Den ultimative guide til arbejdsgangsanalyse

For at gennemføre en arbejdsgangsanalyse skal du begynde med at dokumentere den nuværende tilstand. Indsaml derefter både kvalitative og kvantitative data for at identificere flaskehalse. Brug denne indsigt til at kortlægge den ønskede fremtidige tilstand. Implementer til sidst ændringerne, og overvåg fremskridtene for at vurdere deres effektivitet.

Arbejdsgangsanalyse kontra proceskortlægning

Arbejdsgangsanalyse undersøger hvert trin i en proces for at identificere redundans og områder, der kan forbedres, mens kortlægning af arbejdsprocesser er et værktøj, der bruges inden for arbejdsgangsanalyse til visuelt at illustrere, hvordan en proces fungerer fra start til slut.

Tabellen nedenfor fremhæver de vigtigste forskelle mellem arbejdsgangsanalyse og proceskortlægning:

Hvorfor arbejdsgangsanalyse er vigtig for projektledere

Det er vigtigt at analysere dine arbejdsprocesser for at sikre, at de effektivt understøtter både dine projektmål og de daglige driftsbehov. 

Som projektleder bør du overveje at gennemføre arbejdsgangsanalyse af både projektarbejdsgange og personlige arbejdsgange. Ved at stræbe efter løbende forbedringer i dit arbejdsstyringssystem sikrer du, at du udfører opgaver effektivt og med den højest mulige kvalitet.

Fordele ved arbejdsgangsanalyse

En arbejdsgangsanalyse kan give flere fordele, når du styrer dine projekter, herunder:

• Forbedret effektivitet og produktivitet: Ved at identificere flaskehalse i arbejdsgangen eller områder med ineffektivitet i de operationelle arbejdsgange får du de oplysninger, du har brug for, til at forbedre dine arbejdsgange
• Bedre udnyttelse af ressourcer: Opgaveanalyse identificerer muligheder for at omfordele din arbejdsstyrke til de opgaver, hvor den vil have størst effekt
• Risikoreduktion og forebyggelse af problemer: Analyse af procesforløbet afdækker trusler eller nye problemområder, så du kan afhjælpe risici, før de bliver til virkelighed
• Datadrevet beslutningstagning: Indsamling af data om forretningsarbejdsgange giver dig mulighed for at træffe velinformerede beslutninger om projekt- og driftsinvesteringer.

Typer af arbejdsgangsanalyse 

Der findes flere typer arbejdsgangsanalyse, som du kan anvende i forskellige projektscenarier.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Lineær arbejdsgangsanalyse

Lineær arbejdsgangsanalyse evaluerer en proces trin for trin fra start til slut og anvender ofte  proces- eller arbejdsgangskortlægning til visuelt at repræsentere rækkefølgen af de involverede opgaver. Resultatet af en lineær arbejdsgangsanalyse er normalt en form for arbejdsgangsdiagram.

På grund af sin meget strukturerede tilgang er lineær arbejdsgangsanalyse bedst egnet til at identificere ineffektivitet i en eksisterende proces. 

Tværfunktionel analyse

Analyse af tværfunktionelle arbejdsgange omfatter input fra flere afdelinger i en organisation for at identificere redundans og forbedringsområder i en eksisterende arbejdsgang. Den er bedst egnet til arbejdsgange, der involverer tværfunktionelle teams. 

Du kan for eksempel bruge analyse af tværfunktionelle arbejdsgange i sundhedsvæsenet til at forbedre informationsarbejdsgange for patientdiagnosticering og behandling.

Hybrid analyse af arbejdsgange

Hybrid analyse af arbejdsgange kombinerer lineær og tværfunktionel analyse af arbejdsgange for at kortlægge en proces fra start til slut og identificere ineffektivitet i håndteringen af tværfunktionelle afhængigheder.

Processen med at indføre digitale arbejdsgange er et godt anvendelsesområde for hybrid analyse af arbejdsgange, da den omfatter automatisering af tidskrævende processer i flere trin, som påvirker forskellige interessentgrupper.

Hvornår bør du foretage en analyse af arbejdsgange?

Selvom analyse af arbejdsgange ideelt set bør være en løbende proces, kan bestemte tegn signalere, hvornår det er tid til at påbegynde en ny analyse af arbejdsgange. Disse udløsende faktorer omfatter:

• Høj fejlrate eller omarbejde: Hvis du bemærker et fald i kvalitet og/eller ydeevne, kan det være tid til at genundersøge dine projektarbejdsgange for at forstå den grundlæggende årsag til disse problemer og iværksætte korrigerende handlinger. 
• Forsinkelser i projektleveringen: En vurdering af arbejdsgangen kan give dig indsigt i årsagerne til eventuelle konstaterede tidsforskydninger eller projektplaner, der er i fare. 
• Forvirring i teamet eller overlappende ansvarsområder: Hvis projektroller og -ansvar ikke defineres tydeligt, kan det skabe forvirring og potentiel dobbeltarbejde. Brug analyse af arbejdsgange til at dokumentere, hvem der gør hvad, og hold teamet ansvarligt for deres opgaver. 
• Overgang til nye værktøjer eller platforme: Indførelse af nye teknologier er et godt tidspunkt til at gennemgå dine arbejdsgange, da denne type ændringer kan skabe udfordringer med interessenthåndtering ved at forstyrre eksisterende processer. 
• Opskalering af driften: Efterhånden som en organisation vokser i størrelse og kompleksitet, bliver dens forretningsprocesser mere komplicerede. Analyse af arbejdsgange kan hjælpe dig med at implementere effektive arbejdsgange på trods af disse udfordringer.

Almindelige problemer med arbejdsgange

Her er nogle eksempler på almindelige problemer med arbejdsgange:

• Flaskehalse og forsinkelser: Flaskehalse i en arbejdsgang opstår typisk på steder, hvor ressourcer konkurrerer, eller hvor processer er dårligt dokumenteret eller misforstået, hvilket fører til forsinkelser i projektgennemførelsen. 
• Overflødige eller unødvendige trin: Spild af tid på unødvendige opgaver distraherer teammedlemmer fra at gennemføre aktiviteter, der er afgørende for projektets succes. 
• Dårlige overdragelser mellem teammedlemmer: Når teammedlemmer ikke er bekendt med afhængigheder på tværs af projektopgaver eller ikke kommunikerer om vigtige overgange mellem opgaver, kan det føre til kostbare projektforsinkelser. 
• Manglende overblik over, hvem der gør hvad: Hvis roller og ansvarsområder ikke defineres tydeligt, skaber det forvirring, hvilket kan føre til dobbeltarbejde og/eller forsinkelser i projektplanen, mens teammedlemmer kæmper for at komme ind i arbejdet. 
• Overdreven afhængighed af manuelle processer: Manuelle arbejdsgange er ofte tidskrævende og fejlbehæftede, mens procesautomatisering giver teammedlemmer mulighed for at bruge deres tid og energi på højt prioriterede opgaver, der reelt kræver menneskelig indgriben. 
• Utilstrækkelig dokumentation eller standardisering: Hvis arbejdsgange ikke er dokumenteret, bliver det sværere at identificere muligheder for optimering af arbejdsgange og implementere omkostningsbesparende standardisering på tværs af projektteams.

Processen for analyse af arbejdsgange (trinvis vejledning)

Nedenfor finder du en trinvis proces til gennemførelse af en analyse af arbejdsgange:

1. Identificer den arbejdsgang, der skal analyseres

Analyse af arbejdsgange kan hurtigt blive kompleks, så brug tid på forhånd på at definere dit omfang. Hvilken arbejdsgang eller proces vil du undersøge? Overvejer du arbejdsgange for ét eller flere projekter? Hvad med forretningsdriften? Skab enighed blandt dine interessenter for at undgå at påtage dig mere, end du kan håndtere.

2. Indsaml data om arbejdsgangen

I dette trin dokumenterer du de materialer, der kræves for at starte arbejdsgangen (input), de opgaver eller processer, der ændrer inputtet (transformation), samt det endelige produkt eller resultat (output). Du kan indsamle data gennem direkte observation af processen, interviews med interessenter og gennemgang af eksisterende dokumentation.

3. Kortlæg den aktuelle arbejdsgang

Når du har indsamlet dataene, skal du dokumentere arbejdsgangen, som den ser ud i sin nuværende form. Modstå fristelsen til at optimere på dette tidspunkt—registrer blot, hvad der sker i dag, med alle fejl og mangler, så du kan finde ud af, hvordan den kan forbedres i morgen. 

4. Analysér arbejdsgangen

Nu hvor du har kortlagt den nuværende situation, skal du gennemgå arbejdsgangen for at identificere eventuelle flaskehalse og de grundlæggende årsager til dem. Det omfatter opgaver, der er repetitive, overflødige, underbemandede eller tager for lang tid at fuldføre. Brug af software til arbejdsgangsdiagrammer kan hjælpe dig med visuelt at identificere områder, der kan forbedres.

5. Omdesign med henblik på forbedring

Dette er den sjove del—nu hvor du har beskrevet alt det, der er galt med arbejdsgangens nuværende form, kan du redesigne processen, så den bliver bedre! Indsaml input fra interessenter, og vurder idéernes gennemførlighed som en del af udviklingen af arbejdsgangen.

6. Implementér og overvåg

Tag din nye og forbedrede arbejdsgang i brug, og fastlæg centrale resultatindikatorer, så du kan vurdere fremskridtene over tid. Iterér på dit oprindelige design af arbejdsgangen for at foretage justeringer i realtid som reaktion på feedback fra omgivelserne.

More Articles

• Hvad er en arbejdsgang? Oversigt, eksempler & værktøjer
• Visualisering af arbejdsgange: Fordele, eksempler og trin
• Styring af arbejdsgange: Definition, eksempler og vigtigste fordele
• Flaskehalse i arbejdsgange: Sådan identificerer og løser du dem
• Sådan planlægger du arbejdsgange: Trin og bedste praksis

Eksempel: Analyse af en arbejdsgang i praksis

Lad os se på eksemplet med et besøg på en lægeklinik.

Når du har identificeret den arbejdsgang, du gerne vil analysere, skal du samarbejde med dine interessenter om at indsamle data og dokumentere den nuværende situation—sådan her:

Nu hvor du forstår, hvordan processen fungerer i øjeblikket, skal du identificere muligheder for automatisering og/eller effektivisering af overdragelsespunkter på tværs af team. Kunne patienten for eksempel melde sig ind og udfylde papirarbejdet til sin aftale online for at spare tid under besøget på klinikken?

Omdesign arbejdsgangen med disse tidsbesparelser i tankerne, og overvåg fremskridtene for at sikre, at de forbedringer, du har identificeret, giver resultater.

Værktøjer til analyse af arbejdsgange

Du kan bruge forskellige værktøjer til at forenkle processen med at analysere arbejdsgange. Disse værktøjer til analyse af arbejdsgange omfatter:

1. Værktøjer til proceskortlægning: Visualisér dine projektarbejdsgange ved hjælp af detaljerede diagrammer, herunder tidslinjer, ressourcer og vigtige milepæle
2. Software til arbejdsgangsstyring: Koordinér og overvåg hvert trin i en arbejdsgang for at sikre, at opgaverne bevæger sig problemfrit fra start til slut
3. Værktøjer til automatisering af arbejdsgange: Effektivisér manuelle, repetitive processer, der er tilbøjelige til fejl, så teams kan fokusere på vigtigere initiativer
4. Projektstyringssoftware: Hjælp teams med at planlægge, udføre og overvåge igangværende arbejde
5. Tidsregistreringssoftware: Registrér, hvor meget tid teammedlemmer bruger på opgaver, for at hjælpe med at identificere muligheder for optimering
6. Opgavestyringssoftware: Prioritér og overvåg opgaver inden for et større projekt

Bedste praksis for analyse af arbejdsgange

Her er nogle bedste praksisser til at gennemføre en vellykket analyse af en arbejdsgang:

• Involver interessenter tidligt: Det er afgørende at få input fra interessenter om jeres eksisterende arbejdsgange, så I bedre kan forstå den nuværende situation, identificere problemer og etablere effektive arbejdsgange i fremtiden. Hvis I ikke indhenter input tidligt i processen, risikerer I at skulle lave arbejdet om senere. 
• Brug både kvalitative og kvantitative data: Sammenhold interessenternes indsigt med kvantitative data om resultaterne. Interessenter tror måske, at en arbejdsgang fungerer korrekt, fordi de kun ser deres del af processen, men KPI'erne fortæller måske en anden historie. 
• Fokuser på effekten: For at få opbakning til de ændringer, du foreslår, skal du forklare, hvordan de vil påvirke bundlinjen med hensyn til effektivitet, kvalitet, gennemløb eller andre omkostningsbesparende målepunkter. 
• Følg resultaterne efter implementeringen: Når du har gennemført ændringerne i arbejdsgangen, skal du overvåge resultaterne for at sikre, at processen leverer de forventede resultater.

Bliv medlem for at få flere indsigter i projektledelse

Vil du vide mere om projektledelse og projektstyringssoftware? Bliv medlem af vores fællesskab for at få adgang til over 100 skabeloner, prøver og eksempler samt komme i kontakt med hundredvis af andre digitale projektledere på Slack. 

Hvis du ønsker at gå mere i dybden med projektstyringssoftware, kan du se vores guide om demonstrationer af projektstyringssoftware, som kan hjælpe dig med at finde den perfekte løsning til dit team.