justere projektplanen, så den tager højde for ressourcernes tilgængelighed.
2. Realistisk planlægning
Ressourceudjævning giver dig en systematisk måde at tage hensyn til ressourcebegrænsninger i projektets planlægningsfase. Resultatet er en tidsplan, der med større sandsynlighed bliver fulgt end en ikke-optimeret tidsplan. Hvis du holder fast i din ikke-optimerede tidsplan, er der større sandsynlighed for, at du oplever forsinkelser.
3. Muliggør maksimal ressourceoptimering
Ved ressourceudjævning er ressourcernes tilgængelighed den primære overvejelse. Tidsplanmodellen opbygges omkring ressourcernes tilgængelighed eller ændres i overensstemmelse med ressourcebegrænsningerne. Ressourceudjævning muliggør derfor maksimal optimering af ressourcer.
4. Større sandsynlighed for et vellykket resultat
Hvis de nødvendige ressourcer er tilgængelige, når du har brug for dem, er der gode chancer for, at du opnår de forventede resultater. Ressourceudjævning giver dig større chance for succes, fordi det giver dig mulighed for at tilrettelægge projektplanen i overensstemmelse med projektressourcernes tilgængelighed.
Begrænsninger ved ressourceudjævning
- Det kan ikke bruges i situationer, hvor der ikke er nogen fleksibilitet i projektplanlægningen. Ressourceudjævning håndterer konflikter ved at omlægge aktiviteter og forlænge den kritiske sti. Du kan ikke udføre ressourceudjævning, når du ikke har tilladelse til det.
- Det ændrer projektplanen. I projekter, hvor tab af tid medfører betydelige omkostninger eller tab, kan det være dyrt at planlægge tidsplanen ud fra ressourcernes tilgængelighed. En bedre tilgang er at tilføre yderligere ressourcer i stedet for at vente på, at de eksisterende ressourcer bliver tilgængelige.
Eksempel på ressourceudjævning
Antag, at du har et enkelt projekt med tre delaktiviteter – Aktivitet A, Aktivitet B og Aktivitet C – med følgende afhængigheder og estimerede varighed:
- Aktivitet A, to dage, skal starte, før Aktivitet B kan starte
- Aktivitet B, én dag, skal være afsluttet, før Aktivitet A kan afsluttes
- Aktivitet C, én dag, kan starte, efter at Aktivitet A og B er afsluttet
Som det er nu, har projektet en estimeret varighed på tre dage.
Nedenfor vises projektet i et enkelt Gantt-diagram.
Lad os antage, at vores hypotetiske projekt kræver følgende menneskelige ressourcer.
For nemheds skyld antager vi, at der ikke er andre ressourcebegrænsninger end de menneskelige ressourcers tilgængelighed.
Roger og Greg arbejder på et andet projekt ved siden af dette. De er kun tilgængelige en del af dagen: Roger i fire timer og Greg i tre timer.
Lad os sammenholde ressourcernes daglige tilgængelighed med fordelingen af ressourcer for hver aktivitet.
Ud fra ovenstående burde du kunne se tydelige projektressourcebegrænsninger. Her er nogle få:
- Aktivitet A kræver 16 timer af Rogers tid, og den planlagte varighed er 2 dage. Men Roger kan kun arbejde fire timer om dagen på dette projekt.
- Aktivitet B kræver fire timer af Rogers tid. Men Aktivitet B overlapper delvist med Aktivitet A.
- Aktivitet A kræver otte timer fra Minerva. Aktivitet B kræver fire timer fra hende. Men Aktivitet B overlapper delvist med Aktivitet A.
Projektets daglige behov for specifikke menneskelige ressourcer overstiger langt den daglige tilgængelighed af disse ressourcer.
Du bør justere projektplanen, så der tages højde for ressourcernes tilgængelighed under hensyntagen til de eksisterende opgaveafhængigheder. Beregn ressourcekapaciteten og udnyttelsesgraderne, og undgå også at belaste en ressources kapacitet og overbelaste den, hvis det ikke er nødvendigt.
Disse overvejelser fører til den ressourceudjævnede projektplan, der vises nedenfor.
Og her er dit nye Gantt-diagram.
Ressourceudjævning forlængede tidsplanen fra tre til 11 dage, fordi du var nødt til at omfordele ressourcerne i henhold til ressourcetilgængeligheden.
Processen for ressourceudjævning
- Opdel din projekttidsplan i håndterbare tidsintervaller, f.eks. én dag.
- For hvert tidsinterval i projekttidsplanen skal du identificere de ressourcer (personer, materialer, udstyr), der kræves af den eller de opgaver, som er planlagt til den pågældende dag.
- Hvis nogle af de ressourcer, der kræves til den planlagte opgave, ikke er tilgængelige, skal du omplanlægge opgaven til en anden dag, hvor den utilgængelige ressource er tilgængelig.
- Hvis to projektaktiviteter er planlagt til den samme dag og konkurrerer om de samme ressourcer, skal du prioritere én af de to aktiviteter ved at beslutte, hvilken af de to der er vigtigst.
- Hvis du vurderer, at aktiviteter med negativ eller nul slack er vigtigere eller har højere prioritet, skal du tildele de knappe ressourcer til opgaven med negativ eller nul slack og henlægge den konkurrerende opgave til et andet tidsinterval.
Processen for ressourceudjævning er iterativ. Når du står over for begrænsninger i projektets ressourcer, omplanlægger du aktiviteter efter behov, indtil du har optimeret ressourcerne og har en ressourceudjævnet projekttidsplan.
Der vil naturligvis være tilfælde, hvor en aktivitet ganske enkelt ikke kan omplanlægges, selv hvis de krævede ressourcer ikke er tilgængelige, eller en anden leverance har førsteprioritet til brugen af sådanne krævede ressourcer.
Når dette sker, har du måske ingen anden mulighed end at lade de konkurrerende aktiviteter forblive som planlagt, notere den utilstrækkelige ressource og løse ressourcebegrænsningen på en anden måde.
Populære værktøjer til ressourceudjævning
Her er nogle teknikker og værktøjer til ressourceudjævning, som du kan bruge, når du gennemfører denne proces i dine projekter.
- Brug Gantt-diagrammer. Som du så i eksemplet ovenfor, er Gantt-diagrammer særdeles nyttige til at visualisere opgaver og slutdatoer eller projektvarigheder samt til at identificere afhængigheder, der påvirker ressourcebehov og -tildeling.
- Brug projektstyringsværktøjer såsom projektstyringssoftware (til håndtering af alle aspekter af projekter) eller ressourcestyringssoftware (der går i dybden med håndtering og planlægning af ressourcer), som giver visninger af ressourcer og tildeling. De indeholder ofte algoritmer, der automatisk løser planlægningskonflikter i henhold til kriterier, som du angiver.
- Identificer den kritiske vej (også kaldet metoden for kritisk vej eller CPM). Da ressourceudjævning kan føre til en ændring af et projekts kritiske vej, er det vigtigt at vide præcis, hvordan den ser ud på forhånd. På den måde kan du tidligt underrette kunden eller interessenterne, hvis den kritiske vej (og projektets færdiggørelsesdato eller deadline) kan ændre sig.
5 bedste praksisser for ressourceudjævning
- Overvåg løbende ressourceallokeringen: Ressourceudjævning er ikke en situation, der kun skal håndteres én gang. Bliv ved med at overvåge dine metoder til ressourceallokering for konflikter gennem hele projektet (f.eks. anmodninger i sidste øjeblik på andre projekter, uventet fravær som sygedage osv.)
- Stræb efter at fordele arbejdet jævnt: Prøv så vidt muligt at fordele arbejdet jævnt mellem teammedlemmerne. Det forhindrer, at visse teammedlemmer bliver udbrændte, eller at andre ikke har noget at lave.
- Vær transparent omkring ændringer: Når du har brug for at ændre tidsplaner eller udskifte den person, der er allokeret til en opgave, skal både interessenterne og teamet holdes informeret.
- Hav en nødplan: Hvis et bestemt teammedlem ikke er tilgængeligt, eller du absolut ikke kan flytte en deadline, skal du have en plan B—tildel arbejdet til et andet teammedlem, komprimer tidsplanen osv.
- Opret en feedbacksløjfe: Ud over at overvåge teamets arbejdsbyrde gennem et softwareværktøj skal du sørge for at tale regelmæssigt med dem om deres arbejdsbyrde. Nogle gange vil du opdage detaljer, som ikke afspejles i softwaren (f.eks. andre projekter, der ikke blev indtastet i softwaren osv.)
Hvad er det næste?
Har du flere spørgsmål om ressourceudjævning? Deltag i samtalen på Slack sammen med hundredvis af andre digitale projektledere med DPM-medlemskab!
