Hvad bør dækkes på et projektopstartsmøde?

Se denne korte oversigt:

Client Kickoff Meeting Agenda | How To Set the Stage for Success

Hvad bør dækkes på det projektopstartsmøde, der afholdes før kundemødet?

Som vi nævnte i tidligere artikler om projektopstarter, er det ofte produktivt at holde et projektopstartsmøde før kundemødet, inden det egentlige projektopstartsmøde med kunden. Det fungerer bedst som et en-til-en-møde mellem projektlederen og kundens ansvarlige og kan være så enkelt som at drikke kaffe eller spise frokost sammen.

Målet med dette første møde er at indhente specifikke oplysninger fra kunden uden en gruppe af deltagere, der måske har modstridende holdninger eller en mindre konkret idé om, hvad det nye projekt egentlig handler om. Det er også en god mulighed for at begynde at opbygge en relation til kunden.

Selvom hvert kundemøde kræver sin egen specifikke dagsorden, bør du forsøge at dække disse grundlæggende elementer inden for projektledelse. Vi har udarbejdet denne eksempeldagsorden til projektopstartsmødet før kundemødet med en overordnet idé om tidsforbruget, så du kan få det hele til at passe ind i et møde på 60 minutter:

1. Introduktioner – lidt varm og uformel snak (5 min.)
2. Gennemgang af projektteamet – hvem er ansvarlig for hvad? (3 min.)
3. Godkendelsesproces – processen og personerne, der godkender leverancer (3 min.)
4. Gennemgang af arbejdsbeskrivelsen – hvad skal vi gøre, hvornår og hvordan, og hvad skal vi producere? (20 min.)
5. Drøft RAID (risici, antagelser, problemer, afhængigheder) og forandringsledelse – hvad er kundens holdning til og tilgang til håndtering af risici og forandringer? (3 min.)
6. Rapportering – hvordan følger vi projektets fremdrift og kommunikerer om den, og til hvem? (3 min.)
7. Samarbejde – hvilke værktøjer skal vi bruge til at arbejde sammen? (3 min.)
8. Materialer – hvad har vi brug for for at komme i gang? (5 min.)
9. Dagsorden for opstartsmødet – hvad skal vi drøfte på opstartsmødet med kunden? (5 min.)
10. Eventuelt – er der andet, vi skal drøfte? (5 min.)

Introduktioner – lidt varm og uformel snak (5 min.)

Så længe kunden ikke har taget hele projektteamet med, er dette en mulighed for at få en lidt mere personlig snak, så du kan lede projektet bedre med færre ubehagelige overraskelser.

Det er en god idé at begynde med en enkel isbryder — spørg, hvordan deres uge går, eller hvad de har planlagt til weekenden. Målet her er at lære kunden at kende uden for projektets rammer og over tid opbygge en relation og et tillidsniveau, der kan hjælpe dig gennem projektets op- og nedture.

Gennemgang af projektteamet – hvem er ansvarlig for hvad? (3 min.)

På det ’rigtige’ opstartsmøde bliver der mulighed for at gennemgå roller og ansvarsområder med hele projektteamet, så formålet med at drøfte projektteamet her er at forsøge at opnå og dele indsigt i teamdynamikken.

Du forsøger at få et indblik bag kulisserne i, hvem der bliver involveret i projektet, og i hvilket omfang. Du vil gerne vide, hvordan du bedst involverer dem, så de hjælper med at føre projektet fremad. Det er virkelig nyttigt at forstå, hvem der kan være projektets allierede eller støtter, og hvem der mest sandsynligt vil skabe problemer.

Det er også en mulighed for at fremhæve de ressourcer, du har booket til projektet, så kunden får tillid til det team, der deltager på opstartsmødet med kunden.  Ved at give kunden lidt indsigt bag kulisserne i dit team vil kunden forhåbentlig gengælde det og fortælle, hvilke personligheder der kan påvirke projektet, på godt og ondt.

Godkendelsesproces – processen og personerne, der godkender leverancer? (3 min.)

Efter at have gennemgået projektteamernes »hvem er hvem« og identificeret teamet er det nemt at gå videre til styring og til, hvem der skal godkende hvad under projektet. Det er vigtigt at tydeliggøre ud fra SoW'en, hvad der er antaget med hensyn til godkendelse af tidsplanen og antal revisionsrunder.

Du forsøger at få en forståelse fra kunden af, om den proces, du har antaget i din SoW, kommer til at fungere. Er tidsplanen lang nok? Er der taget højde for et tilstrækkeligt antal revisionsrunder i SoW'en? Er nogle af teammedlemmerne svære at planlægge møder eller godkendelser med? Holder de ferie under projektet?

Gennemgang af SoW – hvad laver vi, hvornår og hvordan, og hvad producerer vi?

Af alle punkterne på dagsordenen er dette sandsynligvis det vigtigste for at afstemme forventningerne, så det er værd at bruge en betydelig del af tiden på det. Du skal gå ind til det »rigtige« kickoffmøde efter at have drøftet dette i detaljer, så I er enige om forventningerne.

Dette er en mulighed for at gennemgå dit udkast til SoW med kunden i detaljer, og ja, det betyder, at du skal beskrive, hvordan projektet skal gennemføres, hvilke aktiviteter der kan gennemføres og i hvilket omfang (inden for det foreslåede budget og den foreslåede tidsplan), samt hvad leverancerne bliver. Det er vigtigt, at du fremhæver gennemgangsrunder, afhængigheder og antagelser, så I er enige om, hvad projektet i sidste ende kommer til at levere.

Hvis du lader en drøftelse af SoW'en vente til det »rigtige« kickoffmøde med kunden, kan det blive ubehageligt – dynamikken i et stort kundeteam, der slynger meninger om, hvad der bør være inkluderet i og udelukket fra projektets omfang, er aldrig køn. Drøftelser om projektets omfang bør forbeholdes små møder med kunden, hvor I kan diskutere det uden at gøre det til en debat ved et rundt bord.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Drøft RAID (risici, antagelser, problemer, afhængigheder) og forandringsledelse – hvad er kundens holdning til og tilgang til håndtering af risici og forandringer? (3 min.)

Som en del af afrundingen af drøftelsen om SoW'en er det værd at tale med kunden om deres præferencer for håndtering af risici og problemer samt deres tilbøjelighed til at acceptere forandringer. Hvis du kan, så forbered på forhånd en risiko- eller RAID-log, og gennemgå den som en del af drøftelsen. Afstem forventningerne for hele projektets livscyklus om, at du vil være åben om identificering og håndtering af risici og problemer i samarbejde med kunden.

Du får gavn af at forstå, hvor meget spillerum der er i kundens budget. En nyttig måde at formulere det på kan være at spørge kunden, om der er et ekstra budget til at ændre projektets retning, hvis der opstår nye muligheder – f.eks. yderligere runder med designudvikling, udvikling af funktioner eller brugertest.

Husk også at tale om brugen af en reserve og at blive enige om, hvad reserven er til, og hvordan den kan bruges. Er den et budget til risici og problemer, eller skal den dække små ændringer, efterhånden som projektet skrider frem? Anbefal en tilgang til, hvordan du mener, den bør bruges, så det er tydeligt, hvad du vil gøre, når der dukker noget op i projektet, som du ikke havde planlagt.

Hør vores podcastepisode om RAID-logge her.

Rapportering – hvordan følger og kommunikerer vi projektets fremdrift, og til hvem? (3 min.)

Opfølgning på projektets fremdrift kræver en statusrapport, der viser, hvordan projektet følger budgettet og tidsplanen, samt status for specifikke opgaver og milepæle. Ligesom du skal forberede dig på at demonstrere, hvordan du planlægger at håndtere risici, er det også nyttigt at udarbejde en statusrapport (hvilket nemt kan gøres med software til kunderapportering), som du kan dele med kunden, så du kan sikre, at formatet og detaljeringsgraden fungerer for dem.

Det kan være vigtigt at få formatet og detaljerne i statusrapporten rigtigt, fordi den normalt hænger sammen med faktureringen. Du skal sikre, at kunden får det rette niveau af løbende detaljer, så de ikke tilbageholder betalingen af fakturaer. For at hjælpe med det skal du følge budgettet i din statusrapport sammen med beløbet på den kommende faktura og tidspunktet for faktureringen.

Aftal distributionslisten for statusrapporten, så alle, der har brug for at være orienteret, holdes opdateret om, hvad der sker i dit projekt. Det er altid bedre at distribuere rapporten til en bredere målgruppe end strengt nødvendigt, så ingen i tilfælde af, at noget ikke går efter planen, kan vende tilbage og hævde, at de ikke var klar over det.

Samarbejde – hvilke værktøjer bruger vi til at arbejde sammen? (3 min.)

De fleste projektledere og teams vil have deres standardiserede samarbejdsværktøjskasse på plads. Men uanset om det er Basecamp eller Jira, Trello eller Businessmap (tidligere Kanbanize), bør I lægge en plan sammen med teamet for, hvordan I vil fremme samarbejdet, så I kan dele en plan med kunden for, hvilke værktøjer I vil bruge, og hvordan I vil bruge dem.

Tjek derefter med kunden for at sikre, at de er tilfredse med den valgte værktøjskasse og kan bruge platformen til at dele filer, oplysninger og statusopdateringer samt føre projektsamtaler.

Materialer – hvad skal vi bruge for at komme i gang? (5 min.)

Der er altid nogle ‘ting’, der skal være på plads, før projekter for alvor kan gå i gang. Lav en liste over alt det, du skal huske at bede kunden om, i prioriteret rækkefølge, så de kan tage fat på de mest kritiske punkter først.

• Loginoplysninger – CMS, analyse, sociale medier, billedbiblioteker
• Brand – logoer, skrifttyper, stilguider, skabeloner
• Arkiv – webstedsfiler, databaser
• VPN – for at få adgang til kundens intranet
• Fakturering – hvem skal fakturaerne sendes til? Hvem godkender dem?

Dagsorden for kickoff – hvad skal vi drøfte ved kundens projektkickoff? (5 min.)

Dette er en mulighed for at gennemgå dagsordenen for det ‘rigtige’ kickoffmøde. For at projektkickoffmødet skal være værdifuldt, er kunden nødt til at lave lidt forarbejde. Som minimum skal du bede dem forberede en projektbaggrund og en projektbriefing, som de kan dele under kickoffmødet.

Jeg synes, det er virkelig nyttigt at få kunden til at gøre dette i stedet for selv at forsøge at gengive det, du forstår briefen som. Du vil næsten uundgåeligt overse noget vigtigt og støde nogen i rummet — men hvis du får kunden til at gøre det i stedet, er du godt på vej!

AOB – er der andet, vi skal drøfte? (5 min.)

Rund samtalen af med nogle klart definerede næste skridt og en mulighed for, at kunden kan bringe alt det op, som de gerne vil have dækket. Ofte vil det blot at spørge: ‘Er der andet, vi bør vide?’ få kunderne til at dele ting, de ikke tidligere har nævnt, men som det er værd at kende til.

Og til sidst skal du sørge for at slutte på en positiv note. Vend tilbage til den uformelle snak, du begyndte med – det er en chance for at opbygge en god relation og lære dem bedre at kende; find ud af, hvad de laver i fritiden, hvad de ser på Netflix, eller hvilken sport de interesserer sig for. Læg grunden til at lære dem at kende som individer, så du har noget at tale med dem om, næste gang I er i kontakt.

Husk at dele de gode nyheder

Hold ikke al din nyvundne viden for dig selv. Efter dit møde med kunden skal du gå tilbage til dit team og bringe dem ajour med jeres samtale, så de er ordentligt forberedte til kickoffmødet.

Nu hvor vi har gennemgået, hvad der bør dækkes på et kickoffmøde før kundens deltagelse, går vi videre til en dagsorden for det officielle projektkickoffmøde med kunden.

Hvad bør dækkes på et projektkickoffmøde?

Alle projekter er unikke, men det er værd at gennemgå de grundlæggende punkter på dagsordenen for projektkickoffet, så teamet og kunden er på samme side. Vi har udarbejdet denne eksempel på en dagsorden for et projektkickoff med kunden, inklusive en overordnet idé om tidsforbruget, så du kan få den til at passe ind i et møde på 1,5 time:

1. Præsentationer – hvem arbejder på projektet, og hvad er deres rolle? (15 min.)
2. Projektbaggrund – hvordan passer denne brief ind i den overordnede strategi og andre projekter? (10 min.)
3. Projektbriefing – hvad er forretningsproblemet og kundens behov? (30 min.)
4. Succes – hvordan ved vi, om vi har haft succes, og hvad er tidligere mislykkedes? (10 min.)
5. Projektledelse – gennemgang af tidsplan, leverancer, risici, roller, rapportering, estimat og ændringshåndtering (10 min.)
6. AOB – hvad har vi ikke drøftet, som vi burde? (10 min.)
7. Næste skridt – hvad skal der ske for at holde projektet i gang? (5 min.)

Præsentationer: hvem arbejder på projektet, og hvad er deres rolle? (15 min.)

Naturligvis vil alle i begyndelsen af et projektkickoffmøde begynde at præsentere sig selv og udveksle visitkort. Det er sandsynligt, at ikke alle ved et møde med mange projektinteressenter og et stort bureauhold til stede når at få kontakt med alle andre, før mødet begynder.

I stedet for blot at gå rundt i lokalet og lade alle sige deres navn og jobtitel er det værd at bruge lidt mere tid på introduktionerne for at sikre, at alle har klarhed over roller og ansvarsområder samt det fokus, de vil have på projektet. Det er ret nytteløst kun at kende en persons navn og jobtitel!

Ideelt set har du allerede været i kontakt med kunden forud for mødet for at få et overblik over deltagerne ved opstartsmødet, men når du får forståelse for folks roller, er det også vigtigt at tydeliggøre projektstyringen og godkendelsesprocessen.

Efter at folk har forklaret deres roller, skal du sørge for at afslutte diskussionen ved at få klarhed over, hvem der er den ene kontaktperson, hvem der har ansvaret for hvilke leverancer, hvem der skal godkende hvilke leverancer, og hvilke andre interessenter der vil være involveret i processen.

Et resultat af denne samtale, eller noget der kan udarbejdes i realtid på en whiteboardtavle, er en RACI (Ansvarlig, Beslutningsansvarlig, Konsulteret, Informeret) for leverancerne og teamet. RACI-modellen hjælper med at mindske enhver uklarhed om ansvar og fremhæver projektfaser med tæt involvering, som vil kræve betydelig koordinering af projektledelsen.

Projektbaggrund – hvordan passer denne opgave ind i den overordnede strategi og andre projekter? (10 min.)

Denne del af opstartsmødet bør ledes af kunden — du skal give dem en kort briefing før mødet, så de kan forberede sig på dette. Det er en mulighed for at få projektbaggrund, afdække temaer for succes, forstå potentielle udfordringer med overlap mellem projekter og afdække potentielle fremtidige projekter.

Du bør gennemgå:

• Hvad er jeres overordnede strategiske forretningsplan?
• Hvordan stemmer projektmålene overens med denne strategiske plan?
• Hvilke projekter gik forud for dette, og hvilke vil sandsynligvis følge efter?
• Hvilke andre projekter vil blive påvirket af dette projekt?

Projektbriefing – hvad er forretningsproblemet og kundens behov? (30 min.)

Igen bør projektbriefingen ledes af kunden, og du skal give dem en briefing, så de kan forberede dette inden mødet. Det er en mulighed for dem til at dele projektspecifikke data, så vi får en dybere forståelse af og indsigt i deres forretning samt det specifikke problem, de har hyret os til at hjælpe dem med at løse.

Det er en god mulighed for at spørge kunderne, hvordan dette hænger sammen med kundens behov – ofte indarbejder kunderne ikke dette i deres planlægning. Du bør bede dem om at gennemgå alt, hvad de mener kan være nyttigt for at forstå:

• Kundeundersøgelser, indsigter & spørgeundersøgelser
• Analyser & data
• Varemærke
• Teknologisk stak

Hvis du ikke er sikker på, hvor du skal starte, anbefaler vi, at du læser vores artikel om afklarende spørgsmål, du kan stille dine kunder før et projekt.

Succes – hvordan ved vi, om vi har haft succes, og hvad er tidligere mislykkedes? (10 min.)

For at et projekt kan blive en succes, skal du forstå, hvad succes betyder – det er ikke det samme for alle projekter, selv ikke med den samme kunde. At levere et projekt inden for tids-, budget- og omfangsbegrænsningerne er kun begyndelsen – du skal vide, hvad succes betyder for alle de vigtigste interessenter i et projekt.

Det begynder med at forstå den underliggende kundestrategi og projektets strategiske betydning. Ud over blot at bygge en ny app eller et websted, hvorfor ønsker kunden, at vi gør dette; hvad håber de at opnå? Og hvad gjorde det tidligere bureau eller den tidligere leverandør forkert? Hvad er KPI'erne? Sørg for, at de er SMART — Specifikke, Målbare, Handlingsorienterede, Relevante og Tidsbestemte — så vi kan måle dem, dokumentere succes og kvantificere værdien.

Projektledelse – gennemgå tidsplan, leverancer, roller, rapportering og ændringsstyring (10 min.)

Der er altid ting, som det er værd at gennemgå i begyndelsen af projektet, før det for alvor er startet, og som derefter kan dokumenteres i en kontaktrapport.

• Gennemgå tidsplanen – præsentér en projektplan på overordnet niveau med de vigtigste faser og milepæle for at sikre, at alle interessenter og projektsponsorer er enige om rækkefølgen af aktiviteterne, og at eventuelle afhængigheder, der kan påvirke projektets tidsplan, er tydeligt angivet.
• Gennemgå leverancerne – du bør allerede have drøftet SoW med kunden og være blevet enige om aktiviteter, leverancer, fælles mål og eventuelle antagelser, men på mødet med den bredere interessentgruppe er det værd at opsummere leverancerne og milepælene for at sikre, at ingen forventer noget andet.
• Gennemgå roller & ansvar – fastlæg den daglige kontaktperson, og hvem der skal kommunikeres med om bestemte aspekter eller leverancer.
• Gennemgå kundens projektstyring – forstå, hvem der vil være involveret i godkendelsesprocessen, og hvor lang tid det vil tage at få leverancer godkendt, da dette kan påvirke tidsplanen.
• Gennemgå kommunikationsplanen – drøft, hvordan I vil håndtere rapporteringen af projektstatus for at følge budgetforbruget og påvirkningen af faktureringen, samt hvor ofte I kommunikerer projektstatus. Det er en god idé at have en eksempelstatusrapport ved hånden.
• Drøft risici, problemer og ændringsstyring – forstå kundens holdning til risici, og drøft jeres tilgang til at håndtere dem i samarbejde.

Eventuelt – hvad har vi ikke drøftet, som vi burde? (10 min.)

Det er en god idé at afslutte samtalen med at give kunden mulighed for at bringe alt det op, som de gerne vil have dækket.

Næste skridt – hvad skal der ske for at holde projektet i gang? (5 min.)

Sørg for at afslutte mødet med tydeligt definerede næste skridt, og opsummér præcis, hvad kunden skal gøre for at holde projektet i gang, samt hvad du vil gøre for at sikre, at projektets milepæle nås. Glem ikke at følge op via e-mail efter opstartsmødet for at sikre, at næste skridt og handlingspunkter er tydelige.

Minikursus efter behov

Leder du efter eksempler på dagsordener og skabeloner til opstartsmøder med en videolektion?

I vores lynkursus i projektopstart lærer du alt, hvad du skal bruge for at starte vellykkede projekter. Derudover kan du få:

• Tjekliste til opstartsmødet
• Dagsordener til opstartsmødet
• Samarbejdsregler
• E-mailskabelon
• Øvelser til opstartsmødet

HENT SKABELONER & MINIKURSUS

Hvad er det næste?

Glem ikke at downloade vores skabelon til dagsordenen for projektets opstartsmøde, når du laver din egen! Det er også ofte en god idé at udarbejde et slidesæt til præsentationen ved projektets opstartsmøde – det giver mødet et professionelt præg og skaber struktur.

Glem ikke at læse Sarah Sime's tips om hvad du skal gøre før, under og efter det interne opstartsmøde, og lær hvordan du bedst leder mødet her.