Kunstig intelligens & fremtidens projektledelse (med Dennis Kayser fra Forecast)

Læs transskriptionen:

Vi er i gang med at afprøve transskription af vores podcasts ved hjælp af et softwareprogram. Tilgiv venligst eventuelle stavefejl, da robotten ikke er korrekt 100 % af tiden.

Ben Aston: Tak fordi du lytter med. Jeg er Ben Aston, og dette er Digital Project Manager-podcasten fra thedigitalprojectmanager.com.

I dag har jeg selskab af Dennis Kayser, og i dag skal vi tale om kunstig intelligens i projektledelse. Vil vores job som projektledere blive overtaget af projektlederrobotter? Det finder vi ud af, så bliv endelig ved med at lytte.

Dennis, fortæl mig først lidt om dig selv. Hvor er du, og hvad laver du?

Dennis Kayser:

Hej. Tak fordi jeg måtte komme, Ben. Vi er en startup-virksomhed med base i København, Danmark. Vi er en venturefinansieret virksomhed. Vi arbejder med en række forskellige ting. Her til morgen havde vi et stort meetup med 80 deltagere, som kom for at høre, hvad vi havde at sige om hele fremtidsperspektivet for projektledelse og kunstig intelligens, og hvordan det efter vores opfattelse vil påvirke hele projektlederfaget. Det er én af tingene.

Ben Aston:

Fedt. Hjælper du med at organisere PM-meetuppet?

Dennis Kayser:

Ja. Jeg afholder faktisk nogle få meetups. Som virksomhed afholder vi nogle meetups som en måde at give tilbage til fællesskabet på, så vi kan dele idéer med andre projektledere i andre virksomheder og udveksle idéer, bedste praksis og vores syn på, hvor hele faget er på vej hen.

Ben Aston:

Fedt. Jeg ved selvfølgelig, at du driver Forecast It, men ud over Forecast It og meetups, laver du så også andre ting?

Dennis Kayser:

Arbejdet fylder naturligvis det meste af min tid. Jeg prøver at stå meget på ski, når jeg kan. Jeg prøver også at løbe meget, når jeg kan, og så prøver jeg at cykle på tværs, når jeg har mulighed for det. Jeg forsøger at holde mig aktiv.

Ben Aston:

Fint. Fortæl os lidt om, hvordan du er endt med at drive Forecast It. Vi kommer til at tale lidt om det om lidt, men hvordan gik det til, at du kom til at drive denne venturefinansierede startup, der skaber projektledelsessoftware? Hvordan skete det?

Dennis Kayser:

Jeg plejede at arbejde for IBM, så jeg har set masser af store og små projekter gå godt, men også gå meget galt af forskellige årsager. Typisk ikke fordi de mennesker, der arbejder på dem, ikke gør et godt stykke arbejde eller ikke er intelligente, men grundlæggende fordi tingene hurtigt bliver meget, meget komplekse, især inden for det digitale område, og det er i sig selv det, der gør dem meget vanskelige at styre på daglig basis. Da vi lærte af det og derefter kiggede på alle de forskellige produkter på markedet, fandt vi ikke rigtig noget, der var enkelt nok, eller som gav mening. Fra vores synspunkt foregår der stadig meget af det samme på markedet. Mange af de samme systemer med omfattende manuel dataindtastning. Vi forsøger at reducere det og fjerne alt det kedelige ved at være projektleder, så man kan fokusere på de sjovere ting som at være kreativ og innovativ.

Der var en del mennesker, som sagde, at det var en forfærdelig idé, da vi startede, men heldigvis har vi bevist, at de tog fejl, og nu viser vi, at vi faktisk kan gøre en stor forskel på det nuværende område.

Ben Aston:

Fortæl mig om produktets udviklingsrejse. Startede det, som du håbede? Har det været succesfuldt fra begyndelsen?

Dennis Kayser:

Vi startede virksomheden for omkring tre år siden med at bygge et produkt, der var langt mere rettet mod store virksomheder og langt mere lignede de andre produkter på markedet, og vi fandt faktisk ud af, at det var en dårlig idé. Både jeg og nogle af mine medstiftere har en baggrund inden for datalogi, så vi tænkte: Kan vi gøre det her på en smartere og mere intelligent måde? Kunstig intelligens passer perfekt til dette. Der er så mange ting, der kan automatiseres med kunstig intelligens, især på dette område, og vi undrede os bare over, hvorfor ingen gjorde det.

Vi startede hele virksomheden forfra sidste år og byggede et helt nyt produkt. Vi rejste nogle penge fra venturekapitalister, og nu har vi kunder globalt, så det er ret interessant.

Ben Aston:

Godt. Fortæl os lidt om Forecast. Giv os din elevatortale om Forecast til dem, der endnu ikke har undersøgt det eller ved, hvad det handler om.

Dennis Kayser:

Selvfølgelig. Forecast er en AI-drevet løsning til ressource- og projektstyring. Vi forsøger at holde tingene meget, meget enkle. Det må ikke være for komplekst, for ellers har folk faktisk ikke lyst til at bruge det. Vi vil grundlæggende automatisere så meget af det kedelige arbejde som muligt og samtidig lade dig integrere med den bedste praksis eller de foretrukne produkter, du allerede bruger. Du får en fuldt synkroniseret løsning; hvad enten det drejer sig om fakturering, Slack, Google Drev eller hvad du ellers vil forbinde, gør vi det meget, meget nemt. Du får et komplet overblik over, hvad der foregår.

Ben Aston:

Fedt. Lad os tale om kunstig intelligens et øjeblik. Hvad er kunstig intelligens for folk, der ikke ved, hvad det er?

Dennis Kayser:

Kunstig intelligens er et meget bredt emne. Den kunstige intelligens, vi bruger, lærer grundlæggende af alt det, der foregår. I dette tilfælde i projekter. Den lærer for eksempel, om ting normalt tager længere eller kortere tid for en bestemt kunde, om jeres budgetter er meget ved siden af, og den opdager over tid, at bestemte ting normalt tager længere tid. Den kunstige intelligens opfanger det og hjælper dig faktisk med at forbedre dig. Når vi lærer noget, kan det for eksempel være, at Ben er langsom til Java, men meget hurtig til HTML eller noget i den stil. Den kunstige intelligens opfanger det og hjælper dig med at prioritere det arbejde, du skal udføre, så du ikke manuelt behøver at sidde og flytte rundt på alt.

Ben Aston:

Fedt. Øger systemet automatisk fordelingen af personer til bestemte opgaver og forsøger i baggrunden at lave en form for ressourceudjævning? Er der en måde, hvorpå I fastsætter prioriteter med henblik på at maksimere omsætningen eller antallet af fakturerbare timer? Hvordan ved systemet, hvad der er en prioritet?

Dennis Kayser:

Først og fremmest gør vi faktisk ikke noget automatisk, fordi det ofte forvirrer folk mere, end det hjælper dem. Det, vi gør, er, at vi hjælper med og anbefaler ting, du kan gøre for at forbedre din plan. Vores kernemålgruppe er typisk et bureau eller et reklame- og konsulentfirma, altså en virksomhedstype, der gerne vil maksimere de timer, de har. De vil have en høj udnyttelsesgrad, men de vil også sikre sig, at de faktisk udfører projekter for de kunder, der er gode kunder. Du ville blive overrasket over, hvor mange webbureauer der bygger alle disse spændende projekter for kunder, men som faktisk ender med ikke at tjene penge på dem, fordi de ikke har kontrol over, hvad der foregår, og hvad de leverer.

Ben Aston:

Fedt. Det træffer altså ikke beslutninger for dig, men kommer bare med forslag. Hvis du har Dan til at arbejde med HTML, klarer han sig sikkert fint, men hvis du sætter mig til noget andet, er jeg måske lidt langsommere. Sammenligner det estimater med faktiske tal for bestemte allokeringer, så man skal være ret detaljeret med hensyn til ressourcefordelingen og præcis, hvad folk arbejder med?

Dennis Kayser:

Det var faktisk vigtigt for os, at du kan bruge det på det niveau, du ønsker. Du behøver ikke bruge det meget detaljeret. Det kan du, hvis du vil, men mange virksomheder ønsker ikke at besvære sig med alle disse detaljer. Det lærer grundlæggende af mange aspekter. Det lærer, hvilke kunder der er bedst for dig, hvilke personer der er mest effektive til hvilke opgaver, og hvordan vi planlægger folks tidsplan optimalt, så de hverken får for lidt eller for meget at lave. Der er faktisk ikke noget værre end den type projektleder, som overbelaster dig med opgaver, så du er enormt stresset i to uger og derefter må være sygemeldt i en uge. Det fungerer heller ikke. Det handler om at skabe balance i det hele.

Ben Aston:

Smarte sager. Da I skabte denne kunstige intelligens og alle disse regler, byggede I så på jeres egne interne projekter, eller hvordan skabte I algoritmerne, der skulle afgøre, hvad der var smart at foreslå, og hvad der ikke var?

Dennis Kayser:

Grundlæggende byggede vi hele systemet med kunstig intelligens fra bunden. Jeg har nogle meget dygtige folk med flotte eksamensbeviser inden for både maskinlæring, kunstig intelligens og datalogi. Vi indsamlede en masse projektdata fra mange forskellige virksomheder, samlede dem i en stor database og trænede derefter maskinen på dem. Når du opretter en ny konto i Forecast, kommer du faktisk meget hurtigt i gang, fordi du starter med et grunddatasæt på, tror jeg, omkring 5.000 eller 6.000 projekter, og der er mere end tre millioner timers arbejde i det eller noget i den stil. Det er allerede et ret omfattende datasæt.

Når du begynder at arbejde i systemet, justerer det sig selv, så det passer til din måde at arbejde på. Det lærer og opfanger ting fra din virksomhed, og det bliver på den måde unikt for dig. Jo mere du lægger i det, desto bedre bliver det grundlæggende.

Ben Aston:

Fint. Hvor ser du så, at det hele bevæger sig hen? Lige nu bruger I kunstig intelligens til at forbedre estimater, budgetter, arbejdsplaner og ressourceallokering. Hvad er det endelige mål? Er det at gøre projektledelse overflødigt, eller hvordan passer projektledelse ind i kunstig intelligens? Hvis en maskine kan træffe alle de rigtige beslutninger for os, hvor ser du så projektlederens rolle? Hvad tror du, den udvikler sig til?

Dennis Kayser:

Jeg tror bestemt ikke, at projektlederen nogensinde vil stå uden et job. Jeg ser det mere som et hjælpemiddel, der fjerner alt det kedelige arbejde for en projektleder. I stedet for at bruge nogle timer hver dag eller hver uge på at rode med en ressourceplan, hvorfor så ikke have et system, der hjælper dig med at planlægge den, så du kan bruge din tid på faktisk at tale med kunden, hjælpe med at udvikle projektet eller gøre hvad som helst andet, der ligger mere på den kreative, menneskelige side? Vi vil grundlæggende fjerne alt det kedelige og gøre arbejdet sjovere.

Hvis man ser fremad, tror jeg, du spurgte, hvad vi arbejder på lige nu. Vi arbejder grundlæggende på det, vi kalder en AI-assistent. Den skal være en assistent, som du kan stille spørgsmål om dine projekter eller bede om at udføre ting for dig, og så gør den det. Det er som at have en rigtig menneskelig projektassistent, men en superpowered version, fordi den ved alt, hvad der foregår, og har fuldt overblik over alle dine kunder, projekter og medarbejdere.

Ben Aston:

Det er virkelig smart. Jeg så noget. Jeg læste en artikel for et par uger siden om noget lignende, for jeg tror, at en af de interessante udfordringer for projektledere er, at så meget af vores tid bruges på at besvare spørgsmål, hvor folk bare ikke ved, hvor de skal finde oplysningerne. For eksempel det klassiske spørgsmål: Hvilket jobnummer er det her? Eller hvor skal jeg registrere mine timer? Hvor meget brugte vi på det projekt sidste år, hvor vi lavede en bannerkampagne for et eller andet firma? At kunne have en form for …

Dennis Kayser:

Jeg er helt enig. Forestil dig bare at kunne spørge en assistent: Hvilke fem projekter har i dag den højeste risiko? Hvilke bør jeg være bekymret for? Det ville være en enorm hjælp i det daglige arbejde, og du behøver ikke sidde og gennemgå alle disse lister med forskellige ting. Du spørger bare den kunstige intelligens, og den fortæller dig præcis, hvad du har brug for at vide, med det samme.

Ben Aston:

Arbejder I på det som en integration gennem Slack? Jeg tror, at det, jeg så, var en integration gennem Slack, så man kunne stille spørgsmål via Slack. Bygger I det også ind i systemet, så man kan forespørge i andre værktøjer?

Dennis Kayser:

Vi bygger det faktisk ind i andre værktøjer. Du kan bruge Slack, hvis du vil. Det er ikke noget problem. Du kan forbinde det med Slack og bruge Slack som grænseflade, hvis det er det, du ønsker. Vi tilbyder også vores egen grænseflade i programmet, så du kan stille spørgsmål der. Slack-robotten forespørger faktisk bare vores tjeneste. I sidste ende ved systemet alt, fordi vi forbinder dine systemer. Derfor kan du stille mange avancerede spørgsmål, som du normalt ikke ville kunne stille, medmindre du havde en person, der faktisk kendte alle oplysningerne.

Ben Aston:

Jeg synes, det forbedrer livet for den ressourceansvarlige, som ofte er den, der bliver bombarderet med alle de dumme spørgsmål. Eller hvis du som projektleder hele tiden flytter rundt på dine ressourcer, behøver der faktisk ikke være nogen til at gøre det, hvis det kan håndteres gennem kunstig intelligens. Man burde bare kunne fortælle systemet: Mit projekt er blevet forsinket med en uge. Flyt alle mine ressourcer en uge frem, og lad os starte næste mandag i stedet for denne mandag. Det burde ikke kræve, at den ressourceansvarlige gør det. Så meget af dette består af manuelle processer, selv ting som at åbne et nyt jobnummer eller oprette en ugentlig statusrapport. Hvis man bare kunne skrive en kommando og få den genereret, ville det være fantastisk.

Dennis Kayser:

Ja, jeg er helt enig, og det er det, vi gerne vil gøre. Vi vil automatisere det kedelige, så du kan fokusere på det sjove. Jeg havde et kundemøde i går med en af vores kunder, og hun sagde: Hold da op, I sparer mig to eller tre timer om dagen, hvor jeg ellers bare ville sidde og flytte rundt på ressourcer. Det beviser, at det er godt, at man kan hjælpe folk på den måde, så hun kunne bruge de to timer på noget sjovere end at sidde og trække og slippe personer på en tidslinje.

Ben Aston:

Det er fantastisk. Har du fået anden interessant feedback om, hvordan Forecast It har hjulpet folk på måder, du ikke havde forventet?

Dennis Kayser:

Det kommer måske til at lyde lidt kedeligt, men faktisk ikke så uventet, fordi vi fokuserer meget på at tale med vores kunder. Vi har en meget tæt dialog med alle vores kunder for at sikre, at vi bygger ting, der hjælper dem i hverdagen. Vi tager den feedback meget alvorligt. Vores UX-designer har normalt omkring fem til ti sessioner med kunder om ugen. Det er sessioner på en time, hvor hun indsamler feedback om, hvordan det er at bruge systemet, hvor godt det fungerer, hvad der ikke fungerer, og hvordan vi bør rette det.

Ben Aston:

Fedt. Ud over projektlederassistenten, hvad har Forecast It ellers i vente? Hvor ser du det om fem år? I har bygget jeres projektlederrobotsystem, hvad er så det næste? Hvor tror du, I er om fem år?

Dennis Kayser:

Det er faktisk ret vigtigt, at vi ikke breder os for meget. Vi vil ikke være endnu et stort virksomhedssystem, der er meget vanskeligt at bruge. Det er meget vigtigt for os at holde tingene enkle og gøre det nemt for nye brugere at komme i gang. Nogle gange ender man også i en situation, hvor man hele tiden tilføjer funktioner, og det er vi meget opmærksomme på at undgå, fordi vi ikke kan passe til alle. Vi vil sikre, at vi passer til de mennesker, der er vores ideelle brugere. På produktsiden handler det bestemt om at gøre den kunstige intelligens virkelig, virkelig fantastisk. Det er ikke let. Det er faktisk en ret stor opgave. Derefter handler det om at forbinde til så mange systemer som muligt, så du kan bruge det, du foretrækker, uden problemer, og give dig mere AI-drevet indsigt, så du bedre kan forstå din virksomhed og forbedre den på en mere automatiseret måde.

Ben Aston:

Fedt. Ud over Forecast It er jeg interesseret i at høre, hvad du ellers har i din værktøjskasse som en person, der udvikler produkter. Hvad bruger du til at styre produktudviklingen og projekterne i den forbindelse?

Dennis Kayser:

Vi bruger helt sikkert vores eget produkt, for ellers ville det ikke give meget mening. Det er lidt af en kliché, men vi bruger vores eget produkt til at udvikle vores produkt lige nu, og det er også meget vigtigt for os, for hvis du bygger et produkt og ikke selv bruger det, er der noget galt. Forhåbentlig bygger du et produkt, du selv har lyst til at bruge. Derudover bruger vi alle Googles værktøjer. Vi bruger Slack meget. Det er stort for os. Vi gør en masse med Slack. Hvad bruger vi ellers? Jeg tror faktisk ikke, at vores værktøjsstak er så omfattende på projektledelsessiden. Vi forsøger at holde os til så få værktøjer som muligt.

Ben Aston:

Bruger I ikke Jira eller Trello eller noget til opgavestyring eller jeres …?

Dennis Kayser:

Nej, vi bruger vores eget system til det. Vi har alle de nødvendige funktioner. Faktisk vandt vi sidste uge en kunde fra Jira. Problemet med komplicerede produkter er, at du ender med mange mennesker, som aldrig bruger dem, fordi de er vanskelige og irriterende at bruge. Det prøver vi grundlæggende at undgå.

Ben Aston:

Ja. Jeg tror, den store udfordring med … En af de ting, du har talt om, er at gøre det muligt for folk at udføre deres bedste arbejde uden at kvæle kreativiteten. Selvom Jira måske er fantastisk, er Jira efter min mening blevet den de facto-projektledelsesstandard, fordi det er meget robust, og inden for udvikling kan man gå meget i detaljer. Man får masser af kontrol, men selvom udviklerne måske kan lide det, hader alle andre det.

Dennis Kayser:

Præcis.

Ben Aston:

Der er denne balance mellem, om man bruger Trello frem til udviklingen, og hvornår man begynder at bruge Jira, men det handler om at have et system, som alle kan lide og blive enige om, og som gør alt det, man har brug for.

Dennis Kayser:

Det er vores mål.

Ben Aston:

Ja. Jeg kan skifte mellem Kanban og Scrum-

Dennis Kayser:

Vis kunden Gantt-diagrammet, hvis det er det, du har brug for, og alt det der, men uden at det bliver for vanskeligt. Det er faktisk sjovt, for jeg talte med en ven forleden, og han fortalte, at hans kone havde fået job som digital projektleder, og at hun nu var ved at lære Jira. Det var virkelig ikke sjovt, og det krævede en masse gin. Det var sådan set hans syn på det.

Ben Aston:

Ja. Det kan godt være lidt kompliceret. Fedt. Tusind tak, fordi du ville være med, Dennis. Det har været fantastisk at have dig med.

Dennis Kayser:

Tak. Tak fordi jeg måtte komme. Det er altid sjovt at tale om ting, vi brænder for.

Ben Aston:

Fantastisk. Hvis du gerne vil bidrage til samtalen om projektledelse med kunstig intelligens, kan du læse artiklen på thedigitalprojectmanager.com og også slutte dig til os på Slack. Vi har et fællesskab af digitale projektledere, der diskuterer alle mulige interessante emner om projektledelse. Gå til fællesskabssektionen på thedigitalprojectmanager.com, og deltag i samtalen der. Tak fordi du lyttede med, og på gensyn.