Sådan udfører du en analyse af ressourcegab: 5 grundlæggende trin
Vær opmærksom på gabet: Ved at forstå dine aktuelle og fremtidige ressourcebehov til dine projekter kan du strategisk fordele og anskaffe de nødvendige aktiver på forhånd, så dit projekt forløber problemfrit.
Tidlige advarsler: Jo tidligere du opdager ressourcegab, desto bedre kan du proaktivt håndtere disse problemer, hvilket hjælper dig med at mindske risici, før de begynder at hæmme projektets fremdrift.
Software er vejen frem: Software til ressourcestyring er den nemmeste måde at identificere og udfylde ressourcegab i dine projekter på, og det kan gøre det automatisk, så du sparer tid og kræfter.
Ved at gennemføre en analyse af ressourcemangler kan du som projektleder vurdere, hvilke ressourcer du har afsat til det aktuelle og kommende arbejde, og hvilke ressourcer du har brug for til at gennemføre et vellykket projekt.
Ved at forstå, hvad du har, og sammenligne det med det, du har brug for, kan du planlægge ud fra eventuelle identificerede mangler for at sikre, at du har de rette ressourcer til at færdiggøre dine projekter eller initiativer til tiden, inden for budgettet og inden for det aftalte omfang.
Hvad er en analyse af ressourcemangler?
En analyse af ressourcemangler er et trin i ressourceanalysen, hvor du gennemgår dine tilgængelige ressourcer og sammenligner dem med de ressourcer, du har brug for. Dette omfatter projektmedarbejdere og teammedlemmer, udstyr, software eller enhver anden ressource, der er nødvendig for at færdiggøre projektarbejdet.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Det er også vigtigt at tage højde for dit teams kompetencer, når du gennemfører en analyse af ressourcemangler. Du kan for eksempel få brug for ti fuldtidsansatte teammedlemmer for at opfylde kravene til kontrakttimer i næste måned.
Nogle projekter kræver både designere og udviklere, mens andre måske har brug for flere udviklingsressourcer. Du skal forstå, hvor mange personer der kræves for at færdiggøre arbejdet, og hvilke kompetencer de skal have for at gennemføre alt det arbejde, du forventer.
Hvorfor er en analyse af ressourcemangler vigtig?
En analyse af ressourcemangler er vigtig, fordi den kan hjælpe dig med at identificere eventuelle mangler i din ressourceallokering både på kort sigt (hvilke ressourcer du har brug for i den næste uge eller to) og på lang sigt (hvilke ressourcer du får brug for i næste kvartal eller inden for seks måneder).
Her er nogle flere grunde til at gennemføre analyser af ressourcemangler ofte som en del af dine almindelige forretningsprocesser:
- For at bekræfte, at du har de rette ressourcer til at færdiggøre det planlagte arbejde: Regelmæssige analyser af ressourcemangler kan hjælpe dig med at forstå, om du har de rette ressourcer til at færdiggøre det planlagte (eller forventede) arbejde. Hvis du for eksempel har seks projekter inden for webdesign og -udvikling, der efter planen skal starte inden for de næste 3 måneder, har du så nok designere, udviklere og projektledere til at færdiggøre arbejdet?
- For at ansætte de rette personer på det rette tidspunkt: Hvis du gennemfører en analyse af ressourcemangler for forventet arbejde (projekter, som du forventer at vinde eller påbegynde i fremtiden), kan du se, hvem du måske får brug for at ansætte, og hvornår de bør starte. Du kan også bruge historiske data som sammenligningsgrundlag her, hvis det er relevant. Du får indsigt i, hvor lang tid det for eksempel tager at ansætte en designer på mellemniveau sammenlignet med en senior designer. Du kan også finde software til bemandingsbureauer nyttig her.
- For at budgettere med kommende udgifter til anskaffelse af yderligere ressourcer: Når du forstår ressourcemanglerne og det budget, du har brug for til at lukke dem, kan du håndtere dette, før dit budget ligger fast (og undgå at overraske ledelsesteamet).
- For at balancere arbejdsbyrden mellem dine teammedlemmer: Selvom det er normalt, at teammedlemmer oplever op- og nedture i projektarbejdet, vil en analyse af ressourcemangler og et kig på centrale resultatindikatorer (KPI'er) samt målinger som udnyttelsesgrad pr. person hjælpe dig med at fordele arbejdet mere jævnt og undgå alt for markante op- og nedture. Ingen bryder sig om at være overbooket i seks uger eller mere for derefter at sidde på bænken i en måned.
- For at forudsige de ressourcer, der er nødvendige til fremtidigt arbejde: Ved at gennemføre en analyse af ressourcemangler for fremtidigt arbejde (arbejde, du endnu ikke har vundet, eller som ligger 6 måneder eller mere ude i fremtiden) kan du være mere proaktiv med hensyn til at udfylde manglerne. Har du planlagt et projekt, der skal starte hen over sommeren? Overvej at slå eventuelle stillinger eller kontraktbehov op i foråret, så du har tid til at vælge den bedste person til jobbet.
Sådan gennemfører du en analyse af ressourcemangler
Her er en trinvis vejledning i, hvordan du gennemfører en analyse af ressourcemangler og forstår de data, du har indsamlet.
1. Vurder teammedlemmernes tilgængelighed
Start med at vurdere dine teammedlemmers tilgængelighed. Det kan være så enkelt som at oprette et regneark med hvert teammedlems navn og det antal timer, de er tilgængelige hver uge. Når du gør dette, skal du huske at tage højde for ferie eller betalt fri.
Selvom du måske ikke kan tage højde for uventet utilgængelighed som sygdom, orlov ved dødsfald eller en projekttidsplan, der blev ændret sent i forløbet, bør dette give dig en ret god idé om dit nuværende teams kapacitet og tilgængelighed til projektarbejde. Dette kan lettere håndteres ved hjælp af software til medarbejderressourcestyring.
2. Tildel foreløbigt teammedlemmer
Det næste skridt er foreløbigt at tildele teammedlemmer. Hvis du arbejder for et bureau med flere kunder og et antal foreløbige projekter i pipelinen på et givet tidspunkt, kan dette skridt blive kompliceret.
Start med det arbejde, der allerede er indgået kontrakt om, og tildel opgaver til alle teammedlemmer. Du kan også tildele potentielt projektarbejde (arbejde, som du endnu ikke har vundet, eller som endnu ikke er startet) for at se, om du har brug for at booke flere projekter eller sætte tempoet lidt ned for at undgå at overbooke teamet. Husk, at du får endnu en mulighed for at gøre dette senere.
3. Identificer mangler
Når det eksisterende arbejde er blevet fordelt, og dine nuværende ressourcer er fuldt allokeret, skal du lede efter manglerne. Hvad er den aktuelle status for din ressourceudnyttelse, og hvordan stemmer den overens med din ønskede status? Er der teammedlemmer, som er overbookede, og andre, som ikke udnyttes tilstrækkeligt?
Når du forstår, hvor manglerne er, kan du derefter udarbejde en handlingsplan for at håndtere dem (i næste trin i denne proces).
4. Læg en plan for at udfylde manglerne
Der er to primære måder at udfylde eventuelle mangler på: at balancere arbejdsbyrden mellem eksisterende teammedlemmer eller at tilføje flere ressourcer (ved at ansætte nye teammedlemmer eller låne dem fra andre teams).
- Hvis du har brug for at omfordele arbejdsbelastningen mellem teammedlemmer, skal du tage samtalen op med teamledere eller andre projektledere.
- Hvis du har brug for at håndtere en mangel ved at ansætte et nyt teammedlem, skal du tage denne samtale med HR eller ledelsen. Præsenter den mangel, du har identificeret, og den type ressource, du har brug for til at udfylde den.
Hvis du for eksempel identificerer mangel på udviklere i det næste år eller længere, kan det være nødvendigt at ansætte en ny fuldtidsudvikler. Men hvis din analyse viser, at ressourcemanglen gælder en kortere periode (f.eks. nogle få uger til nogle få måneder), kan du overveje at bruge en konsulent (eller freelancer) til midlertidigt at udfylde manglen.
5. Forudsig ressourcebehov på forhånd for fremtidige projekter
Når det gælder forudsigelse af ressourcebehov til fremtidige projekter, skal du følge de samme trin som ved din kortsigtede analyse af ressourcemangler og se på, hvad du har, og hvad du har brug for. Tag dette med et gran salt – meget kan ændre sig, før disse projekter sættes i gang.
Folk kan forlade organisationen, tidsplaner kan ændre sig, og interessenter kan have andre prioriteter, som kræver, at ressourcer flyttes til andre områder (f.eks. arbejde på et nyt produkt eller en ny tjeneste).
Når det er sagt, bør du proaktivt identificere mangler og planlægge, hvordan de skal håndteres. Du kan bruge det, du lærer ved at analysere fremtidigt arbejde, til at kvalificere din strategiske ressourceplanlægning og understøtte beslutningstagningen.
Værktøjer til analyse af ressourcemangler
Du kan nemt bruge Google Sheets eller Excel til at oprette en skabelon til analyse af ressourcemangler eller en skabelon til ressourceplanlægning, men der findes også masser af projektstyringssoftware og software til ressourcestyring, som du kan bruge, mens du analyserer ressourcemangler.
Hvis du er bekymret for, at dine nuværende processer ikke er effektive eller hensigtsmæssige til at undersøge din aktuelle situation og sikre, at du kan opfylde klienters eller kunders behov, er en af de vigtigste fordele ved værktøjer til ressourcestyring, at de er udviklet specifikt til dette formål. Nedenfor finder du nogle af vores foretrukne softwareværktøjer til ressourcestyring.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Udfordringer ved analyse af ressourcegab
For at give dig et forspring, når du udfører din gabanalyse, har jeg samlet de mest almindelige udfordringer, du kan støde på, samt hvordan du kan overvinde dem:
- Manglende organisering: Hvis din virksomhed ikke har centraliseret projekt- og ressourcestyring, kan det være svært at gå i gang med processen for analyse af ressourcegab, og endnu sværere at gennemføre den. Ved blot at samle en liste over alle ressourcer i et regneark og se på, hvordan de er fordelt dagligt eller ugentligt, får du et solidt udgangspunkt for at identificere eventuelle gab og træffe velinformerede beslutninger om, hvordan de kan udfyldes.
- Varierende præstationsniveauer: Ikke alle kan præstere på 100 % (eller mere) hele tiden, så variationer i præstationsniveauer kan også skabe ressourcegab. Teammedlemmer, der bruger længere tid end estimeret, eller som er fraværende for at hvile og genoplade, kan have stor indflydelse.
- Ændringer i forretningsstrategien: Væsentlige ændringer i virksomhedens strategiske mål kan påvirke ressourcebehovet. Hvis I for eksempel går fra kun at tilbyde design og udvikling af websites til også at håndtere vedligeholdelse af websites, får I brug for yderligere ressourcer med andre kompetencer end dem, der allerede findes på teamet. Så selvom I "på papiret" måske kan bemande alle jeres projekter, kan virkeligheden være en anden på grund af forskellen i de nødvendige kompetencer.
- Eksterne faktorer: En anden udfordring er eksterne faktorer, der kan påvirke ressourcebegrænsninger. Det kan være udfordrende for nye projektledere at forstå, hvilke eksterne faktorer der kan påvirke den aktuelle præstation (og den planlagte præstation), og hvordan dette kan hænge sammen med ressourcegab. Et teammedlem kan for eksempel have brug for længerevarende sygeorlov, en kunde eller interessent kan bede om en større ændring af arbejdsomfanget eller projektet, eller gammel eller ikke-understøttet teknologi kan forårsage forstyrrelser. Forhold, der ligger uden for din kontrol, kan direkte påvirke projektets ressourcetildeling eller skabe uoverensstemmelser i ressourceplanlægningsprocessen.
Få flere bedste praksisser for ressourcestyring
Hvis du har brug for en konkurrencemæssig fordel, når det gælder ressourcestyring, er The Digital Project Manager-fællesskabet måske lige det, du leder efter. Vores skabeloner og samlinger af værktøjer gør det lettere for dig at udføre den analyse af ressourcegab, du har brug for. Og hvis du går i stå? Vores hundredvis af aktive og erfarne projektledere kan dele bedste praksisser eller yderligere ressourcer.
