Hvor mange onlineværktøjer har et digitalt projekt brug for?

1. Du arbejder i en nyere virksomhed, og jeres teknologistak er meget enkel med kun det mest nødvendige — måske bruger I endda ét værktøj til alt. I bruger sandsynligvis primært freemium-projektstyringsværktøjer.
2. Din organisation er længere fremme på modenhedsskalaen, og I foretrækker at bruge en række værktøjer, ét til hver funktion — intern teamkommunikation, projektplanlægning, fremdriftssporing, rapportering, et CRM-system og så videre.

Men hvilken tilgang fungerer bedst? Mine resultater giver et udgangspunkt for at overveje dette spørgsmål.

Jeg fandt frem til, at:

• Det gennemsnitlige antal værktøjer, der bruges i et digitalt projekt, er 5,6.
• Den mest populære type værktøj var projektstyringssoftware.
• Det enkeltstående værktøj, der blev nævnt flest gange, var Google Workspace (tidligere kendt som G Suite).

Hvis du er ny her, kan det være mere nyttigt at begynde med hvorfor du overhovedet kan have brug for projektstyringssoftware.

Detaljerne om brugen af projektstyringsværktøjer

Som jeg nævnte, er det gennemsnitlige antal værktøjer, der bruges i et digitalt projekt, 5,6. Hvert svar i min undersøgelse omfattede typisk software til projektplanlægning eller projekttidsplanlægning, e-mail, et kommunikationsværktøj til intern kommunikation samt software til fil- og dokumenthåndtering.

Her er en oversigt over de mest populære typer værktøjer. Antallet af omtaler angiver, hvor mange gange et værktøj i den pågældende kategori blev nævnt i et svar.

Antallet af gange, hver softwaretype blev nævnt i svarene på min undersøgelse.

Den øvrige kategori omfattede:

• Software til opgavestyring
• Software til fejlsporing
• CRM-software
• Service- eller helpdesk-software

Projektstyringssoftware var uden sammenligning det, der blev talt mest om. Vi har skrevet om vigtigheden af og fordelene ved projektstyringssoftware andre steder, men det er tilstrækkeligt at sige, at det i dag er afgørende for en effektiv projektstyring med gode resultater.

Det værktøj, der blev nævnt flest gange, var Google Workspace, tidligere kendt som G Suite. Det afspejler alle organisationers behov for organisering, lagring og oprettelse af filer samt Google Workspaces position som en velkendt og pålidelig softwareløsning, der leverer disse funktioner.

Til sammenligning blev der nævnt et større udvalg af specifik projektstyringssoftware. I svarene blev 11 forskellige projektstyringsværktøjer nævnt sammenlignet med 5 forskellige værktøjer til organisering, lagring og oprettelse af filer.

Hvor det foregående cirkeldiagram viste antallet af gange, hver type software blev nævnt, uanset hvilket specifikt værktøj der blev nævnt, viser dette diagram, hvor mange forskellige specifikke værktøjer der blev nævnt inden for hver kategori, idet flere værktøjer blev nævnt mere end én gang. Antallet af forskellige værktøjer er en optælling af hvert enkelt værktøj, der blev nævnt på tværs af alle svar.

Antallet af forskellige værktøjer, der blev nævnt i hver softwarekategori i svarene på min undersøgelse.

Den anden kategori omfattede:

• Software til opgavestyring
• Software til fejlsporing
• CRM-software
• Software til service- eller helpdesk

Det er værd at bemærke, at nogle svar nævnte flere softwareløsninger inden for samme kategori. En respondent sagde for eksempel, at vedkommende brugte Basecamp og Airtable. Selvom respondenten brugte dem til forskellige formål, er begge software til projektstyring.

Prøv disse tips og tricks til Airtable for at få mest muligt ud af din projektstyringssoftware.

Metode

Jeg indsamlede data til denne artikel ved at integrere en Typeform på vores website med spørgsmålet “Hvor mange værktøjer bruger du i gennemsnit i dine digitale projekter?”, spørge DPM-medlemmer og slå spørgsmålet op på sociale medier.

Nogle DPM-medlemmer svarede på spørgsmålet med både tidligere og nuværende værktøjer, som jeg talte som to separate svar. Vi modtog 12 svar.

Jeg beregnede det gennemsnitlige antal værktøjer og kategoriserede de værktøjer, der blev nævnt i svarene. Flere svar nævnte et værktøj, der er en del af Google Workspace. Jeg talte en omtale af ét værktøj (såsom Google Sheets) som en omtale af Google Workspace.

Hvis svaret nævnte flere værktøjer, der er en del af Google Workspace, talte jeg det som én omtale af Google Workspace. Microsoft Office-værktøjer blev talt separat.

Hvad er det optimale antal værktøjer til et projekt?

Den research, der blev udført til denne artikel, antyder et større spørgsmål — hvad ER det rigtige antal værktøjer at bruge i et digitalt projekt?

Som med alt inden for digital projektstyring afhænger det til en vis grad af dit unikke projekt. Overvej, hvilke typer værktøjer du får brug for — et kommunikationsværktøj, et projektstyringsværktøj, et økonomistyringsværktøj og andre typer værktøjer. Hvad er strengt nødvendigt eller påkrævet for dit projekt?

Grænsen for dit projekt og dit team går der, hvor du har ét værktøj til hver type værktøj, du har brug for, uden at have så mange, at du begynder at indtaste de samme data i flere værktøjer.

Du kan læse mere om anvendelsesområderne for projektstyringssoftware her.

Projektstyringssoftware er et bredt emne, og vi har dækket det på flere måder. Jeg vil gerne henvise dig til et par andre værktøjsrelaterede ressourcer, som er tilgængelige gennem The Digital Project Manager-medlemskabet:

• Vores podcastafsnit med Gray Mackenzie fra Zenpilot om hans filosofi ved valg af projektstyringsværktøjer.
• Vores Ask Me Anything med Andy McCormick, hvor han taler med vores medlemmer om Jira.
• En samtale med Olivia Montgomery fra Capterra om, hvordan man får mest muligt ud af demonstrationer af værktøjer.

Hvis du er interesseret i de andre samtaler, vi har i vores fællesskab, eller i at bidrage til fremtidig research, kan du få adgang gennem The Digital Project Manager-medlemskabet.