Dit regneark kan ikke gøre dette: AI, der faktisk kender din virksomhed (med direktøren for Forecast, en Accelo-virksomhed)

Tim Fisher: Hvorfor er AI det område, I satser allermest på lige nu? Hvad er det strategiske sats for jer?

Joe DiPaulo: Historisk set har disse virksomheder skaleret ved at ansætte flere mennesker. Satsningen med AI og mere intelligens og automatisering er derfor, at disse virksomheder kan bruge det som et værktøj til at forbedre deres resultater, forbedre kundeoplevelsen og i sidste ende skalere uden at øge antallet af medarbejdere.

Tim Fisher: Når jeg ser værktøjer som dette, tænker jeg på hele aspektet med at slippe for møder – muligheden for at gå ind i en brugergrænseflade og få dybe, kontekstualiserede svar fra sin egen virksomhed.

Joe DiPaulo: Det kan være en ressourcechef eller en person i en lederrolle, der leder efter rapporteringsoplysninger, som de vil hente fra systemet, eller leder efter projektstatus og den slags.

Tim Fisher: Hvad adskiller alt dette fra bare at bruge ChatGPT, Claude eller Copilot med en stor mængde data og derefter stille spørgsmål til den?

Joe DiPaulo: Systemer som vores har mere—

Tim Fisher: Hej og velkommen til The Future of AI and Project Management – en serie, hvor vi går bag om salgsmaterialet og undersøger, hvordan AI faktisk ændrer den måde, teams planlægger, leverer og styrer arbejde på. I dag har vi Forecast PSA, en Accelo-virksomhed, med.

Hvis du leder et team inden for professionelle tjenesteydelser og har spekuleret på, hvor AI faktisk skaber værdi – ikke teoretisk, men i de værktøjer, du bruger hver eneste dag – så er dette samtalen, du skal lytte til. Vi hører deres perspektiv på, hvad der ikke fungerer i projektleverancer, og taler om, hvor det hele er på vej hen.

Jeg hedder Tim Fisher. Jeg er VP for AI hos The Digital Project Manager, og mit arbejde går ud på at finde ud af, hvor AI faktisk virker, og hvor det stadig kun er markedsføringsslides. Så jeg vil stille de spørgsmål, jeres team ville stille. Med os i dag har vi Joe DiPaulo, direktør for Accelo, virksomheden bag Forecast PSA. Joe har brugt hele sin karriere på at hjælpe teams inden for professionelle tjenesteydelser med at opbygge mere forudsigelige og skalerbare leveranceorganisationer. I dag vil han fortælle, hvordan AI former denne fremtid.

Joe, det er fantastisk at have dig med.

Joe DiPaulo: Det er fantastisk at være her, Tim. Tak fordi du inviterede mig. Jeg glæder mig til emnet og til at tale om, hvordan det former vores verden inden for professionelle tjenesteydelser.

Tim Fisher: Joe, giv os 30-sekundersversionen af Forecast. Hvad gør det, og hvem er det til?

Joe DiPaulo: Selvfølgelig. Forecast er en moderne PSA-platform, altså en platform til automatisering af professionelle tjenesteydelser.

Den er udviklet til virksomheder inden for professionelle tjenesteydelser, som typisk er vækstorienterede og arbejder på at skalere deres forretning. Det er nok den vigtigste del. Vi fokuserer på funktioner fra projektplanlægning, kapacitet og leveranceprognoser til eksekvering og omsætningsdrift. Vores mission er virkelig at give kunderne indsigt i deres data.

Forudsigende indsigter i, hvad der foregår i deres virksomhed, hvordan de leverer, og hjælpe dem med at drive deres forretning så effektivt som muligt.

Tim Fisher: Forecast gik for nylig sammen med Accelo. Hvad muliggør den kombination, som ingen af platformene rigtig kunne alene før?

Joe DiPaulo: Målet med kombinationen af de to organisationer og platforme er at skabe et ægte end-to-end-operativsystem til organisationer inden for professionelle tjenesteydelser.

Forecast har været fremragende til AI-drevet projektplanlægning, ressourceprognoser, efterspørgselsplanlægning set fra et ressourcestyringsperspektiv og til at give et godt fremadrettet overblik. Accelo har mange styrker inden for CRM-funktioner, styring af kundearbejdsgange og økonomiske arbejdsgange. Sammen dækker forbindelsen hele forløbet set fra en organisation inden for professionelle tjenesteydelsers perspektiv og fungerer som et centralt registreringssystem.

Tim Fisher: Fantastisk. Det giver mening. Så et næsten komisk spørgsmål: Hvorfor er AI det område, I satser allermest på lige nu? Hvad er det strategiske sats for jer?

Joe DiPaulo: Jeg tror ikke, nogen taler om det her, vel?

Tim Fisher: Nej, slet ikke. Nej, det kommer aldrig op.

Joe DiPaulo: Vi satser på AI, fordi vores kunder, som driver serviceorienterede virksomheder, arbejder i et meget komplekst miljø med begrænsede marginer.

Der er mange faktorer involveret i leveringen til deres kunder. Historisk set har disse virksomheder skaleret ved at ansætte flere mennesker. Satsningen med AI og mere intelligens og automatisering er derfor, at disse virksomheder kan bruge det som et værktøj til at forbedre deres resultater, forbedre kundeoplevelsen og i sidste ende skalere og blive mere rentable virksomheder.

Fra vores perspektiv gør AI det muligt for ledere at bevæge sig væk fra kun at se på, hvad der historisk er sket, og være reaktive, til at drive en langt mere proaktiv forretning. Jeg kommer sikkert til at sige det mange gange i dag, men det handler igen om at gøre det muligt for vores kunder at skalere – i sidste ende uden at øge antallet af medarbejdere – og om at gøre det muligt for deres teams virkelig at fokusere på den værdi, deres tjenester skaber, opbygge relationer til kunderne og sikre, at de kan fortsætte med at vokse og optimere deres leveranceproces. Det er derfor, vores fokus er der, og i sidste ende skyldes det, at vores kunder ønsker, at vi hjælper dem med at få deres virksomheder til at vokse.

Tim Fisher: Jeg vil gerne høre din vurdering af, hvad du ser på tværs af branchen lige nu. Du taler med virksomheder inden for professionelle tjenesteydelser hver dag – bureauer, konsulentvirksomheder, it-servicevirksomheder og mange andre. Hvad ændrer sig faktisk i måden, arbejdet bliver leveret på lige nu?

Joe DiPaulo: Jeg tror, vores kunder er gået fra at eksperimentere med AI det seneste år eller to til virkelig at forsøge at bruge det mere effektivt som en ressource i deres organisation.

De ser på, hvordan de leverer arbejde, identificerer deres forretning og bruger det til at hjælpe dem med at levere til kunderne. Jeg tror, alle befinder sig på forskellige stadier af den rejse, men de arbejder på at skabe gentagelige resultater, optimere disse resultater gennem AI, og det er den udvikling, vi ser lige nu.

Tim Fisher: Ja. Vi har vist alle set de seneste nyhedsartikler om AI, der ikke leverer for organisationer eller ikke lever op til hypen eller løfterne. Jeg tror helt klart, at der lige nu er fokus på reelle, praktiske resultater, og det føles bestemt som det, I forsøger at opnå her.

Når man ser på jeres platformdata, rapporterer teams en udnyttelsesgrad på omkring 75 % sammenlignet med branchens gennemsnit på 40 %. Hvad mener du driver den enorme forskel?

Joe DiPaulo: Når man kan arbejde mere konsekvent og bruge værktøjer til at blive mere forudsigelig i det, man gør, kan man være langt mere proaktiv.

En af de ting, vi forsøger at gøre i PSA-systemet, er at give kunderne indsigt i det arbejde, der kommer gennem salgspipeline, skabe gentagelige og konsekvente processer og give dem mulighed for at se, hvem der gør hvad og hvornår. Jo mere de kan forudsige og være proaktive omkring disse ting, jo bedre kan de drive forretningen.

Når de kan planlægge fremad for arbejde, der kommer om en, to eller tre måneder, eller se præcis, hvad alle arbejder på, kan de undgå at overbelaste enkeltpersoner og i stedet udnytte dem til deres bedste og højeste potentiale og kapacitet. Jo mere de kan udnytte disse driftsmæssige muligheder, desto bedre kan de drive deres forretning.

Og vi ser, at det omsættes til bedre resultater for udnyttelsesgraden.

Tim Fisher: Det hænger meget sammen. Når man ser på de mere end 2.000 virksomheder inden for professionelle tjenesteydelser, som I arbejder med, hvad er så de største mangler, I ser? Det kan være tab af margin eller den berømte ting, som jeg tror stadig foregår i dag: ressourcestyring baseret på regneark, hvor alle regnearkene bare skjuler problemerne.

Hvordan ser det hele ud for dig lige nu?

Joe DiPaulo: Der er et par forskellige emner at pakke ud, men når det gælder tab af margin inden for professionelle tjenesteydelser, er det bestemt noget, vores kunder ofte kæmper med. Det er aldrig noget, der sker på én gang, vel?

Det sker lidt efter lidt, når et projekt eller et kundeengagement trækker ud. De opdager problemer med, hvordan de tildeler ressourcer, eller hvilke ressourcer de bruger. Er det de rigtige mennesker? Overudnytter jeg en bestemt kompetence eller en bestemt højtydende medarbejder?

De opdager ofte risici i deres projekter for sent – projekter, der er ved at komme ud af kurs. Det er den slags, vi forsøger at løse. En anden ting, der påvirker marginen, er ændringer i projektets omfang. Vi bruger derfor systemet til at hjælpe dem med at opdage og forudsige, hvornår de står over for den slags udfordringer.

I sidste ende fører det til forbedrede marginer. Der er naturligvis mange steder i livscyklussen, hvor dette kan ske, men jo mere vi kan advare kunderne og hjælpe dem med proaktivt at forudsige, hvornår den slags foregår, desto bedre kan de reagere på det, blandt andet når det gælder arbejdet ud fra regneark.

Jeg tror, det er almindeligt i mindre organisationer, og mange siger: »Jeg er mere agil på denne måde. Jeg kan reagere hurtigere.« Men jeg tror, det er en smule misvisende, og vi har naturligvis et værktøj, der hjælper med at løse problemet. Når virksomheder vokser i kompleksitet eller får flere projekter, forskellige prismodeller, mere komplekse kundeengagementer og flere teams, bliver det stadig mere udfordrende.

Man mister noget af nøjagtigheden og de løbende kontroller, man begynder at bryde mønstre eller processer, og det påvirker marginen og disciplinen omkring marginen. I organisationer, der virkelig udnytter data og trækker arbejde ind fra deres CRM og analyserer det for at se fremad og finde ud af, hvordan de skal bemande et projekt, og hvilke personer de har brug for, kan de virkelig se værdien ud over blot at styre processen i et regneark. De bliver langt mere forudseende og kan forhåbentlig drive deres forretning langt mere effektivt og gnidningsfrit.

Tim Fisher: Forecast blev bygget med AI som en integreret del fra dag ét. Jeg tror ikke, mange PSA-værktøjer kan sige det.

Det havde jeg faktisk ikke hørt før. Det er imponerende. Hvad betyder det i praksis, når man tænker på det, vi lige har talt om – marginpres, skalering, forsinket synlighed og alt den slags? Hvordan håndterer jeres produkt disse problemer anderledes?

Joe DiPaulo: Ja, det er rigtigt. Systemet er grundlagt omkring konceptet med at bruge maskinlæringsmodeller til at hjælpe teams med bedre bemanding og ressourcestyring. Siden begyndelsen har det udviklet og udvidet sig. Målet er, at AI skal fungere som en guide for organisationer inden for professionelle tjenesteydelser og hjælpe dem med at håndtere ineffektivitet og overvinde grænser eller udfordringer for skalering.

Når virksomheder bliver mere forudseende, kan de undgå risici, skabe en bedre kundeoplevelse og udnytte deres ressourcer mere effektivt. De kan optimere, hvordan de bruger deres ressourcer, så de kan holde deres teams tilfredse og undgå, at højtydende medarbejdere bliver overudnyttet og udbrændte.

AI hjælper dem altså med at identificere disse bekymringer og risici og skabe effektiviseringer. En anden ting, vi hører fra kunderne, er, at når de styrer projekter eller kundeengagementer på tværs af forskellige dele af virksomheden eller forskellige afdelinger, kan de se data bedre på tværs af hele organisationen.

Hvis de har brug for at bruge ressourcer på tværs af funktioner eller træffe beslutninger på tværs af disse barrierer, kan de gøre det effektivt. AI hjælper bestemt med det. Når vi ser fremad, vil AI også blive stadig mere central for, hvordan virksomheder inden for professionelle tjenesteydelser faktisk udfører arbejde og leverer resultater.

Det er den spændende del af det, der sker i dag. Og igen handler det om, hvordan virksomheder skalerer, og hvordan AI vil gøre det muligt for dem at gøre det mere effektivt.

Tim Fisher: Du nævnte maskinlæring, og det føler jeg mig nødt til at fremhæve, fordi vi alle bruger begrebet AI og også begrebet stor sprogmodel. Men bare det, at du nævner det, fortæller mig, at I arbejdede med dette, før ChatGPT kom ud i verden, og at det er mere grundlæggende for den måde, I har tænkt på.

Det synes jeg er virkelig interessant.

Joe DiPaulo: Ja, det er jeg enig i. Det er spændende. Jeg er glad for, at vi havde den historie, og at vi begyndte for flere år siden, men vi fortsætter naturligvis med at investere i og udnytte al den nyere teknologi, der kommer, for at hjælpe vores kunder.

Tim Fisher: Helt sikkert. Lad os bruge et par minutter på at se lidt fremad.

PSA-markedet forventes næsten at fordobles frem mod 2030, hvilket er vildt at tænke på, og AI-værktøjer og projektstyring vokser naturligvis endnu hurtigere end det. Joe, hvor tror du, det bevæger sig hen herfra?

Joe DiPaulo: Jeg antydede det i begyndelsen, men jeg er virkelig begejstret for, hvordan AI gør det muligt for virksomheder inden for professionelle tjenesteydelser at bruge agenter til at levere mere effektivt til deres kunder. Vi kommer til at se organisationer bruge agenter til at levere arbejde og overtage noget af det fra mennesker, og det vil betyde kortere tid til værdi for kunderne. Det vil betyde en bedre kundeoplevelse og bedre fortjenstmargener for brugeren af vores system.

Jeg synes, det er et spændende perspektiv.

Tim Fisher: Helt sikkert. Fortæl gerne, hvad du vil, på det niveau du ønsker, men uden at give os hele jeres køreplan. Hvilket kapabilitetsgab glæder du dig mest til at lukke med AI, og hvordan ændrer det, hvad jeres kunder vil kunne gøre?

Joe DiPaulo: Det bygger videre på det tema, jeg lige talte om. Vi hører bestemt om værktøjer som Claude og andre lignende værktøjer, der hjælper softwareudviklingsteams – med at skrive kode og gøre det mere effektivt. Vi vil gerne være en del af det økosystem og hjælpe vores kunder med at identificere deres arbejdsstyrke.

Vi vil gøre det muligt for dem at orkestrere og forbinde deres driftsmæssige systemer med disse agenter, så de kan drive deres forretning så effektivt som muligt og se oplysninger i konteksten af deres virksomhed og arbejdsgange. Samtidig kan de udnytte de muligheder, agenterne tilbyder, til at håndtere arbejdet mere robust og levere det hurtigere.

Vi tror bestemt på det. Vi gør det i vores egen virksomhed, og vi kan se, hvordan det kan påvirke og forbedre vores kunders virksomheder ganske dramatisk.

Tim Fisher: Jeg stiller ofte dette spørgsmål. Om tre eller fire år, hvordan ser hverdagen så ud for en projektleder?

Hvordan udvikler rollen sig? Findes der overhovedet en projektleder? Ser du AI overtage den rolle? Hvordan ser du fremtiden fra dit perspektiv?

Joe DiPaulo: Jeg tror, vi kommer til at se massive ændringer i, hvordan arbejdet bliver udført. Der vil stadig være behov for mennesker til at organisere og tænke over de resultater, vi forsøger at opnå, og virkelig hjælpe med at orkestrere disse systemer, så de kan levere.

Der skal altså tænkes meget over, hvilke input jeg giver disse maskiner, og hvilket resultat jeg ønsker at opnå. Der vil stadig være kvalitetskontroller og ting, der skal udføres, men jeg tror, alt dette sker hurtigere end blot inden for de næste tre år.

Vi kommer til at se betydelige ændringer og agenter, der fungerer som medarbejdere i organisationer. Hvis vi ikke ser det nu, kommer det helt sikkert til at ske inden for de næste 12 til 36 måneder, og det vil blive taget mere og mere i brug – først meget specifikt, men efterhånden bredt på tværs af mange brancher. Så ja, jeg synes, det er fascinerende.

Tim Fisher: Det er det virkelig. Okay, mange tak fordi du gennemgik alt dette med os. Det var en meget indsigtsfuld samtale. Hvis nogen ser med og tænker: »Jeg vil gerne se Forecast i vores miljø med vores data«, hvad er så det bedste næste skridt for dem?

Joe DiPaulo: Det bedste, de kan gøre, er at gå ind på vores website på forecast.app.

De kan anmode om en demonstration, hvorefter en konsulent kontakter dem. Typisk vil konsulenten gerne forstå den virksomhed, de driver, lidt bedre, så demonstrationen og samtalen kan tilpasses, og så vi kan definere, hvordan vi vil vise dem værdien og gennemgå processen med dem. Det er det, jeg vil anbefale.

Vi kommer også til at offentliggøre en vurdering af AI-parathed, så det er endnu en ting, kunderne kan interagere med og engagere sig i. Vi kan naturligvis også kontakte dem, hvis de efterfølgende er interesserede.

Tim Fisher: Okay, det var al den tid, vi har i dag, Joe. Mange tak fordi du ville være med. Det var fantastisk. Tak, Joe.

Joe DiPaulo: Tusind tak, Tim. Det sætter jeg pris på.