Få mere fra hånden som projektleder (med Cedric Waldburg fra SendTask)

Læs transskriptionen:

Vi forsøger at transskribere vores podcasts ved hjælp af et softwareprogram. Tilgiv venligst eventuelle stavefejl, da botten ikke er korrekt 100 % af tiden.

Ben Aston:

Tak, fordi du lytter med.
Jeg hedder Ben Aston, og dette er The Digital Project Manager Podcast.
Som projektledere er vi mestre i at få tingene gjort, men hvilke tricks findes der til at få mere fra hånden og – når vi nu får ting gjort – gøre det bedre?
I dag har jeg selskab af Cedric Waldburg.
Cedric, mange tak fordi du ville være med i programmet.

Cedric Waldburger:

Tak fordi jeg måtte komme, Ben.
Jeg er glad for at være her.

Ben Aston:

Lad mig fortælle lidt om Cedric.
Han er en interessant person at tale med fra et projektledelsesperspektiv, fordi det på en eller anden måde lykkes ham at nå utrolig meget.
Han grundlagde sin første virksomhed, da han var 14 år. Han har opbygget forskellige teknologivirksomheder. Han har investeret i mange flere, og i øjeblikket arbejder han på en nystartet virksomhed inden for produktivitet. Det er grunden til, at han er her i dag. Virksomheden hedder Sendtask, som vi skal tale om om lidt.
Han er involveret i alle mulige interessante virksomheder, herunder kryptovaluta, men han fordeler også sin tid mellem mange forskellige steder. Han har ikke længere en lejlighed, og han hævder kun at eje 64 ting. Det kan du læse om på hans blog, sixtyfourthings.com.
Jeg vil virkelig gerne udfordre Cedric i dag på, hvordan man får mere fra hånden, og jeg tror, at dette som projektledere er noget, det er meget vigtigt for os at forstå og mestre, fordi der aldrig synes at være tid nok til at gøre alting.
Men før vi går i gang med det, Cedric, hvorfor finder vi så ikke lidt mere ud af, hvem du er? Kan du fortælle os din historie? Jeg gav en kort introduktion til, at du startede din første virksomhed som 14-årig, men hvordan kan det være, at du laver det, du laver lige nu?

Cedric Waldburger:

Ja, helt sikkert.
Du nævnte allerede, at jeg startede min første virksomhed tidligt. Jeg tror, at jeg har været ramt af iværksætterfeberen lige siden. Jeg er fascineret af processen med at opbygge en virksomhed og meget interesseret i at dekonstruere processen: »Hvordan kommer jeg fra en idé, jeg fik på baren i går aftes, til en million?« En million kan betyde en million brugere, en million afsendte pakker eller en million i omsætning.
Denne proces fascinerer mig så meget, at jeg har optimeret mange ting i mit liv for at kunne være en del af mange forskellige virksomheder og forsøge at dekonstruere processen så ofte og i så mange scenarier som muligt.

Ben Aston:

Har du så nogle hemmelige idéer? Hvilke idéer fik du på baren i går aftes?

Cedric Waldburger:

Det er en særlig uge. Jeg aftjener faktisk tjeneste i det schweiziske luftvåben lige nu.
Jeg er forbløffet over, hvor mange ineffektiviteter jeg ser hver uge, jeg tilbringer her. Så jeg har masser af idéer til, hvordan ting kan gøres.

Ben Aston:

Fedt. Du laver altså en masse forskellige ting, men hvad laver du egentlig? Du taler om at flyve rundt og ikke bo et bestemt sted, men hvad laver du konkret?
Jeg ved, at du rejser, og at du er involveret i forskellige ting, men hvor omfattende er dit engagement? Når du rejser fra sted til sted, hvad laver du så?

Cedric Waldburger:

Lige nu arbejder jeg på tre virksomheder. Jeg bruger omkring 50 % af min tid på Sendtask, produktivitetsværktøjet værktøj. Virksomheden er fuldstændig distribueret, så vi har ikke engang et kontor.
De to andre virksomheder – kryptovalutavirksomheden og virksomheden inden for computervision – har kontorer i USA og Europa. For at mødes med de teams tager jeg derfor ofte til Berlin, Zürich, Miami og San Francisco.
Indimellem er der konferencer, jeg deltager i, eller bare hyggelige rejser. Jeg har organiseret mit liv, så jeg kan arbejde hvor som helst. Nogle gange vælger jeg også bare at være et sted og tilbringe tid med en ven, jeg ikke har set længe, mens jeg arbejder derfra.

Ben Aston:

Det lyder sjovt, men fortæl mig: Hvad er en virksomhed inden for computervision? Hvad er computervision?

Cedric Waldburger:

Vi har skrevet en algoritme, der analyserer billeder fra kameraer. Vi bruger den til at hjælpe barer med at analysere transaktioner og sammenholde registreringen fra kassesystemet for at opdage svindel. Vi bygger grundlæggende »Google Analytics« til barer.

Ben Aston:

Til barer?

Cedric Waldburger:

Til barer og restauranter, ja.

Ben Aston:

Okay, og hvad kan folk bruge denne indsigt til? Kan de finde ud af sandsynligheden for, at nogen … eller hvor lang tid de vil tilbringe ved et bord, hvor mange penge de vil bruge og den slags?

Cedric Waldburger:

Den største anvendelse lige nu er … Vi opdagede det for nogle år siden, fordi en af mine medstiftere arbejdede inden for bar- og restaurantbranchen. Han havde tidligere drevet en bar, og det, han så, var, at man typisk mistede mellem 10 og 25 % af omsætningen, simpelthen fordi drikkevarer ikke blev registreret korrekt.
Noget af det skyldes svindel eller folk, der stjæler pengene. Andre gange bliver det bare glemt. Det er et ret stort problem, når en gennemsnitlig amerikansk bar har omkring fire millioner dollars i årlig omsætning. Så man mister mellem en halv og en hel million dollars om året, og som du kan forestille dig, findes der mange løsninger på et så stort problem.
Nogle sætter RFID-chips på flasker eller endda vægte under hver flaske. Der findes tjenester, som sender folk ind i baren for blot at holde øje med personalet, men ingen af løsningerne er særligt elegante, og det kræver en stor økonomisk indsats at implementere systemerne.
Vi kobler os derimod bare på de sikkerhedskameraer, som man normalt allerede har, og bruger vores software til at reducere en to timer lang video, der dækker en vagt, til blot 50 billeder, som viser, hvornår en transaktion faktisk finder sted. Når en øl eller cola bliver udleveret, sammenholder vi det automatisk med dit salgssystem.
Næste dag får du en rapport, der siger: »I går aftes så vi 500 transaktioner, og 100 af dem kunne ikke forbindes korrekt med POS-systemet, så du bør tale med disse medarbejdere, gennemgå disse transaktioner og se, om du kan oplære dem bedre for at reducere antallet af fejlagtige transaktioner.«

Ben Aston:

Avancerede sager. Det lyder interessant. Det er altså den ene virksomhed.
Er det en af dem, du bruger meget tid på lige nu?

Cedric Waldburger:

Ja. Det er en af de tre. Den hedder Glimpse.
Det er dér og i kryptovalutavirksomheden Definity, jeg bruger halvdelen af min tid, og den anden halvdel bruger jeg på Sendtask.

Ben Aston:

Jeg er interesseret i kryptovalutaer, ligesom alle andre tilsyneladende er i år, hvor Bitcoin har ramt 10.000 dollars.
Hvordan passer du ind i det? Det virker, som om der udgives en ny kryptovaluta hver dag. Alle hopper med på vognen nu. Hvad laver I helt præcist?

Cedric Waldburger:

Vi bygger en ny blockchain. Mange af de nye valutaer, man ser dukke op, er tokens, som udgives dag efter dag.
Mange af dem er bare ERC-20-tokens, hvilket betyder, at de alle bygger oven på Ethereum. Det er fantastisk, fordi Ethereum giver mulighed for at oprette smarte kontrakter og gøre en masse ting i Ethereums økosystem.
Det, vi bygger, er en helt separat blockchain. Den skal være en meget hurtigere og mere skalerbar version af Ethereum. Man kan se på det sådan, at det i Ethereum tager omkring 15 minutter at nå endelig bekræftelse – altså at være sikker på, at transaktionen faktisk gik igennem. Der er nogle blokke efter den blok, hvor din transaktion blev registreret, og det tager omkring 15 minutter på Ethereum.
Hvis man tænker over det, er det ikke særlig praktisk, hvis man betaler for noget i Ethereum i en butik eller i en anden virkelig situation.
I vores system bruger vi ikke proof of work, men proof of stake, som er en anden konsensusmekanisme. Her tager det kun 0,9 sekunder at nå endelig bekræftelse.

Ben Aston:

Hvad er proof of stake så? Hvordan fungerer det?

Cedric Waldburger:

Proof of stake betyder, at en ny blok ikke findes ved at løse alle de matematiske gåder, som de nuværende proof-of-work-algoritmer bruger, men ved at stille noget af sine penge til rådighed og derefter bruge en algoritme til at afgøre, hvem der får lov til at oprette den næste blok.
Det gør vi ved hjælp af noget, vi kalder threshold relay. Vi har grundlæggende fundet en måde at skabe tilfældige tal i et distribueret, decentraliseret setup og udvælge nogle klienter tilfældigt. De bliver valgt til at oprette den næste blok og modtager en belønning for det.

Ben Aston:

Interessant.
Jeg kender hele udfordringen med køen af transaktioner på Bitcoin, som gør tingene langsommere, og den forgrening, der skulle ske, men som nu ikke sker. Det påvirker naturligvis ydeevnen.
Det bliver interessant at se, hvad der sker med kryptovalutaer de næste par år, men det virker, som om det, der er sket de seneste måneder, er helt vanvittigt.
Tror du, det er en boble? Hvad tror du, der kommer til at ske? Hvad er din forudsigelse?

Cedric Waldburger:

Jeg tror, det er meget svært at sige, hvad den faktiske værdi af Bitcoin er. Der findes simpelthen ikke noget modstykke i den virkelige verden.
Jeg tror bestemt … Et eksempel, der fortæller mig, at det nu er blevet mainstream, er, at en af de virksomheder, jeg har investeret i, er Schweiz' største e-handelssted for sexlegetøj. Indtil for omkring seks eller ni måneder siden var det normalt den virksomhed, der vakte størst interesse, når jeg mødte venner. Alle ville vide, hvad der var nyt på markedet, og hvad der virkede.
Nu handler alt om krypto. Bare det faktum, at krypto er så meget mere interessant og fanger folks opmærksomhed mere end sexlegetøj, fortæller mig meget om, hvor stor opmærksomheden på dette område er blevet.

Ben Aston:

Ja, sjove sager.
Du rejser rundt og arbejder med disse forskellige virksomheder, men hvad er din rolle i dem? Hvilke slags udfordringer håndterer du i de forskellige nystartede virksomheder, du arbejder med?

Cedric Waldburger:

I nogle virksomheder er jeg enestifter, administrerende direktør, teknologidirektør og iført mange forskellige hatte.
I de to andre er jeg mere driftsdirektør og medstifter. Jeg har en person, der står for den daglige drift, mens jeg hjælper med organisationen, med at opbygge processer og med at holde alle på samme side.
I mange år troede jeg, at det var et stort dilemma, at jeg ikke kunne fokusere. Jeg er simpelthen for nysgerrig. Af en eller anden grund kan jeg ikke fokusere på kun én virksomhed. I lang tid var det en kamp, men så indså jeg for nylig, at det tvinger mig til at arbejde på virksomhederne i stedet for så meget i virksomhederne.
Med det mener jeg, at jeg virkelig fokuserer på at opbygge de rigtige processer, så andre kan udføre arbejdet, og på at skabe et miljø, der gør andre så effektive som muligt.
For eksempel betyder det for mig kun to ting at være administrerende direktør for Sendtask. Den ene er at fastlægge retningslinjerne og holde alle på linje med vores overordnede vision. Den anden er at sikre, at alle har de værktøjer, processer og det miljø, de har brug for, for at være så effektive som muligt.
Det er grundlæggende mine eneste to opgaver, hvilket stadig er meget. At fokusere på netop det hjælper mig med at skalere virksomheden rigtig godt, fordi jeg ikke involverer mig så meget i de daglige processer.

Ben Aston:

Interessant. Hvordan styrer du så det hele? Hvordan holder du styr på at være involveret i tre forskellige virksomheder lige nu og samtidig skabe disse rammer for, at virksomhederne kan få succes?
Hvad har du i din værktøjskasse? Hvordan holder du styr på alt det, du laver?

Cedric Waldburger:

Fordi virksomhederne er spredt mellem San Francisco, Miami, Zürich og Berlin, er der også mange tidsforskelle.
For omkring to år siden indså jeg, at jeg var nødt til at blive virkelig god til at synkronisere med folk. Tidsforskellene gør det nogle gange svært at få folk i telefonen.
Jeg bruger hovedsageligt to værktøjer med teamsene. Det ene er Slack, som jeg synes er fantastisk. Det er sjovt at arbejde med Slack, og det er en god måde at holde kontakten med folk over hele kloden på. Det andet værktøj, jeg naturligvis bruger meget, er Sendtask.
Vi har forbundet de to. Vi har bygget en Slack-integration til Sendtask. Sendtask er kort fortalt en delt opgavestyring, som gør det muligt at holde styr på sine opgaver og prioriteter. Før vi havde Sendtask, oplevede vi ofte, at vi i Slack diskuterede et problem, en funktion eller kundefeedback og nåede frem til en konklusion, men at samtalen derefter døde.
Eller også satte to personer det på deres to-do-liste, men ofte var det uklart, hvem der skulle arbejde på det, og hvem der skulle løse problemet.
Med Sendtask har vi bygget en enkel integration med Slack, hvor man kan skrive »/sendtask, hey Ben, kan du sende mig det« eller »kan du bygge den funktion inden næste onsdag?« Sendtask opretter derefter automatisk en opgave, der er tildelt dig, har den korrekte forfaldsdato næste onsdag og den rigtige titel samt et link tilbage til samtalen, hvor du kan finde alle detaljerne.
Det har været en stor hjælp, og det er de to primære værktøjer, der hjælper mig med at holde styr på tingene og være på samme side som teamsene.

Ben Aston:

Hvor store er jeres teams så i Sendtask? Jeg er nysgerrig efter at høre om det, I har bygget.
Inden for projektledelse fokuserer I på opgavestyring. Der findes masser af værktøjer. Fortæl mig om det team, du har, som arbejder på Sendtask.

Cedric Waldburger:

Sendtask-teamet består lige nu af 11 personer i 10 forskellige lande. Vi gik i gang i februar. Vi udgav vores første beta- eller alfaprodukt måneden efter, i marts i år. Vi har netop udgivet en iOS-app, og vi er tæt på at udgive Android-appen.
Vi arbejder med slanke processer og på at få ting ud. Vi tester med rigtige kunder og brugere og forbedrer derefter hurtigt. De fleste har en teknologibaggrund, så mange af os er udviklere. Derudover har vi en person, der hjælper med indhold og tekst, samt naturligvis design og brugeroplevelse.

Ben Aston:

Fedt.
Hvad fik dig til at vælge den måde at arbejde på? Jeg forstår idéen med distribuerede teams, men efter min erfaring kan det være udfordrende, og det, du beskriver, lyder vildt for mig.
I har et team på 11 personer i 10 forskellige lande – og hvor mange tidszoner? Mindst tre. Hvad fik dig til at vælge denne distribuerede arbejdsform?

Cedric Waldburger:

Vi begyndte at bygge Sendtask, mens jeg allerede rejste meget. Da jeg besluttede, at jeg ville starte virksomheden, spurgte jeg mig selv, hvor jeg skulle etablere den, eftersom jeg alligevel aldrig er det samme sted særlig længe.
Jeg tænkte, at det kunne være et spændende eksperiment at se, om jeg kunne overføre min personlige livsstil – at leve uden en fast lejlighed eller et permanent hjem – til måden at opbygge en virksomhed på. Altså en virksomhed uden kontor.
Der er naturligvis både ulemper og fordele. Ulempen er, at det er lidt sværere at holde alle på samme side. Man er nødt til at opbygge processer for at holde kontakten og også se hinanden fra tid til anden.
Der er også mange fordele. En af dem er, at alle kan være ekstremt fleksible med deres arbejdstid. Vi kræver ikke, at folk begynder klokken otte og slutter klokken fem. Det lærte jeg, da jeg arbejdede som softwareudvikler: Nogle gange føler jeg mig ikke produktiv om morgenen, men jeg bliver meget produktiv fra klokken 14 til 2 om natten.
Jeg vil derfor gerne give folk mulighed for at arbejde, når de er mest produktive, og være fleksible med deres tid. Samtidig giver det os en fantastisk mulighed for at ansætte de bedste talenter overalt fra.
Hvis jeg ansætter i Berlin, Zürich, Miami eller San Francisco, er talentmassen meget mindre, end hvis jeg kan ansætte fra plus/minus tre tidszoner.

Ben Aston:

Ja.
Hvor mange tidszoner arbejder I på tværs af?

Cedric Waldburger:

Jeg tror, det er fem lige nu. Min egen tæller ikke med, for den ændrer sig hver anden dag.

Ben Aston:

Har I så ting som daglige stand-up-møder eller ugentlige møder? Hvilken rytme bruger I for at få alle på linje og mødes sammen?

Cedric Waldburger:

Det begynder med, at vi mødes hver 90. dag. En gang i kvartalet samler vi folk, fordi jeg synes, at det at opbygge en virksomhed i høj grad handler om de mennesker, man bygger den sammen med.
Man kan have de bedste processer i verden, men i sidste ende handler det altid om, hvordan folk fungerer sammen, og hvordan man får alle på linje.
Vi flyver alle til samme sted cirka en gang i kvartalet. Hver 90. dag bruger vi ugen på at:
A – teambuilding, lære hinanden at kende uden for arbejdet og skabe sjove oplevelser.
Vi bruger også tiden på at tænke over de vanskelige problemer, der opstår i virksomheden. Hvad er Sendtask? Hvem er vores målgruppe? Den slags.
Mod slutningen bruger vi normalt de sidste to dage på at lægge køreplanen for de næste 90 dage, indtil vi mødes igen.
Vi afholder to ugentlige planlægningssessioner for at afklare, hvad alle skal arbejde på. Når alle derefter vender tilbage til deres arbejdssteder, kan vi være meget effektive med meget lidt synkron kommunikation. Vi holder kun et opkald én gang om ugen i omkring 45 minutter, hvor vi taler om opdateringer og det, vi kalder samtalepunkter.
Det er grundlæggende ting, som folk mener håndteres bedre ved at tale sammen end på skrift. Vi bruger også opkaldet til lidt sjov. Normalt løser vi en gåde sammen til sidst.
Vi brænder alle for kreativ problemløsning og vanskelige problemer. Hver uge præsenterer en ny person en gåde for hele gruppen og forsøger at gøre den så vanskelig som muligt. Vi er blevet ret gode til det.

Ben Aston:

Det er fedt.
Hvad mener du er hemmelighederne for en person, der arbejder med et distribueret team, hvis fjernarbejde skal fungere? Hvad har du fundet frem til er mest afgørende for at gøre fjernarbejde muligt?

Cedric Waldburger:

For os handler det om at blive bevidste om fordelene og ulemperne ved at arbejde på afstand.
Hvad det betyder for hver enkelt rolle. At skabe et softwareprodukt er noget, der egner sig godt til dette fjernsetup, fordi folk kan arbejde meget selvstændigt, når de har alle de oplysninger, de har brug for. Når de er blevet introduceret, kender de systemet og forstår vores processer.
Vi revurderer også, hvordan vi arbejder sammen, hver 90. dag. Hver gang vi mødes, taler vi om, hvad der fungerede godt, og hvad der ikke fungerede. Vi giver hinanden feedback.
Som i alle andre virksomheder handler det om at udvikle sig, være åben over for feedback og tilpasse processerne, så de bliver bedre.
Det er én ting. Den anden komponent, der er helt afgørende for mig, er, at det som sagt handler om mennesker og om at skabe plads og tid, hvor vi kan lære hinanden at kende og se, hvem der gemmer sig bag arbejdsrollen. At finde ud af, hvad de kan lide, og hvordan de er i deres fritid.

Ben Aston:

Fedt.
Lad os gå tilbage til Sendtask et øjeblik. Hvor kom idéen om at skabe et projektledelsesværktøj egentlig fra?
Der findes et hav af andre projektledelsesværktøjer. Mange af dem kan meget mere end blot opgavestyring, så hvad fik dig til at vælge det? De klassiske værktøjer, som alle bruger eller falder tilbage på, er Asana og Basecamp. Hvordan adskiller Sendtask sig fra dem?
Hvad er jeres køreplan for Sendtask?

Cedric Waldburger:

Først og fremmest ville jeg ikke bygge denne virksomhed eller dette produkt i lang tid, fordi markedet er så overfyldt.
Jeg forsøgte at finde et andet værktøj, der gjorde det, vi bygger nu.
Idéen opstod for et stykke tid siden, da min første virksomhed var et bureau. Vi byggede hjemmesider, brochurer og logoer for mange forskellige kunder og arbejdede med mange freelancere. Vi havde også et internt team på omkring 15 personer. Det har vi stadig, og virksomheden eksisterer stadig. Jeg er bare ikke længere involveret i den daglige drift. På et tidspunkt indså vi, at det var langt mere effektivt at bruge Asana eller en anden opgavestyring end e-mail til at tildele hinanden opgaver.
Det er meget lettere at holde styr på, hvem der arbejder på hvad. Det er lettere at holde hinanden opdateret, hvis deadlines ændrer sig. Der er så mange fordele, at vi aldrig ville gå tilbage. Vi oprettede også en masse tjeklister, så vi aldrig behøvede at tænke over, hvilke trin vi skulle gennemgå, når vi for eksempel lancerede en hjemmeside.
For interne teams giver det virkelig mening, og det gjorde os meget mere effektive. Men jeg opdagede, at vi altid faldt tilbage i de gamle vaner og brugte e-mail, når vi talte med en kunde eller leverandør.
Hvis det er så meget mere effektivt at bruge opgaver til denne type kommunikation, hvorfor falder vi så tilbage til e-mail, hvor man risikerer at miste opgaver og skal huske, hvem man har tildelt hvad og med hvilken deadline?
Jeg har spurgt mig selv hvorfor, og jeg tror, der er to grunde. For det første vil jeg ikke tvinge en kunde, især hvis jeg kun arbejder med dem lejlighedsvis, til at oprette endnu en konto. Vi har alle hundredvis af konti og adgangskoder, og det er besværligt.
Den anden ting var, at jeg ledte efter noget så intuitivt, at jeg ikke først skulle sætte mig ned med en kunde og forklare, hvordan vi ville bruge Asana, eller hvordan vores arbejdsgang i Trello fungerede.
Det var de to ting, jeg ledte efter: en øjeblikkelig start uden at tvinge nogen til at oprette en konto først, og noget så intuitivt og fejlsikkert, at jeg ikke behøvede at gennemgå brugen med dem.
Jeg tror, jeg testede 48 forskellige produktstyringsværktøjer. Jeg kunne ikke finde nogen, der tilbød især den første funktion. Den anden er mere uhåndgribelig, men muligheden for at begynde at samarbejde med nogen uden først at skulle oprette en konto fandtes simpelthen ikke.
Sådan besluttede vi at bygge Sendtask. Man kan tildele en opgave til hvem som helst, så længe man kender deres e-mailadresse. Modtageren får en e-mail med opgavebeskrivelsen og alle de nødvendige oplysninger. De kan enten svare på e-mailen for at skrive en kommentar eller klikke på et link i e-mailen for at åbne opgaven. Det godkender dem, og de kan arbejde med opgaven, som om de havde en konto.
Det er derfor rigtig godt til en hurtig og enkel start, hvis man vil samarbejde med nogen – ikke via e-mail, men via opgavestyring.

Ben Aston:

Fedt.
Hvad er jeres vision? Hvad er køreplanen for Sendtask? Hvor går I hen herfra?

Cedric Waldburger:

Vi ser Sendtask som stedet, hvor man prioriterer sine egne opgaver, men også delegerer og følger op på andres prioriteter samt ser, hvad de har gjort med de opgaver, man har sendt til dem.
Vores vision er, at det ikke skal være endnu en app, man skal bruge, men at man skal kunne oprette opgaver og sende dem til Sendtask fra de steder, hvor man allerede arbejder det meste af tiden.
Jeg nævnte for eksempel Slack-integrationen, som er meget nyttig for mange brugere, fordi den giver dem mulighed for at oprette opgaver og kontrollere deres prioriteter direkte fra Slack uden nogensinde at gå ind på Sendtask-webstedet.
Vi har gjort det samme med en e-mailintegration, hvor man hurtigt kan omdanne e-mails til opgaver og omvendt.
Den langsigtede vision er derfor at gøre arbejdet sjovt igen – eller i det mindste gøre det sjovt at bryde store problemer ned i mindre trin, så store problemer eller trin bliver mere overkommelige.

Ben Aston:

Fedt.
Lad os også tale om idéen om at minimere dit liv. Du laver en masse forskellige ting, og hvis jeg skulle gøre alt det, du gør, samtidig med at jeg rejste rundt, tror jeg, at jeg var blevet vanvittig.
Hvad er dine livshacks? Hvordan holder du styr på alle de bolde, du har i luften?
Hvad er dine tricks til at få hverdagen til at fungere, når du har for meget at lave?

Cedric Waldburger:

Jeg bruger naturligvis Sendtask meget til at holde styr på, hvad jeg skal gøre i dag, i denne uge og så videre.
Et af de livshacks, der har været meget effektivt for mig, er, at jeg hver morgen bruger de første 15 minutter på at få et godt overblik over dagen og over, hvad jeg vil nå.
Jeg deler også dagen i to. Jeg starter normalt ret tidligt. Jeg kommer på kontoret omkring klokken seks, og frem til klokken 13 – altså i omkring syv timer – tager jeg ikke telefoner eller deltager i møder. Jeg arbejder bare på de langsigtede prioriteter og de ting, jeg gerne vil have gjort.
Det omfatter for eksempel læsning, hvis jeg vil lære mere om et bestemt emne. Det omfatter skrivning, prototyper eller brainstorming.
Klokken 13 har dagen allerede været en stor succes, fordi jeg har nået en masse af det, jeg planlagde, og nu er mit hoved frit til at reagere.
Fra klokken 13 tager jeg telefoner, deltager i møder og spiser middage. At dele dagen i disse to halvdele, hvor der ikke ligger et møde, en times uforstyrret tid, et opkald og så videre, men i stedet to store blokke med dedikeret tid til mig selv og andre, har været fantastisk for mig.
Midt på dagen føler jeg allerede, at jeg har opnået meget, og det gør mig glad. Derefter er jeg endnu mere produktiv om eftermiddagen.

Ben Aston:

Ja.
Udfordringen er, at jeg prøver at relatere det til projektlederens liv. Det ville være fantastisk, hvis man kunne sige til kunderne: »Beklager, men vi holder kun møder om eftermiddagen. Om morgenen arbejder vi med vores egne opgaver.«

Cedric Waldburger:

Da jeg arbejdede hos Media Sign, som var et bureau, så jeg, at det måske var svært at blokere tre fjerdedele af dagen, men jeg kom normalt på kontoret tre timer før de fleste af mine kunder begyndte at arbejde. Det hjalp mig allerede med at nå meget.
De var som regel forstående. De forstod, hvis jeg ikke tog telefonen før klokken 11. Det gav mig en blok på fem timer, hvor jeg kunne nå ting, og naturligvis gjorde jeg mig tilgængelig i nødstilfælde. Ellers forsøgte jeg bare at ringe tilbage senere på dagen.

Ben Aston:

Fint.
Så er der et godt tip: Fortæl kunderne, at du ikke er tilgængelig, og se, hvad der sker.
Hvad vil du sige er én vigtig læring? Du har arbejdet i bureauverdenen og forstår, hvordan det er at være projektleder og produktchef. Hvad vil du sige om det at minimere sit liv og skabe strukturer og processer, så man bliver mere effektiv og får mere fra hånden? Hvor begynder man?

Cedric Waldburger:

For mig handler det meget om prioriteter og om at være helt tydelig omkring dem.
Jeg har for eksempel besluttet, at min vigtigste prioritet de seneste år og sandsynligvis det næste år eller de næste par år er at lære så meget som muligt om at opbygge en virksomhed.
Da jeg indså, at det var min prioritet, kunne og ville jeg også gøre ofre på andre områder af mit liv, som du nævnte.
I det seneste halvandet år har jeg ikke haft en lejlighed eller et fast hjem. Jeg ejer kun så meget, som der kan være i min rygsæk, og jeg rejser enormt meget. Alene i år har jeg tilbragt omkring 20 dage i fly.
Det næste skridt var at blive bevidst om, hvad det betød, og derefter opbygge de rigtige processer til at håndtere ulemperne ved livsstilen. Jeg lytter for eksempel til masser af podcasts og lydbøger, fordi det kan jeg gøre, mens jeg venter i sikkerhedskøen i en lufthavn, går ombord på et fly eller bruger tid, der ellers ville være spildt eller meget uproduktiv.

Ben Aston:

Fedt.
Hvis vi tænker på, hvordan man kan blive mere minimalistisk, hvordan var processen for dig, da du besluttede dig for at skille dig af med 99 % af dit liv? Var det let, eller hvordan skete det?

Cedric Waldburger:

Jeg opdagede, at jeg rejste mere og mere, og at jeg for det meste kun havde adgang til de ting, jeg alligevel kunne tage med mig.
Jeg fik en idé til et eksperiment. Jeg var nysgerrig, og jeg er meget venstreorienteret i min måde at tænke på. Jeg arbejder rigtig godt med tal, og min hjerne fungerer rigtig godt med tal.
Jeg ville vide, hvor mange ting jeg faktisk ejede, så jeg begyndte at gå min lejlighed igennem og oprette et regneark over mine ejendele.
Jeg skrev, at jeg ejede fem sorte T-shirts, tre par sko, to læderjakker og så videre. Så snart jeg havde et tal, havde jeg noget at optimere. Jeg spurgte mig selv: Hvis jeg kun måtte eje én slags T-shirt, hvilken skulle det så være? Hvis jeg kun måtte have én slags sko, hvilken slags ville jeg eje? Jeg nyder virkelig den slags spørgsmål. Det er næsten filosofisk. Derefter begyndte jeg at tænke over, hvordan jeg kunne samle de tre slags sko, jeg havde, i én. Sko fylder meget, og man vil helst kun have ét par. Så jeg har ét par sko plus Vibram-sko, som jeg bruger til vandreture. Det er tå- eller fingersko.

Ben Aston:

Ja.

Cedric Waldburger:

Det var det første skridt: at tænke over, hvad jeg virkelig havde brug for, og hvilket mærke eller hvilken model der var bedst i de fleste situationer, jeg ville befinde mig i.
Derefter begyndte jeg på det, jeg kalder en 90/90-dagesproces. Hver 90. dag ser jeg på de ting, jeg stadig har. Jeg kigger på regnearket og spørger mig selv: »Hvilke ting har jeg ikke brugt de seneste 90 dage, og kommer jeg sandsynligvis heller ikke til at bruge de næste 90 dage?«
På den måde dækker jeg et halvt år, og et halvt år er en ret lang periode. Den omfatter normalt kolde dage, varme dage, formelle aktiviteter og uformelle aktiviteter. Hvis jeg ikke kan forestille mig en situation, hvor jeg vil bruge en bestemt ting, lægger jeg den væk. Jeg lægger den i en pose og efterlader den hos mine forældre eller en ven. Ofte er der en følelsesmæssig barriere ved at skille sig af med ting, men det er meget lettere bare at lægge dem i en pose og stille dem i et hjørne end at give dem væk med det samme.

Ben Aston:

Ja.

Cedric Waldburger:

90 dage senere har jeg indtil videre aldrig taget noget ud af posen. Jeg har aldrig haft brug for at gå tilbage og hente noget. Efter 90 dage bliver det derfor meget let at donere, give væk eller sælge tingene. Derefter har jeg bare gentaget processen igen og igen.
Nu er jeg faktisk nede på 48 ting. Da jeg opgav min lejlighed, havde jeg 64. Nu er jeg nede på 48, og de er alle sorte.

Ben Aston:

Det interessante for mig er, at du må være afhængig af en meget effektiv vaskecyklus, så dit tøj kan blive vasket, tørret og komme i rotation igen, når du kun har 48 ting.
Du må være meget effektiv til enten ikke at blive beskidt eller holde dit tøj rent, for jeg er sikker på, at jeg har 48 ting, der venter på at blive vasket.

Cedric Waldburger:

Jeg har tøj til syv hele dage, og derefter skal jeg vaske. Alt er sort, så jeg kan vaske det hele på én gang. Det meste af mit tøj er lavet af stof, der tørrer meget hurtigt og ikke krøller. Det er ret effektivt. Jeg har optimeret efter det.
Ja.

Ben Aston:

Jeg har kigget på det, så hvis du går ind på sixtyfourthings.com, kan du se Cedrics liste. Den omfatter nogle Vancouver-klassikere som Lululemon og Kit & Ace.
Cedric er den perfekte person til et mærke som Kit & Ace: en mand på farten, der ønsker fleksibelt tøj. Du er den perfekte kunde til det.

Cedric Waldburger:

Præcis, jeg elsker deres tøj. Jeg synes, det er fantastisk til den type rejser, jeg foretager, og til hvor ofte jeg skal vaske det, og hvor slidstærkt det skal være, samtidig med at det stadig ser formelt ud.

Ben Aston:

Teknisk kashmir.

Cedric Waldburger:

Ja.

Ben Aston:

Det er det, det hele handler om.
Cedric, tusind tak fordi du ville være med. Det har været fantastisk at have dig med i dag.

Cedric Waldburger:

I lige måde, tak fordi jeg måtte komme.

Ben Aston:

Fedt. Hvis du vil bidrage til samtalen, kan du kommentere på indlægget på bloggen eller gå over til fællesskabssektionen på digitalprojectmanager.com og tilslutte dig vores Slack-team, hvor der foregår masser af interessante samtaler. Men indtil næste gang: Tak fordi du lyttede med.