Automatisering af virksomheders arbejdsgange: Hvad det er & de bedste værktøjer

Hvorfor er automatisering af arbejdsgange i virksomheder vigtig?

Automatisering af arbejdsgange i virksomheder er vigtig, fordi det hjælper virksomheder med at håndtere ting som lønomkostninger, godkendelser og den tid, teammedlemmer bruger på deres arbejde.

Ved hjælp af automatiseringer kan én person muligvis håndtere det arbejde, som to eller tre personer tidligere udførte. Det kan også hjælpe med at reducere fejlmarginen ved manuelle opgaver, fjerne det kedelige ved gentagne opgaver og hjælpe organisationer med at skalere og administrere deres arbejdsgange ved at øge den effekt, et lille team kan have.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Eksempler på automatisering af arbejdsgange i virksomheder

Her er nogle eksempler på automatisering af arbejdsgange i praksis.

Oprettelse af medarbejderplaner

Lokationschefer brugte tidligere timevis på at sammensætte medarbejderplaner og bemandingsplaner for deres lokationer. Udarbejdelse af en plan kunne kræve avancerede beslutningsevner og kompleks logik, der tog højde for virksomhedens behov, medarbejdernes tilgængelighed og lønbudgetter. 

Nu kan organisationer indtaste disse oplysninger i et automatiseringsværktøj og lade software til automatisering af arbejdsgange med kunstig intelligens eller en planlægningsapp udføre det manuelle arbejde. Det frigør tid, så du i højere grad kan fokusere på at lede lokationen og coache teamet. Du skal stadig gennemgå resultatet og foretage justeringer, men det vil tage væsentligt mindre tid end at udarbejde det fra bunden.

Introduktion af nye kunder

Når det handler om at introducere nye kunder, er processen generelt den samme hver gang:

• Kunden underskriver en kontrakt
• Kontoteamet får besked
• Den ansvarlige for kundeintroduktionen udarbejder en velkomstmail og planlægger et opstartsmøde
• Den ansvarlige for kundeintroduktionen opretter og deler arbejdsplanen
• Leveringsteamet og kunden arbejder sig gennem introduktionsopgaverne
• Teamet synkroniserer regelmæssigt for at følge op
• Kundeintroduktionen afsluttes, og kunden overdrages til en kundeansvarlig

Der er mange steder i processen, hvor flaskehalse og ineffektivitet kan forsinke fremskridtet. Det kan for eksempel tage 3-4 e-mails frem og tilbage at planlægge et opstartsmøde, og det kan tage en time eller to at oprette en ny arbejdsplan på din platform til projektstyring.

Med automatisering kan hele processen køre af sig selv. Din software til kontraktstyring kan automatisk sende en velkomstmail, når kontrakten er underskrevet. Planlægningssoftware kan hjælpe med at koordinere tidspunkter for opstartsmødet. Arbejdsplanen kan oprettes ud fra en skabelon for at reducere risikoen for manglende trin og andre problemer, der skyldes menneskelige fejl.

Håndtering af projektarbejde og gentagne opgaver

For teams, der arbejder på standardiserede projekter eller med gentagne opgaver, kan automatisering af arbejdsgange hjælpe dig med at nå mere på kortere tid.

Nogle eksempler på anvendelsesområder er:

1. Konfiguration af software til nye brugere, hvor arbejdsgangen og trinnene er de samme hver gang
2. Økonomiteams, der udarbejder daglige, ugentlige eller månedlige rapporter
3. Salesforce-administratorer, der konfigurerer CRM-systemet til at sende relevante opfølgningsopgaver
4. Teams, der arbejder med kundeoplevelser, og som sender opfølgningsmails til brugere med bestemte intervaller, f.eks. efter 30, 60 og 90 dage, samt versionsnoter og kontraktfornyelser
5. Autoværkstedsteams, der skal gennemføre den samme række trin efter afslutningen af en opgave, f.eks. underrette kunden om, at bilen er klar, eller sende en faktura (software til projektstyring i autobranchen kan også hjælpe med dette)

Automatisering af virksomhedsarbejdsgange kan gøre opsætningen og implementeringen af disse komplekse projektarbejdsgange problemfri og automatisk, så teammedlemmer sparer tid og manuelt arbejde. Det kan kræve en fokuseret indsats og en digital transformation at nå dertil, men det er indsatsen værd at automatisere arbejdsgangene for at spare værdifuld tid og budget samt forhindre medarbejdere i at bruge timevis på gentagen dataindtastning.

Fordele ved automatisering af virksomhedsarbejdsgange

De vigtigste fordele ved automatisering af arbejdsgange omfatter:

• Mere tid til andet kvalificeret arbejde: Projektledere kan bruge de 6 timer om ugen, som de ikke længere bruger på manuelle opgaver som opdatering af projektstyringsværktøjer eller statusark, på i stedet at fokusere på at coache teamet samt styre kvalitet og risici.
• Reduceret risiko for fejl: Slåfejl i marketingmails kan blive fortid – korrekturlæs én gang, og lad automatiseringen klare arbejdet for dig. Du kan reducere risikoen for at sende én mail til 10.000 personer, når den ikke skal indtastes og tilpasses igen og igen, hver gang den sendes. (Når det er sagt, vil en slåfejl blive skaleret, men når indholdet først er fastlagt, falder risikoen).
• Øget skalerbarhed: Brug af automatisering til virksomhedsdrift gør det muligt for virksomheder at nå et bredere publikum, end man kunne med manuelle processer. Skal du annoncere nye initiativer til 105.000 medarbejdere eller 1.2M kunder? Det kan du gøre med et tryk på en knap.
• Reducerede omkostninger: Hvis dine projektlederes timeløn er $35, og hver projektleder sparer 6 timer om ugen ved at bruge automatisering, sparer det din virksomhed $210 om ugen eller omkring $10,500 om året pr. projektleder i lønomkostninger! Skalerer du det til hele virksomheden, er besparelserne mange gange større end det, du investerede i softwareværktøjer til automatisering. 

Udfordringer ved automatisering af virksomhedsarbejdsgange

Selvom der er nogle tydelige fordele ved automatisering af virksomhedsarbejdsgange, er der også nogle udfordringer. Disse kan omfatte:

• Budgetbegrænsninger: Investering i automatiseringsværktøjer kan være dyrt. Selv ved blot $10 pr. licens kan det hurtigt løbe op, hvis du har brug for tusindvis eller hundredtusindvis af licenser. Skalerer du det til flere værktøjer, ser du på nogle ganske betydelige udgifter. Der er også udfordringen med at sikre, at hver medarbejders hardware er kompatibel med automatiseringsværktøjerne. Det kan betyde opgradering af bærbare computere, tablets, mobiltelefoner eller andet udstyr, så automatiseringerne fungerer på tværs af hele organisationen.
• Uddannelse og forandringsledelse: Når licenserne er på plads, og arbejdsgangene er opbygget (herunder eventuelle tilpassede arbejdsgange), skal du oplære teamet i, hvordan de bruges. Det bliver særligt udfordrende, hvis du har tusindvis eller hundredtusindvis af mennesker på forskellige lokationer, især hvis du har internationale teams, der arbejder på andre sprog.
• Implementering og feedbacksløjfer: Sørg for, at automatiseringerne bliver taget i brug, og opret feedbacksløjfer. Hvad sker der, hvis automatiseringen bryder sammen? Hvad sker der, hvis den skal justeres? Hvad nu, hvis medarbejderne har idéer til forbedringer eller nye automatiseringer? Opret en styringsstruktur – hvis medarbejderne får lov til at opgive værktøjet eller gå deres egne veje, mister du fordelene ved automatisering af virksomhedsarbejdsgange.

Værktøjer til automatisering af virksomhedsarbejdsgange

Fra marketingautomatisering til projektstyring og endda regnskab findes der mange værktøjer til arbejdsgangsstyring og software til virksomhedsarbejdsgange på markedet, som kan hjælpe din virksomhed med at automatisere arbejdsgangene og spare tid og penge. Her er de bedste muligheder, der aktuelt er tilgængelige:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. monday AI Workspace — Bedst til AI-drevet projektplanlægning
2. 2. Moxo — Bedst til sikkert klientsamarbejde
3. 3. Screendragon — Bedst til AI-drevet automatisering af arbejdsgange uden kode
4. 4. Creatio AI Studio — Bedst til tilpasning af arbejdsgange i virksomheder
5. 5. Celigo — Bedst til robuste funktioner til API-administration
6. 6. altaFlow — Bedst til Salesforce-dokumentautomatisering
7. 7. Productive — Bedst til driftsindsigt målrettet bureauer
8. 8. Wrike — Bedst til organisationer i vækst
9. 9. Qntrl — Bedst til tværfunktionelle processer
10. 10. TrailHQ — Bedst til brugerdefinerede LLM'er

Sådan vælger du software til automatisering af virksomhedens arbejdsgange

Her er fem enkle trin, du kan følge for at komme i gang med at vælge det rigtige værktøj til automatisering af virksomhedens arbejdsgange:

1. Identificer dine behov: Overvej dine krav til et softwareværktøj. Tal med så mange interessentgrupper som muligt for at sikre, at den løsning, du i sidste ende vælger, imødekommer så mange behov som muligt. Selvom en løsning måske ikke er 100 % perfekt, ønsker du ikke at ende i en pinlig situation, fordi du glemte at tage højde for behovene hos en vigtig brugergruppe.
2. Fastslå, hvilke funktioner du har brug for: Når du har klarhed over dine behov, skal du matche dem med softwarefunktioner. Du bør afpasse listen, så du ikke betaler for funktioner, du ikke kan eller vil bruge, og så du ikke mangler kritiske funktioner for at få værktøjet til at opfylde dine behov.
3. Lav en kortliste over værktøjer: Brug din liste over nødvendige funktioner til at lave en kort liste over værktøjer, der opfylder kravene. Når du har en liste, skal du undersøge hvert værktøj mere grundigt og sammenligne dem ud fra funktionalitet, brugervenlighed og introduktion, pris, kontraktlængde samt andre variabler, der kan hjælpe dig med at finde den bedste kandidat.
4. Vurder sikkerhed, kompatibilitet og skalerbarhed: Da du leder efter en virksomhedsløsning, er sikkerhed, kompatibilitet og skalerbarhed betydeligt vigtigere, end de ville være for en mindre organisation. Sørg for, at det værktøj, du vælger, er sikkert og kompatibelt samt kan skaleres i takt med, at dine behov udvikler sig. Værktøjet vil sandsynligvis blive brugt af mange forskellige brugere på forskellige systemer og i forskellige lande, hvilket betyder, at der skal tages yderligere tekniske og juridiske hensyn for at sikre, at værktøjet overholder reglerne.
5. Planlæg implementeringen: Du kan ikke bare fortælle alle i virksomheden om den nye arbejdsgang og forvente, at de følger den konsekvent. Du har brug for en god implementeringsplan, der effektiviserer processen med at få medarbejderne i gang med minimale forstyrrelser af virksomheden. Det kan omfatte en introduktionsdemonstration, praktisk oplæring og støtte til at tage løsningen i brug. Hold øje med, hvor ofte automatiseringen bruges, fejlsøg på problemer, og giv teamet opmuntring, mens de tilpasser sig procesautomatiseringen.

Bedste praksis for implementering af automatisering af virksomhedens arbejdsgange

Her er nogle bedste praksisser for implementering af automatisering af arbejdsgange i din virksomhed.

• Kør et pilotprojekt, før du skalerer: Som jeg nævnte, kan automatisering af virksomhedens arbejdsgange medføre betydelige omkostninger. Før du investerer i løsningen i større skala, bør du starte med et pilotprojekt. Uanset om du lader ét team afprøve løsningen eller nogle få teams på tværs af organisationen, vil du vide, om automatiseringen fungerer, før du investerer. Selvom det ikke er nogen garanti, giver det dig værdifulde data, før du investerer for meget tid eller for mange ressourcer i automatiseringen.
• Overvej din plan for forandringsledelse: Du ved allerede, at det er en opskrift på fiasko at give brugerne ny software og nye arbejdsgange uden oplæring eller forandringsledelse (ja, selv hvis værktøjet har træk-og-slip-funktionalitet eller en brugervenlig grænseflade). God forandringsledelse handler om at skabe bevidsthed. Giv information om, hvad der ændrer sig, og hvordan det ændrer sig, samt yderligere støtte undervejs. Opstil nogle målepunkter, du kan følge, såsom daglige login eller antallet af gennemførte arbejdsgange.
• Vær proaktiv med risikostyring: Når du tager dyr, ny teknologi i brug, vil der være en risiko. Når du implementerer nye arbejdsgange, skal du være særligt proaktiv med hensyn til risikostyring. Det kan omfatte at optrappe IT-supportmedarbejdernes indsats, sikre at der findes revisionsspor, opsætte yderligere notifikationer for at sikre, at værktøjet til automatisering af arbejdsgange ikke svigter, eller foretage yderligere validering af forretningsregler. Jo bedre du holder dig foran potentielle problemer, desto større er sandsynligheden for, at du får succes.

Hvad er det næste?

Hvis forretningsprocesstyring og automatisering af arbejdsgange er noget for dig, er The Digital Project Managers aktive fællesskab af erfarne projektledere måske det rigtige sted for dig. Fordyb dig sammen med os i automatisering af processer, styring af arbejdsgange og relaterede emner!