Sådan opretter du en arbejdsgang: 7 enkle trin
Forebyg projektkaos: Ensartede arbejdsgange hjælper med at undgå projektforsinkelser, fejl og budgetoverskridelser. Det hjælper dig også som projektleder med at sikre, at projekterne når deres tilsigtede resultater uden uventede faldgruber.
Trin for trin: At oprette en arbejdsgang er i sig selv en arbejdsgang: Du definerer et mål, identificerer de involverede, opstiller trinnene, opretter et arbejdsgangsdiagram, tester og gentager, og implementerer den derefter.
Software redder dagen: Software til styring af arbejdsgange er den nemmeste måde at oprette og vedligeholde organiserede arbejdsgange på, og det giver en struktureret tilgang til håndtering af komplekse projektprocesser.
Uden fastlagte arbejdsgange, der beskriver, hvordan du og dit team skal udføre arbejdet gennem hele projektet, kan du forvente forsinkelser, fejl og kvalitetsproblemer, ukontrolleret udvidelse af projektets omfang samt budgetoverskridelser.
Dine teams har brug for ensartede, gentagelige arbejdsgange (som typisk oprettes og administreres i software til arbejdsgangsstyring) for at levere projektarbejde, der opnår det tilsigtede resultat. I denne artikel gennemgår jeg, hvordan du opretter en arbejdsgang, og giver nogle bedste praksisser til at gøre det rigtigt.
Hvad er en arbejdsgang?
En arbejdsgang er en gentagelig række trin eller aktiviteter, der skal gennemføres for at opnå et større resultat. Når man for eksempel opretter et nyt website, omfatter arbejdsgangen design af layoutet, skrivning af koden, test af websitet og lancering af det.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Ved hjælp af digitale arbejdsgange kan projektledere holde projekter på rette spor og sikre, at opgaverne gennemføres så effektivt som muligt. Visuelle arbejdsgange bruger flowdiagrammer eller diagrammer, der viser de procestrin, hvert arbejdselement skal gennemgå for at blive betragtet som færdigt.
Arbejdsgange adskiller sig fra forretningsprocesser ved, at de repræsenterer de specifikke, sekventielle opgaver i de bredere processer, der opfylder organisationens mål.
Sådan opretter du en arbejdsgang
Her er nogle ting, du bør have in mente, når du designer en arbejdsgang.
1. Fastslå, hvad du skal opnå
Når du planlægger din arbejdsgang, skal du være meget specifik omkring, hvad den skal opnå. Det er meget nemt for teammedlemmer og interessenter at antage, hvad der er eller ikke er inkluderet i arbejdsgangen, hvis du ikke er meget specifik og helt tydelig.
Hvis du for eksempel opretter en arbejdsgang til at skrive blogindlæg, skal du være specifik og kommunikere, om arbejdsgangen kun gælder udarbejdelsen af indholdet, eller om den også omfatter understøttende grafik samt upload og deling af blogindlægget på sociale medier.
Du kan håndtere alle disse trin i én arbejdsgang, eller du kan have separate arbejdsgange for hver del – det vigtigste er, at det er tydeligt for teamet.
2. Identificer, hvem der skal involveres
Identificer alle de personer, der skal involveres. Medtag de personer, der skal udføre arbejdet, samt dem, der skal gennemgå og godkende det.
Definition af en godkendelsesproces er også en vigtig del af at oprette arbejdsgangen. Uden den vil du ende med flaskehalse eller andre problemer, der kan få din proces til at bryde sammen.
En nem måde at identificere alle, der skal involveres, er at oprette og udfylde et RACI-diagram. Du kan muligvis ikke gøre dette, før du har opstillet alle procestrinene (se trin tre nedenfor), men det er en god idé at have det på plads, før du lancerer din arbejdsgang.
3. Opstil procestrinene og opgaverne
Opstil procestrinene og de opgaver, der skal gennemføres. Dette er en trinvis liste over alt det, der skal ske fra begyndelsen til slutningen af din arbejdsgang.
Lad os bruge vores blogeksempel igen. Hvis vores arbejdsgang gælder udgivelse og promovering af et blogindlæg, kan det se sådan ud, når arbejdsgangens trin skrives ned (og hvilke marketingressourcer der skal involveres):
- Vælg et emne til dit blogindlæg
- Få godkendelse fra marketingchefen til at gå videre med emnet
- Skriv et indholdsbrief og en indholdsdisposition
- Angiv kreativ retning og størrelser for de billeder eller illustrationer, der er nødvendige
- Tildel en skribent til blogindlægget
- Tildel en grafisk designer til blogindlægget
- Skribenten udarbejder det første udkast til blogindlægget
- Den grafiske designer leverer de nødvendige billeder
- En redaktør gennemgår udkastet til blogindlægget og billederne
- Skribenten foretager tekstredigeringer
- Den grafiske designer redigerer billederne
- Redaktøren godkender teksten og billederne
- En marketingkoordinator uploader indholdet til webstedets CMS
- Redaktøren gennemgår og godkender indlægget på testwebstedet
- Marketingkoordinatoren publicerer indlægget
- Tekstforfatteren skriver en billedtekst til sociale medier
- Redaktøren gennemgår og godkender billedteksten
- Marketingkoordinatoren offentliggør billedteksten og linket til blogindlægget på LinkedIn og Facebook.
4. Opret et diagram over arbejdsgangen
Det kan være nyttigt at vise din arbejdsgang visuelt ved hjælp af et arbejdsgangsdiagram. Du kan bruge en tidslinjevisning, et Gantt-diagram eller software til arbejdsgangsdiagrammer (såsom ProcessMaker eller et af alternativerne) til at vise hvert trin, hvem der skal udføre det, og hvor lang tid det vil tage.
At kortlægge arbejdsgange visuelt er også en god måde at effektivisere kommunikationen om, hvem der skal gøre hvad og hvornår.
5. Test og gentag din arbejdsgang
Din arbejdsgang ser måske god ud på papiret, men den kan mislykkes, når du tager den i brug. At udvikle en iterativ arbejdsgangsproces er ikke en engangsaktivitet. Når du først begynder at bruge den, opdager du måske gentagne opgaver eller overflødige trin, eller at du har sprunget et kritisk trin over et sted.
Test den nye arbejdsgang, og indhent feedback fra teamet om, hvad der fungerer, og hvad der ikke fungerer. Hvis processen bryder sammen, tager for lang tid eller er forvirrende, kan en test hjælpe dig med at fejlfinde og foretage justeringer, så den bliver bedre.
Selv hvis den første gennemførelse lykkes, kan du altid fortsætte med at optimere din arbejdsgang, efterhånden som teammedlemmerne bruger den og samarbejder.
6. Implementer din arbejdsgang i hele teamet
Når du har testet din arbejdsgang og fået den til at fungere problemfrit, skal du rulle den ud til hele teamet. Det kan indebære at inddrage flere interessenter for at køre arbejdsgangen mere effektivt eller introducere nye teammedlemmer, som skal bruge arbejdsgangen til projektstyring.
Hvis du bruger flere forskellige typer af arbejdsgangsstyring, eller hvis arbejdsgangen er en ny proces, kan du overveje at bruge dit flowchart eller en kort vejledning til at hjælpe folk med at huske, hvad der sker, og i hvilken rækkefølge.
Tips til at oprette arbejdsgange
Her er nogle tips til at oprette arbejdsgange for dit team:
1. Vær tydelig om, hvad din arbejdsgang omfatter
Vær helt tydelig om, hvad arbejdsgangen omfatter, og hvad den ikke omfatter.
Hvis du har brug for endnu et eksempel, kan du overveje e-mailmarketing. Du kan have én arbejdsgang til at skrive e-mailteksten, en anden til at designe e-mailens layout og en tredje til at sende e-mailen og overvåge analyserne. Alle disse arbejdsgange skal muligvis køre, hver gang du sender en e-mail.
Glem ikke at overveje de ressourcer, du får brug for – processen med styring af marketingressourcer kan være vanskelig. Heldigvis kan software til styring af marketingressourcer hjælpe.
2. Tildel specifikke roller og ansvarsområder
Sørg for, at hver rolle eller opgave udføres af én enkelt person. Det er helt i orden at bede nogen om at gennemgå arbejdet eller bidrage med idéer, men én person skal have ansvaret for opgaven. Hvis for mange personer er involveret, bliver arbejdet aldrig færdigt, fordi teammedlemmerne antager, at en anden vil gøre det.
Hvis din marketingchef og din redaktionschef har ansvaret for at udarbejde indholdskalenderen og tildele skribenter, skal du dele denne opgave op i to separate områder.
Marketingchefen bør udarbejde indholdskalenderen, og redaktionschefen bør gennemgå den og give feedback, før skribenterne tildeles.
3. Opret skabeloner til dine arbejdsgange
Efterhånden som du samler arbejdsgange, du bruger regelmæssigt, kan du spare tid ved at oprette skabeloner. I de fleste populære værktøjer til projektstyring kan du opbygge hele projekter med flere arbejdsgange.
Jo flere detaljer du føjer til dine skabeloner, desto lettere er det at opsætte nye projekter og få folk i gang med arbejdet.
Nogle arbejdsgange skal tilpasses specifikke projekter. Måske bliver tidsplanen forkortet, fordi en kunde har betalt et hastegebyr, eller fordi en interessent har prioriteret en bestemt leverance – sørg for, at din skabelon kan justeres, så den kan imødekomme disse ændringer, uden at du skal oprette en ny arbejdsgang hver gang.
4. Gør ikke dine arbejdsgange unødigt komplicerede
En arbejdsgang er kun god, så længe folk bruger den! Hvis du opretter en kompliceret arbejdsgang, som ingen ved, hvordan man bruger, ved du heller ikke, hvornår den er gået i stykker. For at forhindre dette kan du begynde med at lære hvordan man laver et flowdiagram.
Komplicerede arbejdsgange kan opstå, hvis du bruger mange integrationer og automatiseringer til at køre din arbejdsgang. Disse funktioner kan hjælpe med at håndtere en kompleks arbejdsgang og spare tid, men det vigtigste er, at alle involverede kan forstå den, og derfor bør du lære bedste praksis for oprettelse af flowdiagrammer.
5. Undgå for mange trin
Arbejdsgange med for mange trin er vanskelige at administrere. Overvej at oprette separate, men relaterede arbejdsgange. Et godt eksempel på dette er introduktionen af en ny medarbejder. Dette er en ret standardiseret forretningsproces eller arbejdsgang med mange involverede personer og trin.
Du kan have én arbejdsgang, hvor personaleafdelingen håndterer alt papirarbejdet, og en anden, hvor den interne it-medarbejder opretter brugerkonti til alle dine systemer og værktøjer som Slack, e-mail, dit projektstyringsværktøj samt al design-, udviklings- eller kreativ software.
Du skal også bruge en anden arbejdsgang til at møde teamet og oplære det i interne processer. Dette kan omfatte planlægning af den første dag og den første uge.
Find flere eksempler på arbejdsgange her.
6. Bed om feedback
Test og gentagelse gælder både for nye og eksisterende arbejdsgange. Følg regelmæssigt op med dine teams for at sikre, at arbejdsgangen stadig opfylder deres behov. Efterhånden som processerne ændrer sig, skal du se på, hvordan du har konfigureret dine arbejdsgange, og foretage justeringer, så alles behov understøttes bedre.
Få flere indsigter i styring af arbejdsgange sammen med os
Hvis du gerne vil have flere indsigter i bedste praksis for styring af arbejdsgange, kan du blive en del af vores aktive fællesskab af projektledere, hvor du kan diskutere arbejdsgange med andre projektledere ligesom dig.
